Les séminaires se tiennent soit sur le campus du Solbosch (S) soit sur le campus Erasme (E). Les salles seront précisées lors de l inscription.

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1 Département des ressources humaines - Service du Personnel ATGS Av. F.D. Roosevelt 50, CP BRUXELLES Tél DÉVELOPPEMENT DES COMPÉTENCES DES RESPONSABLES D ÉQUIPES RESPONSABLES OPÉRATIONNELS (RO) PROGRAMME DES SÉMINAIRES AVRIL-JUILLET 2017 Les séminaires se tiennent soit sur le campus du Solbosch (S) soit sur le campus Erasme (E). Les salles seront précisées lors de l inscription. SESSIONS OBLIGATOIRES POUR LES RO PHASE 1 GESTION D ÉQUIPE, LEADERSHIP, COMMUNICATION EFFICACE, GESTION DU STRESS Module 1 Principes de base 1 journée : 9h-16h30 5 avril (S) 25 avril (S) 5 mai (E) 1 er juin (S) 5 juillet (E) Gestion d une équipe, Leadership Gestion du stress au sein d une équipe Les différents styles de leadership La communication La gestion des émotions dans une équipe Les limites du leader Définition facteurs et symptômes du stress Stratégies de gestion du stress Communication et conduite de réunions internes Théories de la communication Préparation efficace d une réunion Types de réunion, objectifs et résultats Techniques d animation Mobiliser ses collaborateurs Détecter et analyser les besoins en leadership Adapter son style de leadership en fonction des besoins de son équipe Repérer les situations à risque Analyser les facteurs de stress et les besoins de ses collaborateurs Proposer des stratégies pour diminuer le niveau de stress Définir le type de réunion à mener Choisir la communication adéquate, adapter les supports Exprimer clairement les rôles des participants Organiser le suivi des thèmes abordés 1

2 PHASE 2 OUTILS POUR COMPRENDRE ET APPLIQUER LES PROCÉDURES ET RÈGLEMENTS INTERNES 3 heures 30 mai, 9h-12h (S) 21 juin, 14h-17h (E) Administration du temps de travail à l ULB, avec exemples illustrés Temps de travail Congés légaux & extra légaux, de circonstances, compléments Retards et absences Garantie de salaire Aménagements de temps de travail : interruption de carrière et congés thématiques, congés sans soldes Autres types d aménagements ou de congés Rôle des SH et RO Gestion des absences et conditions de remplacement Incapacités de travail et respect du temps de repos, à équilibrer avec les contacts nécessaires pour assurer la continuité du service en l absence de la personne A. Coutisse, Y. Pietrons Appliquer les règles en matière de gestion du temps de travail des agents de son service Informer les agents sur les règles et procédures à suivre Gérer l impact des congés et remplacements dans les services Veiller à l équité entre agents et à l équilibre de la charge de travail Sécurité, prévention des risques et protection des travailleurs 22 mai, 9h-11h (E) 2 juin, 9h-11h (S) Contexte légal Acteurs Obligations de l employeur / obligations de la ligne hiérarchique Obligation des travailleurs Démarche préventive Analyse des risques SIPP, SEPP, SCPPT, CPPT Notions de sécurité (appels d urgence, détection d incendie, évacuation) Procédure interne et externe M. Craps Veiller au respect des instructions S assurer que les travailleurs comprennent et mettent en pratique les informations reçues en application de la législation concernant le bien-être des travailleurs lors de l exécution de leur travail 2

3 3 heures 29 mai, 14h-17h (S) 20 juin, 9h30-12h30 (E) Accompagnement des membres de l équipe (Feedback continu - Entretien d'évaluation à l'ulb Évaluation liée aux événements de carrière Plan de formation Développement professionnel) Principes généraux Evaluation en début et en cours de carrière Procédure avancement : évaluation intermédiaire & évaluation finale Procédure promotions Évaluation «déconnectée» Y. Pietrons Présenter les évaluations des agents de son service Veiller aux critères de l évaluation Veiller au timing pour évaluer et communiquer ces évaluations SESSIONS OPTIONNELLES POUR LES RO Tous les séminaires obligatoires pour les SH peuvent être suivis par les RO, en concertation avec leurs SH et en fonction de la nécessité. PHASE 1 GESTION D ÉQUIPE, LEADERSHIP, COMMUNICATION EFFICACE, GESTION DU STRESS Module 2 Approfondissement 1 journée : 9h-16h30 11 avril (S) 26 avril (S) 29 juin (S) 12 juillet (E) Gestion d une équipe, Leadership Gestion du stress au sein d une équipe Les différents styles de leadership La communication La gestion des émotions dans une équipe Les limites du leader Définition facteurs et symptômes du stress Stratégies de gestion du stress Communication et conduite de réunions internes Théories de la communication Préparation efficace d une réunion Types de réunion, objectifs et résultats Techniques d animation Mobiliser ses collaborateurs Détecter et analyser les besoins en leadership Adapter son style de leadership en fonction des besoins de son équipe Repérer les situations à risque Analyser les facteurs de stress et les besoins de ses collaborateurs Proposer des stratégies pour diminuer le niveau de stress Définir le type de réunion à mener Choisir la communication adéquate, adapter les supports Exprimer clairement les rôles des participants Organiser le suivi des thèmes abordés 3

4 PHASE 2 OUTILS POUR COMPRENDRE ET APPLIQUER LES PROCÉDURES ET RÈGLEMENTS INTERNES 23 mai, 9h-11h (S) 19 juin, 14h-16h (E) Carrière du personnel administratif, technique, de gestion et spécialisé Statut PATGS : progression par diplôme, par avancement hors niveau 1, par promotion, par accession Composition et rôle des commissions du personnel Clés de répartition par an et par commission Y. Pietrons Présenter un dossier de demande de promotion : timing, rubriques des documents et processus 24 mai, 14h-16h (E) 31 mai, 14h-16h (S) Déontologie et respect de la vie privée Règles relatives à la protection de la vie privée des travailleurs Gestion des données personnelles et confidentielles, Communication de données à des tiers, vie privée des utilisateurs du réseau informatique Utilisation des outils de télécommunication I. Couloubaritsis, C. Benedek, S. de le Court 8 mai, 14h-16h (S) 17 mai, 9h- 11h (E) Prévention en matière de risques psychosociaux PHASE 3 Contexte légal Acteurs Rôle du conseiller en prévention de la charge psychosociale Procédure interne et externe Facteurs perturbant les conditions de travail Problématique burn-out et bore-out Ph. Dejonghe Veiller au respect des instructions S assurer que les travailleurs comprennent et mettent en pratique les informations reçues en application de la législation concernant le bien-être des travailleurs lors de l exécution de leur travail 4

5 1 journée : 9h-16h30 6 avril (S) 28 avril (S) 7 juin (S) 15 juin (E) 11 juillet (S) Gestion des conflits au sein d une équipe La médiation : compréhension et empathie Les jeux de pouvoir Les limites de la médiation Détecter et analyser les situations de conflit Repérer les jeux de pouvoir Choisir et établir des stratégies adaptées de gestion de conflits 19 mai, 9h-11h (S) 8 juin, 14h-16h (E) 8 juin, 9h-11h (S) 26 juin, 9h30-11h30 (E) Avantages au personnel Avantages en termes de bien-être et d'offre de services Avantages sociaux et financiers Avantages extra-légaux statutaires (PATGS) Pension extra-légale Formations Régime disciplinaire et fin de contrats Régime disciplinaire corps scientifique et académique Régime disciplinaire PATGS statutaire / contractuel Fin de contrats selon la nature du contrat Statut unique ouvrier / employé : licenciement & démission Ruptures conventionnelles et prépensions Rôle des SH/RO A. Coutisse Prise de connaissance des différentes matières exposées Capacité à transmettre à ses collaborateurs ces informations ou, au minimum, leurs sources et où les trouver Y. Pietrons, B. Zöfel Présenter les évaluations des agents de son service Détecter préventivement les situations potentiellement problématiques Analyser ces situations et susciter des pistes d amélioration incluant activement l agent 5

6 PHASE 4 - Liste non exhaustive qui sera développée selon l évolution des métiers, des outils, 29 mai, 9h- 11h (S) 14 juin, 14h-16h (E) Recrutement et carrière du personnel associé à la recherche contractuelle Cheminement d une convention de recherche (signature, mise en route, dépenses éligibles, engagement de personnel) Engagement du personnel ou du boursier (notions de contrat versus bourse, durées, politique rémunératoire ) Rôles et implication des Départements recherche, de l administration financière et des ressources humaines I. Couloubaritsis, F. Magerman 3 heures 18 mai, 9h-12h (S) 8 juin, 9h-12h (E) 11 mai, 9h-11h (S) 22 mai, 14h-16h (E) Recrutement et carrière du personnel enseignant et scientifique Rappel des définitions : corps scientifique corps académique Attribution des postes à charge de l allocation de fonctionnement Procédure d engagement des corps scientifique et corps académique : vacances, candidatures, procédures facultaires et SPES Durée d engagement pour les assistants, assistants chargés d exercices, assistants chargés d exercices adjoints à un titulaire de langue vivante et assistants pédagogiques Carrières académiques à temps plein / à temps partiel Comptabilité et procédures de commandes - Financement de l Université Principes et généralités de comptabilité Structure comptable de l Université Différents types de comptes Règles en matière de dépenses Commandes à l ULB Procédures d achats N. Germeau F. Magerman, K. Daoud 6

7 17 mai, 9h-11h (S) 24 mai, 9h-11h (E) 2 journées : 9h-17h 11 & 13 avril (S) 26 & 28 avril (E) 16 & 18 mai (S) 4 & 6 juillet (E) 12 & 14 juillet (S) Politique environnementale et mobilité à l ULB Politique environnementale de l ULB et rôle de la coordination environnementale Mobilité à l ULB et rôle de la coordination mobilité Gestion de projets Connaissances et compétences : Savoir définir (cerner et décrire) un projet, une mission Comprendre les principes et étapes de l organisation et de la planification d un projet Comprendre les principes de la conduite d un projet Dégager les principaux facteurs de succès de la gestion de projet A. Demoustiez Aide à la rédaction des appels à projet (Feder, européen...) sur le plan du positionnement durable (sustainable) de l'ulb. Prise de connaissance de tous les éléments pratiques relatifs à la mobilité à l'ulb (politique de stationnement, politique de remboursement des frais de déplacement, soutien des modes alternatifs,...) 1 journée : 9h-16h30 13 avril (S) 3 mai (S) 19 mai (E) 13 juin (S) 13 juillet (S) Gestion du changement Connaissances et compétences : Analyser le contexte du projet de changement d'organisation : identifier le (ou les) décideur(s), caractériser la problématique à l'origine de la mission engagée et les objectifs assignés, définir les contributions de chacun, cerner le rôle du manager en tant que relais dans le projet de réorganisation. Comprendre les mécanismes à l'origine des comportements humains face au changement : identifier les principales causes de résistance au changement et leurs caractérisations comportementales, identifier les risques et les anticiper, répertorier tous les facteurs de risque associés aux personnes composant l'équipe, mettre en place des mesures préventives individuelles ou collectives pour y pallier. Donner du sens et motiver au changement : utiliser les leviers d'action du manager, communiquer autour du changement. 7