PROFIL DE L EMPLOI. Approvisionnement. Numéro du plan d'effectif : Titre du responsable fonctionnel: Subordonné(s): Fournisseurs

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1 PROFIL DE L EMPLOI Titre de l emploi : Catégorie de l'emploi : Numéro du plan d'effectif : Agent de soutien administratif classe I (approvisionnement) Soutien administratif 373-ABCL1002 Titre de la direction : Titre du service : Titre du supérieur immédiat: Titre du responsable fonctionnel: Subordonné(s): Direction des services financiers Approvisionnement Adjoint administratif S/O S/O Clientèle / Relation(s) professionnelle(s): Personnel du collège Fournisseurs Traitement / Rémunération: Convention collective Date de mise à jour: Février 2014 Page 1 de 5

2 NATURE DU TRAVAIL En référence au plan de classification: Relevant de l'adjoint administratif responsable de l'approvisionnement, la personne occupant l'emploi d'agent de soutien administratif classe I, accomplit un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat liés au déroulement des activités de son secteur. Spécifique au poste: Notamment, elle effectue certaines opérations d'achats de valeurs relativement peu élevée en fonction de consignes préalablement établies. Elle prépare des commandes pour révision par l adjoint administratif. Elle révise les appels d offre et s assure de l orthographe, de la syntaxe et de la mise en page des documents. Elle vérifie les informations sur les réquisitions d'achat, les données inscrites sur les factures et bons de commandes, elle clarifie ou en rectifie la teneur en s'assurant du respect des normes et politiques internes en vigueur et en conformité avec les lois et les règlements afférents. Elle s'assure que les soumissions répondent aux exigences et détermine celle qui est la plus avantageuse pour le Collège. Elle prépare et met à jour les dossiers d'achats, de rapports et d'informations dans le système informatisé en approvisionnement. Elle voit à obtenir les informations nécessaires auprès de la clientèle interne et des fournisseurs. Elle rencontre les représentants de compagnie, suit les tendances des prix sur le marché et relance les fournisseurs lorsque les marchandises ne sont pas livrées dans les délais prescrits et/ou ne sont pas conformes aux spécifications. Elle effectue des tâches portant sur la vérification des heures travaillées et sur le calcul, en accord avec les règles établies, de la rémunération de base ou additionnelle et des déductions à effectuer. Elle est appelée à tenir le registre d'assiduité du personnel de soutien et à entrer dans le système les heures, les absences et les congés et à fournir les renseignements requis. Elle peut être appelée à initier au travail les nouvelles personnes. Elle utilise les outils technologiques de l information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser. Date de mise à jour: Février 2014 Page 2 de 5

3 RESPONSABILITÉS - ACTIVITÉS 1. Effectuer certaines opérations en lien avec l'approvisionnement. 1.1 Traiter les demandes d'approvisionnement selon les balises énoncées; 1.2 Examiner quotidiennement les demandes d achats pour en assurer l'exactitude et la conformité des données; 1.3 S assurer que les termes, conditions et ententes soient respectés tels que négociés; 1.4 Effectuer des demandes prix et des appels d'offres peu complexes auprès de fournisseurs; 1.5 Effectuer des achats peu complexes; 1.6 Rechercher des sources d'approvisionnement, obtenir les prix et préparer les bons de commande et d'achat; 1.7 Rencontrer les fournisseurs, obtenir les prix, les escomptes, les modalités de crédit et les frais de transport des marchandises; 1.8 Agir à titre de personne ressource pour la clientèle interne; 1.9 Examiner et communiquer avec les fournisseurs pour résoudre les problèmes d'articles manquants, les plaintes, les erreurs dans les livraisons et tout autre problème. 2. Accomplir les activités à caractère administratif. 2.1 Préparer et mettre à jour des dossiers d'achats, des rapports et le catalogue électronique; 2.2 Résoudre les problèmes comptables reliés à ses commandes pour le service de l'approvisionnement; 2.3 Procéder au maintien de la classification des dossiers et de la documentation en fonction du système de gestion documentaire de la direction, incluant la documentation électronique. 3. Effectuer diverses activités relatives à la préparation de la paie pour le personnel du service. 3.1 Recueillir les feuilles de temps, effectuer les entrées de données et imprimer les rapports de transaction relatifs aux dossiers du personnel du service dans le système informatisé des finances; 3.2 Préparer les documents et saisir les données en lien avec les vacances, les congés et les absences tout en fournissant les renseignements requis; 3.3 Prendre les dispositions administratives requises lors de l'embauche ou d'une fin d'emploi. 4. Toute autre activité connexe sans être limitatif. Date de mise à jour: Février 2014 Page 3 de 5

4 ESTIMATION DE LA RÉPARTITION DES RESPONSABILITÉS 1. Effectuer certaines opérations en lien avec 65% l'approvisionnement. 2. Accomplir les activités à caractère administratif. 20% 3. Effectuer diverses activités relatives à la préparation de la 10% paie pour le personnel du service. 4. Toute autre activité connexe sans être limitatif. 5% CRITÈRES D'ADMISSIBILITÉ Qualifications requises Scolarité/Expérience: Détenir un diplôme d'études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente; Expérience pertinente d'au moins un (1) an. Autres conditions exigées: Niveau intermédiaire de la langue française orale et écrite; Connaissance d un environnement informatique et d'outils en bureautique: Microsoft Office: Word niveau intermédiaire; Excel niveau intermédiaire. Qualifications souhaitées Connaissance d'un environnement informatique et d'outils en bureautique: Microsoft Office: Outlook (agenda et courrier électronique). Connaissances pratiques relatives à l'approvisionnement; Habileté dans l'utilisation d'une base de données et d'un système informatisé de gestion en approvisionnement; Intérêt pour l'environnement et le développement durable; Capacité d'écoute et orientation service à la clientèle; Autonomie, initiative, sens de la planification, de l organisation, de l établissement des priorités et des responsabilités; Esprit d'équipe et excellentes habiletés de relations interpersonnelles. Date de mise à jour: Février 2014 Page 4 de 5

5 INFORMATIONS ADDITIONNELLES Particularité du poste/ Environnement de travail: Environnement de travail de bureau. Dans le cadre du programme de santé et sécurité au travail, nous avons besoin de connaître certaines informations en lien avec l'emploi à savoir: L'emploi nécessite-t-il une certification (ex: SIMDUT ou autres)? NON OUI (SIMDUT) L'emploi nécessite-t-il un permis particulier (ex: permis de conduire, permis d'exercice ou autres)? NON OUI L'emploi comporte-t-il un ou des facteurs de risque inhérent(s) à la tâche de par la nature des activités exécutées (ne visent pas les aspects entre autres, liés aux situations personnelles, aux caractéristiques individuelles, aux pratiques organisationnelles et de gestion, aux relations interpersonnelles): Types de risque: OUI NON Risque associé à (s'il y a lieu): Physiques: Risques associés soit au bruit, vibrations, éclairage, contraintes thermiques (chaud ou froid) de façon excessive pouvant occasionner surdité, engourdissement, nausée, autres. Radioexposition: Risques associés à l'exposition même occasionnelle avec des substances nucléaires, d'appareils à rayonnement ou de sites d'entreposage (D-15). Ergonomiques: Risques associés à une posture contraignante, l'utilisation d'une force excessive, la répétition de mouvements, autres, pouvant occasionner des lésions musculosquelettiques. Mécaniques: Risques associés aux mouvements mécaniques ou pièces mobiles d'une machine pouvant occasionner coupure, écrasement, amputation, autres. Électriques: Risques associés à l'exposition à un agent électrique pouvant occasionner brûlure, électrocution, autres. Chimiques: Risques associés à l'exposition à un agent chimique tel qu'un gaz, une vapeur, un liquide, un brouillard de fines gouttelettes liquides vaporisées ou pulvérisées, une fumée provenant de fusion ou de combustion pouvant occasionner irritation, allergie, asphyxie, autres. Biologiques: Risques d'exposition à un agent biologique tel qu'un virus, une bactérie, un champignon ou autres, pouvant occasionner une infection, une réaction allergique, une infestation parasitaire, autres. Date de mise à jour: Février 2014 Page 5 de 5