GUIDE D UTILISATION DU LOGICIEL

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1 GUIDE D UTILISATION DU LOGICIEL

2 Sommaire Introduction 2 A Présentation.2 B Aspects juridiques et confidentialité des données.2 Description du logiciel 3 A Démarrage 3 B Description des actions concernant l enfant 5 1 Nouvelle passation L2MA Modifier cette personne Supprimer les données de cette personne Gestion des dossiers.. 9 C Description des actions concernant une passation Compléter cette passation Assistant consultation / saisie de réponses Consulter ou modifier les subtests de Niveau Saisir des subtests papier de Niveau Consulter ou modifier les subtests de Niveau Saisir des subtests papier de Niveau Consulter le compte rendu Saisir modifier les commentaires de cette passation Supprimer les réponses orales 17 6 Supprimer cette passation 17 D Documents à imprimer E Gestion des crédits Consultation des crédits restants Recréditation.. 20 F Outils / Option G Archivage des données L2MA Création d une archive Ouverture d une archive 25 H Le dépôt de données par les ECPA. Tous droits réservés 1

3 INTRODUCTION A - Présentation Les principales fonctions du logiciel L2MA2 sont les suivantes : - administration des subtests informatisés de la batterie ; - consultation des réponses de l enfant (item par item) aux subtests informatisés ; - consultation de l enregistrement des réponses orales des enfants ; - saisie des notes brutes des épreuves «papier» de la batterie ; - consultation du compte rendu ; - impression des documents nécessaires à l administration ou à la cotation des épreuves. Pour ce logiciel, les passations sont multipostes. Vous pouvez installer le logiciel sur plusieurs postes sans avoir besoin de la clé USB pour faire les passations. En revanche, vous avez besoin de la clé USB pour consulter les comptes rendus. Cette clé USB vous permet de consulter les comptes rendus de résultats des enfants mais elle n est en aucun cas une clé de stockage sur laquelle vous pourriez enregistrer des données. Si l ordinateur sur lequel vous utilisez ce logiciel est connecté à Internet, les mises à jour vous sont proposées automatiquement. Sinon, vous pouvez télécharger les mises à jour à partir de notre site Internet rubrique Orthophonie, onglet Support technique. Vous pouvez, si vous le souhaitez, enregistrer les réponses données oralement par l enfant, vous devez donc disposer d un micro (externe ou interne à votre ordinateur) et vérifier son fonctionnement, avant de commencer une passation. Pendant la passation, si le micro est fonctionnel, l enregistrement se fait automatiquement à l apparition de l item et jusqu à l appui sur le bouton «Item suivant». Il n est pas nécessaire de «déclencher» le micro de l ordinateur, cela se fait automatiquement. Pour certaines épreuves, les items sont énoncés oralement par l ordinateur, vous devez donc vérifier, avant toute passation, que le volume sonore est bien activé et suffisant pour que l enfant entende correctement les items. B - Aspects juridiques et confidentialité des données Les sujets que vous allez soumettre à la passation de L2MA2 seront amenés à fournir un certain nombre de données à caractère personnel. Dans la mesure où vous aurez la maîtrise et la responsabilité de ces données, vous êtes tenu(e) de faire une déclaration, dite «déclaration normale», auprès de la Commission Nationale de l Informatique et des Libertés (la CNIL), et ce, préalablement à l exploitation du CD-Rom, conformément aux dispositions de l article 16 de la loi n du 6 janvier Par le biais de cette déclaration, la CNIL veille à s assurer, d une part, que les sujets sont pleinement informés de l utilisation qui est faite des données à caractère personnel saisies et, d autre part, que la confidentialité de ces données est préservée. Cette déclaration peut être faite directement sur le site Internet de la CNIL à l adresse suivante : Vous pouvez également obtenir un formulaire à l adresse suivante : CNIL 21, rue Saint-Guillaume Paris cedex 07 tél. : par les ECPA. Tous droits réservés 2

4 DESCRIPTION DU LOGICIEL A - Démarrage Le lancement du logiciel L2MA2 se fait des deux façons suivantes : * Cliquer sur la barre de tâches sur Démarrer, puis Programmes, ECPA et enfin sur L2MA2. ou * Cliquer sur l icône L2MA2 qui s est créée dans le bureau lors de l installation du logiciel. Apparaît alors l écran de gestion ci-dessous qui vous permet de gérer les enfants et les passations qui leur sont associées. A la première utilisation, l écran est blanc. Dès que vous avez enregistré les données d un patient, une ligne avec les renseignements concernant ce patient apparaît sur cet écran. Une passation est automatiquement associée à un sujet. Vous devez donc commencer par créer la fiche d un enfant pour pouvoir débuter une passation. Pour créer une fiche pour un enfant, il suffit de cliquer sur Nouvelle personne dans les Actions contextuelles, ou alors de faire un clic droit sur la partie centrale de l écran et de cliquer sur Créer une nouvelle personne par les ECPA. Tous droits réservés 3

5 L écran suivant apparaît alors : Vous devez remplir les informations suivantes pour créer la fiche de l enfant : Nom, Prénom, Sexe et Date de naissance. Ces informations ne sont pas obligatoires mais sont destinées à vous permettre de gérer les résultats des différents enfants à qui vous administrerez la batterie L2MA2. Après avoir renseigné les différents champs et validé la fiche par le bouton Valider, une ligne débutant par un logo (bleu pour «masculin» ou rose pour «féminin») comportant les informations que vous venez de saisir, apparaît sur l écran de gestion par les ECPA. Tous droits réservés 4

6 B Description des actions concernant l enfant Comme l indique l écran ci-après, un clic droit sur la ligne du sujet vous permet différentes actions pour ce sujet : - Nouvelle passation L2MA2 - Modifier cette personne - Supprimer les données de cette personne Ces actions sont également disponibles en haut à gauche de l écran, dans le module Actions contextuelles. 1 - Nouvelle passation L2MA2 Cette action vous permet de compléter tout d abord les données biographiques de l enfant en précisant son niveau scolaire (obligatoire) et, si vous le souhaitez, sa langue maternelle ainsi que sa langue d apprentissage de la lecture (pour les enfants belges principalement) ainsi que des informations concernant ses parents. La date de passation apparaît automatiquement et est par défaut la date du jour (si l ordinateur sur lequel est installé le logiciel est correctement réglé). Cette date est modifiable par les ECPA. Tous droits réservés 5

7 Lorsque le champ Niveau scolaire (Classe) est rempli, le bouton Valider les données biographiques devient actif. Un clic sur ce bouton fait passer à l écran suivant qui vous permet : - soit d imprimer un Cahier de passation du Niveau 1, pour le niveau scolaire (classe) sélectionné, - soit de passer aux épreuves du Niveau 1: 2010 par les ECPA. Tous droits réservés 6

8 Un clic sur le bouton Imprimer un Cahier de passation de Niveau 1 ouvre le fichier PDF du Cahier de passation du niveau scolaire sélectionné. Un Clic sur le bouton Passer au choix des épreuves fait passer à l écran suivant correspondant au menu de choix des épreuves de Niveau 1. Sur cet écran, les noms des épreuves informatisées apparaissent sous forme de bouton cliquable. Les noms des épreuves ne nécessitant pas une présentation informatisée mais le Cahier de passation uniquement apparaissent sur fond blanc, avec l indication suivante : «subtest non informatisé, consulter le cahier de passation. Les épreuves apparaissent sur cet écran de menu dans l ordre dans lequel il est préconisé de les faire passer. Sur cet écran, la mention «Subtest déjà administré» apparaît à droite de chacune des épreuves déjà passées par l enfant et le bouton de l épreuve devient inactif (voir écran suivant). Cet écran vous permet également de passer aux épreuves de Niveau 2 par le bouton qui se situe en bas et à droite de l écran. Un deuxième écran de menu comportant l ensemble des épreuves de Niveau 2 correspondant au niveau scolaire (classe) sélectionné, classées par domaine, apparaît alors. Voir ci-après un exemple pour le niveau scolaire CE par les ECPA. Tous droits réservés 7

9 Exemple de menu d épreuves de Niveau 2 pour le CE2 Sur le même principe que le menu des épreuves de Niveau 1, les noms des épreuves informatisées apparaissent sous forme de bouton cliquable. Les noms des épreuves ne nécessitant pas une présentation informatisée, mais le Cahier de passation uniquement, apparaissent sur un fond de couleur, avec l indication suivante : «subtest non informatisé». La mention «Imprimer la Feuille de passation» est associée à chacun de ces subtests non informatisés. Un clic sur ce lien renvoie vers le fichier PDF de chacune de ces Feuilles de passation. ASTUCE : Si pour une raison indépendante de votre volonté, vous êtes dans l obligation de quitter une épreuve avant la fin, vous pouvez quitter l épreuve en cliquant simultanément sur les boutons Alt et F4. ATTENTION, cette procédure ne permet pas d enregistrer les résultats de l enfant sur le début de l épreuve. Il faut donc reprendre cette épreuve au premier item par la suite. 2 Modifier cette personne Cette option permet de revenir sur les quatre champs de données biographiques : Nom, Prénom, Sexe, Date de naissance, concernant l enfant et de les modifier par les ECPA. Tous droits réservés 8

10 3 Supprimer les données de cette personne Cette option permet de supprimer toutes les données enregistrées pour un enfant : la fiche comportant les données biographiques, mais aussi tous les fichiers comportant les résultats des différentes épreuves de l enfant. Pour éviter toute suppression malencontreuse de données, un message de confirmation vous demande si vous souhaitez vraiment supprimer les données. Remarque : cette option de suppression vous permet de «faire un tri» de vos données, pour des données d enfants que vous ne souhaiteriez pas conserver, mais ne permet en aucun cas de «recréditer» votre clé USB. 4 Gestion des dossiers Comme indiqué dans la partie A - Démarrage, au début de ce document, l écran central du logiciel L2MA2 est un écran de gestion des sujets et des passations. Les passations sont associées à un sujet. Il est possible de regrouper plusieurs sujets dans un même dossier. Pour créer un dossier, vous devez faire un clic droit avec la souris en vous plaçant sur la partie blanche de l écran, sous la liste des personnes et des passations, et sélectionner Nouveau dossier par les ECPA. Tous droits réservés 9

11 Le nouveau dossier apparaît alors sur l écran de gestion avec l intitulé Nouveau Dossier. 4 actions sont possibles à partir du module Actions contextuelles lorsque le dossier est sélectionné : - Nouveau dossier = créer un nouveau sous-dossier dans ce dossier - Nouvelle personne = créer la fiche d une nouvelle personne dans ce dossier - Renommer ce dossier - Supprimer ce dossier ASTUCE Il est tout à fait possible de déplacer les parties effectuées par un enfant dans un dossier même si le dossier n a pas été créé avant la création de la fiche de l enfant. Il suffit pour cela de sélectionner la ligne correspondant à l enfant et d effectuer un «glisserdéplacer» avec la souris en maintenant le bouton gauche de la souris appuyé, et de le relâcher ensuite au niveau du dossier souhaité par les ECPA. Tous droits réservés 10

12 C Description des actions concernant une passation Certaines actions sont associées non plus à l enfant mais à la passation qu il a effectuée. Comme l indique l écran ci-dessous, un clic droit sur la ligne de la passation effectuée par l enfant vous permet différentes actions pour cette passation : - Compléter cette passation - Assistant consultation / saisie de réponses - Consulter le compte rendu - Saisir-modifier les commentaires de la passation - Supprimer les réponses orales - Supprimer cette passation Ces actions sont également disponibles à droite et en haut de l écran, dans le pavé Actions contextuelles, lorsque vous avez sélectionné une partie avec la souris. 1 Compléter cette passation Cette option vous permet de reprendre une passation commencée par l enfant et de la compléter avec une ou plusieurs épreuves, notamment lorsque l enfant a terminé les épreuves de Niveau 1 et pour reprendre lors d une autre séance avec les épreuves de Niveau 2 sélectionnées pour cet enfant par les ECPA. Tous droits réservés 11

13 Un seul crédit vous est décompté sur la clé USB dès lors que vous demandez à consulter le compte rendu pour la première fois. Par la suite, lorsque vous complétez la passation par d autres épreuves et souhaitez consulter les résultats de ces nouvelles épreuves, aucun crédit supplémentaire n est décompté puisque le crédit est associé à une passation sur l ensemble des épreuves de Niveau 1 et de Niveau 2, pour le même enfant. Dès que vous avez administré une épreuve à un enfant et que vous souhaitez consulter le compte rendu sur cette épreuve, un crédit vous est décompté. Vous pouvez ensuite administrer autant d épreuves que vous le souhaiter sur les 30 épreuves que comporte la batterie, aucun crédit supplémentaire ne vous sera décompté pour ces autres épreuves. 2 Assistant consultation / saisie de réponses Cette option vous permet, soit de consulter les réponses de l enfant (item par item) des épreuves informatisées, et notamment de pouvoir réécouter les réponses orales de l enfant, soit de saisir les résultats bruts des épreuves papier pour pouvoir consulter les résultats étalonnés sur le compte rendu. Les quatre choix offerts par cet assistant sont donc les suivants : 2010 par les ECPA. Tous droits réservés 12

14 * Consulter ou modifier les subtests informatisés de Niveau 1 Guide d utilisation du logiciel L2MA2 Lorsque cette option est sélectionnée, l écran suivant présente les épreuves de Niveau 1 déjà passées par l enfant et les résultats item par item de chacune de ces épreuves. Pour chacun des subtests, vous avez la possibilité de consulter : 1) les réponses données par l enfant, et notamment de réécouter les réponses orales. 2) le temps de réponse lorsque celui-ci est enregistré. Si nécessaire, notamment lors des premières passations effectuées avec le logiciel, vous avez la possibilité de corriger des «erreurs de clic» pour les subtests informatisés pour lesquels vous devez indiquer l exactitude de la réponse de l enfant par un «clic gauche» ou un «clic droit». Pour se faire, il suffit de cliquer dans la case correspondante de l assistant de saisie par les ECPA. Tous droits réservés 13

15 Par exemple, pour le subtest Répétition de pseudo-mots, vous voulez corriger une réponse notée par erreur comme fausse pour l item «gitonchiman» (pendant la passation, vous avez cliqué par erreur sur le bouton droit de la souris au lieu du bouton gauche pour indiquer une bonne réponse). Un Non en rouge apparaît donc sur l écran ci-dessus sur les deux lignes Réponse correcte. Il suffit alors de cocher la case Réponse correcte (saisie), et de cliquer sur le bouton Valider les changements pour que la réponse de l enfant soit considérée comme correcte dans l analyse des résultats. * Saisir des subtests papier de Niveau 1 Cette option vous permet de saisir les notes brutes des subtests «papier», c est-à-dire ne comportant aucune présentation ni enregistrement informatisé par les ECPA. Tous droits réservés 14

16 Lorsque cette option est sélectionnée, un écran présentant les 5 épreuves papier de Niveau 1 apparaît (les deux épreuves de dictée : de texte et de phrases apparaissent de façon systématique, quel que soit le niveau scolaire sélectionné car certains praticiens pourront vouloir administrer l épreuve de Dictée de phrases à des enfants du CE2 au CM2 si la Dictée du Corbeau n a pas été réalisable, par exemple). Il suffit donc de cocher les épreuves pour lesquelles on souhaite saisir les résultats de l administration «papier» à partir du Cahier de passation. * Consulter ou modifier les subtests informatisés de Niveau 2 Le principe est exactement le même que pour les subtests informatisés de Niveau 1. * Saisir des subtests papier de Niveau 2 Le principe est exactement le même que pour les subtests papier de Niveau 1. 3 Consulter le compte rendu Dès qu une épreuve est administrée dans sa totalité, vous avez la possibilité de consulter le compte rendu. ATTENTION : pour pouvoir consulter le compte rendu, la clé USB doit être connectée à l ordinateur. Lors de la première consultation du compte rendu d un enfant, un message vous prévient qu un crédit sera décompté pour la consultation du compte rendu, vous devez valider par Oui ou par Non. Ensuite, lors des consultations suivantes de ce même compte rendu, ce message n apparaît plus puisque vous pouvez consulter le compte rendu de l enfant autant de fois que vous le souhaitez, lorsque vous complétez la passation par de nouvelles épreuves notamment. Lorsque vous cliquez sur l option Consulter le compte rendu, vous accédez à l écran suivant qui vous permet de choisir les résultats que vous souhaitez consulter. Certaines cases sont cochées par défaut : - la case correspondant à la page de garde du compte rendu et qui comporte les données biographiques de l enfant et les éventuels commentaires que vous avez saisi dans la rubrique Saisir-modifier les commentaires de cette passation ; - la case correspondant aux résultats principaux des épreuves du Niveau 1 (en termes de moyennes, écarts types et notes en 5 classes) ; - les cases correspondant aux résultats de chacune des épreuves de Niveau 2. Vous avez la possibilité de consulter d autres résultats en cochant d autres cases : - les suggestions (alertes) proposées par le logiciel ; 2010 par les ECPA. Tous droits réservés 15

17 - Les résultats complémentaires et les résultats détaillés (par item) des épreuves de Niveau 1. Lorsque vous avez validé les résultats que vous souhaitez faire apparaître sur le compte rendu, une fenêtre de lecture des différentes pages du compte rendu s ouvre par les ECPA. Tous droits réservés 16

18 A partir de cette fenêtre, vous avez la possibilité : - de consulter le compte rendu à l écran en faisant défiler les pages à l aide des flèches droite et gauche qui se trouvent en haut et à gauche de l écran ; - d imprimer la totalité du compte rendu ou certaines pages ; - d enregistrer ce compte rendu au format PDF pour pouvoir l exporter. Le compte rendu est alors enregistré automatiquement sur le bureau de votre ordinateur. Ces options sont disponibles soit par l intermédiaire du menu Fichier, soit par les boutons de raccourci qui se trouvent en haut de l écran. 4 Saisir-modifier les commentaires de cette passation Si vous le souhaitez, vous pouvez faire apparaître des commentaires que vous voudriez associer à un enfant ou à une passation sur la première page du compte rendu. 5 Supprimer les réponses orales Les réponses orales associées à une passation prennent beaucoup d espace sur le disque dur. Vous avez la possibilité de supprimer ces enregistrements lorsque vous n en n avez plus l utilité, pour libérer de l espace. Un message de confirmation de la suppression apparaît pour vous éviter de supprimer malencontreusement ces enregistrements. 6 Supprimer cette passation Chaque passation peut être supprimée de la base de données. Un message de confirmation apparaît pour vous éviter de supprimer malencontreusement une passation. D Documents à imprimer L option Impression de documents qui apparaît par défaut à gauche et en bas de l écran de gestion permet, outre ce Guide d utilisation, de faire apparaître, par niveau scolaire, la liste de tous les documents que vous pouvez imprimer pour l administration et la correction des épreuves : 2010 par les ECPA. Tous droits réservés 17

19 - les Cahiers de passation pour le Niveau 1 ; - les Feuilles de passation pour le Niveau 2 ; - les documents nécessaires à la passation de certaines épreuves (Texte de l épreuve de Lecture, Cahiers de l enfant pour les dictées ) ; - les aides à la cotation complémentaires au Manuel. Sur l écran suivant, il faut cliquer sur le «+» pour faire apparaître la liste des documents par les ECPA. Tous droits réservés 18

20 E Gestion des crédits La clé USB fournie avec le logiciel permet de gérer les crédits de consultation des résultats. Lorsque la clé USB est connectée à l ordinateur, l option Etats des crédits, qui apparaît par défaut en bas et à gauche de l écran de gestion, vous permet d une part de consulter le nombre de crédits disponibles sur votre clé USB et d autre part de recréditer la clé. 1 Consultation des crédits restants En cliquant sur le bouton Consultation des crédits restants, vous obtenez l écran suivant qui vous donne le nombre de crédits disponibles sur la clé par les ECPA. Tous droits réservés 19

21 2 Recréditation Pour cette opération, il est impératif, dans un premier temps, de faire parvenir par voie postale le Bon de Commande, accompagné du règlement. Le Bon de Commande doit obligatoirement comporter le nom et le numéro de téléphone de la personne à contacter pour l opération de recréditation. Dès réception de la commande et de son règlement, les ECPA contacteront par téléphone la personne indiquée sur le Bon de Commande de façon à engager avec elle la procédure de recréditation. En cliquant sur le bouton Recréditation, vous accédez à l écran ci-dessous. Lors du contact téléphonique, il sera nécessaire de suivre la démarche décrite ci-dessous : ATTENTION : cette procédure ne pourra se faire que par téléphone (il faut disposer d un téléphone à proximité de l ordinateur où est installé L2MA2, mais il n est pas nécessaire que l ordinateur sur lequel vous faites cette opération soit connecté à Internet) et lorsque les ECPA auront reçu le Bon de Commande et son règlement. 1) Après avoir sélectionné le nombre de crédits à commander, cliquez sur le bouton Générer la clé de commande. Ceci génèrera un code qui s inscrira à côté du texte Clé de commande. 2) Communiquez alors cette clé de commande à l interlocuteur ECPA. En retour, il délivrera une Clé de recréditation qu il faudra saisir dans la zone prévue à cet effet (dans la zone de texte Clé de recréditation). 3) Il ne restera plus qu à cliquer sur le bouton Valider pour augmenter les passations du nombre de crédits commandés. Le nombre de crédits restants est alors mis à jour et consultable par l option Consultation des crédits restants. REMARQUE : Un crédit est décompté non pas à partir du moment où un enfant a effectué la passation d une épreuve, mais uniquement à partir du moment où vous avez demandé la consultation des résultats d une épreuve de la batterie pour cet enfant. Ensuite, vous pouvez administrer autant d épreuves 2010 par les ECPA. Tous droits réservés 20

22 de la batterie que vous le souhaitez à cet enfant, sur les 30 épreuves que comporte la batterie, aucun crédit supplémentaire ne sera comptabilisé pour la passation de cet enfant. F Outils / Options Le menu Outils vous permet d accéder à trois fonctions : Général, Mises à jour et L2MA2. - Général : vous pouvez ici paramétrer l affichage de certaines informations et personnaliser ainsi votre logiciel en fonction de vos préférences d utilisation. - Vous pouvez désactiver l apparition des astuces au démarrage du logiciel. - Vous pouvez modifier l emplacement de l enregistrement des dossiers des enfants sur votre disque dur. - Vous pouvez également déployer ou rétracter toutes les données au démarrage du logiciel. Cette option vous permet de gérer la présentation de la liste des sujets et des passations sur l écran de gestion. Les modifications ne seront enregistrées qu après un clic sur le bouton Valider en bas de l écran. - Mise à jour : cet écran vous permet de paramétrer la vérification de la disponibilité des mises à jour (si l ordinateur est connecté à Internet) et de télécharger les mises à jour du logiciel lorsqu elles sont disponibles par les ECPA. Tous droits réservés 21

23 REMARQUE Si l ordinateur sur lequel vous utilisez le logiciel L2MA2 n est pas connecté à Internet, vous pouvez également télécharger les mises à jour à partir de notre site internet domaine Orthophonie, onglet Support technique. ASTUCE Cette procédure vous permet notamment d enregistrer le fichier de la mise à jour sur une clé USB puis de le copier sur l ordinateur sur lequel vous avez installé le logiciel L2MA2, lorsque celui-ci n est pas connecté à Internet, par exemple. - L2MA2 : o cet écran permet aux logopèdes belges de paramétrer le logiciel pour remplacer, sur le logiciel (mais pas sur les comptes rendus) les libellés français des niveaux scolaires par les libellés belges. o il permet aussi de changer le thème choisi pour l édition du compte rendu (couleur, noir et blanc), dans le cas où vous auriez défini un thème par défaut auparavant par les ECPA. Tous droits réservés 22

24 G - Système d'archivage des données L2MA2 Le logiciel L2MA2 permet de créer des archives, sous la forme d'un fichier, qui peuvent contenir des personnes et dossiers. De la sorte, il est possible d'exporter et d'importer des données d'un poste à un autre. 1 - Création d'une archive Pour créer une archive, utilisez le menu Fichier, et choisissez Archiver mes données. Une boîte de dialogue apparaît alors, vous demandant où vous souhaitez créer l'archive. Vous devez donner un nom à votre archive dans la zone Nom du fichier. Une fois l'emplacement choisi, la fenêtre principale du logiciel L2MA2 change, apportant une nouvelle zone de représentation des données par les ECPA. Tous droits réservés 23

25 Il est donc possible d'exporter les données. Pour intégrer un dossier ou une personne, il faut la glisser, au moyen de la souris, de la partie principale vers la partie de la fenêtre dédiée à l'archive par les ECPA. Tous droits réservés 24

26 De la sorte, on peut à la fois importer des données (glisser de l'archive vers la zone principale) ou exporter les données (opération inverse). Le fichier archive sera finalisé à la fermeture du logiciel L2MA2. ATTENTION : l'archive est sous un format compressé, la compression des productions sonores des passations L2MA2 peut donc demander du temps; les productions sonores peuvent prendre une place considérable dans l'archive. Il est donc conseillé de supprimer les enregistrements sonores (voir 5 Supprimer les réponses orales, page 17 de ce document) pour les passations que l'on souhaite exporter, avant de dupliquer les données dans une archive. 2 - Ouverture d'une archive Pour ouvrir une archive, utilisez le menu Fichier, et choisissez Ouvrir une archive. Une boîte de dialogue apparaît, vous demandant où l'archive est stockée. Précisez l'emplacement d'une archive précédemment créée; le logiciel ouvrira alors l'archive. La manipulation d'une archive reste ensuite identique à l'ouverture d'une archive. H - Les dépôts de données Dans la fenêtre principale, la zone de fond contenant les passations utilise un dossier sur votre ordinateur qui est créé automatiquement au premier lancement du logiciel. Toutefois, il est possible de changer son emplacement, ou d'utiliser des emplacements de stockage supplémentaires. Ces emplacements de stockage sont nommés dépôts de données. Pour créer un nouveau dépôt de données, utilisez le menu Fichier, puis choisissez Gestion des dépôts de données. Cette fenêtre présente la liste des dépôts actuellement configurés. Vous pouvez voir le dépôt créé par défaut et ajouter d'autres dépôts par les ECPA. Tous droits réservés 25

27 Pour créer un nouveau dépôt de données, il faut au préalable un dossier de destination. Ensuite, cliquez sur Créer un nouveau dépôt. Un assistant de création de dépôt de données apparaîtra. Dans l'assistant, il vous sera demandé de saisir un nom de dépôt, et de désigner le dossier cible, qui stockera les données du dépôt. Une fois le dépôt de données créé, il est conseillé de relancer le logiciel L2MA2. Lorsque deux dépôts ou plus sont recensés, la fenêtre principale se trouve modifiée. Une barre d'outils apparaît. Elle permet de changer l'apparence des dépôts de données dans la fenêtre principale par les ECPA. Tous droits réservés 26

28 Au lancement du logiciel L2MA2, si un dépôt n'est pas disponible (clé USB de stockage non branchée, partage réseau non disponible, etc..), le dépôt n'est pas affiché. Il reste néanmoins inscrit dans la gestion des dépôts de données. Par rapport à une archive, les données ne sont pas compressées sous forme d'un fichier global; l'utilisation d'un dépôt de données permet, par exemple, d'utiliser une clé USB pour transporter les données, ou utiliser le logiciel L2MA2 en utilisant directement un autre support que l'unité de stockage de votre ordinateur. Il permet aussi de copier les données d'un dépôt à l'autre, simplement en glissant la personne, ou le dossier d'un dépôt à un autre par les ECPA. Tous droits réservés 27

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