LIMANIA. La solution pour les IMF Africaines. Gestion Intégrée d Institution de Micro finance

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1 LIMANIA Gestion Intégrée d Institution de Micro finance La solution pour les IMF Africaines LIMANIA est un logiciel de gestion transactionnelle à destination des institutions de micro finance basé sur les technologies informatiques les plus avancées et sur les outils financiers les plus récents. CopyRight 2007 CIKASOFT

2 sdf Sommaire 1 Présentation 2 Description 3 Organisation 4 Fonctionnalités 6 Contacts

3 Edito De nombreuses institutions de micro finance (IMF) sont incitées à améliorer leur système d information. En effet, les IMF ne peuvent atteindre la viabilité et la pérennisation de leurs activités sans un système d information performant. Il est impossible de gérer ce qu on ne peut mesurer. De plus, la diffusion d une information fiable à destination des différents publics est indispensable pour la promotion de l IMF et pour son développement. La sélection de la bonne solution technologique est délicate. Après l analyse de différents logiciels sur le marché et suite à des insuffisances de ces derniers, la société Cikasoft a mis en place une équipe pluridisciplinaire composée d informaticiens, comptables, conseillers en micro finance afin de réfléchir sur la mise en place d un nouveau système d information automatisé répondant aux besoins des IMF. C est ainsi que le projet LIMANIA est né; basé sur une technologie open source et présentant un aspect de progiciel de gestion intégré (ERP en anglais), car à part la gestion du système opérant, LIMANIA intègre aussi le système de la comptabilité et le système de reporting. QUE SIGNIFIE S INFORMATISER? Informatiser une activité signifie automatiser le traitement et la présentation des informations nécessaires pour mener cette activité. La saisie des données nécessaires aux traitements peut soit être réalisée sur le lieu de la conclusion de l opération, soit être différée dans le temps et effectuée de manière groupée dans un centre de traitement décentralisé. Une fois que l ensemble des données relatives aux opérations ont été introduites et enregistrées dans le système, celui-ci est capable de les traiter automatiquement, c est-àdire de les classer, traiter et les restituer selon la présentation désirée sur écran ou sur papier. A première vue, l automatisation permet de gagner un temps appréciable dans le traitement des opérations d une IMF, notamment par exemple dans les opérations de crédits (calcul de l échéancier, calcul des pénalités de retard), leur comptabilisation et l établissement des états financiers. Mais l informatisation permet surtout d élargir «les champs du possible». Elle permet d introduire de nouveaux produits et services dont les traitements auraient été fastidieux manuellement ou permet de faire varier les règles et pratiques de produits existants, les rendant ainsi plus flexibles. QU IMPLIQUE UNE INFORMATISATION? L informatisation, par l élargissement des possibilités (aux niveaux des produits, de la gestion de l organisation, du contrôle interne, de la qualité de service ), nécessitera un vaste changement des pratiques de l IMF et des modes de travail, avec pour condition de réussite un effort d adaptation considérable de l ensemble du personnel. De même, la dimension technique de l informatisation - équipements informatiques, réseaux de télécommunications, logiciels, installations électriques, amènera l IMF à se familiariser avec leur usage, et à devoir les faire évoluer.

4 Description de LIMANIA LIMANIA est un logiciel de gestion transactionnelle à destination des institutions de micro finance basé sur les technologies informatiques les plus avancées et sur les outils financiers les plus récents. LIMANIA est le fruit du travail d une équipe pluridisciplinaire de la société Cikasoft (informaticiens, comptables, conseillers en micro finance) associée à des partenaires de terrain (IMF au Sénégal). LIMANIA constitue un appui aux IMF à travers un renforcement de leurs capacités opérationnelles : système d information de gestion et offre de services. Les six bonnes raisons de choisir LIMANIA 1 Flexibilité: grâce à un module de paramétrage poussé, le logiciel permet l adaptation de ses caractéristiques importantes aux besoins de l institution qui l utilise : définition des caractéristiques des produits d épargne et de crédit, profils utilisateur conformément aux fonctions occupées, diverses informations utilisables à des fins statistiques (secteurs d activité des membres, zones d activité, objets de crédits, etc ), paramétrage du plan comptable,... 2 Capacité d expansion: Les choix d implémentation effectués permettent de rajouter et/ou faire évoluer sans encombre de nouvelles fonctionnalités. 4 Fiabilité & Robustesse: LIMANIA bénéficie de la stabilité et de la robustesse reconnue du système d exploitation LINUX. L architecture WEB offre une grande souplesse pour la maintenance du logiciel. 5Sécurité: Le concept de sécurité recouvre la protection des données, le contrôle de l accès à ces données et la lutte contre la fraude. - Protection des accès : LIMANIA empêche quiconque n y étant pas autorisé d accéder aux données ainsi qu à certaines fonctions utilisateur (telles que le décaissement, la gestion des remboursements, etc..). Les méthodes employées sont : l accès au système par mot de passe et le paramétrage de profils utilisateurs restreignant l accès à certaines fonctions ne laissant apparaître, sur les écrans des utilisateurs, que les fonctions auxquelles ils ont le droit d accès. Les informations sur l identité de l utilisateur, l heure et la date sont également sauvegardées pour chaque transaction opérationnelle. - Protection des données : Une sauvegarde quotidienne est réalisée en fin de journée. Les informations stockées dans la base de données sont protégées contre toute tentative d altération ou de modification par un tiers. 6 Coût: Le choix des composants open source dans la conception du logiciel permet d offrir aux IMF une solution stable, évolutive et peu onéreuse. Pas de licences à acquérir. 3 Convivialité: Les interfaces WEB sont simples, intuitives et illustrées par des icônes explicites.

5 Organisation de LIMANIA Pour répondre au besoin d intégrité des données, LIMANIA est basé sur une architecture centralisée dans un réseau de mutuelles encore appelé Fédération. Ainsi les différents composants partagent et travaillent sur les mêmes données, LIMANIA est installé sur un seul site central auquel les entités informatisées accéderont à distance grâce à des lignes de télécommunications ; ceci permet ainsi d éviter les saisies multiples dans chaque composant du système ou les copies entre un module ou logiciel et un autre, avec les inévitables erreurs de transcription et travail redondant. Exemples de bénéfices fonctionnels de l intégration de LIMANIA : - Pour chaque opération enregistrée au guichet, les écritures comptables sont générées et imputées automatiquement en comptabilité. - Un compte d épargne de nantissement est lié à un prêt et ne pourra être débloqué qu au remboursement final du prêt. - Connaître instantanément la situation d ensemble d un client (prêts, comptes, parts, garanties prises, dépôts et plan d épargne compris). - Connaître les projections des flux de trésorerie entrants et sortants sur base de l ensemble des contrats et des opérations introduits. - Suivre les ratios de risque, généralement calculés à partir de données provenant de différents modules, de manière continue. Avec LIMANIA on peut créer plusieurs IMF ; et pour une IMF donnée on peut créer autant de mutuelles souhaitées. Les mutuelles à leur tour peuvent contenir des agences. Soulignons ici chaque entité a une gestion autonome du point de vue fonctionnelle. Par contre les informations restituées par chaque IMF, Mutuelle ou agence seront visibles par les utilisateurs qui ont bien sûr le droit de les consulter. Avec LIMANIA chaque utilisateur dispose d une visibilité restreinte sur le système en fonction des droits qui lui sont attribués. Ainsi un utilisateur créé au niveau de la mutuelle 1 ne verra que les informations concernant sa mutuelle. Ces droits peuvent également être limités au niveau d une agence donnée.

6 Fonctionnalités de LIMANIA Gestion de la clientèle Adhésion des nouveaux membres (saisies d informations administratives), Suivi des membres avec différents statuts d un membre (en attente de validation, actif, radié, démissionnaire ). Consultation des membres (rechercher par numéro avec la possibilité de voir les listes de ses comptes et crédits et de lui créer au besoin un nouveau compte) Edition des listes des membres (hommes, femmes, particuliers, groupement ) Gestion de l épargne Gestion des comptes épargne de l ouverture à la clôture du compte, enregistrement des retraits et des dépôts, calcul des intérêts selon plusieurs méthodes Consultation des comptes (titulaires, solde, relevé) Virement inter comptes Gestion du crédit Création des dossiers de crédit en fonction des programmes, secteurs activités, type de crédit, taux Validation des dossiers de crédits saisis avec la possibilité de rejet Possibilité de mise à jour du tableau d amortissement d un crédit validé à tout moment tant que ce dernier n est pas encore financé. Financement des dossiers de crédits validés avec la possibilité de rejet Recherche des dossiers de crédit en court Gestion des crédits en souffrance avec application ou pas des pénalités Mise en contentieux des crédits en souffrance Calcul automatique des intérêts suivant la politique de crédit de l institution Edition des rapports des crédits (situation des prêts, crédits en souffrance, en contentieux, crédits par programmes, secteur activité, l encours total des prêts aux dirigeants ) Gestion de la trésorerie Suivi temps réel des encaisses des guichets avec contrôle en fin de journée Ouverture et fermeture d une journée Approvisionnement des guichets Operations de retrait et versement sur un compte Versement des frais divers (dossiers, adhésion)

7 Remboursement échéances Annulation opération Emission - réception inter guichets Opérations de monnaie Situation des guichets Impression des brouillards de caisse journaliers Gestion de la comptabilité Se fait par le passage de toutes les écritures financières en écritures comptables appropriées, selon le plan comptable paramétré par l utilisateur. Comptable évènementielle permettant le paramétrage du plan comptable ainsi que le schéma comptable de l IMF Possibilité de régularisation et d annulation de chaque opération comptable par un utilisateur ayant tout les droits requis Prise en compte des opérations diverses de l IMF, c est-à-dire les opérations qui ne sont pas liées à l activité principale de l institution. Génération de rapports comme balance, Grand Livre, bilan, compte de résultat et d autres rapports nécessaire à l établissement des états financiers. Le paramétrage du système Paramétrage utilisateurs/profils et accès Paramétrage IMF, Mutuelles et agences associées Paramétrage produit(s) d épargne (type compte ) Paramétrage produit(s) de crédit (programmes, type crédit, secteur activité ). Paramétrage des états de crédits associés à un crédit. Paramétrage des comptes associés à aux etats du crédit. Ceci rend LIMANIA théoriquement compatible avec toutes les législations. La gestion du système Changement mot de passe Sauvegarde/ Restauration des données Outils de migration d une ancienne base de données SQL vers la base LIMANIA

8 sdf Cikasoft Hamdallaye ACI 2000 Rue 331 Porte 753 Bamako-Mali BP. E 1702 TEL: (00223) /

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