APERÇU ET DIRECTIVES

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1 APERÇU ET DIRECTIVES

2 VOICE LIEN DE SERVICE Votre programme en ligne d entretien et de services 24 heures sur 24. Lien de service, système accessible en tout temps, est spécialement conçu pour simplifier et améliorer l échange de renseignements entre votre équipe de gestion immobilière de Morguard et vous. Ce service nous permet d offrir un temps de réponse plus rapide pour les problèmes de climatisation, de sécurité, de réparation et d'entretien ménager ainsi que pour d autres besoins liés à l immeuble. Un processus de demande simplifié avec un temps de réponse plus rapide! ADVANTAGES DE LIEN DE SERVICE Site Web en libre-service convivial Accès en temps réel Mises à jour de demande automatiques Il est possible de soumettre les demandes par courriel, par télécopieur, par téléphone ou au moyen de notre site Web sécurisé Aide en ligne APERÇU ET DIRECTIVES LIEN DE SERVICE

3 TABLE DES MATIÈRES Ouverture de session... 4 Page d accueil... 7 Liste Mes demandes... 8 Faire une demande Envoyer une note Modifier votre profil APERÇU ET DIRECTIVES LIEN DE SERVICE

4 OUVERTURE DE SESSION 1. Allez au site 2. Cliquez sur Tenant Link [Lien pour les locataires]. SERVICE LINK OVERVIEW AND INSTRUCTIONS 4

5 OUVERTURE DE SESSION (suite) 3. Cliquez sur le bouton Office [Bureau] pour accéder à la page d ouverture de session. 4. Cliquez sur. SERVICE LINK OVERVIEW AND INSTRUCTIONS 5

6 OUVERTURE DE SESSION (suite) 5. Entrez vos adresse électronique et mot de passe dans les champs prévus à cet effet. 6. Cliquez sur Inscription. SERVICE LINK OVERVIEW AND INSTRUCTIONS 6

7 PAGE D ACCUEIL 1. Annonces : Il arrive que Morguard publie de temps à autre des annonces concernant des activités à venir liées à l immeuble ou d autres renseignements importants. Ces annonces figurent dans cette section. Vous pouvez cliquer sur les liens pour afficher les détails complets de l annonce. 2. Aide en ligne : La section Aide en ligne comprend un lien vers ce système d assistance, de même que des liens vers des tutoriels vidéo qui montrent comment effectuer des tâches précises dans Lien de service. 3. Mes coordonnées : Cette section affiche vos coordonnées actuelles. S il manque des renseignements ou que ces derniers sont erronés, vous pouvez les modifier à l aide du lien Mettre à jour indiqué ci-dessous ou en accédant à Mon profil dans le menu de gauche SERVICE LINK OVERVIEW AND INSTRUCTIONS 7

8 LISTE MES DEMANDES La liste Mes demandes vous permet de consulter et de chercher des demandes de service qui ont été effectuées. Une section Historique dans les détails de la demande permet de faire le suivi des mises à jour de l état des demandes de service, et ce, à mesure qu elles surviennent. Pour accéder à la liste, cliquez sur Mes demandes dans la barre de navigation de gauche. By default, the system displays requests submitted in the last 30 days, of any request type and any status. To make changes to your view: 1. Cliquez sur la section Filtre au-dessus de la liste si celle-ci n est pas déjà ouverte. Cette action affiche différentes options de filtrage. SERVICE LINK OVERVIEW AND INSTRUCTIONS 8

9 LISTE MES DEMANDES (suite) 2. Utilisez les menus déroulants pour filtrer la liste selon la date, le type de demande, les détails sur la demande, l état, le numéro de demande, l étage ou le bureau. - Si vous êtes autorisé à consulter les demandes de vos collègues, vous verrez également apparaître un menu déroulant Demandé par. 3. Cliquez sur le bouton Recherche. Les demandes qui correspondent aux critères sélectionnés s affichent sur l écran My Service Requests [Mes demandes de service]. 4. Le système classe par défaut les demandes selon leur numéro en ordre décroissant (du plus élevé au moins élevé). Vous pouvez classer la liste en cliquant sur les en-têtes suivants: - Numéro de demande - Date de soumission - État - Type de demande 5. Vous pouvez imprimer une liste en cliquant sur le bouton Imprimer. SERVICE LINK OVERVIEW AND INSTRUCTIONS 9

10 LISTE MES DEMANDES (suite) 6. Pour consulter les détails d une demande à partir de cette liste, cliquez sur le Numéro de demande associé. Les détails de la demande s affichent. SERVICE LINK OVERVIEW AND INSTRUCTIONS 10

11 FAIRE UNE DEMANDE On soumet des demandes afin de signaler des problèmes devant être réglés par Morguard. Pour créer une nouvelle demande : 1. Cliquez sur Nouvelle demande. L écran Service Request Entry [Entrée de renseignements au sujet de la demande de service] s affiche. SERVICE LINK OVERVIEW AND INSTRUCTIONS 11

12 FAIRE UNE DEMANDE (suite) Si vous avez des bureaux dans plus d un immeuble et que votre type de location vous permet de créer des demandes pour plusieurs immeubles (non illustré ci-dessus), vous verrez apparaître un champ Immeuble à l écran Service Request Entry [Entrée de renseignements liés à la demande de service]. Afin de sélectionner un immeuble pour déterminer l emplacement de la demande, cliquez sur le champ Immeuble et sélectionnez l immeuble souhaité dans la liste déroulante. 2. Utilisez les listes déroulantes Étage et Salle pour sélectionner un étage et un bureau. 3. Cliquez sur le champ Type de demande et sélectionnez un type de demande à partir du menu déroulant. 4. Si votre entreprise de gestion immobilière classe les demandes par niveau de priorité (comme il est indiqué ci-dessus), utilisez le menu déroulant Priorité pour en sélectionner une. 5. Votre entreprise de gestion immobilière peut également demander que d autres champs personnalisés soient remplis. Entrez les renseignements appropriés dans tout champ supplémentaire qui s affiche. 6. Cliquez sur le champ Détails et entrez les détails de la demande. 7. Indiquez si une estimation est requise en cochant la case proposée. 8. S il y a des fichiers que vous voulez joindre à la demande, comme des images, des documents PDF ou tout autre document concernant la demande, cliquez sur Browse... [Parcourir...] et sélectionnez le fichier à joindre. Remarque: - Vous pouvez joindre un maximum de trois fichiers. - La taille totale de tous les fichiers joints ne peut dépasser 10 Mo. - Après avoir envoyé votre demande, vous ne pouvez pas ajouter, supprimer ou modifier les pièces jointes. 9. Cliquez sur Soumettre. Votre demande est soumise et l écran Request Confirmation [Confirmation de demande] s affiche. SERVICE LINK OVERVIEW AND INSTRUCTIONS 12

13 ENVOYER UNE NOTE Vous pouvez joindre une note à une demande de service après qu elle a été remplie. Cette note peut servir à donner des renseignements supplémentaires concernant la demande. Pour envoyer une note: Pour envoyer une note: 1. À l aide de la liste Mes demandes, trouvez la demande de service à laquelle vous souhaitez ajouter une note. Cliquez sur le numéro de demande pour afficher les détails de la demande. 2. Sur la page des détails de la demande, cliquez sur Nouvelle note. 3. Dans la fenêtre Nouvelle note qui s ouvre, entrez l objet et les détails de la note, puis cliquez sur Sauvegarder la note. 4. La note est maintenant ajoutée à la demande de service. SERVICE LINK OVERVIEW AND INSTRUCTIONS 13

14 MODIFIER VOTRE PROFIL L écran Mon profil vous permet de gérer les renseignements figurant dans votre compte. 1. La section de renseignements Général contient les coordonnées et des renseignements sur le type de location. Il y est possible de modifier les renseignements suivants : - Nom - Édifice - Étage et salle - Téléphone - Télécopieur - CC (utilisé avec les notifications liées aux demandes de service et aux réservations) 2. La section Information d urgence vous permet d entrer des coordonnées auxquelles le gestionnaire immobilier enverra des notifications d'urgence. 3. La section Nom d utilisateur vous permet de modifier vos nom d utilisateur et mot de passe utilisés pour ouvrir une session dans l Interface de services aux locataires SERVICE LINK OVERVIEW AND INSTRUCTIONS 14

15 MODIFIER VOTRE PROFIL (suite) 4. Dans la section Abonnements par courriel, sélectionnez tous les types de notification que vous souhaitez recevoir par courriel. Les types de notification sont classés par: Demandes Réservations (si le service est offert dans votre immeuble) Annonces 5. Lorsque vous avez terminé d apporter des changements, cliquez sur Sauvegarder. SERVICE LINK OVERVIEW AND INSTRUCTIONS 15

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