SERVICES EN LIGNE DES SUBVENTIONS ET CONTRIBUTIONS GUIDE DE L UTILISATEUR : EMPLOIS D ÉTÉ CANADA

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1 SERVICES EN LIGNE DES SUBVENTIONS ET CONTRIBUTIONS GUIDE DE L UTILISATEUR : EMPLOIS D ÉTÉ CANADA FÉVRIER 2017

2 TABLE DES MATIÈRES RENSEIGNEMENTS IMPORTANTS À RETENIR PRÉSENTATION D UNE DEMANDE EMPLOIS D ÉTÉ CANADA Est-ce que j ai les droits pour créer et soumettre une demande? Comment accéder à la demande Emplois d été Canada Retourner à une demande partiellement complétée Copier et modifier une ancienne demande Créer une nouvelle demande Écran Adresse postale Écran Personnes-ressources de l organisme Écran Sommes dues Écran Lieux des activités Écran Description de l'emploi Champ Niveau d'éducation souhaité de l'étudiant Champ Est-ce que votre organisme embauchera un étudiant prioritaire Champ Est-ce que cet emploi appuie une priorité locale Champ Souhaitez-vous que les charges sociales liées à l'emploi soient remboursées Écran Description du projet Champ Aurez-vous besoin d'une avance Champ Avez-vous demandé une aide financière d'autres sources Champ Demandez-vous un montant supérieur à $100,000 pour ce projet Écran Modalités de l'entente de contribution Écran Revoir et soumettre Un signataire requis Plusieurs signataires requis SIGNER UNE ENTENTE EMPLOIS D ÉTÉ CANADA Est-ce que j ai les droits pour signer une entente? Comment accéder à l entente Écran Entente Écran Revoir & signer Page 2

3 2.4.1 Signer l entente Décliner l entente Comment consulter l entente signée SOUMETTRE UNE DEMANDE DE DÉPÔT DIRECT Est-ce que j ai les droits pour créer et soumettre une demande de dépôt direct? Comment accéder à la demande de dépôt direct Écran Sélectionner le compte du dépôt direct Écran Revoir et soumettre CONVERTIR UN PROJET EMPLOIS D ÉTÉ CANADA Est-ce que j ai les droits pour convertir un projet? Comment accéder à la fonction pour convertir un projet SOUMETTRE UNE DÉCLARATION DE L EMPLOYEUR ET DE L EMPLOYÉ Est-ce que j ai les droits pour créer, soumettre et voir une déclaration de l employeur et de l employé? Comment accéder à la déclaration de l employeur et de l employé Écran Déclaration de l employeur et de l employé Ajouter une déclaration de l employeur et de l employé Écran Revoir et soumettre Retirer une déclaration de l employeur et de l employé QUESTIONS ET RÉPONSES Page 3

4 RENSEIGNEMENTS IMPORTANTS À RETENIR Navigateurs web : Les services en ligne des subventions et contributions (SELSC) sont compatibles avec les navigateurs web suivants : Internet Explorer 9 de Windows, Firefox de Mozilla et Safari d Apple. Délai d activité : Après 17 minutes d inactivité du compte, un message apparaîtra vous informant que la session sera bientôt fermée. Limite de chargement : La taille d un document envoyé aux SELSC ne peut pas excéder 15 mégaoctets (Mo). Toutefois, il n y a aucune limite sur le nombre de documents que l on peut télécharger. Contactez-nous : Les questions techniques et non-techniques peuvent être envoyées directement à l équipe des SELSC en cliquant sur le lien «Contactez-nous» situé au bas à gauche de tous les écrans. Correspondance automatisée : Afin d éviter que les courriels soient accidentellement triés comme indésirables ou mis à la corbeille par votre système de messagerie, vous devriez ajouter l adresse courriel suivante à vos contacts: Création d un compte des SELSC : Si vous avez besoin d aide pour créer un compte des SELSC, veuillez consulter le Guide de l utilisateur : Création de compte, envoyer un courriel à l équipe des SELSC au NA- ou téléphoner le Centre de services aux employeurs au Texte d aide : Si vous avez besoin de renseignements supplémentaires concernant une question en particulier, appuyer sur situé à la fin de chaque question. Pour des questions spécifiques au programme, appuyer sur le lien «Lignes directrices du programme» à l écran «Sélection de programme» afin d accéder au Guide du demandeur du programme. 1. PRÉSENTATION D UNE DEMANDE EMPLOIS D ÉTÉ CANADA 1.1 EST-CE QUE J AI LES DROITS POUR CRÉER ET SOUMETTRE UNE DEMANDE? Si vous êtes l agent principal de l organisme, vous avez automatiquement les droits pour créer et soumettre une demande. Si vous êtes un représentant de l organisme, vous devriez vérifier si vous avez les droits nécessaires en suivant les étapes ci-dessous : Inscrire votre nom d utilisateur et votre mot de passe pour accéder aux SELSC. Appuyer sur «Continuer». Appuyer sur le nom de votre organisation à l écran «Mes organisations». Appuyer sur «Services en ligne des S et C». Appuyer sur le nom légal de votre entreprise à l écran «Liste des entreprises». Appuyer sur «Gestion du compte» en haut à droite de l écran. Appuyer sur «Représentants» dans la section Gestion des représentants. Une fois que vous avez trouvé votre nom, appuyer sur «Voir» dans la colonne «Fonctions». Assurer vous que les cases à cocher «Créer» et/ou «Soumettre» pour une demande de financement sont sélectionnées. Si les cases à cocher «Créer» et/ou «Soumettre» pour une demande de financement ne sont pas sélectionnées, veuillez communiquer avec l agent principal de votre organisme ou un représentant autorisé. Ces derniers seront en mesure de vous déléguer les droits appropriés. Page 4

5 1.2 COMMENT ACCÉDER À LA DEMANDE EMPLOIS D ÉTÉ CANADA Vous devrez passer par une série d écrans avant de commencer votre demande Emplois d été Canada (EÉC) : Inscrire votre nom d utilisateur et votre mot de passe pour accéder aux SELSC. Appuyer sur «Continuer». Appuyer sur le nom de votre organisation à l écran «Mes organisations». Appuyer sur «Services en ligne des S et C». Appuyer sur le nom légal de votre entreprise à l écran «Liste des entreprises». L appel de proposition d EÉC sera affiché dans le tableau «Appel de proposition ouvert» (image 1). Appuyer sur «Soumettre une demande». Image 1 Accéder à la demande EÉC RETOURNER À UNE DEMANDE PARTIELLEMENT COMPLÉTÉE Si vous avez déjà débuté votre demande et n avez pas eu le temps de la terminer, vous pouvez continuer cette demande en utilisant la fonction Modifier. Cette fonction sera affichée sous la colonne «Fonctions» à l écran «Demandes et projets» (image 2) qui peut être accédé en appuyant sur le lien «Voir liste des demandes et projets». Cette demande aura le statut «Ébauche». Image 2 Écran Demandes et projets COPIER ET MODIFIER UNE ANCIENNE DEMANDE La fonction «Copier et modifier» permet de créer rapidement une nouvelle demande en utilisant les renseignements inclus de la demande existante. Cette fonction sera affichée sous la colonne «Fonctions» à l écran «Demandes et projets» (image 2). Page 5

6 1.2.3 CRÉER UNE NOUVELLE DEMANDE En cliquant sur le lien «Soumettre une demande» dans le tableau «Appel de proposition ouvert», vous serez dirigé vers l écran «Sélection de programme» (image 3). Les champs «Groupe de programmes» et «Programme» seront préinscrits. Inscrire un titre du projet bref et descriptif. Inscrire le nombre total d employés à temps plein qui travaillent pour votre organisme au Canada. Un hyperlien vers les lignes directrices du programme est disponible pour vous aider à répondre aux questions spécifiques au programme. Appuyer sur «Suivant». Image 3 Écran Sélection de programme 1.3 ÉCRAN ADRESSE POSTALE L écran «Adresse postale» (image 4) sert à choisir l adresse postale propre à cette demande. Toute la correspondance, notamment les paiements, sera envoyée à cette adresse. Pour ajouter une adresse postale : Appuyer sur «Gestion du compte» en haut à droite de l écran. Appuyer sur «Mes organisations» dans la section Profil Professionnel. Appuyer sur le nom de l organisation pour lequel vous désirez ajouter une adresse postale. Appuyer sur «Gestion des adresses» dans la section Gestion de l organisation sous Options. Appuyer sur «Ajouter une adresse». Une fois sauvegardé, l adresse apparaîtra à l écran «Adresse postale». Page 6

7 Image 4 Écran Adresse postale 1.4 ÉCRAN PERSONNES-RESSOURCES DE L ORGANISME L écran «Personnes-ressources de l organisme» (image 5) sert à ajouter les personnes-ressources pour cette demande. Image 5 Écran Personnes-ressources de l organisme Page 7

8 En appuyant sur le bouton «Ajouter», vous serez dirigé à l écran «Coordonnées de la personne-ressource». Vous pouvez modifier ou supprimer les personnes-ressources à n importe quel moment. Par contre, il doit toujours y avoir un demandeur principal. 1.5 ÉCRAN SOMMES DUES L écran «Sommes dues» (image 6) sert à déclarer si l organisme doit de l argent au Gouvernement du Canada. Si vous n avez pas de sommes dues, veuillez ne pas compléter cet écran. Image 6 Écran Sommes dues En appuyant sur le bouton «Ajouter», vous serez dirigé à l écran «Détails de la somme due». Vous pouvez modifier ou supprimer les sommes dues à n importe quel moment. 1.6 ÉCRAN LIEUX DES ACTIVITÉS L adresse postale principale de l organisme apparaîtra par défaut comme l adresse principale des activités à l écran «Lieux des activités» (image 7). Il est important de noter que si les lieux des activités auront lieu dans plusieurs circonscriptions, une demande distincte doit être soumise pour chaque circonscription. Page 8

9 Image 7 Écran Lieux des activités En appuyant sur le bouton «Ajouter», vous serez dirigé à l écran «Détails sur l emplacement». Vous pouvez modifier ou supprimer les lieux des activités proposées à n importe quel moment. Par contre, il doit toujours y avoir seulement une adresse principale. 1.7 ÉCRAN DESCRIPTION DE L'EMPLOI L écran «Description de l emploi» (image 8) sert à inscrire les emplois proposés en ordre de priorité. Image 8 Écran Description de l emploi Page 9

10 Vous pouvez modifier ou supprimer les emplois proposés à n importe quel moment. Vous devrez utiliser le défilement horizontal afin d accéder à ces fonctions. En appuyant sur le bouton «Ajouter», vous serez dirigé à l écran «Détails de l emploi» (image 9). Image 9 Écran Détails de l emploi Page 10

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12 1.7.1 CHAMP NIVEAU D'ÉDUCATION SOUHAITÉ DE L'ÉTUDIANT Si vous sélectionnez «Postsecondaire» comme niveau d éducation souhaité de l étudiant à l écran «Détails de l emploi», le champ suivant (image 10) apparaîtra. Image 10 Champ Cet emploi fournira-t-il une expérience de travail liée à la carrière Si vous sélectionnez «Oui» à la question «Cet emploi fournira-t-il une expérience de travail liée à la carrière?», le champ suivant (image 11) apparaîtra. Image 11 Champ Indiquer le domaine d études et démontrez comment ce domaine s applique à cet emploi CHAMP EST-CE QUE VOTRE ORGANISME EMBAUCHERA UN ÉTUDIANT PRIORITAIRE Si vous sélectionnez «Oui» à la question «Est-ce que votre organisme fera des efforts particuliers pour embaucher un étudiant prioritaire?», le champ suivant (image 12) apparaîtra. Image 12 Champs supplémentaires en lien avec l embauche d étudiants prioritaires Page 12

13 1.7.3 CHAMP EST-CE QUE CET EMPLOI APPUIE UNE PRIORITÉ LOCALE Si vous sélectionnez «Oui» à la question «Est-ce que cet emploi appuie une priorité locale?», le champ suivant (image 13) apparaîtra. Image 13 Champ Indiquez la priorité locale CHAMP SOUHAITEZ-VOUS QUE LES CHARGES SOCIALES LIÉES À L'EMPLOI SOIENT REMBOURSÉES Les questions «Souhaitez-vous que Service Canada vous rembourse les charges sociales liées à l emploi» et «Montant des charges sociales liées à l emploi demandées» sont seulement pour les organismes à but non lucratif. Si vous sélectionnez «Oui» à la question «Souhaitez-vous que Service Canada vous rembourse les charges sociales liées à l'emploi?» à l écran «Détails de l emploi», le champ suivant (image 14) apparaîtra. Vous devrez inscrire le montant total des charges sociales liées à l emploi demandées pour ce titre d emploi. Image 14 Champ Montant des charges sociales liées à l emploi demandées 1.8 ÉCRAN DESCRIPTION DU PROJET L écran «Description du projet» (image 15) sert à fournir plus de renseignements concernant les activités du projet et les priorités qui y sont liées. Page 13

14 Image 15 Écran Description du projet CHAMP AUREZ-VOUS BESOIN D'UNE AVANCE Si votre organisation est à but non lucratif, the champ suivant (image 16) apparaîtra comme la première question à l écran «Description du projet». Image 16 Champ Aurez-vous besoin d'une avance afin de payer l'étudiant si votre demande est approuvée CHAMP AVEZ-VOUS DEMANDÉ UNE AIDE FINANCIÈRE D'AUTRES SOURCES Si vous sélectionnez «Oui» à la question «Avez-vous demandé ou demanderez-vous une aide financière d'autres sources pour l'emploi demandé?», le champ suivant (image 17) apparaîtra. Page 14

15 Image 17 Champ Demandez-vous un montant supérieur à $100,000 pour ce projet CHAMP DEMANDEZ-VOUS UN MONTANT SUPÉRIEUR À $100,000 POUR CE PROJET Si vous sélectionnez «Oui» à la question «Demandez-vous un montant supérieur à $100,000 pour ce projet?», le champ suivant (image 18) apparaîtra. Image 18 Champs supplémentaires en lien aux autres sources de financement 1.9 ÉCRAN MODALITÉS DE L'ENTENTE DE CONTRIBUTION L écran «Modalités de l entente de contribution» (image 19) sert à réviser les modalités de l entente en appuyant sur le lien. Page 15

16 Image 19 Écran Modalités de l entente de contribution 1.10 ÉCRAN REVOIR ET SOUMETTRE L écran «Revoir et soumettre» (image 20) est un sommaire complet de tous les renseignements saisis dans la demande. Il vous permet de réviser et, si nécessaire, modifier les renseignements. Image 20 Écran Revoir et soumettre Afin de soumettre votre demande, appuyer sur le bouton «Suivant» et vous serez dirigé vers l écran «Certification pouvoir de signature» (images 21 et 22). Pour qu une demande soit considérée comme étant Page 16

17 complète, elle doit être remplie par le(s) représentant(s) officiel(s) de votre organisme, conformément à vos règlements internes ou à d autres documents constitutifs. Le premier paragraphe indique le nombre de signataires requis pour soumettre une demande. Si le nombre de signataires est incorrect, veuillez faire les étapes suivantes : Appuyer sur «Gestion du compte» en haut à droite de l écran. Appuyer sur «Identification de l organisme» dans la section Profil d une organisation. Changer le nombre de signataires requis pour signer une demande. Une fois sauvegardé, le nombre de signataires sera mis à jour à l écran «Certification pouvoir de signature». Image 21 Écran Certification pouvoir de signature (un signataire requis) Page 17

18 Image 22 Écran Certification pouvoir de signature (plusieurs signataires requis) UN SIGNATAIRE REQUIS Sélectionner la case à cocher pour certifier que vous avez les permissions nécessaires. Appuyer sur le bouton «Suivant». Répondre à la question de sécurité. Appuyer sur le bouton «Soumettre». Une fois votre demande soumise avec succès, un numéro de confirmation apparaîtra. Ce numéro vous sera également envoyé par courriel et il sera affiché à l écran «Demandes et projets» (image 2) PLUSIEURS SIGNATAIRES REQUIS Sélectionner la case à cocher pour certifier que vous avez les permissions nécessaires. Page 18

19 Un tableau des représentants ayant le droit de soumettre une demande sera affiché. Vous aurez l option de les aviser par courriel 1. Appuyer sur le bouton «Suivant». Répondre à la question de sécurité. Appuyer sur le bouton «Soumettre». 2 SIGNER UNE ENTENTE EMPLOIS D ÉTÉ CANADA Suite à l approbation de votre demande, tous les représentants de l organisme qui ont le droit de signer une entente recevront un courriel du ministère. Ce courriel les informa que l entente sera seulement valide une fois qu elle sera signée électroniquement. 2.1 EST-CE QUE J AI LES DROITS POUR SIGNER UNE ENTENTE? Si vous êtes l agent principal de l organisme, vous avez automatiquement les droits pour signer une entente. Si vous êtes un représentant de l organisme, vous devriez vérifier si vous avez les droits nécessaires en suivant les étapes ci-dessous : Inscrire votre nom d utilisateur et votre mot de passe pour accéder aux SELSC. Appuyer sur «Continuer». Appuyer sur le nom de votre organisation à l écran «Mes organisations». Appuyer sur «Services en ligne des S et C». Appuyer sur le nom légal de votre entreprise à l écran «Liste des entreprises». Appuyer sur «Gestion du compte» en haut à droite de l écran. Appuyer sur «Représentants» dans la section Gestion des représentants. Une fois que vous avez trouvé votre nom, appuyer sur «Voir» dans la colonne «Fonctions». Assurer vous que la case à cocher «Soumettre» pour une entente est sélectionnée. Si la case à cocher «Soumettre» pour une entente n est pas sélectionnée, veuillez communiquer avec l agent principal de votre organisme ou un représentant autorisé. Ces derniers seront en mesure de vous déléguer les droits appropriés. 2.2 COMMENT ACCÉDER À L ENTENTE Vous devrez passer par une série d écrans avant de signer votre entente EÉC : Inscrire votre nom d utilisateur et votre mot de passe pour accéder aux SELSC. Appuyer sur «Continuer». Appuyer sur le nom de votre organisation à l écran «Mes organisations». Appuyer sur «Services en ligne des S et C». Appuyer sur le nom légal de votre entreprise à l écran «Liste des entreprises». Appuyer sur «Voir liste des demandes et projets» situé sous le tableau «Appel de proposition ouvert». Une fois votre projet identifié, appuyer sur «Signer l entente» inclus dans la colonne «Fonctions» (image 23). 1 Les signataires recevront un courriel les avertissant qu une action doit être prise. Le projet aura un statut «En attente de signataires». Ils devront appuyer sur le lien «Action» (dans la colonne «Fonctions»), réviser la demande et la soumettre. Le dernier représentant à signer la demande obtiendra un numéro de confirmation. Celui-ci lui sera envoyé par courriel et il sera affiché à l écran «Demandes et projets» (image 2). Page 19

20 Image 23 Accéder à l entente EÉC 2.3 ÉCRAN ENTENTE L écran «Entente» (image 24) vous donne un sommaire complet de toutes les ententes pour ce projet. Il vous permet de voir et de signer l entente. La colonne «Identificateur» inclut l identificateur numérique spécifique à l entente. Cet identificateur numérique sert à s assurer que l entente que vous signez est bel et bien celle signée par le ministère. Image 24 Écran Entente En appuyant sur «Signer l entente», vous serez dirigé à l écran «Revoir & signer». Vous pouvez voir votre entente à n importe quel moment. Page 20

21 2.4 ÉCRAN REVOIR & SIGNER L écran «Revoir & signer» (image 25) vous permet de signer ou de refuser l entente électroniquement. Des tableaux incluant les montants des contributions demandées et approuvées sont affichés à titre de référence. Il est important de lire l entente (en appuyant sur le lien au document) avant de la signer. Vous devez avoir préalablement téléchargé gratuitement le plus récent logiciel Adobe Acrobat Reader pour voir l entente. L écran «Revoir & signer» vous permet également d établir la méthode de paiement de ce projet comme étant le dépôt direct. En appuyant sur le bouton «Sélectionner un dépôt direct», vous serez dirigé à l écran «Sélectionner le compte du dépôt direct». Pour plus de renseignements sur le dépôt direct, veuillez consulter la section 3 de ce Guide de l utilisateur. Pour connaître le nombre de signatures requises par votre organisme pour signer une entente ou pour connaître le nombre de signatures complétées à ce jour, appuyer sur «Signataires» situé sous les boutons «Signer l entente» et «Décliner l entente». Si le nombre de signataires est incorrect, veuillez faire les étapes suivantes : Appuyer sur «Gestion du compte» en haut à droite de l écran. Appuyer sur «Identification de l organisme» dans la section Profil d une organisation. Changer le nombre de signataires requis pour signer une entente. Une fois sauvegardé, le nombre de signataires sera mis à jour à l écran «Revoir & signer». Page 21

22 Image 25 Écran Revoir & signer SIGNER L ENTENTE En appuyant sur le bouton «Signer l entente» à l écran «Revoir & signer», vous serez dirigé à l écran «Certification pouvoir de signature» (images 26 et 27). Pour qu une entente soit valide, elle doit être signée par le(s) représentant(s) officiel(s) de votre organisme, conformément à vos règlements internes ou à d autres documents constitutifs. Page 22

23 Image 26 Écran Certification pouvoir de signature (un signataire requis) Page 23

24 Image 27 Écran Certification pouvoir de signature (plusieurs signataires requis) UN SIGNATAIRE REQUIS Sélectionner les cases à cocher pour certifier que vous avez les permissions nécessaires. Appuyer sur le bouton «Suivant». Répondre à la question de sécurité. Appuyer sur le bouton «J accepte». Une fois votre entente signée avec succès, un numéro de confirmation apparaîtra PLUSIEURS SIGNATAIRES REQUIS Sélectionner les cases à cocher pour certifier que vous avez les permissions nécessaires. Un tableau des représentants ayant le droit de signer une entente sera affiché. Vous aurez l option de les aviser par courriel 2. 2 Les signataires recevront un courriel les avertissant qu une action doit être prise. Le projet aura un statut «En attente de signataires». Ils devront appuyer sur le lien «Action» (dans la colonne «Fonctions»), réviser l entente et la signer. Le dernier représentant à signer la demande obtiendra un numéro de confirmation. Ce numéro sera également affiché à l écran «Entente» (image 24). Page 24

25 Appuyer sur le bouton «Suivant». Répondre à la question de sécurité. Appuyer sur le bouton «J accepte» DÉCLINER L ENTENTE En appuyant sur le bouton «Décliner l entente» à l écran «Revoir & signer», vous serez dirigé à l écran «Confirmation du refus de l entente» (image 28). Image 28 Écran Confirmation du refus de l entente E appuyant sur «Oui», un message sera affiché vous avisant qu un représentant du ministère communiquera avec vous prochainement afin de discuter de votre décision. En appuyant sur «Non», vous serez dirigé à l écran «Revoir & signer». 2.5 COMMENT CONSULTER L ENTENTE SIGNÉE L entente signée aura le message «Copie seulement Version électronique» en filigrane et les noms des personnes ayant signé l entente au nom de votre organisme et au nom du ministère y seront affichés. Si votre projet a un statut «Évaluation en cours» à l écran «Demandes et projets», appuyer sur «Voir l entente» dans la colonne «Fonctions». Si votre projet a un statut «Actif» à l écran «Demandes et projets», appuyer sur «Gérer» dans la colonne «Fonctions». Ensuite, appuyer sur «Information sur l entente» inclus dans le menu de gauche à l écran «Identification du projet». 3 SOUMETTRE UNE DEMANDE DE DÉPÔT DIRECT Vous pouvez soumettre une demande de dépôt direct à n importe quel moment tout au long de la durée de vie du projet. Si vous n avez pas signé votre entente, vous devez soumettre une demande de dépôt direct à l écran «Revoir & signer». Pour plus de renseignements, veuillez consulter la section 2.3 de ce Guide de l utilisateur. 3.1 EST-CE QUE J AI LES DROITS POUR CRÉER ET SOUMETTRE UNE DEMANDE DE DÉPÔT DIRECT? Si vous êtes l agent principal de l organisme, vous avez automatiquement les droits pour créer et soumettre une demande de dépôt direct. Si vous êtes un représentant de l organisme, vous devriez vérifier si vous avez les droits nécessaires en suivant les étapes ci-dessous : Inscrire votre nom d utilisateur et votre mot de passe pour accéder aux SELSC. Appuyer sur «Continuer». Appuyer sur le nom de votre organisation à l écran «Mes organisations». Page 25

26 Appuyer sur «Services en ligne des S et C». Appuyer sur le nom légal de votre entreprise à l écran «Liste des entreprises». Appuyer sur «Gestion du compte» en haut à droite de l écran. Appuyer sur «Représentants» dans la section Gestion des représentants. Une fois que vous avez trouvé votre nom, appuyer sur «Voir» dans la colonne «Fonctions». Assurer vous que les cases à cocher «Créer» et/ou «Soumettre» pour un dépôt direct sont sélectionnées. Si les cases à cocher «Créer» et/ou «Soumettre» pour un dépôt direct ne sont pas sélectionnées, veuillez communiquer avec l agent principal de votre organisme ou un représentant autorisé. Ces derniers seront en mesure de vous déléguer les droits appropriés. 3.2 COMMENT ACCÉDER À LA DEMANDE DE DÉPÔT DIRECT Vous devrez passer par une série d écrans avant de soumettre votre demande de dépôt direct : Inscrire votre nom d utilisateur et votre mot de passe pour accéder aux SELSC. Appuyer sur «Continuer». Appuyer sur le nom de votre organisation à l écran «Mes organisations». Appuyer sur «Services en ligne des S et C». Appuyer sur le nom légal de votre entreprise à l écran «Liste des entreprises». Appuyer sur «Voir liste des demandes et projets» situé sous le tableau «Appel de proposition ouvert». Une fois votre projet identifié, appuyer sur «Gérer» inclus dans la colonne «Fonctions» (image 29). Appuyer sur «Dépôt direct» inclus dans le menu de gauche à l écran «Identification du projet». Image 29 Accéder à la demande de dépôt direct 3.3 ÉCRAN SÉLECTIONNER LE COMPTE DU DÉPÔT DIRECT L écran «Sélectionner le compte du dépôt direct» (image 30) sert à sélectionner le compte du dépôt direct que vous désirez associer au projet. Si le menu déroulant est vide, c est qu aucun compte n a été ajouté par votre organisme. Page 26

27 Image 30 Écran Sélectionner le compte du dépôt direct Afin d ajouter un compte pour le dépôt direct qui sera associé au profil de votre organisme, veuillez faire les étapes suivantes : Appuyer sur «Gestion du compte» en haut à droite de l écran. Appuyer sur «Identification de l organisme» dans la section Profil d une organisation. Appuyer sur «Dépôt direct» inclus dans le menu de gauche. Appuyer sur «Ajouter». Appuyer sur «Oui, je suis en accord». Veuillez noter que si vous n êtes pas en accord avec l Avis de la déclaration de confidentialité, vous ne pourrez pas ajouter un compte pour le dépôt direct. Compléter tous les champs obligatoires. Dans le champ «Document à l appui», vous devez joindre un chèque marqué «nul» ou un document de dépôt direct fourni par votre institution financière. Une fois sauvegardé, le compte pour le dépôt direct sera inclus dans le menu déroulant du champ «Choisir le compte» à l écran «Sélectionner le compte du dépôt direct». Afin d ajouter un compte pour le dépôt direct qui sera associé au projet seulement, veuillez faire les étapes suivantes : Appuyer sur «Ajouter un nouveau dépôt direct» à l écran «Sélectionner le compte du dépôt direct». Appuyer sur «Oui, je suis en accord». Veuillez noter que si vous n êtes pas en accord avec l Avis de la déclaration de confidentialité, vous ne pourrez pas ajouter un compte pour le dépôt direct. Compléter tous les champs obligatoires. Dans le champ «Document à l appui», vous devez joindre un chèque marqué «nul» ou un document de dépôt direct fourni par votre institution financière. Une fois sauvegardé, le compte pour le dépôt direct sera inclus dans le menu déroulant du champ «Choisir le compte» à l écran «Sélectionner le compte du dépôt direct». 3.4 ÉCRAN REVOIR ET SOUMETTRE Une fois l écran «Sélectionner le compte du dépôt direct» sauvegardé, appuyer sur «Revoir et soumettre» inclus dans le menu de gauche pour soumettre votre demande de dépôt direct. L écran «Revoir et soumettre» Page 27

28 (image 31) est un sommaire complet de tous les renseignements saisis dans la demande de dépôt direct. Il vous permet de réviser et, si nécessaire, modifier les renseignements. Image 31 Écran Revoir et soumettre Afin de soumettre votre demande de dépôt direct, appuyer sur le bouton «Suivant» et vous serez dirigé vers l écran «Certification» (image 32). Pour qu une demande de dépôt direct soit admissible, elle doit être remplie par le(s) représentant(s) officiel(s) de votre organisme, conformément à vos règlements internes ou à d autres documents constitutifs. Image 32 Écran Certification Vous devez sélectionner les cases à cocher pour certifier que vous avez les permissions nécessaires avant d appuyer sur le bouton «Soumettre». Une fois votre demande de dépôt direct soumise avec succès, un numéro de confirmation apparaîtra. Page 28

29 4 CONVERTIR UN PROJET EMPLOIS D ÉTÉ CANADA Veuillez noter que cette section s applique uniquement aux projets qui n ont pas été soumis par l entremise des SELSC. Vous pouvez convertir votre projet à n importe quel moment après son approbation. 4.1 EST-CE QUE J AI LES DROITS POUR CONVERTIR UN PROJET? Si vous êtes l agent principal de l organisme, vous avez automatiquement les droits pour convertir un projet. Si vous êtes un représentant de l organisme, vous devriez vérifier si vous avez les droits nécessaires en suivant les étapes ci-dessous : Inscrire votre nom d utilisateur et votre mot de passe pour accéder aux SELSC. Appuyer sur «Continuer». Appuyer sur le nom de votre organisation à l écran «Mes organisations». Appuyer sur «Services en ligne des S et C». Appuyer sur le nom légal de votre entreprise à l écran «Liste des entreprises». Appuyer sur «Gestion du compte» en haut à droite de l écran. Appuyer sur «Représentants» dans la section Gestion des représentants. Une fois que vous avez trouvé votre nom, appuyer sur «Voir» dans la colonne «Fonctions». Assurer vous que les cases à cocher «Créer» et «Soumettre» pour «Convertir en ligne» sont sélectionnées. Si les cases à cocher «Créer» et «Soumettre» pour «Convertir en ligne» ne sont pas sélectionnées, veuillez communiquer avec l agent principal de votre organisme ou un représentant autorisé. Ces derniers seront en mesure de vous déléguer les droits appropriés. 4.2 COMMENT ACCÉDER À LA FONCTION POUR CONVERTIR UN PROJET Vous devrez passer par une série d écrans avant de convertir votre projet : Inscrire votre nom d utilisateur et votre mot de passe pour accéder aux SELSC. Appuyer sur «Continuer». Appuyer sur le nom de votre organisation à l écran «Mes organisations». Appuyer sur «Services en ligne des S et C». Appuyer sur le nom légal de votre entreprise à l écran «Liste des entreprises». Appuyer sur «Convertir cotre projet existant aux SELSC» situé sous le tableau «Appel de proposition ouvert». Inscrire votre numéro de projet (mentionné dans le courriel Demande/Entente dans le cadre d Emplois d été Canada) et appuyer sur le bouton «Convertir». 5 SOUMETTRE UNE DÉCLARATION DE L EMPLOYEUR ET DE L EMPLOYÉ Une fois que votre projet a un statut «Actif» à l écran «Demandes et projets», vous pourrez soumettre une déclaration de l employeur et de l employé. Page 29

30 5.1 EST-CE QUE J AI LES DROITS POUR CRÉER, SOUMETTRE ET VOIR UNE DÉCLARATION DE L EMPLOYEUR ET DE L EMPLOYÉ? Si vous êtes l agent principal de l organisme, vous avez automatiquement les droits pour créer, soumettre et voir une déclaration de l employeur et de l employé. Si vous êtes un représentant de l organisme, vous devriez vérifier si vous avez les droits nécessaires en suivant les étapes ci-dessous : Inscrire votre nom d utilisateur et votre mot de passe pour accéder aux SELSC. Appuyer sur «Continuer». Appuyer sur le nom de votre organisation à l écran «Mes organisations». Appuyer sur «Services en ligne des S et C». Appuyer sur le nom légal de votre entreprise à l écran «Liste des entreprises». Appuyer sur «Gestion du compte» en haut à droite de l écran. Appuyer sur «Représentants» dans la section Gestion des représentants. Une fois que vous avez trouvé votre nom, appuyer sur «Voir» dans la colonne «Fonctions». Assurer vous que les cases à cocher «Créer», «Soumettre» et/ou «Voir» pour les participants sont sélectionnées. Si les cases à cocher «Créer», «Soumettre» et/ou «Voir» pour les participants ne sont pas sélectionnées, veuillez communiquer avec l agent principal de votre organisme ou un représentant autorisé. Ces derniers seront en mesure de vous déléguer les droits appropriés. 5.2 COMMENT ACCÉDER À LA DÉCLARATION DE L EMPLOYEUR ET DE L EMPLOYÉ Vous devrez passer par une série d écrans avant de soumettre votre déclaration de l employeur et de l employé : Inscrire votre nom d utilisateur et votre mot de passe pour accéder aux SELSC. Appuyer sur «Continuer». Appuyer sur le nom de votre organisation à l écran «Mes organisations». Appuyer sur «Services en ligne des S et C». Appuyer sur le nom légal de votre entreprise à l écran «Liste des entreprises». Appuyer sur «Voir liste des demandes et projets» situé sous le tableau «Appel de proposition ouvert». Une fois votre projet identifié, appuyer sur «Gérer» inclus dans la colonne «Fonctions» (image 33). Appuyer sur «Déclaration de l employeur et de l employé» inclus dans le menu de gauche à l écran «Identification du projet». Page 30

31 Image 33 Accéder à la déclaration de l employeur et de l employé 5.3 ÉCRAN DÉCLARATION DE L EMPLOYEUR ET DE L EMPLOYÉ L écran «Déclaration de l employeur et de l employé» (image 34) sert à ajouter, supprimer, retirer et voir une déclaration de l employeur et de l employé. Lorsqu au moins une déclaration de l employeur et de l employé sauvegardée, tous les employés liés à ce projet seront affichés à cet écran. Image 34 Écran Déclaration de l employeur et de l employé AJOUTER UNE DÉCLARATION DE L EMPLOYEUR ET DE L EMPLOYÉ Pour ajouter une déclaration de l employeur et de l employé, vous devez appuyer sur le bouton «Ajouter» qui vous dirigera à l écran «Détails de la déclaration de l employeur et de l employé» (image 35). Cet écran sert à inscrire la déclaration de l employeur, déterminer l admissibilité de l employé ainsi qu inscrire les renseignements personnels de l employé. Par contre, avant de compléter l écran, vous devez imprimer le formulaire de consentement de l employé en appuyant sur le lien «Formulaire de consentement de l employé» en haut de l écran et l employé doit compléter et signer ce formulaire. Vous devez avoir préalablement téléchargé gratuitement le plus récent logiciel Adobe Acrobat Reader pour voir le formulaire. Page 31

32 Image 35 Écran Détails de la déclaration de l employeur et de l employé Page 32

33 Page 33

34 Une fois que les cases à cocher liées à la déclaration de l employeur sont sélectionnées, vous pourrez compléter la section sur l admissibilité de l employé. En appuyant sur le bouton «Valider», le système déterminera l admissibilité de l employé d après des critères spécifiques au programme. Vous pourrez compléter la section des renseignements personnels de l employé seulement s il est jugé admissible. Page 34

35 5.4 ÉCRAN REVOIR ET SOUMETTRE Une fois l écran «Déclaration de l employeur et de l employé» sauvegardé, appuyer sur «Revoir et soumettre» inclus dans le menu de gauche pour soumettre votre déclaration de l employeur et de l employé. L écran «Revoir et soumettre» (image 36) est un sommaire complet de tous les renseignements saisis dans la déclaration de l employeur et de l employé. Il vous permet de réviser et, si nécessaire, modifier les renseignements. Image 36 Écran Revoir et soumettre Afin de soumettre votre déclaration de l employeur et de l employé, appuyer sur le bouton «Suivant» et vous serez dirigé vers l écran «Déclaration» (image 37). Pour qu une déclaration de l employeur et de l employé soit admissible, elle doit être remplie par le(s) représentant(s) officiel(s) de votre organisme, conformément à vos règlements internes ou à d autres documents constitutifs. Image 37 Écran Déclaration Vous devez sélectionner les cases à cocher pour certifier que vous avez les permissions nécessaires avant d appuyer sur le bouton «Soumettre». Une fois votre déclaration de l employeur et de l employé soumise avec succès, un numéro de confirmation apparaîtra. Page 35

36 5.5 RETIRER UNE DÉCLARATION DE L EMPLOYEUR ET DE L EMPLOYÉ Pour retirer une déclaration de l employeur et de l employé, appuyer sur «Retirer» dans la colonne «Fonctions» à l écran «Déclaration de l employeur et de l employé» (image 38). Image 38 Écran Déclaration de l employeur et de l employé Une fois la déclaration de l employeur et de l employé retirée, vous pourrez la supprimer en appuyant sur «Supprimer» dans la colonne «Fonctions» à l écran «Déclaration de l employeur et de l employé». 6 QUESTIONS ET RÉPONSES 1. J ai déjà un compte des SELSC mais j ai oublié mon mot de passe ou mon nom d utilisateur, est-ce que je peux récupérer l accès à mon compte? Oui. Vous pouvez récupérer l accès à votre compte en suivant les étapes ci-dessous : Si vous utilisez la CléGC : Allez sur la page web des SELSC et appuyer sur le bouton «Poursuivez vers la CléGC». Si vous avez oublié votre mot de passe, appuyer sur le lien «Vous avez oublié votre mot de passe?». Si vous avez oublié votre nom d utilisateur, veuillez consulter la section du «Guide de l utilisateur : Création de compte» pour connaître les étapes afin de récupérer l'accès à un profil existant. Si vous utilisez le partenaire de connexion : Allez sur la page web des SELSC et appuyer sur le bouton «Poursuivez vers le Partenaire de connexion». Si vous avez oublié votre mot de passe ou votre nom d utilisateur, suivre les étapes données par votre partenaire de connexion ou avec votre institution financière. Page 36

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