17AN0127. Paris, le 24 août Le Directeur académique des services de l éducation nationale chargé des écoles et des collèges

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1 Affaire suivie par : Alice Derosier, Jean-Luc Morvan, Laura Truffier Service Statistique Académique ce.ssa@ac-paris.fr Tél : Service de l'organisation et programmation scolaire du privé sous contrat Arlette.caron@ac-paris.fr N/Réf. : SSA_17_038 Paris, le 24 août 2017 Le Directeur académique des services de l éducation nationale chargé des écoles et des collèges à Mesdames et Messieurs les directrices et les directeurs des écoles maternelles, élémentaires, primaires et spécialisées privées sous contrat S/C de Mesdames et Messieurs les inspectrices et les inspecteurs chargés de circonscription 17AN0127 Objet : Constat de rentrée 2017 des effectifs d élèves des écoles privées sous contrat du premier degré dans l application ONDE (Outil Numérique pour la Direction d école). P.J. : Annexe technique - Vade-mecum d utilisation de l application dans les établissements privés Janvier 2017 L objet de cette circulaire est de vous informer des principales nouveautés concernant l application ONDE et de vous rappeler les différentes règles de gestion à respecter pour mener à bien la remontée de vos effectifs pour le constat Nous vous rappelons que toutes ces procédures sont mises en place afin de répondre au mieux aux exigences du code de l éducation ainsi qu à la mise en place de la meilleure répartition possible des moyens en fonction de l enveloppe attribuée par le ministère. Il est important que les effectifs de votre établissement soit le plus à jour possible et apparaissent dans l application ONDE.

2 Il vous est donc demandé de porter une attention particulière à ce travail afin que toutes les opérations qui en découlent puissent être exécutées par la suite sans problème. La présente note a pour objet d indiquer les procédures à effectuer dans l application ONDE afin de préparer et de valider la rentrée scolaire J attache une importance particulière au traitement des informations et vous rappelle que les constats d effectifs issus de l application ONDE serviront de base à l allocation des moyens par le ministère pour l année scolaire 2018/2019. La liste des élèves déclarés, admis définitivement et correctement répartis dans une classe avec INE (Identifiant National Elève) dans l application, devra donc refléter exactement la situation des enfants scolarisés dans l école. Cet impératif permet à l Académie de veiller au respect de l obligation scolaire. Il doit surtout permettre à tous de donner aux familles des réponses fiables, rapides et harmonisées sur les conditions de scolarisation de leurs enfants, gage de bon fonctionnement du système éducatif. A la rentrée scolaire 2017, pour les écoles du premier degré privé, il existe deux procédures pour réaliser le constat via ONDE : soit la procédure de versement à partir d un logiciel validé par le ministère, soit l utilisation directe de la base. 1/ Mise à jour des informations sur les classes et les élèves : Mise à jour des informations sur les classes : Vous veillerez à donner un «nom long» distinct et unique à chaque classe : ce «nom long», couplé avec l UAI de l école, permet d identifier, et de compter, les classes dans le système d information ministériel. Enfin, ce nom long doit obligatoirement commencer par le libellé court suivi du nom de la classe et de l enseignant. Le «nom court» permet lui aussi d identifier les classes. Il est composé du niveau de la classe et du numéro de la classe (GS1, GS2, GS3 ou CP1, CP2, CP3 ). Il doit être également distinct et unique pour chaque classe, il doit être en concordance avec le nom long. Recensement des effectifs d élèves en ULIS : Les élèves scolarisés dans des classes ULIS sont recensés uniquement comme appartenant à ce type de classe et non pas par niveau. Depuis la mise en place du LSU, pour rendre accessibles les livrets des élèves Ulis aux coordonnateurs Ulis, ces élèves doivent être répartis dans leur classe ordinaire (par niveau). Cependant, cette solution de contournement doit être suspendue au moment des opérations de constat et de prévisions pour ne pas créer de rupture de série dans le constat des effectifs et l observation de l évolution des effectifs. Elle doit ensuite être réactivée au terme de la première campagne des prévisions d effectifs pour la rentrée 2017, soit après le 18 octobre. Les premiers bilans périodiques des élèves Ulis ne pourront donc ni être renseignés, ni édités avant cette date. Après le 18 octobre, toujours dans Onde, vous pourrez répartir les élèves Ulis dans les classes «ordinaires», sans toutefois supprimer les classes «Ulis-école» vidées de leurs effectifs soit par versement soit directement dans l application pour ceux qui ne disposent ant pas d un logiciel de gestion. Pour accéder à l application ONDE vous devez disposer de votre clé OTP (One Time Password) valide. Seuls les effectifs recensés dans ONDE et validés à la date du constat feront foi. Aucun ajout d élèves ne sera possible une fois le constat validé par le ministère, aucune correction ne sera possible après cette date. Dans le cadre des relations entre l académie et les établissements privés utilisant ONDE, je vous rappelle que seule la messagerie académique 075XXXXX@ac-paris.fr sera utilisée pour nos échanges.

3 1/ Ecoles ne disposant pas d un logiciel de gestion : Les écoles du privé ne disposant pas de logiciel de gestion doivent utiliser ONDE comme logiciel de saisie et sont soumises aux règles de gestion données en annexe. Les écoles du privé sous contrat ne disposant pas de logiciel de gestion et ayant des classes hors contrat doivent saisir toutes leurs classes dans ONDE en précisant la nature de la classe sous ou hors contrat. 2/ Ecoles disposant d un logiciel de gestion : Les écoles privées utilisant un des logiciels de gestion des éditeurs «APLON, MAGISTER, STATIM, UROGEC, IDSOFT ou BASEC» mettent en œuvre l interface «Constat de rentrée» en lien avec l application «ONDE», pour procéder au constat d effectifs à l aide de cette dernière application. Ce versement doit être réalisé entre le 4 septembre 2017 et le 18 septembre 2017, délai de rigueur. Je vous rappelle que les effectifs du constat sont utilisés pour l allocation du budget ministériel. Si la totalité des élèves n est pas intégrée vous devez refaire le versement de toute votre base après avoir corrigé les erreurs sur votre logiciel de gestion et au plus tard pour le 18 septembre 2017 en raison du délai de traitement des INE sur la BNIE (Base Nationale des Identifiants Elèves). Pour les écoles ayant des classes sous et hors contrat, ce versement ne doit comporter que les effectifs des classes sous contrat. Les effectifs des classes hors contrat des écoles privées sous contrat utilisant un logiciel de gestion seront recensés via le fichier excel de l enquête du service statistique de l académie destinée aux écoles privées hors contrat n utilisant pas ONDE. Il faut noter que tous les élèves importés avant le changement d année scolaire seront systématiquement radiés et devront faire l objet d un nouvel import après le changement d année scolaire. Via l interface «Constat de rentrée», les élèves sont intégrés automatiquement dans l état admis définitif et leurs données d état-civil seront transmises automatiquement à la BNIE pour attribution de l INE, à compter du 8 ème jour suivant la rentrée scolaire (dans un objectif de régulation des flux vers la DEPP du Ministère). En cas de litige, le service statistique académique peut contacter les directeurs d école pour identifier et résoudre les problèmes rencontrés. Les demandes de radiation faisant suite aux admissions générées par le nouvel import seront également temporisées et transmises à la BNIE à compter du 8 ème jour suivant la rentrée scolaire, par souci de cohérence (les demandes de radiation doivent être postérieures aux admissions). La page d accueil ONDE des directeurs d école privée présente un bloc intitulé «Informations provenant du logiciel de gestion de l école» permettant : - une lecture immédiate du résultat de la dernière importation de données réalisées via l interface «Constat de rentrée» ; - un accès direct à la liste des élèves et des classes dont les données n ont pas pu être intégrées dans ONDE ; - la réalisation d une nouvelle importation de données sans nul besoin de naviguer dans ONDE, après correction dans le logiciel de gestion des erreurs signalées dans le résultat de la dernière importation. Il est impératif si la totalité des élèves n est pas intégrée, de corriger les erreurs dans votre logiciel de gestion et de refaire à nouveau un versement au plus tard le 18 septembre 2017 en raison du délai de traitement des INE sur la BNIE..

4 3/ CALENDRIER : Au niveau national : Le changement automatique d année scolaire sera effectué dans la nuit du 31 août au 1 er septembre Après cette date, les admissions définitives doivent être enregistrées pour tous les élèves présents dans votre école. En revanche, les élèves qui ne se sont pas présentés doivent être radiés. Les mises à jour des données administratives doivent être effectuées. Le nombre de classes permanentes doit être exact et les regroupements créés. La date d observation est établie au 21 septembre La date limite de validation par les directeurs est le 25 septembre 2017 minuit. Au niveau académique : Jusqu à la fin du mois de septembre 2017, le Service Statistique Académique pourra vous contacter afin de remonter au ministère un constat académique de qualité. Pendant toute cette période, les IEN de circonscription et le Rectorat suivront tous les jours la progression des validations d effectifs dans les écoles à partir des photos-gestion de DECIBEL (tableaux suivi de la saisie et répartition des élèves en classe ordinaire et ULIS/CLAD ) et relanceront les écoles.

5 4/ CONTACTS ET DOCUMENTATION : En cas de besoin, les services suivants seront à votre disposition : Pour le suivi de l enquête : Service Statistique Académique / Bureau SSA1 jean-luc.morvan@ac-paris.fr tel : laura.truffier@ac-paris.fr tel : magalie.chichi@ac-paris.fr tel : vincent.gallo@ac-paris.fr tel : Pour tout ce qui concerne la structure pédagogique : Service de l'organisation et programmation scolaire du privé sous contrat et hors contrat (SOPSP) arlette.caron@ac-paris.fr Pour tout ce qui relève de l utilisation de l application ONDE (connexions, règles ou difficultés particulières) : dsi-assistance@ac-paris.fr tel : Enfin, une documentation est disponible sur le site : Je sais que vous saurez respecter les délais impartis pour une bonne gestion des opérations de rentrée et je vous remercie de votre précieuse collaboration. Le Directeur académique des services de l éducation nationale chargé des écoles et des collèges signé Antoine DESTRÉS

6 ANNEXE : AIDE TECHNIQUE RELATIVE AUX EFFECTIFS D ELEVES L application à évoluer pour cette rentrée scolaire et devient Outil Numérique de la Direction des Ecoles (ONDE). Page d accueil de ONDE : A la connexion, deux blocs apparaissent les effectifs et les répartitions : - Les panneaux bleu, font état de la situation de l école pour la rentrée scolaire N.. - Les panneau orange, font état de la situation de l école pour la rentrée scolaire N+1 Sur la page d accueil de l application, en vision «Mon tableau de bord», les directeurs d école peuvent se référer chaque jour aux indicateurs du bloc «Effectifs », en lien direct avec les fonctionnalités de gestion appelées par chacun d entre eux (admission acceptée, admission définitive, passage, répartition, radiation). Les indicateurs couleur «prune» permettent un accès direct et contextuel à la fonctionnalité de gestion. Votre Base est parfaitement renseignée: Le nombre d élèves admis définitifs, est égal à celui des élèves répartis et ayant un INE (ce sont les effectifs comptés au constat) ce nombre doit également correspondre à l effectif d élèves présents dans votre école.

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