Revue du Dossier d Audit et Décision de Certification ISO 9001/ISO PR_PAC_RVDOSS_00

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1 Page: 1 / 11 1 OBJECTIF, EXIGENCES FONDAMENTALES VERIFICATION DES DOSSIERS DE CERTIFICATION REVUE DES CONTRATS REVUE FORMELLE ET TECHNIQUE REVUE DE LA BRANCHE EAC ADDITIONNELLE: RENVOI DU DOSSIER A L'AUDITEUR POUR CORRECTION VALIDITE DU CERTIFICAT ET DUE DATE (AUDIT DE CERTIFICATION ET DE RECONDUCTION) AUDIT DE RE-CERTIFICATION PENDANT LA VALIDITE DU CERTIFICAT AUDITS DE RECONDUCTION JUSQU'A 6 MOIS APRES L'EXPIRATION DU CERTIFICAT: AUDIT DE RECONDUCTION REALISES PLUS DE 6 MOIS APRES L'EXPIRATION DU CERTIFICAT: AUDITS D EXTENSION AUDITS DE TRANSFERT (OU TRANSFERTS DE CERTIFICATS) CERTIFICATS COMBINES (PAR EXEMPLE ISO 9000/ISO 14001): CERTIFICATION BOARD... ERREUR! SIGNET NON DEFINI. 4.1 SOUMISSION DES AUDITS AU CERTIFICATION BOARD CONTENU DES DEMANDES INFORMATION SUR LA DECISION LISTE DES PROJETS TRAITES DECIDES... 11

2 Page: 2 / 11 1 Objectif, exigences fondamentales La décision de certification sera essentiellement faite en tenant compte des aspects suivants: - Aspects spécifiques à T.U.V. Maghreb et TÜV Rheinland Group - Aspects spécifiques à l industrie et au secteur économique - Aspects spécifiques à l accréditation et à la norme en vigueur Ces trois aspects peuvent être pris en compte par une personne en une seule étape, s'il est compétent pour le faire, mais ils peuvent aussi être effectués par différentes personnes à différentes étapes. 2 Vérification des dossiers de certification 2.1 Revue des contrats Le Chef du comité de certification (ou son adjoint) sélectionne la personne en charge de réaliser la revue de contrat dès réception du dossier offre confirmée par le client de la part du service commercial. Les personnes pouvant réaliser la revue de contrat doivent au moins être qualifié en tant que décisionnaire/vérificateur technique. La revue se fait pour les audits de certification et de reconduction (et pour les audits de surveillance, en cas de besoin ponctuel) La revue de contrat consiste en une revue du dossier d'offre en termes d exigences d'accréditation et les spécifications internes. À cette fin, les documents suivants doivent être insérés dans le container «offre» sur la ZQB Notes par le responsable planification et le cas échéant, sur la Base Offres par le service commercial): - Fiche des données de calcul (Anka Tool) - Offre

3 Page: 3 / 11 - Contrat signé par le client - Questionnaire pour la préparation des offres (version générale, 14001, 9001) - Fiche information auditeur (en cas d audit de certification ou de reconduction) En cas de reprise des certifications existantes (transfert): - une copie du dernier certificat valide - rapport du dernier audit - rapport de non-conformité du dernier audit Suivie de la saisie de l'équipe d'audit qui sera éventuellement chargée de la mission d audit. Au cours de la revue de contrat, les éléments suivants seront examinés conformément à la description du processus: - Entrée correcte des données dans la ZQB (certificats, sous-certificats, standard) - Numéro de certificat - Numéro d affaire - Domaine d application - EAC Scope - Durée d audit sur site (si nécessaire, par site) - Réduction et augmentation de la durée d audit possibles et justifications - Compétence des auditeurs (l'équipe d audit doit couvrir le standard et le scope EAC dans laquelle est classée l entreprise à auditer) - Description claire et précise de l'entreprise, en particulier sur les sites, le domaine d application et les normes de certification (si nécessaire, par site); nombre d employés (si nécessaire, par site) - Information sur les aspects significatifs des processus et des activités ainsi que les exigences légales et réglementaires faisant autorité - Information sur les processus externalisés - Informations concernant les services du conseil en système de management

4 Page: 4 / 11 - Classification du domaine d application (si nécessaire par site). (en fonction des activités et produits de l'entreprise, l'entreprise doit être classée par EAC scope). 2.2 Revue Formelle et Technique Le chef du comité de certification (ou son adjoint) dispatche les dossiers d audit soumis à la vérification du comité de certification en fonction de la qualification des décisionnaires de certification et en fonction de leur disponibilité. Le décisionnaire reçoit par un lien vers le dossier d audit pour lequel il a été affecté par le Chef du comité. Cette étape est enregistrée dans la ZQB TUNACC sur le File Review Report (ou «Rapport d'examen des dossiers"). La conformité, la non-conformité du dossier et les recommandations éventuelles sont enregistrées au niveau de ce rapport et transmis au responsable d audit. La revue est réalisée sur la base des éléments suivants : - Conformité, cohérence, exhaustivité et exactitude des données saisies dans les dossiers audits et certification dans la ZQB (contacts, et tél., etc.) - Pertinence des formulaires-standard utilisés - Revue de l'exhaustivité de la documentation - Revue du contenu de la documentation en termes de consistance et l absence de contradictions (CN, nombre d employés, sites, etc. sont les mêmes dans tous les documents ou les champs de ZQB) - Vérification de la demande d'impression quant à l exhaustivité et la compatibilité des informations nécessaires avec le reste de la documentation - Vérification de la durée d audit indiquée dans le document d audit ZQB par rapport à celle énoncée dans le plan d'audit - Transmission pour revue additionnelle (si nécessaire) - L'exactitude de la classification en EAC Scope spécifique à l accréditation - Audit de tous les chapitres pertinents du standard

5 Page: 5 / 11 - Audit de l'utilisation du logo de certification et du traitement des réclamations - Possibilité d'exclusions - Adéquation spécifique à l accréditation /norme concernant le plan d audit - Adéquation spécifique à l accréditation /norme concernant la durée d audit/auditeur - Adéquation spécifique à l accréditation /norme concernant les non-conformités - Revue spécifique à l accréditation concernant la demande d'impression des certificats - Respect des spécifications relatives à la durée d audit - Détermination de la validité du certificat et de la date d'échéance (due date) Dans le cas ou T.U.V. Maghreb ne dispose pas du groupe de scopes concerné, le responsable comité de certification (ou son adjoint) fait appel à des vérificateurs additionnels groupe/scope externe. Note 1 : Avant que les projets de certification ne puissent être envoyés par le comité de certification à une revue standard additionnelle ou réviseur du scope EAC, l'ensemble du projet doit être soumis à une revue préliminaire. Note 2 : Dans le cas d'un vérificateur additionnel externe, il doit signer une déclaration d'impartialité concernant la société à revoir. (Libellé: Je déclare que dans les deux dernières années je n'ai pas conseillé l'organisation ci-dessus mentionnée sur la mise en place d un système de management, ni n'ai procédé à aucun audit interne. Je déclare en outre que les performances de cette commission n est pas entravée par aucun autre conflit d'intérêt.) Cette confirmation doit être archivée au sein du container d'audit («Déclaration") Note 3 : Audits de surveillance: Dans le cas des audits de certification et de reconduction, la décision de certification doit être faite par ou avec une personne ayant la compétence pour le groupe de scope EAC. Toutefois, dans le cas des audits de surveillance, la décision de maintien de la certification est possible sans tenir compte du groupe de scope EAC.

6 Page: 6 / Revue de scope EAC additionnel: Le réviseur de scope EAC additionnel effectue sa revue sur la base des critères énumérés dans la "Check-list de Revue Additionnelle de scope EAC. Les critères à revoir sont les suivants: - L exactitude de scope EAC attribuée - Le plan d'audit couvre-t-il tous les concernés de l'entreprise, les processus spécialisés? - Les processus spécialisés ont-ils été vérifiés par l auditeur? - Y a-t-il un nombre suffisant de déclarations concernant l'application des exigences réglementaires dans le rapport d'audit? - Y a-t-il un nombre suffisant de déclarations concernant les processus pertinents formulées dans le rapport d'audit ou sont-ils nommés? - Le domaine d application du certificat reflète-t-il clairement les activités de l'entreprise? - Cela est-il également clair dans les sous-certificats et déterminé individuellement par site? - Les non-conformités sont-elles formulées de manière experte ou prennent-elles en compte les préoccupations de spécialisation? - Y a-t-il un nombre suffisant de documents de spécialisation et ceux-ci ont-ils été documentés conséquence? - Des énoncés convenablement spécialisés et faisant autorité sont-ils présents dans le rapport d'audit? Cette revue additionnelle est matérialisée et enregistrée dans la "Check-list de Revue Additionnelle de scope EAC". En cas de remarques, le vérificateur additionnel notifie le responsable du comité de certification ou son adjoint par le biais d un contenant la Checklist avec éventuelles remarques 2.4 Renvoi du dossier à l'auditeur pour correction Si des documents d'audit sont manquants, ou si le dossier d audit présente des incohérences par rapport aux critères citées au niveau du 2.3, le vérificateur enregistre ses remarques au niveau du «Rapport de revue des dossiers" (dans la ZQB TUNACC) et transmet un via le bouton «Send mail» au responsable d audit en charge du dossier. Dans le cas de recommandations (approuvé, à condition que ) ceux-ci doivent également être documentées dans le «Rapport de revue des dossiers".

7 Page: 7 / 11 A la réception de l , le responsable d audit répond en incluant ses commentaires, correction ou ajoutant les fichiers manquants. Une deuxième revue est réalisée par le vérificateur initial et si les réserves sont levées, il change le statut du dossier à en cliquant sur «Decision statement (Déclaration de décision)» et en sélectionnant technically released (techniquement approuvée). Le statut «technically released» veut dire que la décision de certification a été rendue de manière positive.

8 Page: 8 / 11 3 Validité du certificat et due date (Audit de certification et de reconduction) Le certificat a une validité de 3 ans au max. La validité du certificat se termine au plus tard 3 ans + 3 mois après le dernier jour de l audit Les dates d'échéance (due date) des audits de surveillance sont déterminés par rapport au dernier jour de l'audit de certification (par exemple, le dernier jour de l audit 17/05/2007 => Due Date AS1: ). 3.1 Audit de re-certification pendant la validité du certificat La validité des certificats et la Due Date seront décalées. Le certificat a une validité de 3 ans max. La délivrance du certificat ne doit pas être faite plus de 3 mois avant la fin de la période de validité du certificat en cours pour garantir la continuité de la validité de la certification de l entreprise. 3.2 Audits de reconduction jusqu'à 6 mois après l'expiration du certificat: Pendant les 6 mois jusqu'à la date d'expiration du certificat, l'audit de re-certification (reconduction) peut être mené avec la même durée d audit qu un audit de reconduction, tant que la décision de certification est rendue dans les 6 mois. La nouvelle validité du certificat commence avec la date de la décision de certification positive ( libéré ) et se termine au plus tard 3 ans après la fin de la période de validité précédente. La date d'échéance (due date) ne sera pas reportée. La fin de la période de validité doit être déterminée pour un maximum de 3 ans après la fin de validité du certificat précédent. 3.3 Audit de reconduction réalisés plus de 6 mois après l'expiration du certificat: Les audits de reconduction effectués plus de 6 mois après l'expiration de l'ancien certificat deviennent des audits de certification et la durée d audit doit être re-calculée en conséquence. Les règles applicables aux audits de certification s appliquent pour les dates d'échéance et les périodes de validité du certificat.

9 Page: 9 / 11 En cas de modification du certificat pendant la période de validité du certificat (par exemple: en raison d'un nouveau nom d'entreprise ou de l'extension de l'entreprise) la nouvelle validité du certificat commence avec la date de libération de la décision de certification positive (documenté dans la ZQB comme un Re-/Special audit) et se termine à la fin de la période de validité précédente. 3.4 Audits d extension Les audits d extension et extensions ou modifications dans le cadre d'autres audits ne modifient pas la validité ou la date d'échéance. 3.5 Audits de transfert (ou transferts de certificats) Si des certificats sont repris d un autre organisme de certification lors d un audit de surveillance, la période de validité du certificat courant doit être adoptée. Le dernier jour de l audit de certification/reconduction sera utilisée comme date d'échéance ou le dernier jour du dernier audit, si cette date garantit que la date d'échéance pour l'audit de renouvellement suivant est dans les 3 mois précédant la fin de la période de validité du certificat 3.6 Certificats combinés (par exemple ISO 9000/ISO 14001): Les périodes de validité des différents certificats d'un même client peuvent être alignées si le client le demande (ce souhait doit être exprimé sur la demande d'impression). Dans ce cas, la période de validité est déterminée par le certificat qui est libéré en premier. Pour les autres certificats, cette période de validité (ainsi que la date d'échéance) est adoptée et raccourcie/allongée selon le cas. Cela implique l'impression de nouveaux certificats et est possible quel que soit le type d audit réalisée. Il est possible de créer un certificat combiné de pour différents standard accrédités. Ce certificat doit énumérer tous les standards certifiés avec leurs numéros de certificat. Les certificats concernés doivent avoir la même validité ("valable à partir du» et «valable jusqu'au») et les dates d'échéance. Le certificat reçoit le numéro de certificat "" xxxxxx", dit" xxxxxx "étant le noyau de la certification ISO Dans la ZQB, un certificat avec ZN " xxxxxx" sera créé. Sous ce certificat, le certificat délivré sera archivée. Dans ce certificat, le standard est entrée pour «Combi-Certificat ZQB" et pour l'accréditation, c'est cette l'accréditation en vertu de laquelle les certificats sont répertoriés. Note : Pour plus de détails concernant la préparation et l impression des certificats, se référer à <<Instruction de Préparation des Certificats et Logos

10 Page: 10 / 11 4 Direction de l organisme Le comité de certification décide sur la base du résultat de la revue s il doit en informer la Direction de l organisme en cas de conflits d'intérêts, demandes client ou autres problèmes. 4.1 Soumission des audits à la Direction de l organisme En cas de litige, conflit d intérêt ou autre problème pouvant entraver la démarche du comité de certification, le responsable comité de certification établit et transmet une demande par simple à la Direction de l organisme. La demande doit comporter: - Le nom du décisionnaire/vérificateur - Les références du dossier - Date et signature de la demande - Objet de la demande 4.2 Contenu des demandes Dans le cas d une demande client, la lettre du client doit également être jointe. Les demandes doivent clairement indiquer le type de demande. Les demandes courantes sont, par exemple: - Demande de suspension de certificats - Demande de report d'audit (avec ou sans suspension du certificat) - Demande de report de la date d'échéance - Demande de modification de la période de validité du certificat - Demande d'aide à la décision de certification 4.3 Information sur la décision La Direction de l organisme documente sa décision après étude de la demande, l enregistre dans un formulaire («Direction de l organisme n xxx) et l envoie par au responsable du comité de certification. Un numéro de décision est assigné par la Direction de l organisme.

11 Page: 11 / Liste des projets traités décidés La Direction de l organisme tient une liste des projets pour lesquelles elle a pris une décision. Les projets sont enregistrés avec des numéros consécutifs. Remarque: Cette liste est tenue sur un fichier Excel et est mise à jour à chaque nouvelle décision. Elle comprend également les projets suspendus