INSTALLER ET METTRE EN SERVICE MAILEVA DIRECT 5

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2 SOMMAIRE DECOUVRIR MAILEVA DIRECT 3 Qu est-ce que Maileva Direct? 3 Quelle est la différence entre l Espace Client Maileva et Maileva Direct? 3 Quelles économies vais-je réaliser avec Maileva Direct? 3 De combien de temps ai-je besoin pour réaliser un envoi depuis Maileva Direct? 3 Puis-je bénéficier d un accompagnement personnalisé? 4 Ai-je besoin de m abonner pour utiliser Maileva Direct? 4 Maileva Direct est-il payant? 4 Est-ce possible d avoir plusieurs utilisateurs pour le même compte? 4 Puis-je utiliser Maileva Direct tout de suite après avoir souscrit? 4 INSTALLER ET METTRE EN SERVICE MAILEVA DIRECT 5 Quels sont les prérequis pour installer Maileva Direct? 5 Comment installer Maileva Direct? 5 Comment faire si j utilise un serveur distant de type TSE / CITRIX XENDESKTOP? 6 Comment mettre à jour Maileva Direct? 6 Mes données sont-elles conservées lorsque je mets à jour ma version de Maileva Direct? 6 Les droits définis sur mon Espace Client s appliquent-t-ils sur Maileva Direct? 6 REALISER UN ENVOI 6 Qu est-ce que l envoi en mode mailing? 6 Comment réaliser un envoi en mode mailing? 6 Qu est-ce que l envoi en mode flux? 7 Comment réaliser un envoi en mode flux? 7 Peut-on automatiser un envoi récurrent? 7 Peut-on réaliser un envoi hors connexion? 7 Y a-t-il un minimum de volume par envoi? 7 Puis-je gérer mes contacts depuis Maileva Direct? 8 Puis-je ajouter des annexes? 8 Puis-je ajouter des pages ou fonds de pages? 8 Puis-je personnaliser mes envois? 8 Puis-je planifier mes envois? 8 Puis-je archiver mes envois? 8 Puis-je annuler un envoi? 8 Sous quel délai mes courriers sont-ils remis à La Poste? 9 Comment puis-je savoir que mon envoi a bien été pris en compte? 9 Quelle est la qualité d impression de mes courriers? 9 SECURITE 9 Mes données sont-elles bien protégées? 9 Pendant combien de temps sont-elles conservées? 9 Où sont archivés mes documents? 9 DEVELOPPEMENT DURABLE 9 Quels sont les engagements en termes d environnement? 9 FAQ Maileva - 2/9

3 DECOUVRIR MAILEVA DIRECT Qu est-ce que Maileva Direct? Maileva Direct est une imprimante virtuelle qui donne accès aux services d envoi de courrier ponctuels ou récurrents (factures, bulletins de paie ). Intégralement développée par Maileva, cette solution logicielle s intègre à vos applications bureautiques (Word, Excel, PDF ) et vous permet de réaliser des envois de courrier et recommandé en quelques clics, directement à partir de vos documents. Maileva Direct est proposée gratuitement à tous les clients Maileva. Il vous suffit d installer le logiciel prêt à l emploi disponible sur votre Espace Client. Il s intègre automatiquement dans votre environnement bureautique. Lorsque vous validez l envoi, Maileva lance l impression, la mise sous pli et la remise à La Poste. Quelle est la différence entre l Espace Client Maileva et Maileva Direct? L Espace Client Maileva vous permet de réaliser tous vos envois directement depuis n importe quel ordinateur via le site sécurisé Maileva.com. Utilisez tous les canaux d envois : recommandé, courrier, , SMS, fax Maileva Direct vous permet de réaliser des envois de courriers et recommandés depuis votre poste de travail, directement à partir de votre document à envoyer, en utilisant la fonction «imprimer». Quelles économies vais-je réaliser avec Maileva Direct? Vous réalisez au moins 20% d économies grâce aux tarifs préférentiels sur vos affranchissements* courriers, dès le 1 er pli. Vous économisez sur les matières (enveloppes, papier, encre), le matériel d impression (usure, maintenance) et gagnez du temps sur la préparation de vos envois, leur remise à La Poste, en les lançant directement depuis votre environnement de travail. Vous n avez plus besoin de vous équiper en machine à affranchir. *Tarif Lettre grand compte accessible dès le premier pli (0.547 contre 0.78 pour la Lettre Prioritaire ou 0,67 pour la Lettre verte, tarifs en vigueur au 1er janvier 2016). Vous pouvez estimer votre budget instantanément via le simulateur de budget ou consulter les tarifs via notre plaquette tarifaire. De combien de temps ai-je besoin pour réaliser un envoi depuis Maileva Direct? Avec Maileva Direct, un envoi (courrier, recommandé) peut être envoyé immédiatement vers des centaines de correspondants. FAQ Maileva - 3/9

4 Puis-je bénéficier d un accompagnement personnalisé? Oui, nos experts sont à votre disposition du lundi au vendredi, de 9h à 18h30 au (service gratuit + prix d appel). Ils vous accompagneront via : Un appel de bienvenue pour vous aider dans la prise en main de la solution et répondre à vos éventuelles questions Une assistance dans la réalisation de vos envois Une assistance technique Ai-je besoin de m abonner pour utiliser Maileva Direct? Oui, vous devez souscrire à Maileva pour pouvoir utiliser Maileva Direct. Toutes les formules d abonnement permettent d accéder à Maileva Direct. Maileva Direct est-il payant? Non, Maileva Direct est proposée gratuitement pour toutes les formules d abonnement, sans aucun supplément. Est-ce possible d avoir plusieurs utilisateurs pour le même compte? Oui, vous pouvez avoir jusqu à 10 utilisateurs gratuits pour le même contrat. Parmi eux un administrateur doit être identifié. Puis-je utiliser Maileva Direct tout de suite après avoir souscrit? Oui, très rapidement : - En 15 minutes dans le cadre d une souscription en ligne. - Sous 3 jours maximum après réception du contrat dans le cadre d une souscription papier. FAQ Maileva - 4/9

5 INSTALLER ET METTRE EN SERVICE MAILEVA DIRECT Quels sont les prérequis pour installer Maileva Direct? Pour installer Maileva Direct sur votre poste de travail ou votre serveur distant (TSE / CITRIX XENDESKTOP), vous devez disposer des caractéristiques suivantes : PC uniquement avec session administrateur Accès Internet HTTPS Windows XP Professionnel SP2 et SP3 Windows Vista Professionnel 32 et 64 bits Windows 7 Professionnel 32 et 64 bits Windows 7 Entreprise 32 et 64 bits Windows 8 et 8.1 Professionnel 32 et 64 bits Windows 10 Professionnel 32 et 64 bits Windows Server 2003 Standard Edition 32 bits (déploiement TSE) Windows Server 2008 R2 Standard Edition 64 bits (déploiement TSE) Windows Server 2012 et 2012 R2 64 bits (déploiement TSE) Environnement Citrix XenDesktop Windows 7 et 8 Intel CORE ou CELERON, mémoire RAM : 2Go 200 Mo d espace disque Ecran couleur 1024 x 768 pixels avec affichage couleurs en 16 bits (minimum) Version de PDF minimum 1.2, maximum 1.5 Comment installer Maileva Direct? Pour obtenir Maileva Direct, vous devez installer le logiciel disponible dans votre Espace Client Maileva. 1- Connectez-vous à votre Espace Client Maileva au lien suivant. 2- Téléchargez Maileva Direct dans la rubrique «Outils>Applications utiles» et installez-le sur votre poste de travail ou sur votre serveur distant (TSE, Citrix XENDESKTOP) à partir d une session administrateur. 3- Lancez l application depuis votre poste de travail 4- Connectez-vous avec votre référence utilisateur et votre mot de passe initial qui vous a été transmis par Maileva lors de votre souscription. Si vous avez oublié votre mot de passe, contactez adv@maileva.com 5- Configurez vos paramètres lors de la première utilisation : a. Ajout de l adresse de retour des preuves de dépôt pour l envoi de recommandés b. Ajout de l adresse de retour des plis non distribuables (PND) c. Ajout de l adresse postale de l expéditeur Vous pouvez désormais réaliser tous vos envois avec Maileva Direct FAQ Maileva - 5/9

6 Comment faire si j utilise un serveur distant de type TSE / CITRIX XENDESKTOP? Vérifiez que votre configuration répond bien aux prérequis nécessaires. 1- Téléchargez Maileva Direct dans la rubrique «Outils>Applications utiles» et installez-le sur votre serveur distant (TSE, Citrix XENDESKTOP) à partir d une session administrateur. Une seule installation est nécessaire. 2- Tous les utilisateurs de l entreprise pourront accéder à Maileva Direct en se connectant à leur session. Si vous avez oublié votre mot de passe, contactez adv@maileva.com 3- Configurez vos paramètres lors de la première utilisation : a. Ajout de l adresse de retour des preuves de dépôt pour l envoi de recommandés b. Ajout de l adresse de retour des plis non distribuables (PND) c. Ajout de l adresse postale de l expéditeur Vous pouvez désormais réaliser tous vos envois avec Maileva Direct. Comment mettre à jour Maileva Direct? Dès qu une nouvelle mise à jour est disponible, vous en serez informé(e) au démarrage de Maileva Direct avec la possibilité de la télécharger. Mes données sont-elles conservées lorsque je mets à jour ma version de Maileva Direct? Oui, l ensemble de vos données sont reprises dans la nouvelle version : carnet d adresses, modèles de règles d analyses, d options d envoi, d annexes, de fond de page, d insertion de page. Les droits définis sur mon Espace Client s appliquent-t-ils sur Maileva Direct? Oui, l ensemble des droits définis par l administrateur du compte Maileva pour l Espace Client s appliquent également sur Maileva Direct. Lorsqu une mise à jour des règles est effectuée, un délai de 15 minutes est nécessaire pour qu elle soit prise en compte sur Maileva Direct. REALISER UN ENVOI Qu est-ce que l envoi en mode mailing? L envoi en mode mailing vous permet de réaliser un envoi d un document unique vers un ou plusieurs destinataires en utilisant le carnet d adresses, en important un fichier d adresses ou en saisissant manuellement les destinataires et définissant les options d envoi. Comment réaliser un envoi en mode mailing? 1. Cliquez sur «Fichier/Imprimer» depuis le document à envoyer 2. Sélectionnez Maileva Direct dans la liste des imprimantes disponibles 3. Au lancement de Maileva Direct, sélectionnez «adresses à renseigner». 4. Importez un fichier de contacts, saisissez les adresses ou utilisez le carnet d adresses 5. Choisissez les options d envoi 6. Visualisez et valider le BAT 7. Planifiez, nommez et lancez votre envoi. Vous pouvez également le suivre à tout moment depuis votre Espace Client. FAQ Maileva - 6/9

7 Qu est-ce que l envoi en mode flux? L envoi en mode flux permet d envoyer plusieurs documents différents à partir d un seul fichier en définissant ou choisissant les règles de découpage des documents (adresses ) et les options associées. Comment réaliser un envoi en mode flux? 1. Cliquez sur «Fichier/Imprimer» depuis le document à envoyer 2. Sélectionnez Maileva Direct dans la liste des imprimantes disponibles 3. Au lancement de Maileva Direct, sélectionnez «adresse renseignées». 4. Créez et nommez une nouvelle règle (ou utiliser un modèle) pour : Définir les adresses et informations à utiliser pour l envoi : adresse destinataire, adresse expéditeur, référence interne destinataire Vérifier que le rectangle vert encadre bien l adresse du destinataire sans aucun autre élément (date, lieu, n ) Découper le fichier selon le besoin : rupture régulière ou personnalisée Vérifier que la rupture est conforme à l envoi souhaité Configurer les options d envoi 5. Choisissez le mode d utilisation manuel (à partir du document) ou automatique (via dépôt du document dans un répertoire, sans BAT) 6. Sauvegarder la règle afin de pouvoir l utiliser à tout moment Peut-on automatiser un envoi récurrent? Oui, lors de la création d une règle d analyse, il est possible de définir une utilisation automatique via le dépôt du document dans un répertoire d envoi. Tout fichier déposé dans ce répertoire sera envoyé sur le modèle de la règle associée. Seuls les documents au format PDF peuvent être envoyés depuis un répertoire d envoi automatique. Peut-on réaliser un envoi hors connexion? Il est possible de préparer vos envois hors connexion. Une fois que vous accèderez de nouveau à Internet, l envoi sera automatiquement transmis à Maileva Y a-t-il un minimum de volume par envoi? Non, il n y a aucun minimum de volume. Vous pouvez toucher jusqu à destinataire(s) par envoi de manière autonome. Au-delà, contactez notre service client au (service gratuit + prix d appel). Vous bénéficierez des tarifs d affranchissement préférentiels dès le premier courrier. FAQ Maileva - 7/9

8 Puis-je gérer mes contacts depuis Maileva Direct? Oui, Maileva Direct propose un carnet d adresses qui vous permet de créer, modifier et utiliser directement vos destinataires lors d un envoi. Puis-je ajouter des annexes? L ajout d annexes : ajout d un document non personnalisé à la fin du courrier. L annexe peut contenir plusieurs pages. Il est possible d ajouter des annexes à vos documents à envoyer. Pour cela, cliquez sur Options>Modèles d annexes, pour les créer ou les gérer. Puis-je ajouter des pages ou fonds de pages? Fond de page : ajout d un document A4 contenant l en-tête, le logo de l entreprise ou la structure d un tableau (pour une facture par exemple). Le document est destiné à être envoyé sous le contenu des documents envoyés. Page : ajout d une page non personnalisée entre deux pages ou à la fin du courrier (cgs, cgv ) Il est possible d ajouter des pages ou fonds de page à vos documents à envoyer. Pour cela, cliquez sur Options>Modèles de fond de page (ou d insertion de page), pour les créer ou les gérer. Puis-je personnaliser mes envois? Non, La personnalisation des courriers n est pas disponible dans Maileva Direct. Maileva Direct permet l envoi de documents différents vers chacun de vos destinataires à partir d un même fichier. Cependant, il n est pas possible d ajouter des champs de personnalisation (Civilité, Prénom, Nom ). Puis-je planifier mes envois? Oui, vous pouvez décider de lancer votre envoi immédiatement ou de le planifier dans les 30 jours à venir s il s agit d un courrier et jusqu à 12 mois s il s agit d un recommandé. Puis-je archiver mes envois? Oui, vous pouvez archiver vos envois pendant 1, 3, 6 ou 10 ans et les consulter en ligne à tout moment. Dans le cas d un envoi de recommandé, l archivage et la consultation sont inclus pour une durée de 3 ans. Puis-je annuler un envoi? Toute demande d annulation est soumise à certaines conditions. Pour cela, contactez votre Service Client au plus tôt, du lundi au vendredi, de 9h à 18h30 au (service gratuit + prix d appel). FAQ Maileva - 8/9

9 Sous quel délai mes courriers sont-ils remis à La Poste? Les courriers sont remis à la Poste le jour même pour toute demande transmise avant 14h (heure de métropole). Comment puis-je savoir que mon envoi a bien été pris en compte? Dès la validation de votre envoi, une notification de prise en compte apparait sur votre gestionnaire de tâches. Vous recevez également un de confirmation pour vous assurer que votre demande a bien été prise en compte et pouvez aussi retrouver cette information dans votre Suivi Maileva Direct ou votre Espace Client Maileva à la rubrique «Suivre et Consulter» Quelle est la qualité d impression de mes courriers? Maileva dispose du 1 er centre de production page à page couleur en Europe (7 imprimantes numériques XEROX IGEN 150). Pour évaluer vous-même la qualité d impression de Maileva, vous pouvez envoyer gratuitement un courrier test à l adresse de votre choix. SECURITE Mes données sont-elles bien protégées? Maileva a mis en place le protocole HTTPS pour vous faire bénéficier d une transmission entièrement sécurisée. Pendant combien de temps sont-elles conservées? Les fichiers (documents et adresses) sont détruits après l envoi. Où sont archivés mes documents? Toutes vos données et documents sont archivés en France sur nos propres serveurs, sécurisés et labélisés Tiers de confiance par la FNTC. DEVELOPPEMENT DURABLE Quels sont les engagements en termes d environnement? Maileva assure la neutralité carbone de l'ensemble de ses offres et s engage à utiliser des consommables respectueux de l environnement : Papiers labellisés PEFC et issus de forêts durablement gérées. Enveloppes 100% recyclables reconnues par l Ecolabel Européen. Toner composé de pigments écologiques complètement solubles dans l'eau. Maileva s engage également à faire collecter des déchets de production (papier, carton, toner, etc.) par des sociétés expertes dans le recyclage de déchets industriels. FAQ Maileva - 9/9