Démarrer l'edi avec Leroy Merlin

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1 Démarrer l'edi avec Leroy Merlin Sommaire 1. Notions générales Qu est-ce que l EDI? Types d implémentation possibles Messages et mise en place Le message Commande : ORDERS 93.A Le message Facture : INVOIC 96.A Le message Avis d expédition : DESADV 96.A... 6

2 1. NOTIONS GENERALES 1.1. Qu est-ce que l EDI? EDI signifie «Echange de Données Informatisé». L EDI est une technique permettant de remplacer les échanges de données papier, mail ou fax (commandes, factures, bordereau de livraison, données produits, ) par des échanges entre les systèmes informatiques des différents partenaires. Cette technique revient à échanger des ensembles structurés d informations, nommés «messages». L intérêt principal de l EDI réside dans le fait de réduire voire supprimer les ressaisies d informations à réception du message : les données sont automatiquement intégrées dans le système de gestion adéquate (gestion commerciale pour les commandes, ), ce qui apporte : fiabilisation et gain de temps dans les échanges Types d implémentation possibles Il existe plusieurs solutions pour mettre en place l EDI : - EDI in situ : Prendre en charge, soi-même, la mise en place et la maintenance d un dispositif EDI, intégré au Système d Information (SI)

3 - EDI ASP : Confier la mise en place et la maintenance d un dispositif EDI, intégré au Système d Information, à un Fournisseur de Service Applicatif qui héberge la solution - Webedi : Louer l accès à un dispositif EDI, totalement indépendant du Système d Information Le choix entre l une ou l autre des solutions s effectue en se basant sur : - La complexité de l activité (nombre de références gérées, nombre de lignes de commandes traitées, le nombre de points de livraison) - Le volume des messages et leur fréquence - La capacité du Système d Information à intégrer / émettre des flux de données - Le tableau ci-dessous récapitule les avantages et inconvénients de chacune des 3 solutions : Avantages Inconvénients EDI In Situ - Réduction, voire suppression des ressaisies (fiabilité, gain de temps), car intégré au SI - Indépendance - Travail préalable de mapping des données EDI <=> SI à prévoir - Ressources expertes EDI à prévoir pour la maintenance et la gestion de l EDI au quotidien (gestion des exceptions) EDI ASP - Réduction, voire suppression des ressaisies (fiabilité, gain de temps), car intégré au SI - Exploitation externalisée - Travail préalable de mapping des données EDI <=> SI à prévoir - Externalisation des données - Dépendance par rapport à un prestataire Webedi - Rapidité / coûts de mise en place - Pas de gains de productivité, ni de fiabilité (ressaisies) - Coûts : en général, coût au message, non adapté pour des gros volumes d échange - Dépendance par rapport à un prestataire

4 2. MESSAGES ET MISE EN PLACE Leroy Merlin gère à l heure actuelle 3 messages : - commande (ORDERS 93.A, passage en 96.A en cours) - facture (INVOIC 96.A) - avis d expédition (DESADV 96.A). Le langage utilisé est l EANCOM Le message Commande : ORDERS 93.A Pour un fournisseur en EDI in situ ou EDI ASP souhaitant mettre en place la réception des commandes avec Leroy Merlin, la suite d actions à dérouler est la suivante : 1. Mettre en place le dispositif EDI : 2. Consulter le Cahier des Charges du message Commande («Commande 93.A Leroy Merlin - Cahier des Charges.doc») émis par Leroy Merlin et paramétrer le dispositif EDI en fonction de cet exemple : il faut notamment gérer les exceptions de type code GTIN article ou GLN magasin inconnu, les vérifications et alertes sur les prix de la commande, la prise en compte des commentaires de l acheteur, le traitement d une commande magasin à livrer sur entrepôt, 3. Mettre en place l organisation qui convient pour le traitement des cas particuliers 4. Mettre à jour les codes lieux et produits : Récupérer les codes GLN magasins et entrepôts Leroy Merlin à l adresse : Codes GLN magasins et entrepôts Leroy Merlin Vérifier que vos informations produits (code GTIN, prix) sont correctement renseignées dans les bases Leroy Merlin (contact : interlocuteur Centrale d'achats pour obtenir les listings prix d'achats PA06) 5. Une fois que tous ces éléments sont en place : compléter le formulaire de demande de démarrage de la phase de tests «Commande - Formulaire pour démarrage de la phase de tests.xls») et le transmettre par mail à A partir de la date prévue, les commandes sont envoyées en double par EDI et par mail durant une période d une quinzaine de jours, qui permet de valider le process global de réception et traitement des commandes 6. Une fois la période de test validée, Leroy Merlin supprime l envoi par mail. Pour un fournisseur en webedi, la mise en adéquation de la solution par rapport aux Cahier des Charges Leroy Merlin est assurée par le prestataire référencé par Leroy Merlin.

5 2.2. Le message Facture : INVOIC 96.A Le message Facture émis par le fournisseur et à destination de Leroy Merlin doit respecter le Cahier des Charges «Facture 96.A Leroy Merlin - Cahier des Charges.doc». Pour un fournisseur souhaitant transmettre ses factures en EDI à Leroy Merlin, la suite d actions à dérouler est la suivante : 1. Consulter le Cahier des Charges «Facture 96.A Leroy Merlin - Cahier des Charges.doc» émis par Leroy Merlin et paramétrer le dispositif EDI en fonction de ce Cahier des Charges 2. Mettre en place l organisation qui convient pour le traitement des cas particuliers 3. Une fois tous ces éléments en place, contacter pour la phase de test 4. Après validation de cette phase et accord des 2 parties, passage en réel avec suppression du papier : Envoi des facture chaque jour avant 20h. N.B. L archivage de vos factures doit respecter le Cahier des Charges de la DGI. Pour plus d information, un site dédié à la facture a été mis en place par GS1, accessible à l adresse suivante : Pour les fournisseurs en webedi, les prestataires référencés par Leroy Merlin s engagent à générer des factures en cohérence avec le Cahier des Charges Leroy Merlin.

6 2.3. Le message Avis d expédition : DESADV 96.A Le message Avis d expédition émis par le fournisseur et à destination de Leroy Merlin doit respecter le Cahier des Charges «DESADV 96 A profile LEROY MERLIN v1 09.pdf». Pour un fournisseur souhaitant transmettre ses avis d expédition en EDI à Leroy Merlin, la suite d actions à dérouler est la suivante : 1. Consulter le Cahier des Charges «DESADV 96 A profile LEROY MERLIN v1 09.pdf» émis par Leroy Merlin et paramétrer le dispositif EDI en fonction de ce Cahier des Charges 2. Mettre en place l organisation qui convient pour le traitement des cas particuliers 3. Une fois tous ces éléments en place, contacter pour la phase de test 4. Après validation de cette phase et accord des 2 parties, passage en réel avec suppression du papier Pour les fournisseurs en webedi, les prestataires référencés par Leroy Merlin s engagent à générer des DESADV en cohérence avec le Cahier des Charges Leroy Merlin.

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