«Accès à la commande Publique, pour les PME-PMI» Les bonnes pratiques, les prés-requis et les contraintes pour accéder à la commande publique

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1 «Accès à la commande Publique, pour les PME-PMI» Les bonnes pratiques, les prés-requis et les contraintes pour accéder à la commande publique

2 Sommaire I) Qu est-ce qu un marché public?... 4 II) Quelles procédures?... 4 III) Qui peut candidater à un marché public?... 4 IV) Où trouver les annonces de marchés publics : AAPC?... 5 V) Comment candidater?... 5 A) Les différentes formes de candidatures : ) La candidature individuelle : ) La candidature groupée : ) La sous-traitance :... 6 B) Les informations nécessaires pour constituer une candidature et présenter une offre ) Le Dossier de Candidature (DC) : ) Le dossier de consultation des entreprises (DCE):... 8 C) Les différents modes de transmission de candidatures et des offres : ) Voie postale : ) Voie électronique, la dématérialisation : VI) Comment proposer une offre pertinente? ) L objet du marché : ) Les critères : ) Les lots : ) Les tranches conditionnelles : ) Répondre aux options: ) Proposer des variantes: ) Le prix : ) Clauses de Pénalité ) Clauses Incitatives : ) Les délais de remise des offres: VII) Les modalités de paiement ) Délai de paiement : ) Les intérêts moratoires : ) Le sous-traitant : ) Retenue de garantie : ) Les avances : VIII) ANNEXE : Tableaux récapitulatifs «Les Marchés Publics : des opportunités pour les PME PMI» 2

3 LEXIQUE- GLOSSAIRE MARCHES PUBLICS AAPC : L Avis d Appel Public à la Concurrence. AE : L Acte d engagement BOAMP : Bulletin Officiel des Annonces de Marchés Publics CA : Chiffre d Affaire CCM : Commission Consultative des Marchés (anciennement CAO Commission d Appel d Offre CCAG : Cahier des Clauses Administratives Générales CCAP : Cahier des Clauses Administratives Particulières CCTP : Cahier des Clauses Techniques Particulières CMP : Code des Marchés Publics Code CPV : Vocabulaire Commun pour les marchés Publics DC : Dossier de Candidature DCE : Dossier de Consultation des entreprises HT : Hors Taxe GME: Groupement momentané d entreprise IM : Intérêts moratoires JOUE : Journal Officiel de l Union européenne JAL : Journal d annonces légales MAPA : Marché à Procédure Adaptée PLACE : Plate-forme des Achats de l Etat. PA : Pouvoir Adjudicateur RC : Règlement de Consultation Avertissement : Ce guide n est pas de portée réglementaire, il a pour seul ambition d aiguiller les opérateurs économiques pour qu ils accèdent à la commande publique dans les meilleures conditions. «Les Marchés Publics : des opportunités pour les PME PMI» 3

4 I) Qu est-ce qu un marché public? Les marchés publics sont des contrats conclus à titre onéreux entre un pouvoir adjudicateur et un opérateur économique pour répondre à ses besoins en matière de travaux, fourniture et service. Pouvoir adjudicateurs : Etat, collectivités territoriales, établissements publics nationaux et locaux. Opérateurs économiques : entreprises, groupements II) Quelles procédures? La procédure à suivre par l acheteur public pour la passation du marché est déterminée par la nature et le montant total du marché. On distingue trois familles de procédures : Procédure simple : - comparable à la procédure d un marché privé ou dit de «gré à gré», le pouvoir adjudicateur choisi librement les entreprises avec qui il souhaite travailler. Procédure adaptée : - Le pouvoir adjudicateur fixe lui-même les règles de passation et d attribution du marché mais doit respecter les principes de la commande publique : la liberté d'accès à la commande publique, l égalité de traitement des candidats et la transparence des procédures. Procédure formalisée : - Le pouvoir adjudicateur doit respecter des règles formelles, établies dans le code des marchés public, (CMP). Ces procédures peuvent prendre plusieurs formes, ouverte, restreinte, négocié ou dialogues compétitifs. On passe d une procédure à l autre en fonction du montant du marché : les seuils Objet du marché Marchés de travaux Marché de service et fourniture Pouvoir adjudicateur Tous (Etat, Collectivités) Etat et ses établissements publics (CCI ) Procédure Simple De 0 à HT De 0 à HT Procédure adaptée De à HT De à HT Pour en savoir plus : Procédure formalisée Supérieur à HT Supérieur à HT III) Qui peut candidater à un marché public? En vertu du principe de libre accès à la commande publique (article 1 er alinéa II du CMP), toute entreprise peut répondre à un marché public sauf si elle fait l'objet d'une interdiction «Les Marchés Publics : des opportunités pour les PME PMI» 4

5 de soumissionner, due notamment à : des condamnations pénales, des violations de ses obligations fiscales et sociales, une exclusion des contrats administratifs. IV) Où trouver les annonces de marchés publics : AAPC? Une entreprise qui souhaite candidater à un marché public peut trouver les annonces sous la forme d Avis Appel Public à la Concurrence (AAPC), ou avis de marché qui sont publiés par la personne publique, soit : sur le profil d'acheteur (plateforme des achats) ou le site internet du pouvoir adjudicateur, notamment sur la plate-forme des achats de l'état (PLACE) au Bulletin officiel des annonces de marchés publics (BOAMP) ou au Journal officiel de l'union européenne (JOUE) dans un journal habilité à recevoir des annonces légales (JAL) : dans la presse spécialisée : exemple «le Moniteur» Conseil : Mettre en place une veille automatisée des marchés publics Plusieurs outils internet automatisés (moteurs de veille et d alerte) existent pour faciliter vos recherches. (marchés online, E-marchés publics ) Ciblez les offres en fonction de votre secteur d activité. Grâce aux codes CPV vous pouvez créer des alertes marchées et cibler les secteurs d activités qui vous correspondent. Définissez votre périmètre d action géographique. Pour les activités nécessitant déplacements et interventions sur site réguliers, la proximité aura une forte influence géographique sur le prix. V) Comment candidater? A) Les différentes formes de candidatures : 1) La candidature individuelle : - L entreprise à la capacité technique et financière d exécuter seul et entièrement le marché. 2) La candidature groupée : - C est une «union» d entreprises qui décident d associer leurs moyens et de «Les Marchés Publics : des opportunités pour les PME PMI» 5

6 se présenter ensemble à un marché. - Un mandataire doit être désigné par les membres du groupement afin de le représenter auprès de la personne publique. - Les groupements peuvent prendre deux formes : Les groupements conjoints : L'entreprise n'est responsable que de la part du marché qu'elle exécute. De plus, si le marché le prévoit, le mandataire du groupement est solidaire de chacun des membres. Le groupement solidaire : L'entreprise est tenue d exécuter sa part du marché, mais elle est, au même titre que les autres entreprises membres du groupement, responsable de la totalité du marché. 3) La sous-traitance : - L'entreprise candidate peut confier, sous sa responsabilité, l exécution d une partie du marché à une autre entreprise, appelée sous-traitante. - Il faut que le pouvoir adjudicateur accepte le sous-traitant et agrée ses conditions de paiement sous peine d irrégularité. - La présentation d un sous-traitant peut intervenir aussi bien lors de la présentation de la candidature que pendant l exécution du marché et donne lieu à une déclaration à faire signer par le Pouvoir Adjudicateur, (voir infra DC4). - La sous-traitance intégrale d un marché est interdite, elle ne doit concerner qu une partie du marché. Conseil : Répondez en groupement. Répondre en groupe donne plus de poids à votre candidature. La mutualisation des savoirs faires, des références, des moyens humains et techniques sont des atouts. B) Les informations nécessaires pour constituer une candidature et présenter une offre. 1) Le Dossier de Candidature (DC) : La candidature doit contenir un certain nombre d éléments qui permettront à l acheteur d évaluer la capacité de l'entreprise à exécuter le marché. Ces informations doivent être transmises au pouvoir adjudicateur dans les délais mentionnés par le Règlement de Consultation (voir infra, RC). Il est possible de déposer le dossier de candidature par voie électronique de façon sécurisée sur la plateforme dématérialisée du pouvoir adjudicateur (PLACE/ BOAMP). «Les Marchés Publics : des opportunités pour les PME PMI» 6

7 Le dossier de candidature est composé de : a La lettre de candidature DC1 - Elle permet à l acheteur d identifier le candidat ou les candidats en cas de groupement. - Elle contient la déclaration sur l honneur du candidat justifiant que ce dernier n entre pas dans un des cas l interdisant de candidater. - En cas d allotissement, il peut être commun à plusieurs lots. - Lors de groupement d entreprises, un seul formulaire DC1 est nécessaire et il permet d habiliter un mandataire. - Il doit être signé par le candidat ou chacun des membres du groupement, les co-traitants. s/dc/notices_dc/notice_dc1.pdf b La déclaration du candidat DC2 - Il permet de s assurer que le ou les candidats disposent des garanties professionnelles, techniques et financières suffisantes pour l exécution du marché. - Ce formulaire doit être complété par le candidat individuel ou chaque membre du groupement. - En cas d allotissement un formulaire DC2 doit être fourni pour chacun des lots de la consultation. s/dc/notices_dc/notice_dc2.pdf c Le cas échéant, la déclaration de sous-traitance DC4 - Chaque sous-traitance doit faire l objet d un DC4 - La sous-traitance n est possible qu après acceptation du pouvoir adjudicateur. La signature du DC4 par ce dernier confirme cette acceptation. - Le DC4 précise l identité du sous-traitant, le détail de ses prestations et les conditions de paiement. ulaires/dc/notices_dc/notice_dc4.pdf d Les informations complémentaires à joindre: - Copie de l assurance Responsabilité Civile - Copie de la garantie décennale - Copie d assurance Responsabilité Civile professionnelle - Un Relevé d Identité Bancaire - Copie de certification - Extrait Kbis - Bilan et compte de résultat des trois dernières années. - Liste des références qui prouvent votre capacité technique et financière. «Les Marchés Publics : des opportunités pour les PME PMI» 7

8 - Pour les entreprises jeunes, n ayant pas de référence, ni compte de résultat des 3 derniers exercices, elles sont invités à transmettre tous documents prouvant qu elles sont à la hauteur de la tâche. (exemple ; estimation sérieuse et objectif sur ses prochains Bilan.) - Lettre de recommandation - Les pouvoirs, ou délégations de signature. - Cette liste n est pas exhaustive Conseil : A Compléter rigoureusement. Des documents mal remplis ou incomplets peuvent donner lieu à une non recevabilité de la candidature. Tous documents à joindre en supplément vous sera indiqué dans le RC. 2) Le dossier de consultation des entreprises (DCE): Il s agit des informations mis à la disposition des opérateurs économiques afin que ces derniers formules leurs offres en fonction des besoins techniques et au regard des dispositions juridiques et financières exprimées dans les cahiers des charges. Lorsqu il n est pas téléchargeable sur la plateforme dématérialisée du pouvoir adjudicateur, la fourniture du dossier de consultation est en principe gratuite ; toutefois, le pouvoir adjudicateur peut décider que ces documents leur soient remis contre paiement des frais de reprographie. Il contient entre autre: Un Règlement de Consultation (RC): - Il fixe les règles particulières de la consultation. - Il est facultatif si ces règles figurent dans l avis d appel public à la concurrence. - Il contient les critères sur la base desquels serons analysés les offres. Un Acte d Engagement (AE) : - Il s agit de la pièce contractuelle dans laquelle le candidat présente son offre et s engage à respecter les clauses du cahier des charges et à respecter le prix proposé. - Si elle souhaite une avance, l entreprise doit le préciser dans l AE. - Il doit être signé par le candidat quand il remet son offre. Un Cahier des Clauses Administratives Particulière (CCAP) : - C est un document contractuel spécifique à un marché comportant des clauses de portée juridique et financière, complétant ou adaptant les clauses du CCAG (Cahier des Clauses Administratives Générales) choisi par l administration. Le CCAP fait partie du cahier des charges. - Il précise toutes les obligations financières relatives au marché, les «Les Marchés Publics : des opportunités pour les PME PMI» 8

9 sanctions, les formules de révision de prix, les échéanciers de règlement - Il doit être paraphé et signé pour acceptation. Un Cahier des Clauses Techniques Particulières (CCTP) : - Il formalise le descriptif technique des fournitures, des prestations de services ou des travaux que le pouvoir adjudicateur souhaite acheter ou faire réaliser. Le CCTP fait partie du cahier des charges. - Il doit être paraphé et signé pour acceptation. Un contrat de maintenance : - Contrat très souvent utilisé pour les marchés publics d informatique. - A ne pas confondre avec «la garantie» qui est une obligation légale. Les pièces relatives aux prix : - Elles complètent l acte d engagement. - Décomposition du prix global et forfaitaire (DPGF) - Bordereaux de prix unitaire, - Détail quantitatif estimatif Conseil : N oubliez pas de signer. L absence de signature de l Acte d Engagement, ou l absence d Acte d Engagement est considérée comme une absence d offre que le pouvoir adjudicateur doit rejeter. Vérifiez la qualité de ou des signataires. Seuls peuvent signer les signataires habilités dans les pièces de candidatures : DC1 et DC2. N oubliez pas de tout compléter. Les documents relatifs aux prix doivent être complétés tels quels (ne pas les modifier). Le bordereau de prix doit être entièrement complété. Analysez sérieusement le CCTP et le CCAG Ils peuvent contenir des clauses d obligation de résultat. C) Les différents modes de transmission de candidatures et des offres : Le mode de transmission est indiqué dans AAPC ou le RC. Le candidat applique le même mode de transmission à l ensemble des documents qu il adresse au pouvoir adjudicateur. 1) Voie postale : - Attention à respecter les délais indiqués par le pouvoir adjudicateur. - Prendre en compte les délais de poste, le cachet de la poste ne faisant pas foi. «Les Marchés Publics : des opportunités pour les PME PMI» 9

10 2) Voie électronique, la dématérialisation : - C est la possibilité de conclure des marchés par voie électronique par l emploi d une plateforme internet, aussi appelé profil d acheteur. - L acheteur public peut toujours, imposer la transmission électronique des candidatures et des offres. Il l indique dans le RC (Voir infra). - Pour les marchés d'un montant supérieur à euros HT, le pouvoir adjudicateur ne peut refuser de recevoir les documents transmis par voie électronique. - Pour les achats de fournitures de matériels informatiques et de services informatiques d'un montant supérieur à euros HT, les candidatures et les offres sont transmises par voie électronique. Conseil : N oubliez pas de sauvegarder Envoyez une copie de sauvegarde sous forme de CD ou papier. Anticiper la validité des clés de déchiffrement. VI) Comment proposer une offre pertinente? L'entreprise candidate doit accompagner sa candidature d une offre, qui est la réponse technique et financière qu'elle propose à la personne publique. Cette offre doit prendre en compte les éléments précisés dans les documents de consultation : 1) L objet du marché : - Après avoir analysé les pièces mises à votre disposition dans le Document de Consultation, il faut établir une offre pertinente qui réponde aux besoins exprimés dans le Cahier des Clauses Techniques Particulières (CCTP). 2) Les critères : - Le pouvoir adjudicateur met à votre disposition dans le RC les critères sur lesquels il jugera l offre. Il est primordial de bien analyser ces critères afin de proposer une offre qui a des chances de remporter le marché. - Lorsqu il existe des critères autres que le prix, il faudra produire un mémoire technique ou une note explicative qui doit respecter strictement le cahier des charges. 3) Les lots : - Un marché qui nécessite une multitude de compétences ou qui s étale sur plusieurs sites géographiques peut être divisé en plusieurs lots. Les entreprises répondent à un ou plusieurs lots en fonction de leur capacité technique. - Chaque lot est un marché. «Les Marchés Publics : des opportunités pour les PME PMI» 10

11 4) Les tranches conditionnelles : - Lorsque, pour des raisons économiques, techniques ou financières, le rythme ou l'étendue des besoins à satisfaire ne peuvent être entièrement arrêtés dans le marché, la personne publique peut passer un marché fractionné sous la forme d'un marché à tranches conditionnelles. - Le marché contient alors une tranche ferme et une ou plusieurs tranches conditionnelles qui pourront être affermies ou non à la date indiquée dans le RC. 5) Répondre aux options: - Les options sont des prestations susceptibles de s ajouter aux prestations commandées de manière ferme. Chacune d elle doit être chiffrée. Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de ne pas les lever. 6) Proposer des variantes: - Dans le cas où elles sont autorisées dans les documents de consultation, l entreprise peut proposer une ou plusieurs variantes, répondant mieux aux besoins. 7) Le prix : - Les prix sont en principe intangibles (sauf si variation de prix) - Certains marchés peuvent être conclus sur la base d un prix provisoire. Le prix deviendra définitif qu au cours de l exécution du marché via avenant. - Les marchés sont établis sur la base de : prix forfaitaire : qui rémunère le titulaire pour une prestation ou un ensemble de prestations, quelles que soient les quantités livrées ou exécutées ; prix unitaire : prix à l unité d une prestation précisément définie dans les documents contractuels. Il est appliqué aux quantités livrées ou exécutées. - Il est possible de combiner les deux formes de prix unitaire et forfaitaire dans un même marché. - Le prix peut être : Ferme : Invariable pendant toute la durée du marché. Il est possible d actualiser ce prix à la date de commencement d exécution des travaux. Révisable : Prix qui peut être modifié pour tenir compte des variations économiques constatées pendant l exécution du marché. - Dans tous les cas le pouvoir adjudicateur est obligé de mentionner si ils sont fermes, actualisables ou révisables - Toute offre comportant une erreur substantielle sur les prix peut être écartée. «Les Marchés Publics : des opportunités pour les PME PMI» 11

12 8) Clauses de Pénalité - La violation de toute clause contractuelle, (retard, clause sociale, clause environnementale, etc.) peut donner lieu à des pénalités, dès lors que le marché les prévoit expressément - Les clauses de pénalités ne modifient pas le prix. En revanche, le montant payé sera affecté à la baisse par la mise en œuvre des clauses de pénalités. 9) Clauses Incitatives : - Les clauses incitatives ne modifient pas le prix. En revanche, le montant payé sera augmenté de celui de la prime à verser, si les conditions prévues sont réunies. - Elles sont facultatives et rares (ex : prime d avance sur délai, prime de dépassement de performance.) 10) Les délais de remise des offres: - Le délai de remise des offres doit être strictement respecté, faute de quoi l offre est systématiquement rejetée. Conseil : Attention à ne pas confondre les variantes et les options. Seul le pouvoir adjudicateur a l initiative pour proposer des options. Par contre les variantes sont proposées à l initiative de l entreprise, que lorsqu elles sont autorisées. Analysez bien les documents de consultation afin de proposer une offre recevable. En effet, l offre ne doit pas méconnaître la législation, elle doit être accompagnée de tous les documents demandés entièrement rédigés et dûment signés, elle doit répondre aux exigences du pouvoir adjudicateur. Sinon, elle sera déclarée, irrégulière, inacceptable ou inappropriée. Analysez les clauses financières du CCAP. Elles contiennent toutes les informations relatives aux prix (clauses de révisions), aux échéanciers de règlement, aux avances, aux retenues de garantie et aux pénalités. VII) Les modalités de paiement L entreprise sélectionnée par le pouvoir adjudicateur devient «titulaire» du marché. 1) Délai de paiement : - Les paiements des prestations d un marché public doivent s effectuer, sauf exceptions, dans un délai maximal de trente jours pour l Etat, ses établissements, et les marchés des collectivités territoriales. - Cinquante jours pour les établissements du service de santé des armées, les établissements publics de santé et les établissements sociaux et médicosociaux. «Les Marchés Publics : des opportunités pour les PME PMI» 12

13 2) Les intérêts moratoires : - Le dépassement du délai de paiement ouvre de plein droit et sans autre formalité, pour le titulaire du marché ou le sous-traitant, le bénéfice d intérêts moratoires, à compter du jour suivant l expiration du délai. - Leur formule de calcul est : Montant payé tard TTC x (nb jours dépassement / 365) x 7,75%* (*Taux au 1 er janvier 2013) 3) Le sous-traitant : - Le paiement du sous-traitant se fait directement par le pouvoir adjudicateur s il répond à certains critères ; (le sous-traitant doit être accepté, la prestation à un lien direct avec le marché, le montant des prestations est supérieur à 600.) - Le sous-traitant doit néanmoins respecter l article 116 CMP. 4) Retenue de garantie : - La retenue de garantie est une retenue que l administration peut opérer sur le règlement des prestations effectuées par le cocontractant en vue de garantir le remboursement des sommes dont le cocontractant pourrait se trouver éventuellement redevable. - Le montant de la retenue de garantie ne peut être supérieur à 5 % du montant initial augmenté, le cas échéant, du montant des avenants. 5) Les avances : - L avance est le versement d une partie du montant d un marché public au titulaire de ce marché avant tout commencement d exécution de ses prestations. - Elle facilite l exécution des marchés publics et assure un égal accès à toute entreprise, qu elles disposent ou non d une trésorerie suffisante. - Dans certains, cas, si le montant du marché est supérieur à et le délai d exécution dépasse 2 mois, l avance est obligatoire. Conseil : Financez vos marchés : Malgré les réductions de délai de paiement, certaines créances peuvent pénaliser votre accès à la commande publique. Oséo, facilite l accès aux marché publics des PME grâce au service Avance plus. Pour en savoir plus : «Les Marchés Publics : des opportunités pour les PME PMI» 13

14 VIII) ANNEXE : Tableaux récapitulatifs Dossier de consultation des Entreprises DCE : Dossier de consultation des Entreprises (DCE) Documents Constitutifs du Marché Règlement de Consultation -RC- Acte d Engagement -AE- Cahier des Clauses Techniques Particulières -CCTP- Cahier des Clauses Administratives Particulières -CCAP- Contrat de Maintenance Contenu Liste les documents à produire, fixe le délai pour répondre et indique les critères d attribution, précise le mode de transmission des documents. Pièce contractuelle principale. Contient le champ à compléter pour obtenir une avance. Les pièces relatives au prix se trouvent dans son annexe. A signer et dater Précise l objet et les caractéristiques techniques du marché, les lots, les tranches conditionnelles, les options. Autorise ou non les variantes. A signer pour acceptation Précise les caractéristiques juridiques et financières du marché. Contient les informations relatives aux prix (révision, actualisation ), aux intérêts moratoires, aux retenues de garanties et aux pénalités. Contient toute les informations relatives à l exécution de la maintenance : prix, durée, obligations de résultats «Les Marchés Publics : des opportunités pour les PME PMI» 14

15 Dossier de Candidature : Dossier de Candidature Documents constitutifs de la Candidature DC1 DC2 DC4 Documents à joindre Contenu - Identité du ou des candidats - Objet du marché - Objet de la candidature - Attestations sur l honneur - Capacité du ou des candidats - Désigne mandataire Doit être signé par le candidat ou les cotraitants - Forme juridique du candidat (SARL, SA ) - Nom, adresse et n SIRET - Informations relatives à la situation financière du candidat : CA des trois derniers exercices - Nationalité - Déclaration du sous-traitant - Identification du sous-traitant : nom, adresse, n SIRET - Nature et prix des prestations - Condition de paiement - Capacité du sous-traitant - Attestations sur l honneur A faire signer par candidat, soustraitant et pouvoir adjudicateur - Copie de l assurance Responsabilité Civile - Copie de la garantie décennale - Copie d assurance Responsabilité Civile professionnelle - Un Relevé d Identité Bancaire - Copie de certification - Extrait Kbis «Les Marchés Publics : des opportunités pour les PME PMI» 15

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