Module 3 : Gestion des magasins

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1 Module 3 : Gestion des magasins A travers ce module, vous pouvez gérer les magasins sous la forme d espaces de stockage exprimés en Mètre/Linéaire ou leurs descriptions détaillées en épis, travées et tablettes. Ce module comprend 5 fonctionnalités qui sont les suivantes : 1. Structure de localisation : 2. État d occupation des magasins 3. État relatif à la conservation d'un fonds 4. Audits des magasins 5. Statistiques 3.1. Structure de localisation : La fenêtre ci-dessous est une interface pour lister les étages enregistrés : DOC_Module3-V01X Page 1

2 Remarque1 : Le nombre de résultats affiché par page est par défaut 10 Pour naviguer entre les pages utiliser le navigateur :. - Pour ajouter un nouvel étage, à partir de cette fenêtre, cliquez sur l icône :, en haut de la page. - Pour consulter le(s) détail(s) de(s) enregistrements(s) sélectionné(s), utilisez L outil, en bas de la page. - Pour voir l export CSV de(s) enregistrements sélectionné(s) utilisez l outil. - Pour imprimer le(s) enregistrements (s) sélectionné(s) utilisez l outil. - Pour supprimer le(s) enregistrement(s) sélectionné(s) utilisez l outil. - Pour modifier un ou plusieurs enregistrement(s) sélectionné(s), cliquez, tout d abord, sur l icône, une nouvelle fenêtre s affichera alors affiché comme suit : Utiliser, par la suite l icône pour modification., qui permet d afficher le même formulaire de saisie Pour voir la structure générale d un ou de plusieurs étage(s), il faut : - Sélectionner, tout d abord, l étage à partir de la liste des résultats, - Cliquez, par la suite, sur l icône, en bas de la page, une nouvelle fenêtre, s ouvre alors, comme suit : Utiliser, à ce moment, l icône : suit :, une nouvelle fenêtre sera, alors, affichée comme DOC_Module3-V01X Page 2

3 Pour lister les magasins de l «étage 0», par exemple, il suffit de le sélectionner. Tous les magasins qui appartiennent à cet étage doivent être listés dans la deuxième partie du formulaire, comme suit : A travers cet affichage, vous pouvez : - Modifier l étage sélectionné, en cliquant sur :, en haut de la page, une nouvelle fenêtre s ouvre, alors comme suit : DOC_Module3-V01X Page 3

4 Remarque 1 : les sous champs marqués d un astérisque (*) sont obligatoires, il faut les remplir pour pouvoir valider la saisie des données. Le sous champ «N étage» doit être choisi à partir d une liste de choix, en cliquant sur la flèche en bleu qui accompagne la zone du texte. Pour valider, de nouveau, la saisie des données, cliquer sur l icône. Pour enregistrer et recharger comme modèle le formulaire de saisie, cliquer sur l icône. Pour annuler la modification des données, cliquer sur l icône. - Lister tous les magasins qui appartiennent à l étage sélectionné en cliquant sur, en haut de la page, une liste s affichera alors au-dessous, comme suit : DOC_Module3-V01X Page 4

5 A partir de cette liste, vous pouvez : - consulter le(s) détail(s) de(s) enregistrements(s) sélectionnée(s), en utilisant l icône, en bas de la page. - Faire un/des export(s) CSV de(s) enregistrements sélectionné(s) en utilisant l outil. - imprimer les (s) enregistrements (s) sélectionné (s) en utilisant l outil. - supprimer le(s) enregistrement(s) sélectionné(s) en utilisant l outil. - Ajouter un nouveau magasin, en utilisant l icône :, en haut de la page, une nouvelle fenêtre s ouvre, alors, comme suit : Remarque 1 : les sous champs marqués d un astérisque (*) sont obligatoires, il faut les remplir pour pouvoir valider la saisie des données. Remarque 2 : Le sous champ «Type de magasin» est répétable, vous pouvez le dupliquer en cliquant sur l icône :. Remarque 3 : Le sous champ «Type de magasin» doit être choisi à partir d une liste de choix, en cliquant sur la flèche en bleu qui accompagne la zone du texte. Pour consulter le détail d un magasin, il faut : - le Sélectionner, tout d abord, - puis, cliquer sur l outil. Une fenêtre s affiche, alors, comme suit : DOC_Module3-V01X Page 5

6 Le détail du magasin sélectionné est affiché à droite de l écran. A travers cet affichage, vous pouvez : - Modifier le magasin sélectionné en utilisant l icône modifié le magasin 1. Puis, cliquer sur l icône, en effet, une fenêtre sera affichée comme suit : Remarque : Le sous champ marqué d un astérisque (*) est obligatoire, il faut le remplir pour pouvoir enregistrer la saisie d un nouvel épi. Pour ajouter une nouvelle travée, sélectionnez, tout d abord, l étage, choisissiez, par la ensuite le magasin, puis sélectionnez l épi dans lequel vous voulez ajouter cette travée, enfin, cliquez sur l icône En effet, une fenêtre de saisie sera affichée comme suite :, en haut de la page. DOC_Module3-V01X Page 6

7 Remarque 1 : Les sous champs suivis d un astérisque (*) sont obligatoires, il faut les saisir pour pouvoir valider l enregistrement. - Pour valider l enregistrement de la nouvelle travée, cliquer sur. - Pour enregistrer et recharger la nouvelle travée comme modèle, cliquer sur. - Pour annuler la saisie cliquez sur. Pour ajouter une nouvelle tablette, sélectionnez, tout d abord, l étage, choisissiez, le magasin, puis sélectionnez l épi, par la suite, sélectionnez la travée, puis, cliquez sur l icône suivante, en haut de la page. En effet, une fenêtre sera affichée comme suit : DOC_Module3-V01X Page 7

8 A ce niveau, vous devez cliquer sur l icône suivante : haut de la page, une fenêtre s affichera alors pour vous permettre de saisir les informations liées à cette tablette, comme suit :, en Remarque 2 : Les sous champs suivis d un astérisque sont obligatoires, il faut les remplir pour pouvoir valider l enregistrement. Remarque : Tout au long de l arborescence des locaux de conservation, vous pouvez voir le détail lié à chaque étage, de chaque magasin, de chaque épi, de chaque travée et chacune des tablettes sélectionnée, à gauche de la fenêtre. Exemple : détail lié à une travée sélectionnée : DOC_Module3-V01X Page 8

9 3.2. Etat d occupation des magasins : Pour avoir une idée générale sur l état d occupation d un ou de plusieurs magasins, vous devez, tout d abord, sélectionner le magasin à partir d une liste prédéfinie, en utilisant l outil suivant :. Remarque : Le critère de recherche «Magasin» est répétitif, vous pouvez le dupliquer en cliquant sur l outil :. Le magasin doit être sélectionné à partir d une liste prédéfinie des magasins des ANT, en utilisant l outil suit : qui permet l affichage de la liste des magasins comme Exemple : recherche d état d occupation du magasin de conservation des plans. Le résultat de la recherche sera affiché comme suit : DOC_Module3-V01X Page 9

10 Remarque 1 : Le nombre de résultats sera affiché en haut de la page, accompagné d un rappel de l équation de la recherche (accessible à travers la flèche suivante : à la fin de la ligne). Remarque 2 : Le nombre de résultats affiché par page est par défaut 10, toute fois vous pouvez naviguer d une page à l autre à travers le navigateur suivant :. Vous pouvez faire des tris alphabétiques ou numériques, croissants ou décroissants cliquant sur la zone du titre de la colonne. Exemple : Tri numérique croissant par Capacité de stockage libre (M/L) : - Pour consulter le(s) détail(s) de(s) enregistrements(s) sélectionnée(s), utiliser l outil, en bas de la page. - Pour voir l export CSV de(s) enregistrements sélectionné(s), utiliser l outil :. - Pour imprimer le(s) enregistrements(s) sélectionné(s), utiliser l outil :. - Pour supprimer le(s) enregistrement(s) sélectionné(s) utiliser l outil :. - Pour modifier un ou plusieurs enregistrement(s) sélectionné(s) : utiliser, en premier, l outil :, en effet, une fenêtre sera affiché comme suit : DOC_Module3-V01X Page 10

11 - Pour imprimer le détail de l enregistrement en cours, utiliser l icône :. 3.3 Etat relatif à la conservation d un fonds : Pour avoir un état relatif à la conservation d un fonds public ou privé, cliquez sur la fonctionnalité : «Etat relatif à la conservation d un fonds». Une fenêtre de recherche s affichera alors comme suit : A partir de la fenêtre ci-dessus, vous pouvez lancer une recherche en utilisant les critères suivants «Référence fonds», «l Intitulé» et «la nature du fonds». Le critère de recherche «Référence fonds» est répétable, vous pouvez le dupliquer en utilisant l outil. Le critère de recherche : «Nature fonds» doit être rempli à partir de la liste de choix ci-dessous :. Remarque : Les critères de recherche ci-dessus sont combinables entre eux avec les opérateurs booléens «Et, Ou, et Sauf» Le résultat de la recherche est affiché comme suit : DOC_Module3-V01X Page 11

12 Remarque 1 : Le nombre de résultats de recherche sera affiché en haut de la page, accompagné d un rappel de l équation de la recherche (à travers la flèche suivante, à la fin de la ligne). Remarque 2 : Le résultat de la recherche affiché est par défaut dix, toute fois vous pouvez naviguer d une page à l autre à travers le navigateur suivant :. Remarque 3 : Vous pouvez faire des tris alphabétiques ou numériques, croissants ou décroissants, en cliquant sur la zone du titre de la colonne. Exemple : Tri alphabétique croissant par Intitulé : - Pour consulter le(s) détail(s) de(s) enregistrements(s) sélectionnée(s), utilisez L outil en bas de la page. - Pour voir l export CSV de(s) enregistrements sélectionné(s), utilisez l outil. - Pour imprimer le (s) enregistrement (s) sélectionné (s), utilisez l outil. - Pour supprimer le(s) enregistrement(s) sélectionné(s) utilisez l outil. Remarque : Si vous voulez faire les mêmes tâches sur toute la liste, vous devez utiliser les outils suivants. - Pour modifier un ou plusieurs enregistrement(s) sélectionné(s) : utilisez, en premier, l outil, une fenêtre s affichera alors comme suit: DOC_Module3-V01X Page 12

13 cliquez, par la suite, sur l icône, en effet le même formulaire d enregistrement s affichera de nouveau comme suit : Remarque 3 : Si vous avez apporté des modifications, vous devez valider, de nouveau, l enregistrement en cliquant sur. 3.4 Audits des magasins Description d'un audit d'un magasin : Pour enregistrer un nouvel audit de magasin, remplir les champs ci-dessous, puis valider l enregistrement : DOC_Module3-V01X Page 13

14 Les sous champs suivis d un astérisque (*) sont obligatoires, il faut les remplir pour pouvoir valider l enregistrement. Les deux sous champs : «Numéro audit» et «Date» sont donnés automatiquement par le système. Le sous champ Etat des documents est répétable, vous pouvez le dupliquez en utilisant le l outil. Les sous champs suivants : «Equipe d audit» «Etat du magasin», «Etat des documents» doivent être choisis à partir d une liste de choix, en cliquant sur la flèche en bleu, qui accompagne la zone du texte. Le sous champ «Référence magasin» doit être hérité à partir d une liste prédéfinie en utilisant l outil suivant :. DOC_Module3-V01X Page 14

15 Remarque : Le nombre de magasins affichés est par défaut, dix, en outre, vous pouvez, soit naviguer d une page à l autre en utilisant le navigateur suivant :, en haut de la page, soit, saisir le numéro de la page dans la zone du texte et cliquer sur le bouton «entrée» du clavier. - Pour consulter le(s) détail(s) de(s) enregistrements(s) sélectionnée(s), utiliser l outil, en bas de la page, en effet une fenêtre s ouvre comme suit : A partir de cette fenêtre, vous pouvez imprimer le détail, en utilisant l outil suivant : Liste des audits des magasins : La liste des audits des magasins est accessible à partir de la fenêtre suivante : Le résultat de la recherche affiché est par défaut dix, toute fois vous pouvez naviguer d une page à l autre à travers le navigateur suivant :. DOC_Module3-V01X Page 15

16 De plus vous pouvez faire des tris alphabétiques ou numériques croissants ou décroissants, en faisant une simple clique sur la zone du titre de la colonne. Exemple : Tri numérique croissant par Date : - Pour consulter le(s) détail(s) de(s) enregistrements(s) sélectionnée(s), utilisez l outil, en bas de la page. - Pour voir l export CSV de(s) enregistrements sélectionné(s), utilisez l outil. - Pour imprimer les (s) enregistrements (s) sélectionné (s), utilisez l outil. - Pour supprimer le(s) enregistrement(s) sélectionné(s) utilisez l outil. Remarque : Si vous voulez faire les mêmes tâches sur toute la liste, vous devez utiliser les outils suivants. - Pour modifier un ou plusieurs enregistrement(s) sélectionné(s) : utiliser, en premier lieu, l outil, en effet, une fenêtre s affichera comme suit : DOC_Module3-V01X Page 16

17 cliquer, par la suite, sur l icône, en effet le même formulaire d enregistrement sera affiché de nouveau comme suit: Remarque : Si vous avez apporté des modifications, vous devez valider, de nouveau, l enregistrement en cliquant sur. 3.5 Statistiques : Les magasins selon leurs types : A partir de cette fonctionnalité, vous pouvez faire des statistiques sur les magasins selon leurs types, et/ou faire des statistiques sur les espaces occupés dans les magasins et/ou avoir une idée sur les espaces libres dans les magasins. Pour ce là, vous devez passer par la fenêtre de recherche suivante : Remarque 1 : Le critère de recherche Type magasin est répétitif, vous pouvez le dupliquer en faisant une simple clique sur le bouton suivant :. Remarque 2 : Le critère de recherche Type magasin doit être hérité à partir d une liste de choix prédéfinie, en cliquant sur la flèche en bleu suivante, placer à la fin de la zone du texte, comme la suite : DOC_Module3-V01X Page 17

18 Après avoir choisi le type de magasin et validé votre recherche, vous vous trouvez devant la liste des magasins selon le type choisi. Exemple : Résultat de la recherche : Remarque1 : Le résultat de recherche affiché, est par défaut, dix, mais vous pouvez naviguer entre les pages en utilisant le navigateur suivant :. - Pour consulter le(s) détail(s) de(s) enregistrements(s) sélectionnée(s), utiliser l outil, en bas de la page. - Pour voir l export CSV de(s) enregistrements sélectionné(s) utilisez l outil. - Pour imprimer le(s) enregistrements (s) sélectionné(s) utilisez l outil. - Pour supprimer le(s) enregistrement(s) sélectionné(s) utilisez l outil. Si vous voulez travailler sur toute la liste des enregistrements, utilisez les outils, à droite de l écran. DOC_Module3-V01X Page 18

19 Remarque : A partir de la fenêtre ci-dessus, vous pouvez choisir un ou plusieurs magasin(s). Le résultats affichés de la recherche, est par défaut, dix, mais vous pouvez naviguer d une page à une autre en utilisant le navigateur suivant :. De plus vous pouvez faire des tris alphabétiques ou numériques croissants ou décroissants, tout en faisant une simple clique sur la zone du titre de la colonne. Exemple : Tri alphabétique décroissant par Type de magasin : Les espaces occupés par les magasins : Pour faire des statistiques sur les espaces occupés par magasin, vous devez, tout d abord, choisir le magasin à partir de la fenêtre suivante : Remarque 1 : Le critère de recherche Type magasin est répétitif, vous pouvez le dupliquer avec une simple clique sur le bouton suivant :. Après avoir validé votre recherche, à travers le bouton suivant, vous vous trouvez sur la liste qui correspond au(x) type(s) bien choisi(s) dans la fenêtre de recherche. Exemple : Résultat de la recherche : DOC_Module3-V01X Page 19

20 Remarque : A partir de la fenêtre ci-dessus, vous pouvez choisir un ou plusieurs magasin(s), afin de : - consulter le(s) détail(s) de(s) enregistrements(s) sélectionnée(s), utiliser l outil, en bas de la page. - faire un export CSV de(s) enregistrements sélectionné(s) utilisez l outil. - imprimer les (s) enregistrements (s) sélectionné(s) utilisez l outil. - supprimer le(s) enregistrement(s) sélectionné(s) utilisez l outil. Si vous voulez travailler sur toute la liste des enregistrements, utilisez les outils, à droite de l écran. Le résultat de la recherche affiché est par défaut dix, mais vous pouvez naviguer d une page à une autre en utilisant le navigateur suivant :. De plus vous pouvez faire des tris alphabétiques ou numériques croissants ou décroissants, tout en faisant une simple clique sur la zone du titre de la colonne Les espaces libres dans les magasins : Vous pouvez avoir des statistiques sur les espaces libres par magasin, en passant par la fenêtre ci-dessous : Remarque 1 : Le critère de recherche Type magasin est répétitif, vous pouvez le dupliquer avec une simple clique sur le bouton suivant :. DOC_Module3-V01X Page 20

21 Le critère de recherche Type magasin doit être hérité à partir d une liste de choix prédéfinie, accessible à travers la flèche en bleu suivante, qui accompagne la zone du texte. Exemple : Le résultat de la recherche est comme suit : A partir de la fenêtre ci-dessus, vous pouvez : - consulter le(s) détail(s) de(s) enregistrements(s) sélectionnée(s), utiliser l outil, en bas de la page. - faire un export CSV de(s) enregistrements sélectionné(s) utilisez l outil. - imprimer les (s) enregistrements (s) sélectionné(s) utilisez l outil. - supprimer le(s) enregistrement(s) sélectionné(s) utilisez l outil. Si vous voulez travailler sur toute la liste des enregistrements, utilisez les outils, à droite de l écran. DOC_Module3-V01X Page 21