Simple & Performant. Dématérialisation des documents

Transcription

1 Dématérialisation des documents à valeur légalel

2 Quick-DMT: La démat légale & facile Dématérialisation de documents à valeur probante : Courriers, factures, salaires, contrats, convocations, bilans, médicales

3 Le papier ou le numérique? Le papier est un processus coûteux! L envoi d un courrier par la Poste coûte entre 1 et 4. Le papier reste obligatoire? NON SAUF Lorsque l on envoie un: Fax, Scan, , PDF, SANS signature électronique. Print on Demand: N imprimer que ce dont vous avez besoin. -> Etude d un document en particulier, plans, contrats, 3

4 La dématd matérialisation Qu est-ce que la dématérialisation de documents? Toutes les techniques qui suppriment le papier au profit du numérique Le Numérique OUI MAIS légal et à valeur probante. Exemple : La facture dématérialisée fiscalement est un document numérique normé:

5 Lois et directives Art C. civ. Du 14/03/2000 «L écrit électronique est admis au même titre que l écrit sur papier, sous réserve d identification et de garantie l intégrité» Les fichiers doivent impérativement être en France ou dans un pays de l UE. Directive Européenne 2010/45/UE, il n est plus nécessaire d obtenir un accord entre l émetteur et le destinataire. Décret du 25 avril 2013 La signature électronique repose sur un certificat électronique qualifié qui est délivré par un prestataire de service de certification. Identité et intégrité: Certificat de signature électronique qualifié Traçabilité et horodatage : 3 horloges atomiques sur nos plates-formes ISO Archivage légal sur nos serveurs en France pendant 10 ans. 5

6 Nos solutions Notre solution globale de dématérialisation pour Power i Quick-DMT/400 + Quick-PRESS Notre solution pour le monde Open Quick-DMT/OPEN 6

7 Cycle de fonctionnement Documents Quick- PRESS Signature Archivage & GED Horodatage Plate-forme EDC sur nos datacenters Envoi sécurisé HTTPS Téléchargement Sécurisé HTTPS Monitoring via Quick-DMT Formatage PDF/A-1 Cryptage,. Retour des documents horodatés et signés pour archivage ou intégration GED

8 Quick-DMT et Quick-PRESS Une solution simple et intégrée, 100% native Power i Génération des documents en PDF/A-1 depuis vos applications, ERP (Cegid, Divalto, Sage, SAP et bien d autres ) Monitoring des documents dématérialisés Envoi sécurisé via HTTPS sur notre plate-forme EDC Traçabilité des envois et contrôle des destinataires Gestion des A.R. Récupération automatique des documents signés et horodatés dans l IFS (intégration archivage, GED, )

9 Création de compte 9

10 Plate-forme de démat Monitoring Quick-PRESS S identifier 10

11 Plate-forme de démat Envoi d un PDF Suivi des envois 11

12 Plate-forme de démat Etape 1 : le destinataire reçoit un avec un lien à suivre Bonjour, Pour récupérer ce courrier, veuillez suivre ce lien: Cliquez ici Nom du courrier : testpdfus.pdf Emetteur : Lagrange Voyages Post it : Votre facture Cordialement et bonne réception, EDC Team. Message susceptible d'être confidentiel. Il est adressé uniquement aux destinataires indiqués. Si vous l'avez reçu par erreur, prenez contact avec l'émetteur, merci. Etape 2 : le document apparaît en connexion sécurisée Etape 3 : un accusé de réception est retourné vers l émetteur

13 Plate-forme de démat Téléchargement des documents côté destinataire 13

14 Récupération du PDF/A-1 14

15 Notre tiers de confiance Editeur et dispatcheur depuis 1986 de solutions dématérialisées : télex, fax, SMS, médicales, courriers, factures, paies, contrats, Réseau de distribution national et international avec TRADER S S.A Produits, services, Data centres certifiés ISO 9001 et sources déposées: Services H24/7J sur 3 sites administrés uniquement par nos équipes en France. Actionnaires: IHEDN, médecin membre des grands hôpitaux de Paris. Plus de 3 millions de documents transmis par mois via la plate-forme 15

16 La preuve par l essai l gratuit Période de tests gratuits d envois / réceptions en réel avec création d une maquette (horodatage et signature) pour l intégration de vos documents au format PDF/A-1. Devoir de conseil et la fourniture d exemples pour : Informer vos clients/fournisseurs du passage à la dématérialisation: des différents formats et modes d accès aux documents Les libellés des zones à respecter (facture, paie, contrat, convention ). Le poids des documents à transmettre. La signature électronique. Mise en production immédiate et ROI Rapide pour toute entreprise : Grands comptes, PME, PMI, TPE, Commerçants, Experts comptables, Industriels, secteur médical 16