Guide de l utilisateur

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1 Guide de l utilisateur Centre de facturation UPS 2014 United Parcel Service of America, Inc. UPS, la marque de commerce UPS et la couleur brune sont des marques déposées de United Parcel Service of America, Inc. Tous droits réservés. cn_fr

2 Table des matières Centre de facturation UPS Accès au centre de facturation UPS....1 Inscription...3 Le Centre de facturation UPS est une application Web de présentation de factures et de paiement sécurisée qui vous permet de visualiser vos factures UPS sous plusieurs formats (en ligne, PDF, CSV et XML), de contester des frais, de produire des rapports et d effectuer des paiements en ligne. Aperçu....5 Facturation....6 Paiement Rapports Administration/profil Assistance Offert pour les services : d expédition de colis par UPS UPS Freight UPS Supply Chain Solutions (fret aérien) i

3 Accès au centre de facturation UPS Allez à la page d accueil ups.com. Sélectionnez l onglet Mon UPS au haut de la page. Le menu déroulant s affichera. Sélectionnez Facturation à partir du menu déroulant. Vous pouvez aussi saisir ups.com/facturation dans la barre d adresse du navigateur. 1

4 Accès au centre de facturation UPS (suite) Pour vous inscrire, sélectionnez le lien S inscrire au Centre de facturation UPS. Si vous êtes déjà inscrit au Centre de facturation UPS, sélectionnez Accéder. Si vous n êtes pas connecté à Mon UPS, vous devrez le faire. Si vous ne possédez pas un code d utilisateur Mon UPS, sélectionnez S inscrire maintenant pour en créer un et un mot de passe. Ce code vous permettra d accéder aux applications hébergées sur ups.com, notamment au Centre de facturation UPS. 2

5 Inscription Validation du compte Vous devrez effectuer la procédure de validation du compte (PVC) pour confirmer que vous avez accès aux renseignements de facturation pour tous les comptes à inscrire dans le Centre de facturation UPS. Les deux comptes individuels et les plans de paiement consolidés (PPC) peuvent être inscrits en utilisant le procédé PVC. Vous devrez également fournir les renseignements suivants tirés d une de vos trois dernières factures des services de livraison ou bien d une facture de service de colis internationaux générée au cours des 45 derniers jours pour authentifier avec succès votre compte UPS : Numéro de facture Montant dû pour la période Date de la facture Code de contrôle Remarque : L inscription d un PPC requiert que les renseignements PVC proviennent d un sommaire de facturation du plan. 3

6 Inscription (suite) Authentification de facture du compte (suite) Vous serez informé de l inscription avec succès de votre compte au Centre de facturation UPS. Les renseignements sur le paiement peuvent être ajoutés une fois que l inscription aura été effectuée. Des comptes supplémentaires peuvent être ajoutés à l aide du module d administration après l ouverture d une session dans le Centre de facturation UPS. Cliquer sur le bouton Continuer pour passer à la page Aperçu du Centre de facturation UPS. 4

7 Aperçu Les onglets sont situés dans la partie supérieure de chaque écran dans le Centre de facturation UPS. Ces onglets peuvent être sélectionnés pour utiliser plusieurs caractéristiques et fonctionnalités. Vous pouvez afficher ou sélectionner les éléments clés suivants sur la page Aperçu : Choisissez parmi les options Petits colis UPS, Fret UPS, UPS Supply Chain Solutions (fret aérien) Remarque : Chaque fois que vous voulez des renseignements sur un colis, ce bouton doit être sélectionné, et vice versa pour du fret terrestre ou aérien. Solde actuel (montant impayé) par mode de transport et pays pour toute l Entreprise (somme de tous les comptes ouverts inscrits sous cette Entreprise) Comptes inscrits sous Paiements automatiques Comptes inscrits sous Paiements automatiques Bouton Payer maintenant pour avoir accès à la zone Paiements 5

8 Facturation Sous l onglet Facture, vous aurez accès à des renseignements sur le Sommaire de facturation et les Détails de facture ainsi qu aux formats PDF, CSV, XLM et en ligne de vos factures. Vous pouvez également contester des frais. Sommaire de facturation et détails de facture Les renseignements suivants sur le Statut des factures s affichent à l écran Facture lorsque vous sélectionnez Sommaire de l entreprise: Impayée/En souffrance En souffrance Paiement en attente Impayée Paiement retourné Payée Paiement insuffisant/ Fermée Ajustement Paiement en trop/ajustement Vous pouvez fournir les Critères de recherche suivants pour voir des renseignements spécifiques pour les factures nationales, d exportation et d importation : Type de compte Date de la facture Statut de la facture Type de facture Numéro de compte Numéro de facture L utilisateur doit sélectionner un Numéro de facture pour voir les renseignements détaillés d une facture. Historique de facturation La fonction Historique des archives du Centre de facturation vous permet de : Récupérer jusqu à 52 semaines de facturation Télécharger plusieurs factures en même temps dans un seul fichier consolidé 6

9 Facturation (suite) Sommaire de facturation et détails de facture (suite) À l écran Sommaire de facturation, vous pouvez afficher des renseignements clés sur la facture. Si vous avez l autorité nécessaire pour effectuer des paiements, vous aurez accès à un bouton Payer maintenant pour émettre des paiements à l écran Sommaire de facturation. Afficher PDF Sélectionnez PDF pour voir la version PDF d une facture. Imprimer le bordereau de paiement Sélectionnez Bordereau de paiement pour afficher et imprimer un bordereau de paiement. Téléchargez en format CSV Fichier de données de facturation UPS Sélectionnez Données de facturation UPS pour afficher les données en format CSV (250 éléments de données). Fichier de données XML Sélectionnez Format de données XML pour afficher les données de facturation en format XML. Version imprimable Sélectionner Version imprimable pour afficher et imprimer une copie de la page. Vous pouvez continuer à sélectionner des liens pour faire un zoom avant à la page Sommaire de facturation pour afficher des renseignements plus détaillés sur une facture. 7

10 Facturation (suite) Suivi À partir de l écran Détails sur les colis, vous pouvez sélectionner le bouton Faire le suivi pour faire le suivi d un paquet. On vous présentera de l information de suivi provenant du site ups.com. 8

11 Facturation (suite) Détails sur les envois importés Vous pouvez également utiliser le Centre de facturation UPS pour : Afficher toutes les frais d importation, notamment pour le fret, les droits de douane et les frais gouvernementaux Visualiser des formulaires de courtage à l importation liés à l envoi 9

12 Facturation (suite) Les rajustements à une facture peuvent seulement être effectués au niveau des détails. L utilisateur doit sélectionner le bouton Contester sur le bas de l écran Détails sur les colis. Rajustements et différends À partir de l écran Détails sur les colis, vous pouvez contester les charges en sélectionnant le bouton Contester. 10

13 Facturation (suite) Rajustements et différends (suite) Une fois que le bouton Contester de l écran Détails sur les colis est sélectionné, le formulaire de transaction du différend sera affiché. Vous devrez remplir le formulaire en saisissant les champs requis. La demande de rajustement sera examinée et, si elle est approuvée, un crédit sera imputé à la prochaine facture. Vous serez directement contacté par courriel si la demande de rajustement n est pas approuvée. Au moment de la transmission du formulaire Transaction du différend, un message s affichera pour vous indiquer que vous avez réussi à transmettre la demande de rajustement. 11

14 Paiement L onglet Paiement vous permet de configurer ou d effectuer le paiement d une facture. L administrateur doit donner aux utilisateurs l autorisation de payer des factures. Seul un administrateur est habilité à configurer un compte de paiement. Il y a quatre modules de paiement : Paiements unitaires Paiements automatiques Activité de paiement Comptes de paiement Comptes de paiement Avant de pouvoir effectuer des paiements par voie électronique dans le Centre de facturation UPS, un Compte de paiement doit d abord être établi. Vous pouvez ajouter des comptes de paiement ou afficher, modifier ou supprimer les comptes existants. Sous l onglet Comptes de paiement dans la zone Paiement du Centre de facturation UPS, sélectionnez Ajouter un compte bancaire pour établir un Compte de paiement. (Pour les comptes déjà établis, sélectionnez Modifier pour mettre à jour les renseignements sur le compte ou Supprimer pour supprimer un compte.) 12

15 Paiement (suite) Comptes de paiement (suite) L écran permettant d ajouter de l information sur le compte bancaire s affiche ensuite. Vous devrez saisir les renseignements dans les champs requis appropriés. Utilisez seulement des caractères alphanumériques dans le champ Nom du compte de paiement. Remarque : Les caractères spéciaux (par #, *,?) ne sont pas pris en charge dans le champ Nom du compte de paiement. 13

16 Paiement (suite) Paiements uniques En utilisant l option de paiements uniques, vous devez procéder au paiement à UPS pour chaque facture à payer. Remarque : Pour planifier des paiements dans le Centre de facturation UPS, vous devez avoir établi au moins un Compte de paiement. Vous devez sélectionner une facture à acquitter chaque fois. Plusieurs factures peuvent être sélectionnées pour simplifier le paiement : cocher simplement la case supérieure qui sélectionne toutes les factures en souffrance ou sélectionner seulement les factures à acquitter. Les paiements peuvent être modifiés ou annulés à tout moment avant la date de paiement prévue. 14

17 Paiement (suite) Paiements uniques (suite) Vous devrez ensuite saisir la Date de paiement, puis sélectionner le Compte de paiement souhaité. Remarque : Si la facture doit être réglée dès sa réception, le jour en cours sera sélectionné par défaut. Un écran de confirmation des paiements uniques sera affiché. Vous devez confirmer une facture et le montant de la facture. Une fois confirmée, veuillez sélectionner Suivant. 15

18 Paiement (suite) Paiements automatiques L option Paiements automatiques vous permet de configurer les paiements des factures affichées dans le Centre de facturation UPS. Remarque : Toutes les factures en souffrance doivent être payées au moyen de l option Paiements uniques avant la configuration de l option Paiements automatiques. Voici la marche à suivre pour configurer des Paiements : Sélectionnez Paiement, puis Paiements automatiques Cliquez ensuite sur Ajouter des paiements automatiques, puis sur le bouton Suivant Sélectionnez le Numéro de compte 16

19 Paiement (suite) Paiements automatiques (suite) Sélectionnez Compte de paiement à partir du menu déroulant Fournissez le Montant à payer, la Date de virement de fonds et la Date d échéance Sélectionnez Suivant Vérifiez les renseignements sur les paiements automatiques, puis sélectionnez Confirmer Les paiements automatiques peuvent être ajoutés à partir de l écran Gérer les paiements automatiques. Sélectionnez Modifier ou Annuler pour interrompre l opération. L option Paiements automatiques restera activée jusqu à ce qu elle soit annulée ou jusqu à la date précisée. 17

20 Paiement (suite) Activité de paiement Vous pouvez activer les Paiements uniques ou automatiques en cliquant sur l onglet Activité de paiement. Le Centre de facturation UPS peut afficher une activité de paiement pouvant couvrir toute une année. Si un paiement n a pas été traité, vous pouvez modifier la date de paiement ou annuler les paiements planifiés. 18

21 Rapports Six rapports standard sont offerts dans le Centre de facturation UPS. Vous pouvez créer des rapports pour fournir une perspective supplémentaire sur les coûts d expédition. Les rapports peuvent aussi être utilisés pour analyser, attribuer et rapprocher plus efficacement les frais. Vous pouvez produire et télécharger les rapports suivants pour les factures sur les envois nationaux, les exportations et les importations : Sommaire de facturation Détails de facturation Reference Number Detail Détails d un numéro de suivi Détails de correction d adresse Détails d un numéro de référence approuvé Vous pouvez produire un rapport en sélectionnant l onglet Rapport, puis le rapport souhaité dans la liste des rapports standard. Une fois que le rapport aura été sélectionné, l écran Critères de recherche s affichera. Saisissez une période (obligatoire), puis sélectionnez les numéros de compte. Les menus déroulants peuvent être utilisés pour sélectionner des critères additionnels. Puis sélectionnez Recherche. 19

22 Rapports (suite) Personnaliser ce rapport Vous pouvez personnaliser tous les rapports standard, à l exception du rapport de détails de correction de l adresse. Après avoir choisi le rapport standard Sommaire de facturation ou Détails de facture, sélectionnez l onglet Personnaliser ce rapport. Vous pouvez sélectionner les colonnes que vous voulez afficher dans un rapport personnalisé. Pour réarranger les colonnes, vous devrez utiliser les fonctions Ajouter/ Supprimer pour placer les champs dans l ordre désiré. Remarque : Les rapports personnalisés excédant 1000 rangées doivent être affichés comme rapport par lots. Pour afficher le rapport complet, sauvegardez-le sous l onglet Mes rapports personnalisés. Puis, ouvrez le rapport sauvegardé et sélectionnez l onglet Demande par lots. 20

23 Rapports (suite) Rapport par lots Vous pouvez demander des rapports par lots pour des rapports contenant une grande quantité de données. Pour les rapports de plus de 1000 dossiers, une demande par lots peut être utilisée. Pour créer une demande par lots, sélectionnez un rapport standard ou personnalisé sauvegardé. Sélectionnez l onglet Demande par lots, nommez le rapport par lots et sélectionnez Créer. Les Rapports par lots créés à partir de Rapports standard peuvent être partagés avec d autres utilisateurs du Centre de facturation UPS. Remarque : Les demandes de Rapport par lots seront traitées dans les 24 heures. Lorsque le Rapport par lots sera disponible, une icône de téléchargement s affichera dans la colonne Actions de l écran Rapports par lots. Sélectionnez la case X dans la colonne Actions pour supprimer le Rapport par lots. Remarque : Sélectionnez Lorsque mon rapport par lots est prêt dans la section Administration/profil pour recevoir un avis concernant la disponibilité du rapport. 21

24 Administration/profil L onglet Administration est accessible si votre rôle est celui d un administrateur. Les administrateurs peuvent ajouter et gérer des utilisateurs et des comptes, des profils d utilisateur et des envois par courriel. L onglet Profil est accessible si on ne vous a pas attribué le rôle Administration. De cet endroit, vous pouvez gérer vos envois par courriel. Aperçu de l administrateur Il y a trois onglets sous Administration : Gestion de l entreprise Gestion des utilisateurs Notification Entreprise Sous Entreprise, il y a quatre onglets : Ajouter des comptes Mettre à jour formats de facture Gestion des inscriptions Gestions des paiements 22

25 Administration/profil (suite) Administrateur Utilisateurs En tant qu administrateur, vous pouvez afficher, modifier, supprimer et ajouter des utilisateurs à partir de cet écran. Pour ajouter un nouvel utilisateur, vous devez saisir le code Mon UPS de l utilisateur et l adresse de courrier électronique associés, puis attribuer un rôle à l utilisateur. Rôles disponibles : Voir uniquement; Voir et modifier; Voir et payer; Voir, payer et ajuster; ou Gestionnaire de régime. Vous recevrez un message les informant que l utilisateur a été ajouté avec succès. L utilisateur nouvellement créé s affichera dans la liste des utilisateurs sous les résultats de recherche. Pour mettre à jour ou modifier un rôle d utilisateur, sélectionnez Modifier. Pour supprimer un utilisateur du Centre de facturation, sélectionner Supprimer. 23

26 Administration/profil (suite) Administrateur Ajouter un compte Pour authentifier un compte dans la section Ajouter un compte, vous devrez fournir le numéro de compte, le numéro de facture, le montant dû de la facture et le code de contrôle d une facture précédente. Remarque : Un message s affichera une fois qu un compte aura été validé avec succès. 24

27 Administration/profil (suite) Administrateur Gérer un compte En tant qu administrateur, vous avez accès à tous les comptes dans le profil d entreprise et vous êtes automatiquement associé à tous les comptes. Les utilisateurs non-administrateurs ne sont pas associés automatiquement à des comptes et ne peuvent pas afficher les renseignements relatifs aux comptes qui ne leur sont pas attribués. Les utilisateurs non-administrateurs doivent se voir attribuer manuellement des comptes par un administrateur en utilisant la fonction Gérer le compte. 25

28 Administration/profil (suite) Administrateur Avis Tous les utilisateurs peuvent gérer leurs préférences courriel à partir de l onglet Notification. Les options de gestion d envois par courriel seront affichées. Vous devez sélectionner toutes les cases requises pour recevoir un courriel lorsqu une activité spécifique se déroule dans le Centre de facturation UPS. Vous pouvez mettre une adresse de courrier électronique en accédant à votre profil UPS par l entremise de ups.com. Non-administrateur 26

29 Assistance Vous pouvez obtenir du soutien à partir de l onglet Assistance à l intérieur du Centre de facturation UPS sur ups.com. Vous y trouverez des renseignements qui vous permettront : D accéder aux renseignements d aide disponibles au Centre de facturation UPS. De contacter UPS par courriel en remplissant un formulaire Web sur le site ups.com. Une fois le formulaire rempli, sélectionnez le bouton Suivant au bas de l écran. Remplissez les champs d information, sélectionnez Centre de facturation UPS et saisissez votre question ou votre commentaire. Sélectionnez Envoyer un courriel dans le coin supérieur droit de l écran. De communiquer avec UPS par téléphone. 27

30 Assistance (suite) Assistance téléphonique Vous pouvez aussi contacter UPS par téléphone pour des questions sur vos factures ou pour obtenir du soutien technique au sujet du Centre de facturation UPS. Les numéros de téléphone sont différents. Facturation nationale Facturation des importations Soutien technique Questions sur la facturation nationale/importation : Pour toute question concernant la facturation, vous pouvez contacter par téléphone le service de soutien pour la facturation (importation/nationale). Facturation nationale : Facturation des importations : Soutien technique : Pour toute question technique, vous pouvez composer le Foire aux questions : Envoyer une demande par courriel : 28

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