Orientations et recommandations Orientations sur les informations périodiques à transmettre par les agences de notation de crédit à l AEMF

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1 Orientatins et recmmandatins Orientatins sur les infrmatins péridiques à transmettre par les agences de ntatin de crédit à l AEMF 23/06/15 AEMF/2015/609

2 Table des matières 1. Champ d applicatin Définitins Objet des rientatins Obligatins de cnfrmité et de reprting Infrmatins à inclure dans les sumissins péridiques Recettes financières et cûts (par type de ntatin de crédit et sur une base individuelle et cnslidée) Rtatin de persnnel, vacances de pstes et prmtins imprtantes Effectif d ETP Réclamatins internes sumises au service respnsable de la cnfrmité Prcès-verbal du cnseil d'administratin et du cnseil de surveillance, avis et rapprts sumis au cnseil d'administratin par des administrateurs nn exécutifs indépendants Prcédures judiciaires, prcédures d arbitrage et autres prcédures de réslutin des litiges Cas ptentiel et réels de nn-cnfrmité au règlement ANC qui nt été identifiés et mesures prises Organigrammes Cnfrmité, audit interne, gestin des risques Stratégie infrmatique de l entreprise Autres dmaines Ntificatins de mdificatins substantielles aux cnditins initiales de l'enregistrement Calcul des frais de surveillance et de la part de marché des ANC Calcul de la part de marché des ANC Annexe 1: synthèse des infrmatins péridiques à transmettre à l AEMF par les agences de ntatin de crédit

3 Acrnymes utilisés AI AEMF ANC Règlement ANC RH Audit interne Autrité eurpéenne des marchés financiers Agence de ntatin de crédit Règlement (CE) n 1060/2009 du Parlement eurpéen et du Cnseil [mdifié en dernier lieu par le règlement (UE) n 462/2013]. Ressurces humaines 2

4 1. Champ d applicatin Qui? 1. Ces rientatins s'appliquent aux agences de ntatin de crédit (ANC) enregistrées dans l UE. Elles ne s appliquent pas aux ANC certifiées. Quand? 2. Les rientatins entrernt en vigueur deux mis après leur publicatin sur le site web de l AEMF dans tutes les langues fficielles de l'ue. 2. Définitins 3. Règlement de l AEMF: règlement (UE) n 1095/2010 du Parlement eurpéen et du Cnseil du 24 nvembre 2010 instituant une Autrité eurpéenne de surveillance (Autrité eurpéenne des marchés financiers), mdifiant la décisin n 716/2009/CE et abrgeant la décisin n 2009/77/CE de la Cmmissin. 3. Objet des rientatins 4. Les rientatins définissent les infrmatins qui divent être transmises par les ANC afin de permettre à l AEMF d exercer une surveillance cnstante sur les ANC sur une base chérente. Les rientatins précisent également les attentes de l AEMF en ce qui cncerne les infrmatins qui divent lui être transmises aux fins du calcul des frais de surveillance et de la part de marché des ANC. 4. Obligatins de cnfrmité et de reprting 5. Le présent dcument cntient des rientatins émises cnfrmément à l'article 16 du règlement de l AEMF. Cnfrmément à l'article 16, paragraphe 3, du règlement de l AEMF, les acteurs des marchés financiers divent mettre tut en œuvre pur respecter ces rientatins et recmmandatins. 5. Infrmatins à inclure dans les sumissins péridiques 6. Cette sectin définit les infrmatins que les ANC divent sumettre à l AEMF sur une base trimestrielle, semestrielle et annuelle dans le cadre de leurs sumissins péridiques. Les infrmatins divent être sumises dans un délai d'un mis à cmpter de la fin du trimestre cncerné. 3

5 Péride Date limite de sumissin 1 er trim. 20xx (jusqu au 31 mars 20xx) 30 avril 20xx 2 e trim. 20xx (jusqu au 30 juin 20xx) 31 juillet 20xx 3 e trim. 20xx (jusqu au 30 septembre 20xx) 31 ctbre 20xx 4 e trim. 20xx (jusqu au 31 décembre 20xx) 31 janvier 20x(x+1) 7. Veuillez nter que, lrsque des infractins ptentielles au règlement ANC, qui présentent un risque pur l'intégrité et l'bjectivité des ntatins de crédit existantes, nt été identifiées [y cmpris une éventuelle activité frauduleuse u irrégulière (par exemple, en cas de faute prfessinnelle d un emplyé u d un respnsable)], il cnvient que les ANC envisagent d en infrmer prmptement l AEMF. Les ANC divent savir qu à défaut, si une infractin est décuverte, l'entreprise ne purra pas se prévalir des circnstances atténuantes visées au pint 3, sectin II, de l annexe IV du Règlement ANC («Si l'agence de ntatin de crédit a prté l'infractin à l'attentin de l'aemf rapidement, efficacement et cmplètement, un cefficient de 0,4 s'applique»). 8. Il n est pas dans l intentin de l AEMF qu une ANC rennce à la prtectin de la cnfidentialité en sumettant les infrmatins péridiques incluses dans les présentes rientatins. A. Sumissins trimestrielles d infrmatins 5.1 Recettes financières et cûts (par type de ntatin de crédit et sur une base individuelle et cnslidée) 9. L AEMF dit recevir des infrmatins sur les recettes trimestrielles par i) type de ntatin de crédit et ii) par cûts. 10. Les recettes trimestrielles divent être ventilées seln les types suivants de ntatin de crédit: sciétés nn financières; sciétés financières; finances suveraines/publiques; finances structurées; bligatins garanties. 11. Les cûts trimestriels divent indiquer séparément les cûts d explitatin et les cûts ttaux. Les cûts d'explitatin divent cnstituer une estimatin des revenus avant les intérêts et les charges fiscales. Les chiffres divent être présentés en tant que recettes et cûts en glissement trimestriel (plutôt qu en glissement annuel). 12. Les ANC qui snt exemptées de frais annuels de surveillance divent sumettre ces infrmatins à une fréquence semestrielle plutôt que trimestrielle. 4

6 5.2 Rtatin de persnnel, vacances de pstes et prmtins imprtantes 13. Il cnvient de furnir la rtatin trimestrielle des cadres supérieurs (y cmpris les cadres supérieurs du service infrmatique), des analystes en chef et des analystes. Les ANC qui snt exemptées de frais annuels de surveillance divent sumettre ces infrmatins à une fréquence semestrielle plutôt que trimestrielle. 5.3 Effectif d ETP 14. Outre les dnnées cncernant la rtatin du persnnel, l AEMF dit recevir un rapprt trimestriel relatif à l'effectif ttal de persnnel au sein d'une ANC, exprimé en termes d'emplyés à temps plein. Les ANC qui snt exemptées de frais annuels de surveillance divent sumettre ces infrmatins à une fréquence semestrielle plutôt que trimestrielle. 5.4 Réclamatins internes sumises au service respnsable de la cnfrmité 15. À la réceptin d'une réclamatin entrant dans le champ d'applicatin du règlement, les ANC divent transmettre à l AEMF: une descriptin du cntenu de la réclamatin; les mesures de suivi prises par l ANC; des infrmatins indiquant si une enquête interne a été uverte suite à cette réclamatin, et si ladite enquête est en curs u clôturée à la date de la ntificatin; si l enquête est clôturée, une cpie de tut rapprt cnséquent rédigé suite à cette enquête. B. Dépôt d infrmatins semestrielles 5.5 Prcès-verbal du cnseil d'administratin et du cnseil de surveillance, avis et rapprts sumis au cnseil d'administratin par des administrateurs nn exécutifs indépendants 16. Les ANC divent transmettre à une fréquence semestrielle: les prcès-verbaux des réunins du cnseil d'administratin et du cnseil de surveillance; une cpie des dcuments envyés aux membres des cnseils d administratin et de surveillance préalablement à leurs réunins respectives, ainsi que les dcuments supplémentaires examinés lrs de la réunin (par exemple, les rapprts élabrés par les fnctins de vérificatin de la cnfrmité, d audit interne, de gestin des risques, la fnctin de rapprts de cntrôle interne, la fnctin de risque et de sécurité des infrmatins; 5

7 Lrsqu un avis d'administrateur indépendant nn exécutif est furni en tant que dcument séparé, les ANC divent sumettre, dans le cadre de leur sumissin d'infrmatins semestrielles, tus les avis présentés par un u plusieurs de leurs administrateurs indépendants nn exécutifs, cnfrmément au pint 2, sectin A, de l annexe I du règlement ANC, ainsi que tus les rapprts (y cmpris les rapprts de suivi) émis par un administrateur indépendant. 5.6 Prcédures judiciaires, prcédures d arbitrage et autres prcédures de réslutin des litiges 17. L AEMF devra recevir, à une fréquence semestrielle, une brève descriptin et des infrmatins actualisées sur les prcédures judiciaires pendantes et en curs, les prcédures d'arbitrage et tute frme de prcédure cntraignante de réslutin des litiges qui existent u qui existaient à tut mment au curs de la péride visée par les rapprts, et qui purraient avir un impact négatif sur la cntinuité u la qualité des ntatins et/u un impact significatif sur la situatin financière d une ANC. Cette descriptin dit inclure un résumé de la prcédure et de l issue ptentielle de celle-ci en termes de respnsabilité. 5.7 Cas ptentiel et réels de nn-cnfrmité au règlement ANC qui nt été identifiés et mesures prises 18. Les ANC divent furnir à une fréquence semestrielle des infrmatins détaillées cncernant les cas éventuels puvant entraîner une nn-cnfrmité à tute cnditin initiale préalable à l enregistrement, ntamment: a. une descriptin de chaque cas puvant entraîner une éventuelle nncnfrmité aux cnditins initiales de l'enregistrement; b. une déclaratin sur les mtifs de la survenue d'un tel cas; c. une déclaratin sur les mesures prises par l ANC suite à l'identificatin du cas cncerné; d. une déclaratin indiquant si une enquête interne a été uverte dans le cadre du cas cncerné et si cette enquête est en curs u clôturée et, si l enquête est clôturée, furnir une cpie de tut rapprt cnséquent rédigé à la suite de cette enquête. 5.8 Organigrammes 19. A une fréquence semestrielle, les ANC divent transmettre leurs rganigrammes si ceuxci nt fait l'bjet d'une actualisatin. Ces rganigrammes divent furnir des précisins qui permettent à l AEMF d identifier la structure des services suivants, et ils divent décrire les principales fnctins de ces services: fnctin de cnfrmité; audit interne; fnctin de cntrôle interne; 6

8 branches d'activité chargées des activités de ntatin; fnctin de sécurité des infrmatins; service infrmatique; fnctin de gestin des risques. 5.9 Cnfrmité, audit interne, gestin des risques 20. Chaque ANC dit furnir à une fréquence semestrielle sn plan de travail de cnfrmité, dans tus les cas ù une versin actualisée d'un tel plan a été prduite au curs de la péride. 21. Lrsqu'une ANC a mis en place une fnctin d'audit interne u a cmmandé des audits internes auprès d'un prestataire extérieur, l AEMF dit recevir une cpie du plan de travail actualisé de l'audit interne dans tus les cas ù une versin actualisée d'un tel plan a été prduite pendant la péride. 22. Chaque ANC dit transmettre à l AEMF des cpies des rapprts émis par ses services de cnfrmité, d'audit interne et de gestin des risques (cuvrant, par exemple, les risques pératinnels u relatifs à la sécurité des infrmatins). Les ANC furnirnt des précisins sur tute actin de suivi identifiée afin de réduire ces risques Stratégie infrmatique de l entreprise 23. L AEMF dit être infrmée à une fréquence semestrielle des stratégies infrmatiques d'entreprise des ANC et de tute mdificatin qui y serait apprtée. 24. L AEMF dit être infrmée à une fréquence semestrielle des plans de travail infrmatiques des ANC et de tute mdificatin qui y serait apprtée. Les ANC divent également furnir des rapprts sur l'état d'avancement de la mise en œuvre du plan de travail Autres dmaines 25. Les ANC divent également signaler à une fréquence semestrielle: les cnflits d'intérêts nuveaux et actuels identifiés et les mesures prises pur y remédier; les infrmatins cncernant tut cntrôle interne engagé u envisagé sur les mdèles de ntatin et les prcessus de ntatin; les résultats des examens de méthdlgie cmprenant des infrmatins sur tus les cntrôles ex pst effectués pendant la péride, les détails relatifs à tus les résultats principaux ainsi que les mesures prises par l ANC en cnséquence. 7

9 5.12 Ntificatins de mdificatins substantielles aux cnditins initiales de l'enregistrement. 26. L AEFM cnsidère qu une «mdificatin substantielle» est une mdificatin des infrmatins transmises dans la demande d'enregistrement et, plus généralement, tute mdificatin susceptible d avir une incidence sur le respect des prescriptins énncées dans le règlement ANC. 27. Une ANC dit aviser l AEMF de tute mdificatin substantielle des cnditins de sn enregistrement initial, ntamment, mais pas exclusivement, en ce qui cncerne les éléments suivants: a. uverture et fermeture de succursales; b. utilisatin de système d aval; c. drit de l ANC à une u plusieurs exemptins accrdées lrs de l enregistrement; d. accrds d externalisatin; e. frme juridique f. structure d entreprise (ntamment rérganisatin u restructuratin des activités de l ANC et scissins d entreprises) g. type d activités cmmerciales (ntamment la prestatin d un nuveau service et le lancement d un nuveau prduit, sit dans le dmaine de la ntatin, sit dans un autre secteur); h. classe et/u type de ntatins de crédit; i. structure de prpriété: acquisitin u cessin de participatins supérieures à 5 % du capital; j. cmpsitin du cnseil de surveillance/du cnseil d'administratin; k. fnctin de cnfrmité et fnctin de cntrôle; l. prcédures utilisées pur émettre et cntrôler les ntatins de crédit; m. ressurces financières (ntamment, mdificatin du capital en actins u de la dette à lng terme); n. méthdes, mdèles u principales hypthèses utilisés pur la ntatin;. prcessus infrmatique et systèmes de traitement de l infrmatin gérant le prcessus de ntatin, tels que des mdificatins de la guvernance des technlgies de l infrmatin. 8

10 5.13 Calcul des frais de surveillance et de la part de marché des ANC Frais de surveillance 28. Aux fins du calcul des frais de surveillance, les ANC divent transmettre à l AEMF leurs cmptes annuels révisés de l exercice précédent, au plus tard le 31 mai de chaque année. 29. La base de calcul des frais de surveillance est la recette générée par les activités de ntatin de crédit et les services accessires de l ANC. Une ANC furnissant une u plusieurs prestatins autres que les ntatins de crédit dit furnir à l AEMF une descriptin détaillée de ces services afin que l AEMF puisse évaluer si le u les services cncernés cnstituent des services de ntatin, des services accessires u nn accessires. 30. Si une ANC, qui génère une recette annuelle d'au mins 10 millins d eurs, identifie des recettes générées par des activités autres que de ntatin et/u des services nn accessires, cette ANC dit furnir à l AEMF une descriptin détaillée de ces activités et de ces services, ce qui permettra à l AEMF d évaluer si les recettes générées par ces activités et services snt déductibles du chiffre d'affaires applicable. Les mntants crrespndant à ces activités autres que de ntatin et à ces services nn accessires devrnt être certifiés de manière apprpriée par les cmmissaires aux cmptes indépendants de l ANC Si une ANC, qui génère une recette annuelle d'au mins 10 millins d eurs, prpse des activités de ntatin de crédit et furnit des services accessires à différents clients, elle peut demander à déduire les recettes afférentes du calcul des recettes générées par les services accessires. L ANC dit furnir à l AEMF une descriptin détaillée de sa structure interne, ainsi que de ses plitiques, prcessus et prcédures afférentes, le cas échéant et ce, afin de permettre à l AEMF d évaluer, au cas par cas, si le résultat est la furniture de services à différents clients, en éliminant ainsi le cnflit d'intérêts ptentiel et la nécessité d une surveillance prudentielle. Sur cette base, l AEMF déterminera si les recettes générées par les bases de clientèle différenciées snt déductibles du chiffre d'affaires applicable. Les mntants crrespndant aux recettes générées par les services accessires furnis à différents clients qui ne bénéficient pas de services de ntatin pendant l'exercice applicable divent être certifiés de manière apprpriée par les cmmissaires aux cmptes indépendants de l ANC, client par client et de manière agrégée. Tute mdificatin de la structure de l ANC u des plitiques, prcessus u prcédures pertinents relatifs à la furniture des services accessires à un client dnné dit être cmmuniquée à l AEMF sans délai excessif. 1 La certificatin peut être effectuée par les cmmissaires aux cmptes indépendants des ANC par différents myens, tels que des rapprts de prcédures spécifiées u un rapprt de prcédure cnvenue avec le cmmissaire aux cmptes indépendant de l ANC, une déclaratin des revenus de l ANC u des mntants facturés par le cmmissaire aux cmptes indépendant, u en incluant cette demande de certificatin dans la missin d audit du cmmissaire aux cmptes indépendant de l ANC. 9

11 32. Aux fins du calcul susmentinné et de l'évaluatin de l'absence de cnflit d'intérêts ptentiels, le terme «client» signifie tut client au sens du terme tel qu'il est défini dans le dernier paragraphe du pint 2, partie II, sectin E, annexe I du règlement ANC, qui ne bénéficie pas d un service de ntatin du grupe de l ANC Si une ANC demande tut autre ajustement du chiffre d'affaires applicable (tel que l'éliminatin des transactins entre entreprises), l ANC dit furnir à l AEFM une descriptin détaillée de l'ajustement demandé et les raisns d'un tel ajustement. Le mntant crrespndant à un tel ajustement dit être certifié en bnne et due frme par le cmmissaire aux cmptes indépendants de l ANC. 34. Le calcul des frais de surveillance d'une ANC est sans préjudice des puvirs de surveillance cntinue de l AEMF d évaluer si la furniture de services accessires par une ANC cnstitue un cnflit d'intérêts ptentiel, et si tel est le cas, d adpter des mesures apprpriées cnfrmément au règlement ANC Calcul de la part de marché des ANC 35. Étant dnné que le calcul de la part de marché des ANC s effectue sur la même base que le calcul des frais de surveillance, les rientatins pur le calcul du chiffre d'affaires applicable aux frais de surveillance s'appliquernt au calcul de la part de marché des ANC. 36. Aux fins du calcul de la part de marché annuelle des ANC, les agences qui pratiquent un exercice cmptable autre que l'année civile divent furnir à l AEMF les cmptes financiers ajustés à l'année civile. Les mntants crrespndant à ces ajustements divent être certifiés de manière apprpriée par les cmmissaires aux cmptes indépendants des ANC. Une ANC peut également furnir des états financiers révisés ventilés par trimestre u par d'autres pérides, tant que ces infrmatins permettent à l AEFM d'effectuer sn calcul annuel de la part de marché ttal et le calcul des frais de surveillance. 2 Le paragraphe final du pint 2, partie II, sectin E, annexe I, du règlement ANC précise: «n entend par client une entité, ses filiales et les entités liées dans lesquelles la première entité détient une participatin de plus de 20 %, ainsi que tute autre entité pur laquelle elle a négcié la structuratin d une émissin de titres de créance au nm d un client, lrsqu une cmmissin a été directement u indirectement versée à l agence de ntatin de crédit pur la ntatin de ces titres de créance.» 10

12 6. Annexe 1: synthèse des infrmatins péridiques à transmettre à l AEMF par les agences de ntatin de crédit A. Sumissins d infrmatins trimestrielles Recettes financières (par type de ntatin de crédit et sur une base individuelle et cnslidée) et cûts (à une fréquence trimestrielle pur les ANC exemptées de frais de surveillance) Rtatin du persnnel, vacances de pstes et prmtins imprtantes (à une fréquence semestrielle pur les ANC exemptées des frais de surveillance) Effectif ETP (à une fréquence semestrielle pur les ANC exemptées des frais de surveillance); Réclamatins internes sumises au service respnsable de la cnfrmité B. Sumissins d infrmatins semestrielles Infrmatins cncernant tut cntrôle interne engagé u envisagé sur les mdèles de ntatin et les prcessus de ntatin; Résultats des cntrôles de méthdlgie, cmprenant des infrmatins sur tus les cntrôles ex pst effectués pendant la péride, les détails relatifs à tus les résultats principaux ainsi que les mesures prises par l ANC en cnséquence. Cnfrmité, audit interne, gestin des risques et stratégie et guvernance infrmatiques Cas ptentiel et réels de nn-cnfrmité au règlement ANC qui nt été identifiés et mesures prises Cnflits d'intérêts nuveaux et actuels identifiés et mesures prises pur y remédier; Prcès-verbaux du cnseil d administratin et du cnseil de surveillance, avis et rapprts des administrateurs indépendants nn exécutifs sumis au cnseil d administratin; Prcédures judiciaires, prcédures d arbitrage et autres prcédures de réslutin des litiges; Organigrammes actualisés. 11

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