Télétransmission des actes au contrôle de légalité Tutoriel n 5 : "Télétransmettre un acte"

Transcription

1 Télétransmission des actes au contrôle de légalité Tutoriel n 5 : "Télétransmettre un acte" MAJ 19/08/2016

2 Cette vidéo concerne la télétransmission d un acte en Préfecture ainsi que la visualisation d un accusé de reception (A/R Préfecture). Si vous n'avez jamais utilisé la télétransmission des actes, référez-vous au tutoriel n 16 intitulé "Paramétrage des droits par l'administrateur " ou contacter la cellule d'assistance et de supervision au L'envoi des actes "en lot" fait l'objet d"un autre tutoriel intitulé "Tutoriel n 18 : Télétransmission en lot des actes vers la Préfecture".

3 Branchez votre certificat électronique dès maintenant. La démonstration présentée dans ce tutoriel a été réalisée sur Mozilla Firefox. Si vous utilisez Internet Explorer, certaines étapes seront légèrement différentes, au moment de la saisie du code PIN notamment. Jusqu'à nouvel ordre, nous vous recommandons de ne pas utiliser le navigateur Chrome pour télétransmettre.

4 Vous êtes sur la page d'accueil du tiers de télétransmission. Vous trouverez vos 20 derniers actes sur la page d'accueil. Vous trouverez également des bannettes dans lesquels sont classés les actes.

5 Pour commencer, sélectionnez le type d'acte que vous souhaitez télétransmettre en cliquant dessus. Dans notre exemple : arrêtés réglementaires.

6 Cliquez ensuite sur : "Nouveau". Une nouvelle page va s'ouvrir.

7 C'est sur cette page que vous allez créer l'acte à télétransmettre.

8 Tous les champs sont obligatoires. Prenez connaissance des informations en rouge avant de commencer à compléter les champs.

9 Pour commencer, sélectionnez la matière (thème de votre acte) en cliquant sur : "liste des matières et sous matières". Une nouvelle page va s'ouvrir. Pour information, vous devez absolument commencer par sélectionner la matière en premier, sous peine de perdre ce que vous auriez saisi avant.

10 Pour avoir une vue d'ensemble, cliquez sur : "Tout déplier"

11 Descendez jusqu'à la matière et la sousmatière qui concernent votre acte.

12 Dans notre cas, nous sélectionnons "Délégation de signature".

13 La matière sélectionnée est visible ici.

14 Saisissez le numéro de l'acte en respectant bien les indications : - 15 caractères maximum - lettres en majuscules uniquement - pas d'espace - pas de tiret "-" mais le tiret "_"

15 Saisissez l'objet de l'acte de façon précise. Ici, vous pouvez écrire en minuscules et mettre des espaces. Attention, certains caractères sont bloquants :, œ.

16 Sélectionnez la date de l'acte, en cliquant dans le champ : "Date de l'acte". Le calendrier s'ouvre automatiquement. Par défaut, c'est la date du jour qui s'affiche.

17 Cliquez sur le bouton "Parcourir" pour ajouter l'acte à télétransmettre. Vous avez la possibilité de sélectionner un document au format pdf ou un format de type traitement de texte. Si vous sélectionnez un format type traitement de texte, il sera converti automatiquement au format pdf. Toutefois, il est possible que sa mise en page soit légèrement modifiée lors de la conversion.

18 Sélectionnez l'acte que vous souhaitez télétransmettre

19 Cliquez sur "Ouvrir"

20 L'acte que vous avez sélectionné est visible ici.

21 Si vous avez des annexes, vous pourrez les ajouter en cliquant sur "Parcourir".

22 Lorsque vous avez complété la page, cliquez sur : "Enregistrer".

23 Pour poursuivre, cliquez sur : "Envoyer pour télétransmission".

24 Cliquez maintenant sur : "Transmettre en préfecture".

25 Saisissez votre code PIN à 4 chiffres.

26 Validez votre saisie en cliquant sur : "Ok".

27 Confirmez l'utilisation de votre certificat en cliquant sur : "Ok".

28 Un message vous confirme que le document est bien parti. Il est en route pour la préfecture.

29 Si vous avez d'autres actes à envoyer, vous pouvez recommencer ces étapes. Pendant ce temps, quand ce premier acte atteindra les serveurs de la préfecture, vous recevrez un accusé de réception.

30 Récupération de l'accusé de réception

31 Depuis la page d'accueil, retournez dans la bannette où se trouve votre acte en cliquant sur le type d'acte.

32 Dans la colonne "Dernier état", vous pouvez voir que l'accusé de réception (A/R Préfecture reçu) est disponible.

33 Pour récupérer l'accusé de réception, cliquez sur le nom de l'acte.

34 1. Vous récupérez l'acte. Deux possibilités existent pour récupérer l'accusé de réception. Si vous n'avez pas d'annexe, vous pourrez privilégier la façon n 1. Si au contraire vous avez des annexes, nous vous recommandons de privilégier la façon n Vous récupérez un dossier zip (dossier compressé) qui contient l'acte et ses annexes éventuelles.

35 1ère façon de faire : Cliquez sur "Bordereau"

36 Cliquez ensuite sur le document en ".pdf" qui figure sur la ligne "Acte tamponné".

37 Pour ouvrir l'acte, cliquez sur "OK".

38 L'acte s'ouvre dans votre lecteur de Pdf. L'accusé de réception est positionné dans un tampon placé automatiquement en haut à droite de l'acte. Il n'est pas possible de déplacer le tampon.

39 Nous vous recommandons d'enregistrer l'acte sur votre ordinateur. Pour cela, cliquez sur "Fichier" et sur "Enregistrer sous".

40 2ème façon de faire : Cliquez sur "Récupérer actes et annexes tamponnés" Un dossier compressé contenant l'acte et ses annexes tamponnés va chercher à s'ouvrir dans votre outil de gestion des dossiers compressés.

41 Pour ouvrir le dossier compressé, cliquez sur "OK".

42 Cliquer sur [Extraire] bouton L'acte et ses éventuelles annexes sont visibles.

43 Pour récupérer l'acte et le sortir du dossier compressé, vous pouvez cliquer sur : "Extraire"

44 Cliquez sur le bouton pour sélectionner l'endroit où vous allez placer l'acte sur votre ordinateur.

45 Naviguez jusqu'au répertoire de votre choix.

46 Cliquez ensuite sur "OK" pour valider le déplacement du document vers le répertoire de votre choix.

47 Vous pouvez fermer l'outil de gestion des dossiers compressés et reprendre vos actions sur le tiers de télétransmission si besoin.

48 Merci d'avoir suivi ce tutoriel. La version pdf de ce tutoriel est téléchargeable en dessous de cette vidéo. Pour toute question technique nous vous invitons à prendre contact avec la cellule d'assistance et de supervision au Pour toute demande de formation, nous vous invitons à contacter le