Rapport d activité 2012 du SITIV

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1 Rapport d activité 2012 du SITIV 1. Présentation générale du SITIV... 2 OBJECTIFS... 2 SES MISSIONS :... 2 SES COMPETENCES :... 2 QUELQUES CHIFFRES... 3 L'INFORMATIQUE DES COMMUNES ADHERENTES... 3 LES APPLICATIONS... 3 LES SERVICES Commentaires Présentation du Compte Administratif Annexes : éléments sur l évolution de l activité du SITIV Les principaux documents rendant compte de l activité du SITIV sont accessibles sur l Intranet : 1

2 1. Présentation générale du SITIV OBJECTIFS Depuis 1972, le Syndicat Intercommunal des Technologies de l'information pour les Villes (SITIV) met en œuvre des compétences et des moyens techniques au service des communes adhérentes. Il contribue à la maîtrise des technologies de l'information dans le cadre de sa mission de service public. Centre de ressources et de compétences intercommunales, il favorise les échanges et le partage d'expériences entre les communes. Le syndicat a pour objet : - les services et la mise à disposition de ressources relatifs aux systèmes d informations et aux infrastructures qui les supportent - la gestion des réseaux informatiques et de télécommunications et la production de traitements communs - les services d'assistance et de formation aux usages applicatifs, bureautiques et techniques des systèmes d'information. Le SITIV est constitué des communes de Givors, Grigny, Pierre Bénite, Rive de Gier, Vaulx-en- Velin et Vénissieux (environ habitants). Les effectifs du SITIV sont actuellement de 28 personnes. SES MISSIONS : Accompagner les collectivités adhérentes dans le fonctionnement et le développement de leurs systèmes d information. Maîtriser les technologies de l information et des télécommunications mais également la gestion de projet et du changement dans le cadre de sa mission du service public. Favoriser et développer les échanges intercommunaux et le partage d information et d expérience à travers les nouvelles technologies. Développer les compétences des utilisateurs en organisant des formations bureautiques et en développant leur niveau de maîtrise. SES COMPETENCES : Le SITIV est un centre d'exploitation et d'assistance, de production, d'innovation, de conseils et d'expertises, de ressources et de compétences dans le domaine des technologies de l information. Mais au-delà de la réponse immédiate aux besoins opérationnels et de pilotage de projet pour ses collectivités, la mission et la préoccupation essentielles du SITIV résident dans l alignement continu des systèmes d information avec les stratégies des collectivités. Un centre d exploitation et d assistance : le SITIV est chargé d équiper les mairies adhérentes et leurs établissements en matériel informatique et aussi de les conseiller lorsqu elles souhaitent faire un achat ou une location de matériel. Le SITIV est également chargé de l exploitation des ressources partagées, de la gestion des réseaux et systèmes informatiques 2

3 Un centre de production : le SITIV édite et distribue les résultats des traitements communs aux villes, tels que les bulletins de paie, les bordereaux, les mandats, les cartes d électeurs, les enveloppes pour les élections et la mise sous pli des bulletins de paie. Un centre d innovation : le SITIV est à l initiative d études relatives à l évolution des systèmes d information (SI). Le SITIV joue un rôle pilote dans la mise en œuvre de projets informatiques, tel que la mise en place d un Intranet, dans le cadre de la coopération intercommunale. Un centre de conseils et d expertises : Le SITIV conseille les Directions des villes dans le cadre de leurs SI. Le SITIV est également un centre d expertise en réseaux, télécommunication et intercommunication. Un centre de ressources et de compétences dans le domaine des technologies de l information : Le SITIV facilite les échanges, les partages d expériences et d informations entre les communes à tous les niveaux. Il veille à ce que les villes organisent leur SI de manière cohérente. Le SITIV propose aux agents des mairies adhérentes des formations dans le domaine de la bureautique, de l Internet et des logiciels métier. QUELQUES CHIFFRES - environ habitants au total - près de bulletins de paie par an électeurs demandes d'aide sociale par an - Environ pages éditées par an L'INFORMATIQUE DES COMMUNES ADHERENTES - Près de 2000 postes de travail - 8 réseaux locaux interconnectés par un réseau reposant sur la technologie VPLS - Une centaine de serveurs Unix, Windows server et Linux (dont un grand nombre en virtualisation). LES APPLICATIONS RESSOURCES - Finances (Gestion financière et comptable, gestion des immobilisations, gestion de la dette ) - Gestion des ressources humaines (Paie, carrières, gestion des absences et des congés, gestion des postes et des compétences ) - Gestion de la formation AIDE SOCIALE - Gestion de l'aide sociale (aide légale et facultative) - Gestion des seniors (gestion des activités, portage repas, résidences personnes âgées) - Gestion de l aide à domicile 3

4 ELECTIONS - Gestion de la liste électorale et des cartes d électeur - Gestion des commissions et des bureaux de vote - Gestion des scrutins VACCINATIONS - Suivi des vaccinations APPLICATIONS TRANSVERSES - Sites Web (Internet, Intranet ) - Messagerie centralisée et sécurisée et fonctions collaboratives associées (agenda partagé, porte-documents ) - Applications de dématérialisation (proposition d une plate-forme de télétransmission ) - Gestion de la relation citoyen LES SERVICES - Services techniques (réseau, infrastructure, systèmes et bases de données) - Systèmes de sécurité (infrastructures, accès Internet, antivirus ) - Formation aux usages bureautiques, formation technique élargie à partir du plan de formation du Sitiv - Gestion de projets (nouveaux outils ou évolutions) - Conseils (expertise outil, système d information, organisation ) - Service juridique (marchés informatiques pour les villes) - Gestion des achats (achats groupés, budgets personnalisés...) - Logistique (transport, flux matériel), impressions et mises sous plis - Veille (technologique, organisationnelle, sécuritaire, juridique ) - Fourniture de réseaux de compétences - Echanges autour des problématiques liées au système d information - Mission de proximité (gestion du poste de travail dans la ville...) 4

5 2. Commentaires III Les principales réalisations 2012 et leur traduction budgétaire.l évolution des systèmes d information Gestion des ressources humaines (GRH) : Comme chaque année, le SITIV a animé le réseau des utilisateurs référents dans le domaine des Ressources Humaines : organisation mensuelle de réunions de partage d expérience, accompagnement des référents pour la mise en œuvre des changements réglementaires dans le logiciel, travail sur des procédures à destination des utilisateurs et organisation des formations inter-collectivités. Le SITIV gère aussi les relations avec l éditeur en suivant les incidents bloquants et en participant aux réunions du club utilisateurs. Les migrations de fonctionnalités du client/serveur vers le full web se sont poursuivies. Début janvier 2012, il a été demandé au SITIV, Lors du comité pilotage, d étudier la pérennité de la solution RH. La société C4S a accompagné le SITIV pour collecter des informations sur l éditeur CEGID Public, connaître la situation des autres villes clientes CEGID, faire un zoom sur le marché des éditeurs de logiciels, connaître la situation d autres logiciels, faire un état des lieux dans les Villes. Suite à cette analyse le comité de pilotage a pris l option de poursuivre à court terme avec CEGID tout en maintenant la pression pour la réalisation d améliorations attendues. Il a été décidé également d étudier la possibilité d acquérir un logiciel formation externe. A l issue de cette étude le comité de pilotage RH a choisi de maintenir le module formation CEGID dont la nouvelle version permettait de répondre aux principales attentes. Trois villes utilisent le module formation de CEGID : Pierre Bénite, Rive de Gier et Vaulx-en-Velin. Action Sociale : La mise à jour des nouvelles versions Millésime On Line et IAS ont été mises en œuvre. L installation de Business Objects (BO) a permis le développement statistique pour la partie Action sociale pour les villes. De nombreuses formations ont été dispensées dans les villes pour utiliser au mieux BO. La charge support/ maintenance évolutive est importante car il existe de nombreux dysfonctionnements liés à la complète disparité des postes de travail. Un accompagnement post démarrage a été réalisé à Pierre Bénite. Des formations pour les nouveaux arrivants ou sur certaines fonctionnalités non mises en place ont été effectuées. Le Fond de Logement Unique (FLU) a été mis en place à Rive de Gier. 5

6 Finance et dématérialisation Projet PES Vaulx : Le projet PES sur l année 2012 englobe 2 parties pour la ville de Vaulx-en-Velin (pilote PES pour le SITIV auprès de la DGFIP): le passage d Astre en version 5 et la mise en place du flux PES V2. Ce dernier ne pouvant s effectuer sans la mise en production parfaite de la V5, il aurait été impossible de planifier le passage au PES. L année complète fut réservée à la finalisation de l épuration de la base des tiers au format PES (exemple : changement de civilité, modification et cohérence dans les natures juridiques, saisie des SIRET..etc. ) et à la génération des flux comptables de test au format PES. Chose faite au courant du dernier trimestre de l année 2012, la ville était prête à passer en production de ses flux uniquement, la phase d envoi avec les pièces justificatives dématérialisées et signées, ayant été reportée. (Passage en production en mai 2013, date la plus propice au passage en production) Projet PES Vénissieux : L épuration de la base des tiers fut l étape préalable au lancement du projet PES à Vénissieux. Le second trimestre fut consacré à l épuration en masse de la base, passant de près de tiers à environ 6000 et cela au format PES. La rédaction de la note de cadrage, officialisant la volonté de la ville de s engager dans la démarche fut validée au cours du premier trimestre par le SITIV, la Ville, la TP et la DGFIP. Réflexion sur la télétransmission des flux comptables : Il est important d avoir une réflexion globale sur la chaine de dématérialisation des flux comptables qui nous forcera à utiliser un dispositif de télétransmission des flux homologué. Plusieurs solutions sont envisageables, mais une en particulier a toujours retenu notre attention : Télios de la société Telino (automatise le transfert de données de l application vers le portail). Cet outil permet l ordonnancement et permet au SITIV de devenir à terme une plateforme d ordonnancement pour d autres projets, l automatisation du transfert de données, en remplacement des scripts maison. Déjà utilisé pour des applications GFI et CIRIL, nous espérons avoir un retour d expérience similaire à notre projet. Dématérialisation des documents Budgétaires : Depuis le 1er janvier 2012, le règlementaire nous permet de transmettre les flux budgétaires (BP, CA, BS, DM et AS) par voie dématérialisée. La ville de Givors a souhaité engager la ville dans cette démarche pour le début de l année La mise en œuvre a démarré dans le dernier trimestre 2012 avec paramétrage applicatif et installation des modules spécifique (exemple : TOTEM) pour démarrer par la télétransmission du premier flux budgétaire de l année (BP 2013) Mise à jour applicative Finances : Civil Net Finance de CIRIL et ASTRE GF de GFI ont comme chaque année subi un rafraîchissement et ont proposé de nombreuses nouveautés d usages. Toutes les villes ont donc dû passer ces mises à jour majeures après validation d une phase de test avec la constitution d un groupe de travail par ville ASTRE. 6

7 Cette démarche est devenue annuelle et suit le versioning proposé par l éditeur en prenant 6 mois de recul. Ce temps nous permet de laisser les premières versions mise à disposition être améliorées par l éditeur et ainsi rencontrer un peu moins de difficultés. Ces versions ont essentiellement permis d apporter des automatismes à la saisie financière au format PES. Déploiement du contrôle de légalité via STELA (plateforme de télétransmission homologué) : Après la mise en production de la ville de Givors au courant de l année 2011, l ensemble des villes s étaient prononcées et souhaitaient attendre le déploiement de l application de gestion des actes administratifs (suite logique donnée au projet de télétransmission des actes liés au conseil municipal). Seul la ville de Rive de Gier a dû remplacer le dispositif mis à disposition par le CG de la Loire depuis des années et dont la collaboration s arrêtait au courant du troisième trimestre Il fallut donc en urgence mettre tout en œuvre pour que la ville puisse télétransmettre via STELA pour la fin du mois de septembre Gestion des actes administratifs : L objectif de ce projet est de sécuriser, alléger et automatiser les missions du secrétariat général / assemblées dans ses tâches en amont, aval et pendant les séances des instances délibérantes, de maintenir et sécuriser une organisation fondée sur la déconcentration de la préparation des projets de délibérations, rapports et annexes, de sécuriser, coordonner et donner une cohérence au processus de validation des projets, de sécuriser le processus de convocation des élus et membres des instances, de diminuer la consommation de papier, d'optimiser le temps de travail avant (préparation), pendant et après les séances des instances délibérantes concernées ainsi que de dématérialiser des actes qui doivent pouvoir dans l avenir être télétransmis aux organismes de contrôle et aux autres partenaires. Un appel d offres a été lancé, les réponses ont été réceptionnées, des démonstrations ont été présentées suites aux scénarios définis et proposés. Suite à une démonstration selon un scénario représentatif des besoins majeurs exprimés, l ensemble des villes présentes et le SITIV ont proposé de retenir l offre Adullact. Observatoire fiscal d analyse et d expertise : Le SITIV a analysé l offre de GFI OFEA composée de deux modules : Un outil d interrogation multi taxes et multicritères qui permet de consulter, d analyser, de faire des simulations, mais aussi de disposer de toutes les informations nécessaires à la mise en place d une politique fiscale (Rôles d imposition, Cadastre et occupation..) Un module cartographique, très simple de mise en œuvre qui permet également d obtenir une représentation de l ensemble des requêtes sur le plan cadastral en plus d être d une véritable aide à la préparation des tournées terrain. Une présentation de l outil a été faite aux personnes concernées des villes. Une veille a été réalisée également auprès du Grand Lyon. Décisionnel : Le traitement global de la donnée est un défi pour les villes du SITIV. L objectif est de restituer les données stratégiques des collectivités via des tableaux de bords. En janvier 2012, une maquette a été présentée aux directions générales sur les domaines finances et RH. Cette réunion a permis de mettre au budget 2012 le projet décisionnel. Un chef de projet a été nommé en septembre 2012 pour mener le projet. Il a recueilli les besoins et fait une restitution des entretiens. Un travail un commun de «brainstorming» a permis de définir les tableaux de bords à réaliser base du cahier des charges réalisé pour une consultation. 7

8 Gestion de la Relation Citoyen (GRC) : LE SITIV s inscrit dans une double démarche : - la mise en œuvre d une première brique visible pour le citoyen, un an avant les élections municipales de Les logiciels libres YPOK et CAPDEMAT ont été présentés aux villes qui ont choisies la solution YPOK. Rive de Gier et Grigny souhaitant mettre en place ce portail citoyen au plus tôt, se sont positionner comme pilotes. Un cahier des charges du marché d'intégration d'une plateforme de portail citoyen a été rédigé durant le premier trimestre, le périmètre étant limité par le budget à trois télé procédures par ville. Lors du deuxième trimestre, une phase de recueil d'analyse des besoins et de maquettage / prototypage avec YPOK ont été réalisés. En septembre 2012, la formation des villes à la solution Y@GRC a été effectuée. Le démarrage en production du portail de Rive de Gier a été fait en octobre 2012 et en novembre 2012 à Grigny. En décembre 2012, le SITIV a préparé les réunions d état des lieux GRC dans les villes, en rédigeant un questionnaire. Projets Web : Les Intranets de Givors, Rive de Gier et Vaulx-en-Velin ont été mis en ligne cette année. L accessibilité numérique, c est à dire donner l accès à l information quel que soit le handicap et la façon dont on consulte l information, a été une mission menée en Pour la collectivité, c est un moyen de consolider l image de marque, le choix social : argument majeur pour mettre en avant les valeurs de la collectivité, permettre à tous d accéder aux offres d emploi, respecter la règlementation en vigueur. Pour répondre aux exigences législatives concernant l accessibilité, issues du RGAA (référentiel général d accessibilité pour les administrations), le SITIV a organisé dans chaque ville un audit d accessibilité sur les sites Web. Sont concernés les sites Internet, les sites Intranet et les applications web mais aussi les contenus publiés par la personne publique sur des sites externes et les liens vers des documents téléchargeables publiés sur d autres sites. A l issue de ces études, un plan d action a été élaboré dans chaque ville pour mettre à jour les sites concernés. 8

9 Intégration des villes : Le SITIV a passé une convention avec le SIAIC sur les systèmes d information RH et Finance, de la ville de Corbas. La recette de cette prestation était comprise entre et euros TTC. Le SITIV a assuré une mission d assistance à maîtrise d ouvrage auprès du SIAIC permettant le lancement d une consultation et le choix d un prestataire en vue d un éventuel renouvellement des systèmes d information Ressources Humaines et Finances de la Ville de Corbas. La première phase a consisté à repérer les usages existants et à identifier les besoins à prendre en compte à court et moyen terme. Cette étude, réalisée par les chefs de projet du SITIV, comprenait l identification des objectifs et enjeux du projet pour la ville de Corbas, la description du besoin fonctionnel, l identification des risques et contraintes du projet, une estimation du projet en termes de délais et de coût humain et financier. La deuxième phase a consisté à la rédaction d un cahier des charges permettant de définir les fonctionnalités et résultats attendus ainsi que les prestations de mise en œuvre nécessaires associées ainsi que l aide au choix de la solution. Urbanisation des systèmes d information : Une stagiaire IAE en master 2 «Management des systèmes d information» a réalisé durant quatre mois une collecte des informations auprès des six villes du SITIV. Elle a mise à jour les cartographies existantes format Visio 2007 sur la base des informations collectées suivant quatre niveau : organisation, métiers, applicatif et technique. Elle a permis d étudier le choix d un outil de modélisation Win Design de CECIMA. Le réseau et les infrastructures 1 ) Projet infrastructure de sauvegarde et de virtualisation Switchs WAN Switchs SAN 42 U Suite à l étude permettant d acquérir une infrastructure de sauvegarde et de virtualisation menée en 2011, le déploiement de la solution retenue a eu lieu sur le premier semestre de Pour rappel, cette infrastructure, par la duplication des données et des applications des villes, permet de redémarrer la production d une ville dans des délais compatibles avec la continuité de service définie au niveau des domaines et de l organisation. Ainsi le SITIV se met en mesure d améliorer la qualité des services qu ils rend aux collectivités membres en terme de vétusté des matériels de production et d augmentation des charges opérationnelles et apporte ainsi un premier niveau de réponse à l analyse de risque effectuée en SPARE Ville FERME VIRTU Zimbra BAIE SVG BAIE PROD + PRA Schéma de l infrastructure serveurs en place 9

10 2 ) Réseaux informatiques Pour subvenir aux besoins de bande passante générés par les nouveaux usages des villes et suite à des mises en défaut répétées de l opérateur Télécoms gérant le réseau jusqu en fin 2011 sur la mise en place ou la configuration de services à valeur ajoutées (qualité de services, routage, ), il a été décidé en 2012 de relancer une consultation pour migrer sur un réseau de données hautement capacitaire (car construit sur un média fibre optique) et dont les services sont directement gérés par le SITIV et non plus par l opérateur. Les objectifs visés sont d obtenir un réseau suffisamment performant pour permettre la transmission des données entre l hébergement, les villes et le SITIV, de garantir un service de qualité s appuyant sur des solutions techniques pérennes et sécurisées et la maitrise globale des dépenses de télécommunications ainsi que le contrôle de la facturation. Schéma de l infrastructure réseaux en place 10

11 3 ) Hébergement des serveurs informatiques Historiquement, l hébergement de serveurs informatiques à toujours été traité conjointement à la problématique du réseau de données. Suite aux problèmes décrits dans le paragraphe précédent, il a été décidé de rechercher des solutions d hébergement de nos machines décorrélées des offres proposées directement par les opérateurs Télécoms. L étude d une solution d hébergement en interne a été très rapidement abandonnée, car le bâtiment actuel n est plus approprié pour une telle fonction et un projet de déménagement du SITIV apporte un questionnement sur la pérennité de cette solution. 4 ) Téléphonie IP Le central téléphonique du SITIV a été remplacé par un Central IP permettant de gérer des postes téléphoniques reliés au réseau informatique. Cela permet au SITIV de maintenir et de faire évoluer ses compétences sur le domaine du transfert de la voix par des protocoles informatiques ainsi que de proposer à ses agents des fonctionnalités qui leur faisait défaut jusque-là (conversation à trois par exemple). 5 ) Renouvellement du parc micro informatique Achats regroupés (Vénissieux, Vaulx..) : mutualisation du cahier des charges et de la consultation. Centre de services Marché pour l'acquisition d'une solution de gestion de la production des services informatiques : La solution retenue est la solution Pytheas de l éditeur PYTHEAS. La première tranche du projet, qui en comporte 4, a débuté en octobre Celle-ci correspond à la mise en œuvre de la gestion des incidents, des demandes, des actifs et de la base de connaissance au seul centre de services du SITIV, pour une mise en production en Cette première étape doit permettre de fournir aux DSI des villes un outil commun permettant d améliorer les échanges et le partage d informations sur les applications en production. En parallèle, mise en place d initiatives pour centraliser la gestion des incidents et des demandes des utilisateurs des villes pour les applications gérées par le SITIV. Support pour l'application Civil-Net Elections : Suite au transfert de compétence et aux formations, le centre de services a été en mesure d assurer le support pour l application Civil-Net élections durant le congés maternité puis parental de la responsable d applications Population. Les astreintes mises en œuvre lors des week-end des élections ont permis de prendre en charge les incidents mineurs et d assurer la bonne tenue des élections dans toutes les villes du SITIV. Production informatique : La poursuite de la montée en compétences de l agent technique chargé de la navette sur la production informatique et en particulier la partie éditique a permis de libérer du temps à un autre agent pour monter en compétences sur le support et de garantir une 5 jours sur 7. Cela a également permis d améliorer le contrôle sur les flux informatiques envoyés à la DGFIP par un suivi quotidien et systématique. 11

12 Informaticiens de proximité : Adaptation et mise en œuvre avec l aide du pôle ressources, du processus d évaluation aux informaticiens de proximité. Retour très positif fait par les informaticiens et également par les directions générales ou informatiques des villes. Ce processus sera reconduit en Outil de prise en main à distance des postes de travail : A la demande des responsables des domaines fonctionnels du SITIV, le centre de services a mis en œuvre un outil permettant d améliorer le support des utilisateurs par la prise en main à distance des postes de travail. Cet outil permet, entre autres choses, de montrer directement aux utilisateurs les bonnes manipulations à exécuter sur des problématiques précises. Renforcement de l équipe par l embauche en contrat d apprentissage de 2 ans d un étudiant préparant un BTS en informatique. Le but étant qu il puisse acquérir des compétences sur l outil Pytheas pour ensuite aider les DSI des villes du SITIV à sa mise en œuvre en Formation 1 ) Formation aux usages bureautiques Bilan 2012 Plus de 150 agents ont été formés en 2012 et 223 jours/ homme de formation ont été dispensés, en interne par la formatrice recrutée à cet effet (emploi à mi temps). Les formations standard sont aujourd hui optimisées et restent les services les plus utilisés malgré la mise au catalogue de formations personnalisées à la demande. On remarque un désintérêt pour les formations aux logiciels libres pourtant inscrites au catalogue mais qui ont du être annulées faute d inscription. Réflexion sur l évolution Pour autant, la réflexion sur l évolution du parcours de formation et la diversification de l offre de formation en fonction des nouveaux usages technologiques et métier reste un enjeu des années futures. De nombreux développements peuvent être envisagés (développement en fonction de la mobilité du poste de travail, en liaison avec les métiers, en fonction des contraintes légales, accessibilité, respect de la confidentialité, en fonction des nouveaux usages collaboratifs ). Le champ des explorations, sans compter l intégration de nouveaux publics, reste très vaste et demande à être reconnu comme un domaine à part entière où l anticipation et l innovation pédagogique ont un rôle à jouer. Des priorités devront être tracées sur ces évolutions et les moyens définis (pôle interne, partenariats ). Gestion de la formation. Parallèlement, une étude a été menée afin de mettre en œuvre une nouvelle application de gestion de la formation bureautique (inscriptions, convocation, attestation ) et pour une mise en production en 2013, l outil actuel étant devenu complètement obsolète. 2 ) Formation technique et générale Formation technique Une quarantaine de jours de formation ont été dispensées en 2012, soit 150 jours/homme. Des formations techniques ont été réalisées dans le domaine de maîtrise de l expertise Windows Server. (soit 60 jours/hommes de formation comprenant les services informatiques des Villes et du Sitiv). Des formations ont été dispensées également dans le cadre de projets (infrastructure PRA, GRC... ). 12

13 Formation générale Les formations générales ( 80 j/h) ont représenté un puissant axe d action cette année avec : 1 ) 4 journées de formation sur le fonctionnement en mode projet qui a concerné l ensemble de l équipe du SITIV. 2 ) de nombreuses formations ont été suivies en professionnalisation (marchés publics, gestion de projets, ) et à la formation au poste (gestion de la relation usagers, correspondant Informatique et libertés, préparation et exécution budgétaire, élections ). 3 ) Enfin, un accompagnement personnalisé à une formation universitaire a aussi été accordé. Organisation / Management Projets structurels du Sitiv Intégration des villes et nouveaux statuts Méthode Des travaux d étude et une réflexion a été conduite dès début 2012 afin de construire une méthode pour l intégration des villes de St Chamond et de Corbas. S appuyant sur les premiers travaux réalisés sur l opportunité d intégrer les villes du SIAIC, une approche financière est apparue nécessaire afin de recenser les coûts informatiques des villes dans le fonctionnement actuel, à savoir avec une mission informatique entièrement déléguée pour Corbas et avec une mission informatique gérée en interne complétée par des prestations externes pour St Chamond. Sous l autorité du Président et du Comité syndical, la direction du SITIV a donc proposé et piloté une mission co financée par les trois parties, permettant de recenser les coûts informatiques à partir du modèle budgétaire fourni par le SITIV (ventilation du budget par projet et activité). Un cabinet d AMOA Finances (Novances secteur public) a été missionné et a recensé les coûts à partir des documents comptables et d entretiens réalisés au niveau de chaque ville. Les résultats détaillés et la synthèse ont alors été communiqués au SITIV pour chacune des villes, fin août Il est apparu que ces éléments constatés étaient insuffisants pour une connaissance complète de l intégration. Il nous manquait alors les éléments permettant de se projeter dans un nouveau système. Une deuxième AMOA technique a donc été commanditée nous permettant de mesurer le niveau d informatisation de chaque ville et les investissements informatiques et humains à planifier pour mettre les systèmes d information en convergence avec le mode de fonctionnement des villes du Sitiv. C est le cabinet C4S, spécialiste en conseil dans le domaine des systèmes d information dans le secteur des collectivités territoriales qui a été chargé de cette mission. Cette mission commencée en décembre s est terminée fin janvier Enfin, le cabinet KPMG, spécialiste conseil des collectivités, notamment sur les dossiers de l évaluation des transferts de compétence (CLECT), a été missionné par le Président du Sitiv en fin d année (novembre 2012) afin de vérifier la pertinence de la méthode et d apporter la consolidation générale des coordinations et communications en cours sur les deux projets du Sitiv. C. Gattegno est ainsi intervenu auprès des maires et a réalisé une synthèse dans le cadre d un comité de pilotage, courant décembre. Rapprochement avec les villes et construction d un calendrier Parallèlement, les élus et les directions des villes et du Sitiv se sont rencontrés à plusieurs reprises afin de fixer des objectifs et des calendriers communs. Pour St Chamond, les souhaits étaient d intégrer au plus tôt sans avoir mesuré au départ les difficultés de mise en convergence. Pour Corbas, l intégration ne pouvait intervenir avant le 1 er janvier Des points réguliers ont aussi été assurés avec le cabinet Novances. La mission d AMOA réalisée par le Sitiv pour l évolution du système Finances de la ville de Corbas a favorisé cette démarche de convergence 13

14 et a rapproché aussi les équipes. Une demande de même nature est aussi effectuée par la ville de St Chamond. Projet immobilier Depuis plusieurs années, des travaux immobiliers sur le bâtiment du SITIV étaient reportés. Les difficultés liées à des infiltrations d eaux, à la dégradation des ouvrants, aux difficultés de gestion des espaces extérieurs se multipliant, une recherche d hypothèses d évolution immobilière a été engagée. En septembre, l idée d approfondir deux scenarii étaient validée : d une part, la rénovation des locaux actuels, d autre part, l acquisition d un plateau de l immeuble situé Bd Ambroise Croizat. Ainsi, un diagnostic immobilier et un projet de rénovation étaient commandés au cabinet d architecte QUAY afin d établir un diagnostic du bâtiment et parallèlement de chiffrer et esquisser un projet de rénovation. Les éléments de cette étude ont pu être communiqués aux Directions des villes avant la fin de l année. Le diagnostic affichait clairement que le bâtiment actuel présentait des risques importants pour la sécurité des personnes et que des travaux doivent être rapidement engagés pour consolider la structure. L année 2012 se concluait par l adoption de deux délibérations de principe : 1 ) une sur la poursuite du projet d intégration des villes de Corbas et St Chamond et 2 ) l autre sur l autorisation d étudier les différents scénarii d investissement immobilier pour le SITIV. Organisation et mise en œuvre des moyens Pour permettre le bon déroulement des projets structurels, un renforcement des ressources du Sitiv était autorisé avec le recrutement d une chargée de mission nécessaire au suivi opérationnel des deux projets et afin de réfléchir aux modèles financiers futurs, avec prise d effet au 1 er janvier Remplacement de deux agents pour congés parentaux (Action sociale et pôle ressources). Le processus d évaluation des agents de proximité a été validé avec les directions générales. Enfin, en termes de qualité sociétale, le Sitiv a été amené à étudier à la mise en place d un volet de participation au système de complémentaire santé et prévoyance pour ses agents. (Adhésion à l initiative lancée par le Centre de gestion par voie de convention avant d opter pour un choix). 14

15 III-II Les impacts budgétaires Deux grands types de dépenses peuvent être commentés, d une part les frais de fonctionnement informatique et les frais généraux (toutes sections confondues) et d autre part les réalisations relatives aux projets informatiques. Fonctionnement informatique et frais généraux (fonctionnement et investissement) En 2 012, Au niveau des coûts de fonctionnement informatique ( ), la baisse (- 19,60%) s explique pour 2 raisons : 1 d une part, en raison d un différé important de facture de maintenance et surtout de frais de communication (dont pénalités Complétel) et d autre part, l appel à des AMOA importantes en 2011 (GRC, PRA ). Au niveau des dépenses de personnel ( ), la hausse des dépenses 6,19 % est principalement due aux effets des recrutements 2011 (2 emplois mutualisés dont un neutre pour la formation bureautique et 2 emplois personnalisés). Ces recrutements intervenus en cours d année ont connu leur plein effet en A noter la poursuite des recrutements des emplois temporaires en 2012 (congés maternité et parentaux). Au niveau des autres dépenses ( ), on peut noter une nette hausse (environ 20 %) de ces dépenses, liés principalement aux projets structurels (diagnostic immobilier, AMOA financière pour intégration des villes, AMOA KPMG ) et certaines dépenses courantes (chauffage, électricité, transport ). Investissement informatique L ensemble des investissements informatiques s élève à en Système d information et évolution de l infrastructure Au niveau du système d information, on remarque une pause sur les applications métier mais a contrario la mise en œuvre de domaine expérimental tel que le portail citoyen. Au niveau des infrastructures, - les équipements au Sitiv : renouvellement récurrent pour Parc micro-informatique contre ) Budget en nette baisse Autre équipement spécifique : serveur et matériel pour Vaulx ( ). 15

16 3. Présentation du Compte Administratif 2012 Présentation Compte Administratif

17 COMPTE ADMINISTRATIF 2012 Structure de la section de fonctionnement DEPENSES % Evol. Dép. Réalisé Réalisé 2011/2012 Charges de personnel ,70% Charges à caractère général ,39% Intérêts de la dette et autres charges fin ,40% Autres charges de gestion courante ,84% Charges exceptionnelles Total dépenses réelles ,13% Autofinancement / amortissement / ICNE ,57% TOTAL ,26% Dépenses de fonctionnement % 3% 15% 63% Charges de personnel Charges à caractère général Intérêts de la dette et autres charges fin. Autres charges de gestion courante Autofinancement / amortissement / ICNE RECETTES % Evol. Rec Réalisé Réalisé 2011/2012 Excédent de fonctionnement reporté Produits des services,domaines,ventes ,50% Contributions fiscalisées Participations communales + subv E-J Autres produits de gestion courante Produits exceptionnels ,91% Indemnitésde sinistres Atténuations de charges ,84% Mouvements d'ordre TOTAL (hors excédent de fonctionnement) ,54% TOTAL ,15% 17

18 COMPTE ADMINISTRATIF 2012 Structure de la section d'investissement DEPENSES Pourcentage Réalisé Réalisé 2011/ 2012 Evolution infrastructure ,24% Infrastructure réseaux Système windows server Equipement micros Equipement mutualisé Evol.système d'information (SI) ,59% Gestion des ressources humaines Gestion financière nouveaux systèmes Action sociale Santé (médecine travail, vaccinations) Elections Mise en place portail Intranet et dévpt villes Portail citoyen Dématérialisation Outils messagerie et réseaux Divers Gestion de parc (micros) ,30% Equipement villes Aménagement locaux +autre équipt Total acquisitions ,12% Remboursement emprunts ,25% Mouvement d'ordre Reprise sur FCTVA résultat d'invest reporté TOTAL ,34% Dépenses d'investissement % Total acquisitions 84% Remboursement emprunts RECETTES Pourcentage Réalisé Réalisé 2011/ 2012 Fonds compensation TVA ,50% Emprunt Immobilistions Excédent fct capitalisé Amortisst ,35% Résultat d'nvestissement reporté ,52% TOTAL ,59% Recettes d'investissement % 5% 19% 0% Fonds compensation TVA Emprunt Immobilistions Excédent fct capitalisé Amortisst 32% Résultat d'nvestissement reporté 18

19 SITIV Evolution des dépenses de 2006 à 2012 DEPENSES DETTE Dette informatique Bâtiments INFORMATIQUE Acquisition informat Fonctionnement Formation bureautique Form +assist log.amoa Maintenance PERSONNEL AUTRES DEPENSES TOTAL DEP. REELLES Autofinanct/amortist Cession de biens Reprise sur FCTVA Total général DETTE Acquisition informat. Fonctionnement Formation bureautique Form +assist log.amoa Maintenance PERSONNEL AUTRES DEPENSES 19

20 4. Annexes : éléments sur l évolution de l activité du SITIV BUDGETS REALISES 2011 / 2012 Par type d activité 1. Budget global Dépenses générales Dette Evolution de l infrastructure Evolution du système d information Assistance système d information Formation bureautique Formation Webmail Etude Télécommunications Informatique autres dépenses Maintenance informatique Parc micro Personnel Formation technique Elus Travaux TOTAL Partie personnalisée pour la collectivité (Givors) Personnel Evolution Système Information TOTAL Partie personnalisée pour la collectivité (Grigny) Personnel Evolution Système Information TOTAL

21 4. Partie personnalisée pour la collectivité (Pierre Bénite) Personnel Assistance Système Information TOTAL Partie personnalisée pour la collectivité (Rive de Gier) Personnel TOTAL Partie personnalisée pour la collectivité (Vaulx en Velin) Evolution de l infrastructure Evolution des systèmes d information Maintenance informatique Assistance SI Parc micro Personnel TOTAL Partie personnalisée pour la collectivité (Vénissieux) Evolution de l infrastructure Evolution des systèmes d info Maintenance informatique Parc micro Personnel TOTAL Evolution des principales opérations Principales opérations Titres comptables émis Bulletins de salaire édités