Office 365 : Découvrir et se familiariser 1 - Partie 02 -

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1 Aide pédagogique à l utilisation des ressources numériques Office 365 : Découvrir et se familiariser 1 - Partie 02 - Office 365 et les groupes. P 1 Utiliser OneDrive (Online) P 9 Annexes Ajouter un membre à un groupe.. P 15 Devenir membre d un groupe. P 17 S abonner à un groupe par courrier électronique... P 19 Partager un fichier.. P 20 Restaurer une version précédente d un document.. P 26 Office 365 et les groupes. 1. Qu est-ce qu un groupe de travail? 2 Un groupe est un espace de travail collaboratif. Les ressources partagées principales d'un groupe sont : - une boite de réception (conversations), - un calendrier, - une bibliothèque de documents (fichiers) - un bloc note (OneNote), - un site d'équipe, - les connecteurs, - le planificateur. Remarque : Il ne faut pas confondre le groupe de travail avec la liste de distribution. La liste de distribution regroupe les adresses de courriel de plusieurs personnes et permet d envoyer un courriel en une seule fois à tous les membres de la liste de distribution. La liste de distribution est généralement créée par le service informatique, dans ce cas sa mise à jour est automatique et liée à ProEco. Par exemple : la liste de distribution de tous les enseignants de l IPL : IPL ENS. 1 Sources : 2 En savoir plus sur les groupes Office 365 : et 1

2 2. Créer un groupe de travail. 1. Dans la colonne de gauche, cliquer sur le + à côté de Groupes ou sur le + Créer en dessous. 2. Vous avez un premier choix à effectuer. 3 - Choisissez Communauté de formation professionnelle pour créer un cours en ligne. - Dans tous les autres cas, choisissez Groupe standard. Cliquez sur le bouton Suivant de votre choix. 3 Actuellement (février 2017) les différences ne sont pas significatives. La communauté de formation professionnelle est un outil destiné aux enseignants qui souhaitent créer un cours en ligne. La différence avec le groupe standard se retrouve essentiellement dans le Bloc-notes dont la structure prédéfinie invite à la création d'une communauté d'apprentissage. Les paramètres de confidentialité par défaut sont privés pour la Communauté de formation alors qu'ils sont publics pour le groupe standard. Cependant dans les deux cas, ce paramètre peut être modifié lors de la création du groupe. 2

3 3. Dans la partie de droite de l écran, une fenêtre s ouvre pour la création d un groupe. Choisir un nom pour le groupe 4 : 4. Pour l ID du groupe laisser la proposition. 5. Ajouter une brève description. 6. Privé = seuls les membres du groupe peuvent participer aux conversations et consulter les ressources. A l opposé, dans un groupe Public tous les membres de la HE-Vinci peuvent consulter le contenu. 5 Les groupes publics et privés ne sont ni visibles ni accessibles aux personnes extérieures à votre organisation, à moins que ces personnes n aient été spécifiquement invitées. 7. Cocher la case [x] pour envoyer des copies des événements et des conversations de groupe aux boites de réception des membres. En cochant cette case les membres recevront automatiquement dans leur propre boite de courriel les messages des membres du groupe. Si la case n est pas cochée ils devront consulter les informations par le biais du groupe ou, devront s abonner à ce groupe par courrier électronique (Voir dans les annexes : S abonner à un groupe par courrier électronique). 8. Cliquer sur Créer. Patienter quelques instants, le groupe de travail se crée. 4 Nous vous invitons à placer les premières lettres de votre institut puis la dénomination (Exemple : ENCBW 3NPC, ECAM COCO, Marie Haps Accueil, IPL Service social, ). Ceci permettra une recherche plus aisée parmi tous les groupes de la Haute Ecole. 5 Remarque : Ultérieurement il est toujours possible de modifier le type de groupe. Pour rendre privé votre groupe public (ou vice versa), dans Outlook sur le web, cliquez sur le bouton Paramètres en haut à droite, puis sélectionnez Modifier le groupe dans le menu déroulant. 3

4 3. Inscrire des membres dans un groupe de travail. Lors de la création du groupe, une fenêtre s ouvre pour vous proposer d inscrire les membres du groupe. 1. Inscrire le nom de la personne à ajouter. Son nom, son prénom et son adresse de courriel apparaissent et permettent de vérifier que ce soit la bonne personne. Cliquer sur le nom pour ajouter cette personne au groupe. 2. Lorsque tous les membres sont ajoutés au groupe, cliquer sur Ajouter pour constituer le groupe. Remarque : Ultérieurement il est possible pour les administrateurs d un groupe d ajouter ou de retirer un membre (Voir dans les annexes : Ajouter un membre à un groupe). Les membres sont ajoutés au groupe. La fenêtre se ferme. Un nouveau groupe apparaît dans la colonne de gauche. Chaque membre inscrit recevra un courriel pour l informer qu il est désormais membre de ce groupe. Remarque : lorsqu un nouveau membre rejoint un groupe, il pourra visionner toutes les conversations du groupe. 4. Les outils d un groupe de travail Conversation et courriels Chaque groupe possède sa propre boîte aux lettres. Lors de l inscription le propriétaire a décidé (ou non) que chaque membre recoit les courriels dans sa propre boite de courriel. 6 Il est aussi possible d avoir une conversation avec les membres d un groupe en publiant des messages courts et en y répondant. L historique des conversations est préservé, elles sont triées par date. Tous les membres de la HE-Vinci peuvent envoyer un message au groupe, lors de la rédaction du courriel, il suffit de taper le nom du groupe sur la ligne À 6 Voir aussi en annexe : S abonner à un groupe par courrier électronique. 4

5 Utilisation de la Comme dans les courriels personnels, l'utilisation dans le corps du message du permet de choisir un destinataire supplémentaire (1) à qui adresser le message. Ce qui ajoute l'adresse du destinataire dans le champ A (2) Par ailleurs, dans un groupe la mention "@all" permet de forcer la notification aux membres du groupe même à ceux qui ne sont pas abonné aux notifications. 5

6 4.2. Le calendrier 7 du groupe. Le calendrier du groupe permet aux membres d un groupe de coordonner leurs plannings. Tous les membres du groupe voient automatiquement les invitations à participer à des réunions et les autres événements. Les événements que vous créez dans le calendrier de groupe sont ajoutés et synchronisés automatiquement avec votre calendrier personnel. Lors de la création d'un événement, vous avez la possibilité d'envoyer une invitation aux autres membres du groupe. Les membres du groupe reçoivent dans la boite de réception du groupe 8 l'invitation de la part du groupe (1). Ils peuvent l'accepter, l'accepter provisoirement, la refuser ou proposer un autre moment (2). 7 Voir aussi toutes les informations à propos de l'utilisation du calendrier dans le document Office Formation de base - partie 1 (2017). 8 Les membres peuvent aussi recevoir cette invitation dans leur propre boite de réception pour autant qu'ils soient abonnés aux messages électroniques du groupe. Voir aussi en annexe : S abonner à un groupe par courrier électronique. 6

7 Lorsqu'un événement est ajouté par un membre du groupe sans envoyer d'invitation, les autres membres du groupe peuvent l'ajouter à leur calendrier personnel. A partir du calendrier de groupe (cliquer sur l événement et sélectionner Ajouter à mon calendrier personnel). Cet événement sera synchronisé automatiquement avec le calendrier personnel Bibliothèque de documents SharePoint (Dossiers et fichiers). Le partage de contenu, tel que des fichiers et des dossiers, est l une des caractéristiques de la collaboration de groupe. Cette fonctionnalité sera développée dans le chapitre suivant (Utiliser OneDrive). Cependant depuis peu de temps, l'onglet Fichiers dans la barre des outils d'un groupe renvoie vers la Bibliothèque de documents Sharepoint. (Voir aussi à ce sujet le site d'équipe Sharepoint) Bloc-notes OneNote 9 OneNote pourrait être qualifié de Word +. Tel un bloc note, il se présente comme une page Word, avec les mêmes possibilités de bases. Son "plus" vient du fait qu'il permet de ranger tous ses fichiers textes ou autres en un bloc-notes, découpé ensuite en section, puis page puis sous page et ainsi de suite. Vous pouvez y classer différent types d'informations : - textes tapés ou manuscrit - des "objets" (image ou vidéo) - des tableaux Excel ou vos présentations Powerpoint. 9 Source et pour plus d'informations : OneNote: un fichier unique, une organisation, tout votre travail et Formation OneNote. Pour Class Notebook, voir 7

8 4.5. Le planificateur 10 Permet l'attribution et la gestion des tâches entre les membres d'un groupe. Pour en savoir plus, consultez la page Prise en main rapide du Planificateur Microsoft 4.6. Les connecteurs Les connecteurs vous permettent de rester informé des mises à jour et du contenu qui vous intéressent sur d autres services que vous utilisez fréquemment. (Exemples : flux RSS d'enseignement.be, du journal Le Soir (Education), ) 4.7. Le site d équipe SharePoint Un site d équipe SharePoint connecte les membres d'une équipe et leurs contenus. Sur la page d accueil d un site d équipe, vous pouvez afficher des liens vers des fichiers important, des applications et des pages web et consultez récente activité du site dans la flux d activités. Pour accéder à un site d équipe : - choisir la tuile SharePoint dans le menu principal, ensuite sur la page d'accueil de SharePoint, choisir le site souhaité. - dans la barre d'outil d'un groupe, la section fichiers permet d'accéder au site d'équipe. Plus d'informations au sujet du site d'équipe voir Personnaliser votre site d équipe Voir aussi à ce sujet, l'information du service communication de la Haute école de Vinci. 1. Lorsqu'un propriétaire d un groupe quitte la HE-Vinci, tous les courriels, les fichiers et les événements du calendrier sont enregistrés afin que les autres membres du groupe puissent accéder aux données. Il sera nécessaire que le service informatique de votre institut désigne une nouveau propriétaire du groupe. 2. Un groupe ne peut pas contenir plus de 10 propriétaires. 10 Voir aussi Créer des compartiments pour trier vos tâches et Marquer vos tâches avec des étiquettes 8

9 Utiliser OneDrive. Remarque : OneDrive est un système de stockage et de partage de fichiers. Comme le sont DropBox, HubiC, Google Drive, OneDrive permet la gestion de documents en ligne (Online) ainsi qu une synchronisation avec un ou plusieurs ordinateurs. Dans cette partie de la formation nous n aborderons pas la synchronisation des fichiers avec un ordinateur. Les principales zones de l écran de OneDrive. 1. La recherche parmi les dossiers et fichiers. 2. Les outils de gestion des dossiers et des fichiers. 3. Présentation et informations par rapport aux différentes actions sur les dossiers et les fichiers. 4. Options (Paramètres OneDrive) 5. Documents utilisateur et Groupes. 6. Dossiers et documents. 1. La recherche parmi les dossiers et les documents. 1. Mot clé de la recherche 2. Résultats de la recherche 3. Recherche plus approfondie (Ouvre une fenêtre vers la totalité des résultats de la recherche). 9

10 2. Les outils de gestion des dossiers et des fichiers Pas de dossier ni de fichier sélectionné. Nouveau (illustration ci-contre), permet de créer un nouveau dossier, un nouveau document (Word, Excel, PowerPoint, Blocnotes, ) ou un nouveau lien. Remarque : il est aussi possible d'ajouter un dossier ou des fichiers par glisser déposer. Charger, permet d importer un dossier (et tous ses fichiers) ou un ou plusieurs fichiers Un fichier ou un dossier est sélectionné. Ouvrir, permet d ouvrir le document ou le dossier. Partager, ouvre la fenêtre de partage qui permet de partager le document (ou le dossier) avec un ou plusieurs utilisateurs en octroyant des droits de lecture ou d écriture (Voir aussi en annexe : Partager un fichier) Partager permet aussi d obtenir différents liens en vue du partage. Télécharger, permet de télécharger le document. Il se placera dans le répertoire de téléchargement. Obtenir un lien, ouvre la fenêtre de partage et permet d obtenir un lien en vue du partage. Supprimer, permet de supprimer un document ou un dossier (une confirmation est demandée). Copier ou déplacer, permet de copier ou de déplacer l élément sélectionné et de choisir l emplacement. Renommer, permet de renommer un dossier ou un document. (Historique des versions 11 ), permet de visualiser les différentes versions du document et de restaurer une version si nécessaire. 11 Voir en annexe : Restaurer une version précédente d un document 10

11 3. Présentation et informations par rapport aux différentes actions sur les dossiers et les fichiers. Trier. Une fonction de tri, par ordre croissant ou décroissant, permet d organiser les fichiers et dossiers en fonction de différents critères (Nom, date de modification, taille). Le bouton de présentation permet de modifier l affichage des dossiers et des documents : soit sous forme de liste (illustration ci-dessus) soit sous forme d icônes (illustration ci-dessous). Le bouton Information permet d obtenir une vue rapide du document et de différentes informations dont celles relatives au partage (Illustration ci-dessous). 11

12 4. Options (Paramètres OneDrive). Aucune option nécessaire pour une utilisation correcte de OneDrive. 5. Documents utilisateur et Groupes. 1. Fichiers donne un aperçu des dossiers et fichiers de l utilisateur. 2. Partagés avec moi donne un aperçu des dossiers et fichiers partagés avec l utilisateur. 3. Cliquer sur le nom du groupe (3), pour consulter les dossiers et documents (4) de ce groupe de travail. 12

13 6. Dossiers et documents. 1. Chemin du dossier (possibilité de naviguer dans les répertoires). 2. Titre des différentes colonnes (Cliquer sur le titre permet le classement par ordre croissant ou décroissant en fonction du titre). 3. Zone de sélection. Cocher le bouton permet de sélectionner le ou les dossiers ou fichiers. Cocher le bouton qui se trouve dans le titre permet de sélectionner ou désélectionner tous les dossiers ou fichiers. 4. Noms des dossiers et fichiers. Cliquer sur le nom d un dossier ou d un fichier l ouvre. 5. Ouverture du menu de gestion des dossiers ou fichier. 7. OneDrive personnel, OneDrive de Groupe ou site d équipe? 12 Il est conseillé d enregistrer un document dans le OneDrive personnel : S il ne doit pas être partagé. S il sera partagé pour une courte période. Vous enregistrerez vos documents dans un groupe (ou, pour certains dans un site d équipe) Lorsque vous voulez que les membres de l équipe, du groupe reconnaissent que le document s inscrit dans le cadre d un projet en cours. Si vous souhaitez que les autorisations soient accordées au niveau du site, du groupe et non à celui des documents individuels. Les utilisateurs qui ont accès au site d équipe, au groupe ont également accès aux documents qui y sont stockés. Les utilisateurs pensent les trouver dans la bibliothèque de site d équipe ou du groupe, étant donné que d autres documents liés au projet y sont déjà enregistrés. 12 Pour lire l article complet : 13

14 Annexes 14

15 Ajouter un membre à un groupe. 1. Ajouter un membre suite à une demande. Lorsqu un groupe est privé, les utilisateurs qui souhaitent collaborer au groupe doivent effectuer la demande (Voir annexe suivante : Devenir membre d un groupe). La demande parvient par courriel au propriétaire du groupe. Pour approuver la demande, celui-ci doit cliquer sur Approuver la demande, ensuite cliquer sur le bouton Enregistrer de la fenêtre d inscription des nouveaux membres (voir illustration ci-contre). Le nouveau membre recevra un courriel pour lui signifier que sa demande est acceptée (Voir illustration ci-dessous). 15

16 2. Ajouter un membre par l interface de gestion du groupe. Outre le fait que le propriétaire d un groupe peut ajouter des membres lors de la création du groupe il lui est aussi possible d en ajouter par l interface du groupe. Se rendre dans Contacts 13 et choisir le groupe. 1. Cliquer sur Membres (1) et ensuite sur Ajouter des membres (2). 3. Dans la fenêtre, compléter la zone de recherche (3) avec les premières lettres du prénom ou du nom de la personne. Si le nom n apparaît pas, il est possible d effectuer une recherche dans l annuaire (4). Cliquer sur le nom de la personne lorsqu il apparaît (5). Il est possible de répéter ceci pour tous les nouveaux membres à ajouter. Pour achever, cliquer sur le bouton Enregistrer (6) pour valider le choix. 13 Il est aussi possible d inscrire de nouveaux membres dans un groupe à partir de Courrier ou Calendrier. 16

17 Devenir membre d un groupe. Pour visualiser tous les groupes, se rendre dans Courrier, Contacts ou Calendrier. Dans la colonne de droite en dessous de Groupes, cliquer sur Découvrir. La fenêtre suivante présente des suggestions de groupes à rejoindre ainsi que la liste de tous les groupes de la HE-Vinci. 1. Pour trouver un groupe, inscrire le nom du groupe recherché dans la zone de recherche (audessus à droite dans la partie Tous les groupes) et cliquer sur la loupe. Une liste de groupes apparait dont le nom contient l occurrence recherchée. 2. Cliquer sur le nom du groupe recherché. Remarque : Un groupe Office 365 peut être public ou privé. 17

18 1. Inscription à un groupe public. Le groupe public est ouvert à tout le monde. Chacun pourra l afficher et le rejoindre sans attendre l approbation du propriétaire. Pour s inscrire, cliquer sur le bouton Rejoindre. Un message est envoyé et confirme l inscription au groupe. Dès cet instant il est possible de visualiser le contenu partagé au sein de ce groupe. 2. Inscription à un groupe privé. Le groupe privé n est pas ouvert. Pour s inscrire il faut cliquer sur le bouton Rejoindre. Ensuite il faut compléter (1) et envoyer (2) la demande de participation au groupe. Le propriétaire du groupe recevra un courriel avec la demande d inscription. Il peut approuver (ou non) la demande. Remarque : 1. Bien qu il ne soit pas possible de participer à un groupe privé sans en être membre, il est cependant possible d envoyer des messages électroniques à un groupe privé et même recevoir des réponses provenant de ce groupe privé. 18

19 S abonner à un groupe par courrier électronique. Lors de la création d un groupe, si le propriétaire du groupe n a pas coché la case [x] pour envoyer des copies des événements et des conversations de groupe aux boites de réception des membres ceux-ci ne recevront pas les courriels du groupe dans leur boite de courriel personnelle. Chaque membre peut cependant décider de s abonner pour recevoir les courriels du groupe dans sa boite personnelle. 1. Dans la liste des groupes, sélectionner le groupe concerné. 2. Dans le coin supérieur droit, cliquer sur Rejoint. 3. Cliquer sur S abonner à ce groupe par courrier électronique. L opération inverse est aussi possible pour ne plus recevoir les courriels du groupe dans sa boite de courriel personnel. Dans ce cas, il faut choisir Se désinscrire des messages électroniques pour ce groupe. 19

20 Partager un fichier OneDrive permet de manière assez simple de collaborer sur des fichiers partagés. Pour partager un fichier, il faut qu il soit présent dans votre OneDrive. Si ce n est pas le cas, il faut le «glisser» dans votre OneDrive. Ensuite il faut appliquer les règles de partage. Cette fiche vous explique comment procéder. 1. Avec votre navigateur, accéder à l Office 365 ( 2. Dans le menu, choisir OneDrive. 3. Ouvrir le Finder (Mac) ou l Explorateur pour retrouver le fichier à transférer. 4. Transférer (glisser) le fichier parmi les fichiers de votre OneDrive 20

21 5. Un avis signale que vous venez de charger un fichier (6). 7. Pour le partager, sélectionnez-le (Cliquer dans l espace à gauche du fichier). 8. Cliquer dans le menu supérieur sur Partager. 21

22 9. Dans la fenêtre qui s ouvre inscrire dans la zone de recherche le prénom (et éventuellement les premières lettres du nom de famille) de la personne avec qui vous souhaitez partager ce fichier. (Voir aussi en fin de document : Remarque à propos de la fenêtre de partage) 10. A l aide de l ascenseur, parcourir la liste des personnes pour trouver la personne souhaitée. 11. Cliquer sur la personne souhaitée pour valider votre choix. 12. Le nom de la personne s inscrit dans la zone des personnes avec qui vous souhaitez partager ce fichier. Au besoin, répéter l action (9 à 11) pour partager avec d autres personnes. 13. Choisir le mode de partage (Peut modifier ou Afficher). 22

23 14. Eventuellement inscrire un message pour les destinataires du partage. 15. Cliquer sur le bouton Partager pour envoyer le message et le lien vers le fichier partagé. Remarque. Il est aussi possible de partager un fichier avec un groupe d étudiants et/ou de professeurs. Dans la fenêtre de recherche il faut indiquer la première partie du nom du groupe. Exemples : ENCBW : donne déjà la liste des groupes du département Normal Secondaire. ENCBW Inst : donne la liste de tous les groupes des départements Normal Préscolaire et Normal Primaire. 23

24 16. Les destinataires du message recoivent un courriel avec le lien vers le fichier partagé. 17. Le fichier partagé est accessible dans le OneDrive dans le répertoire Partagés avec moi. 18. Un simple clic sur le lien dans le courriel ou sur le nom du fichier dans le OnDrive ouvre le fichier en lecture seule. 24

25 19. Si le partage s est effectué avec la modification possible vous pouvez l ouvrir pour le modifier. Cliquez dans le menu supérieur sur Modifier le classeur. 20. Et choisir de l ouvrir soit dans l Office en ligne (Word Online, Excel Online, ) soit dans le programme (Word, Excel, ) de votre Office de bureau. Remarque à propos de la fenêtre de partage. Dans la fenêtre de partage du document outre le choix des personnes il y a deux options supplémentaires : 1. Obtenir un lien (voir illustration ci-dessous) : permet de partager le document avec des personnes extérieures à la HE-Vinci. (Cliquer sur Lien de modification (3) et effectuer le choix en fonction du type de partage souhaité (4)). 2. Partagé avec : permet de visualiser les personnes avec qui le document est partagé. 25

26 Restaurer une version précédente d un document 1. Se connecter à l Office 365 et accéder à OneDrive. 2. Sélectionner le document pour lequel une version antérieure doit être restaurée. 3. Cliquer sur les pour ouvrir le menu de gestion du document. 4. Dans le menu, choisir Historique des versions 26

27 5. Une fenêtre s ouvre avec les différentes versions du document. 6. Cliquer sur la version qui doit être restaurée. 7. Dans le menu, choisir Restaurer. 8. Cliquer sur OK pour confirmer. La version du document sélectionnée (9) devient la version actuelle. La version actuelle (10) précédente devient la version précédente dans la liste. 27