LE SAVOIR FAIRE D UN ETABLISSEMENT OQN EN MATIERE DE FACTURATION AU FIL DE L EAU

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1 LE SAVOIR FAIRE D UN ETABLISSEMENT OQN EN MATIERE DE FACTURATION AU FIL DE L EAU Jean-Marc SAULI Chef du Service Facturation - Institut A. TZANCK Saint-Laurent du Var

2 LES PRE REQUIS Enjeu de la facturation dans le cadre de la T2A Sensibilisation de l ensemble du personnel sur les problématiques de la facturation

3 I ORGANISATION DE LA CHAINE DE FACTURATION Identification des acteurs de la chaine de facturation pour améliorer le recueil des données médico-administratives Bureau des entrées Unités médicales Professionnels de santé DIM Service facturation SI Mise en place d indicateurs sur la totalité de la chaine de facturation Exhaustivité du codage PMSI Vérification des données administratives des dossiers Délai de facturation Exploitation du taux de rejets Gestion rapide des rejets et actions correctives : SIH, bureau des entrées, services facturation Contrôle de l exhaustivité des données à facturer Contrôle mensuel des encours (urgences, ambulatoire, soins externes, hospitalisation)

4 Les points d accueil sont placés sur le circuit physique du patient et le patient, sauf urgence, doit s y rendre avant admission dans l unité médicale Contrôle du délai de facturation Exhaustivité des informations administratives du patient Rapidité du codage PMSI pour production des GHS Contrôle avant validation Régularité des télétransmissions Gestion des encours Gestion des rejets Rapidité du recouvrement et des relances

5 II ORGANISATION DE TOUTES LES ETAPES DE LA CHAINE DE FACTURATION Avant l admission Information des cabinets médicaux de l entrée du patient et remise de l imprimé de pré-admission à envoyer dans les meilleurs délais avec pièces justificatives (copie pièces d identité, copie justificatif de résidence ) Possibilité de pré-admission en ligne sur le site de l Institut, le patient apportant les justificatifs lors de son admission. Etablissement systématique de devis pour patients sans couverture sociale ou avec assurance étrangère (sauf Urgences) Bon pour accord et montant du devis par virement avant admission

6 A l admission Gestion administrative du patient Application de la procédure d identitovigilance : Référentiel de l ensemble des points d accueil et de création de l identité du patient Procédure uniformisée de création d identité - Règles de recherche dans la base d identité - Documents d identité réclamés et copie dans dossiers Procédure d accueil «dégradée» pour création des dossiers en dehors des heures d ouverture du bureau des entrées Gestion des prises en charge (AMO et AMC) Les procédures d accueil du patient sont connues par poste d accueil

7 Outils informatiques pour la gestion des droits Lecteurs de carte vitale à chaque point d accueil permettant la lecture systématique de la carte vitale et la récupération des informations contenues dans la carte vitale dans le dossier administratif du patient Bornes de mise à jour de carte vitale à chaque point d accueil Accès à CDR (fichier organismes sociaux en ligne) pour chaque poste d accueil et services facturation et recouvrement. Gestion des doublons à l entrée Saisie de l assistante sociale pour les patients étrangers ou en situation précaire Encaissement des acomptes (ticket modérateur, forfait journalier, chambre particulière) Empreinte carte bancaire ou chèque de caution

8 Durant le séjour Rapprochement des services par décloisonnement : relations quotidiennes pharmacie, DIM, bureau des entrées, services facturation Recueil des informations du patient, tant médicales qu administratives, tout au long du séjour Procédures spécifiques de gestion des dossiers : transmission et récupération des formulaires ALD, des prolongations de séjour. Informatisation maximale - Gestion des mouvements en temps réel - Codage des actes CCAM au fil de l eau pour l activité opératoire - Codage dans les unités médicales pour les autres - Injection des actes de labo, Anapath, Kinés par des ponts informatiques - Injection des prothèses par la pharmacie Saisie des molécules onéreuses suite à réception des informations par mail de la pharmacie Préparation du dossier médical par : - Les accueils ambulatoires, - Durant le séjour hospitalier par les étages d hospitalisation

9 A la sortie Sortie administrative du patient - Procédure de sortie du patient en relation avec les services de soins - Encaissement des prestations (en l absence de prise en charge) : forfait journalier, chambres particulières, ticket modérateur, chaque accueil pouvant procéder aux encaissements - Régularisation des acomptes

10 Après la sortie du patient Bureau des entrées Préparation des dossiers facturables par journée au niveau du bureau des entrées : vérification de l envoi ou non du dossier en facturation DIM Dossiers médicaux récupérés par le DIM Codage pour déterminer le GHS Relation DIM / cabinets médicaux par fiche navette Contrôle de l exhaustivité des données à facturer Exhaustivité DIM service facturation direction

11 Facturation Vérification des données saisies ou injectées Validation et édition des factures S3404 si dossiers complets (additifs limités aux actes des hôpitaux publics si possible) Procédure de télétransmission norme B2, flux papier, fréquence des télétransmissions Envoi des documents papier Exploitation des bilans de rejet fournis par l assurance maladie, analyse et mise en place d actions correctives (formation, information, modifications demandées au SI) Travail en commun service facturation / DIM Examen des délais de codage et de facturation mensuelle Editions listes de relance médecins (CRO, lettre sortie, codage ) Exhaustivité

12 Procédure de recouvrement 1 er courrier : envoi à 15 Jours, date de validation de la facturation 1 er rappel : J + 18 jours 2 ème rappel : J + 15 jours avec menace de contentieux 3 ème rappel : J + 15 envoi au contentieux Remarques - Contentieux géré par internet pour éviter l envoi de papiers - Pour les organismes sociaux et mutuelles, les relances se font par trimestre (plus la relance est proche de la date de sortie du patient, plus elle a une chance d aboutir) - Etre attentif au «NPAI»