Traitements automatisés à la demande Version :

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2 Table des matières 1. La localisation automatique Préparation des fichiers de requête Exemplarisation des monographies imprimées Exemplarisation des e-books Exemplarisation des ressources continues électroniques Choix et procédure pour la fourniture des notices exemplarisées par l ABES Liste de correspondance PPN : numéros locaux en L Liste de correspondance PPN : numéros source en Autres traitements automatisés La remontée d exemplaires de monographies Les modifications de masse de données d exemplaires...6 ii

3 Chapitre 1. La localisation automatique Une méthode permettant la reprise de données locales dans la base Sudoc fréquemment utilisée est la localisation automatique (ou exemplarisation automatique). C est une opération en ligne consistant à rechercher une notice Sudoc, puis à ajouter un (des) exemplaire(s). La recherche et la création d exemplaire sont automatiques. L ABES recherche automatiquement les notices par PPN, ISBN, ISSN ou par une requête «date /auteur /titre». La liste des critères de recherche doit être fournie par la bibliothèque dans un fichier.txt. Un premier exemplaire est créé automatiquement, si à une interrogation correspond une seule notice Préparation des fichiers de requête Exemplarisation des monographies imprimées Le fichier peut contenir de 100 à requêtes. Chaque ligne de requête est structurée ainsi : en premier : le critère de recherche : PPN ou ISBN ou «date auteur titre» ; ensuite : les données à insérer dans la notice d exemplaire (exemple : un indice de cote) ; éventuellement : le numéro de notice dans la base locale ; Chaque élément est séparé par un point virgule «;». Exemples de fichier pour création d exemplaire par ISBN <ISBN>;<donnée d exemplaire>;<n de notice locale> ;337 RAM;IEP ;337 RAM;IEP Dans le cas de requête «date / auteur /titre» : la date à saisir sous le format AAAA est OBLIGATOIRE; si l auteur est inconnu, on «matérialise» l emplacement par deux «;». Exemples de fichier de requêtes date / auteur / titre 1

4 <date>;<auteur>;<titre>;<donnée d exemplaire>;<n de notice locale> 1967;Dollinger;Bibliographie d histoire de France;CERVL-US-6;IEP ;;American political science association;cervl-us-5;iep Exemplarisation des e-books Le fichier peut contenir de 100 à requêtes. Chaque ligne de requête est structurée ainsi : en premier : le critère de recherche : PPN ou ISBN (pour les ressources électroniques, la méthode de requête «date / auteur / titre» n est pas disponible ; ensuite : les données à insérer dans la notice d exemplaire (exemple : un indice de cote) ; éventuellement : le numéro de notice dans la base locale ; Chaque élément est séparé par un point virgule «;» Exemplarisation des ressources continues électroniques Le fichier peut contenir de 100 à requêtes. Chaque ligne de requête est structurée ainsi : en premier : le critère de recherche : PPN ou ISSN (pour les ressources électroniques, la méthode de requête «date / auteur / titre» n est pas disponible ; ensuite : les données à insérer dans la notice d exemplaire (exemple : un indice de cote) ; éventuellement : le numéro de notice dans la base locale, l état de collection ; Chaque élément est séparé par un point virgule «;». Pour des informations détaillées, voir dans le Guide Méthodologique la fiche technique Reprise des catalogues locaux : spécifications pour les tests de recouvrement et la localisation automatique dans le Sudoc [ Choix et procédure pour la fourniture des 2

5 notices exemplarisées par l ABES Les exemplaires sont créés dans WinIBW en ligne, c est à dire que les notices sont présentes dans les fichiers envoyés au SIGB. Dans le cadre du service d exemplarisation automatique des ressources électroniques, les notices nouvellement exemplarisées seront automatiquement présentes dans vos fichiers de mise à jour. Dans le cadre de la reprise de vos données locales, vous avez les choix suivants : Choix 1 : La fourniture peut se faire dans les transferts réguliers de l établissement concerné le lendemain de l exemplarisation (ou la semaine suivante pour les transferts hebdomadaires). Si l établissement arrête le catalogage le jour prévu pour l exemplarisation automatique pour tous les RCR de son ILN, il aura dans son fichier de transfert : les notices exemplarisées automatiquement la veille pour tout son ILN ; les notices préférées et fusionnées issues du dédoublonnage s il était localisé sous des doublons. Si l établissement n arrête pas le catalogage courant, il aura dans son fichier de transfert : les notices exemplarisées automatiquement la veille pour tout son ILN ; les mises à jour de son activité de catalogage courant. Choix 2 : la fourniture peut se faire en dehors des transferts réguliers de l établissement concerné. L établissement doit arrêter de cataloguer le jour J de l exemplarisation automatique pour tous les RCR de son ILN et les transferts réguliers seront stoppés le soir de l exemplarisation. Le lendemain, un fichier contenant les notices exemplarisées automatiquement la veille pour tout son ILN sera déposé sur son serveur local ou sur le serveur Vermeil comme pour ses transferts réguliers. L établissement est ensuite prévenu de la disponibilité du fichier par messagerie. Si le fichier transmis par l établissement pour l exemplarisation automatique contient les numéros de notices locales à charger avec les nouveaux exemplaires, le lendemain, une liste de correspondance PPN / L035 (cf. chapitre suivant) sera également déposée sur son serveur local ou le serveur Vermeil de l ABES. L envoi des transferts réguliers reprendra le jour J+2 sauf en cas de contre indication de l établissement Liste de correspondance PPN : numéros locaux en L035 3

6 Suite à une reprise de données locales par localisation automatique, l ABES propose ensuite de fournir au système local la liste de correspondance entre les numéros PPN et les numéros locaux afin de récupérer les numéros PPN des notices Sudoc dans les notices correspondantes de la base locale. Exemple : (extrait d une liste de correspondance d un IUFM) PPN X : IUFMG19883 PPN X : IUFML11491 PPN : IUFMG19391 PPN : IUFML5771 PPN : IUFML15159 PPN : IUFML8339 PPN : IUFML4570 PPN : IUFML Liste de correspondance PPN : numéros source en 035 Pour un établissement, des notices (avec leurs localisations) peuvent être chargées dans le Sudoc en provenance de sources ou d opérations de rétroconversion (ces mêmes notices étant parallèllement dans la base locale de l établissement). Pour récupérer le numéro PPN des notices Sudoc dans les notices correspondantes de la base locale, l ABES propose de fournir au système local la liste de correspondance entre le numéro PPN et le ou les numéros des sources. Cette liste comprend les correspondances PPN (zone 001) - numéros source (zone 035) pour toutes les notices bibliographiques sur lesquelles l établissement (ILN) est localisé dans la base Sudoc, présentée ainsi avec les principaux préfixes : PPN N Sibil (préfixe sib devant le numéro source) PPN - N BN-Opale (préfixe frbn) PPN - N BN-Opale Plus(préfixe FRBNF) PPN - N OCLC (préfixe ocm) PPN - N Téléthèses sciences (préfixe ths- ) PPN - N Téléthèses medecine (préfixe thm- ) PPN - N Téléthèses lettres et Droit (préfixe thl- ) 4

7 PPN - N CCNPS (préfixe ccn) PPN N notice de rétroconversion JOUVE, AIC, PRITEC Exemple d une liste pour un établissement : PPN : sib PPN : sib PPN : ocm PPN : sib PPN : frbn x PPN : sib PPN : sib PPN : sib PPN X : sib PPN X : ths

8 Chapitre 2. Autres traitements automatisés 2.1. La remontée d exemplaires de monographies La mise à jour de données d exemplaires du Sudoc, à partir des données d exemplaires d une base locale, est considérée comme une amélioration de la qualité de la base. Ce service est offert : Traitements automatisés à la demande aux bibliothèques qui, lors de leur entrée dans le Sudoc, n ont que partiellement exporté leur notices ; aux bibliothèques qui souhaitent mettre en conformité le Sudoc avec leur base locale, désormais plus à jour ou plus complète en matière de données d exemplaires. Ces remontées de données vers le Sudoc ne pourront être réalisées qu après une étude, établissement par établissement, comprenant notamment la validation d échantillons. Afin de pouvoir traiter les données d exemplaires provenant d une base locale, les conditions suivantes doivent être remplies : les données d exemplaires devront être fournies dans le format demandé. A ce jour, seule la remontée des zones 915, 917, 919 et 930 a été testée et validée ; le transfert sera basé sur les données d exemplaires précédées obligatoirement d une zone 001 contenant le numéro PPN de la notice équivalente dans le Sudoc ; au minimum, la notice doit contenir une zone 915 et une zone 930, sauf dans le cas où seul le PPN est envoyé en zone 001 sans aucune zone d exemplaire associée, cela afin de signaler la destruction de tous les exemplaires de l ILN pour cette notice dans le Sudoc ; pour chaque exemplaire, l ordre des zones devra être respecté ; les données d exemplaires importées dans le Sudoc depuis la base locale remplaceront toutes les données d exemplaires déjà présentes sous la notice, pour cet établissement : il convient donc que le fichier fourni par l établissement contienne toutes les données d exemplaires pertinentes ; le fichier des données d exemplaires doit être conforme à la norme ISO2709 et aux normes ISO 646/5426 pour le jeu des caractères Les modifications de masse de données d exemplaires 6

9 Changer la localisation d une grande partie ou de l intégralité d un fonds, mettre à jour des sous-zones d exemplaires sur un grand nombre de notices dans le Sudoc autant de tâches qui perdent leur caractère fastidieux dès lors qu elles sont automatisées. Après étude de faisabilité, l ABES peut réaliser les tâches suivantes, selon un calendrier qu elle définit : Mise à jour de l ILN et reformatage des données de tous les exemplaires de périodiques pour une bibliothèque du réseau Sudoc-Ps intégrant le réseau Sudoc ; Mise à jour de la localisation (930 $b) de tout ou partie des exemplaires d une bibliothèque fusionnant avec une autre bibliothèque au sein d un même ILN ; Mise à jour de la localisation (930 $b) de tout ou partie des exemplaires d une bibliothèque divisée en plusieurs RCR au sein d un même ILN ; Mise à jour de la localisation (930 $b) de tout ou partie des exemplaires déménagés dans, ou cédés à, une autre bibliothèque ; Mise à jour des données d exemplaires diverses (cote, code peb, précisions de localisations) pour des exemplaires répondant à une identification spécifique (liste de PPN, ou requête-type à fournir par l établissement). 7