Rapport sur l'état d'avancement de la feuille de route "Qualité" Le Président de l'office européen des brevets

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1 CA/T 18/14 Orig. : en Munich, le OBJET : SOUMIS PAR : DESTINATAIRES : Rapport sur l'état d'avancement de la feuille de route "Qualité" Le Président de l'office européen des brevets Le Comité "Soutien technique et opérationnel" (pour information) RÉSUMÉ Le présent document rend compte de l'état d'avancement de la feuille de route "Qualité" (documents CA/97/11 et CA/27/14). Le présent document a été distribué uniquement sous forme électronique. CA/T 18/14 f

2 - I - TABLE DES MATIÈRES Objet Page I. STRATÉGIE/FONCTIONNEMENT 1 II. RECOMMANDATION 1 III. MAJORITÉ REQUISE 1 IV. CONTEXTE 1 V. EXPOSÉ DES MOTIFS 1 VI. AUTRES POSSIBILITÉS 3 VII. INCIDENCE FINANCIÈRE 3 VIII. BASE JURIDIQUE 3 IX. DOCUMENTS CITÉS 3 X. PUBLICATION RECOMMANDÉE 3 CA/T 18/14 f

3 I. STRATÉGIE/FONCTIONNEMENT 1. Stratégie II. RECOMMANDATION 2. Il est demandé aux membres du Comité "Soutien technique et opérationnel" de prendre note du contenu du présent document. III. MAJORITÉ REQUISE 3. Sans objet IV. CONTEXTE 4. La feuille de route "Qualité" de l'oeb définit les actions nécessaires pour atteindre les objectifs de la politique de l'oeb en matière de qualité. Le document exposant pour la première fois la feuille de route "Qualité" (CA/97/11) a été approuvé par le Conseil d'administration en décembre Lors de sa 140 e session en juin 2014, le Conseil d'administration a approuvé les propositions de l'office visant à mettre en œuvre de nouvelles initiatives dans le cadre de la feuille de route "Qualité" (CA/27/14). V. EXPOSÉ DES MOTIFS 5. Depuis la dernière réunion du Comité "Soutien technique et opérationnel", l'oeb a réalisé des progrès importants en ce qui concerne la feuille de route "Qualité". 6. Les consultants du British Standards Institute (BSI) ont effectué une vérification de précertification avec la Direction Audit qualité et les services de l'oeb concernés. 7. Cette vérification préalable a mis en évidence certains domaines dans lesquels des améliorations devaient être apportées avant que la vérification externe ne débute. L'Office a traité toutes les recommandations. Il s'est adapté en peu de temps afin de perfectionner son système et ses pratiques en matière de gestion de la qualité de manière à corriger les écarts et à se mettre en conformité avec la norme ISO 9001, dans le respect du calendrier annoncé dans la feuille de route "Qualité". 8. Parallèlement, les préparatifs prévus ont été accomplis, parmi lesquels des sessions de formation approfondie à tous les niveaux hiérarchiques dans les domaines opérationnels, des campagnes de sensibilisation, des révisions finales de la documentation du système de gestion de la qualité, et un travail destiné à affiner les procédures de l'oeb. 9. DQS, un organisme de certification ISO 9001 accrédité, a vérifié la procédure de délivrance des brevets de l'oeb. Cette activité, qui était nouvelle pour l'office, a impliqué un travail très intensif de la part des domaines opérationnels de l'oeb. Les experts chargés de cette vérification ont été extrêmement satisfaits de l'environnement de l'oeb en matière de qualité et ont informé l'office qu'ils n'avaient constaté aucun élément non conforme à la norme ISO 9001, relative à la gestion de la qualité. CA/T 18/14 f 1/3

4 10. Ils ont donc annoncé à la direction de l'oeb qu'ils recommanderont que celui-ci obtienne la certification de conformité à la norme ISO Conformément à la procédure de certification, cette recommandation est en cours de réexamen par DQS. L'OEB devrait pouvoir annoncer en décembre au Conseil d'administration qu'il a réussi à devenir le premier office IP5 à obtenir la certification de conformité à la norme ISO 9001, relative à la qualité, pour l'ensemble de sa procédure de délivrance des brevets (recherche, examen, opposition, limitation, révocation, y compris toutes les mesures d'ordre administratif). 11. Après la vérification de la procédure de délivrance des brevets en vue de la certification ISO 9001, les prochaines étapes consisteront à étendre le système de gestion de la qualité aux domaines "Information brevets", "Services juridiques et administration à la DG3" et "Coopération européenne et internationale", conformément aux prévisions relatives à la feuille de route "Qualité", qui ont été approuvées en juillet Suite à la mise en œuvre de CASE ("Assurance de la conformité pour la recherche et l'examen") à la DG1 afin de contrôler les produits non conformes, un outil d'établissement de rapports est en cours de développement pour le regroupement de données destinées à être utilisées en tant qu'indicateurs de qualité et dans le tableau de bord sur la qualité. 13. Les objectifs de qualité fixés par le Président de l'oeb sur un plan global seront déclinés en objectifs de qualité individuels pour chaque agent de la DG1 au début de l'année Les objectifs de qualité individuels fourniront un cadre et une procédure pour axer les efforts des examinateurs sur l'amélioration de la qualité au moyen de procédures efficaces et cohérentes ainsi que de formations ciblées. Les efforts des examinateurs seront ainsi alignés sur la stratégie de la DG1 et de l'oeb. 14. Le dispositif remanié de Contrôle de la qualité opérationnelle pour l'administration des brevets (PA-OQC) est désormais entièrement intégré au système de gestion de la qualité de l'office. Les résultats de la première série d'observations relatives aux produits faisant l'objet d'un suivi sont actuellement utilisés pour élaborer des mesures correctrices, qui seront incorporées dans le plan d'action "Qualité" de l'administration des brevets pour l'année L'introduction, dans les clusters joints, de rapports intégrés sur la qualité a débuté. Ces rapports fournissent aux domaines opérationnels un panorama de leurs performances en matière de qualité et leur permettent de décider des mesures nécessaires en s'appuyant sur des informations plus complètes. 16. Le nouveau système de réclamations est bien accepté par les utilisateurs des services de l'oeb. Depuis le début de l'année 2014, il est possible de faire une réclamation en ligne, via la page d'accueil de l'oeb. Deux effets positifs ont déjà été relevés : le délai moyen de réponse à une réclamation a été réduit de manière significative et le nouveau système permet aux utilisateurs d'attirer l'attention sur des sujets dont l'office n'avait pas encore connaissance. CA/T 18/14 f 2/3

5 17. Un large éventail d'indicateurs relatifs à la qualité a été élaboré. Ces indicateurs, dont l'utilisation fera l'objet d'une évaluation, seront appliqués lorsqu'il y aura lieu. Ils seront par exemple utilisés sur le site Internet de l'oeb, dans une rubrique consacrée à la qualité, en tant que source supplémentaire d'informations à l'adresse de notre communauté d'utilisateurs, de nos partenaires et des parties prenantes. 18. L'OEB continuera de coopérer étroitement avec les États membres et d'informer régulièrement le Comité "Soutien technique et opérationnel" des progrès accomplis dans le domaine de la qualité. Comme déjà mentionné dans des réunions précédentes, l'oeb est également prêt à faire part de son expérience en ce qui concerne l'obtention de la certification ISO L'OEB poursuivra sa coopération sur les questions de qualité avec d'autres partenaires dans le cadre d'ip5, avec l'ohmi, l'ompi et les associations d'utilisateurs. 20. De plus, l'oeb continuera de travailler avec l'ompi et les administrations internationales sur des indicateurs qui permettront de mieux comprendre dans quelle mesure le système du PCT est efficace, et continuera d'élargir le groupe d'associations d'utilisateurs consultées, en vue de la diffusion et de la collecte d'informations concernant la qualité. Toutes les activités extérieures sur la qualité sont étroitement alignées sur celles engagées dans le cadre de la feuille de route relative à la coopération. VI. AUTRES POSSIBILITÉS 21. Sans objet VII. INCIDENCE FINANCIÈRE 22. Sans objet VIII. BASE JURIDIQUE 23. Sans objet IX. DOCUMENTS CITÉS 24. CA/97/11, CA/27/14 X. PUBLICATION RECOMMANDÉE 25. Oui CA/T 18/14 f 3/3

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