Contenu : Occasion inexploitée

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1 IMAGE GOES HERE Contenu : Occasion inexploitée HUIT RAISONS D EXTERNALISER DES SERVICES GESTION DE DOSSIERS Avant de décider de gérer vos propres dossiers, prenez un moment pour «penser de l intérieur de la boite». DANS CE RAPPORT, VOUS PRENDREZ CONNAISSANCE DE QUELQUES-UNES DES MEILLEURES RAISONS D EXTERNALISER DES SERVICES, NOTAMMENT : La mise en œuvre d un programme de gestion de dossiers basé sur des pratiques exemplaires; L utilisation d experts pour répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise; L appui des dernières technologies pour vous aider à vous organiser et à rester en conformité avec les normes et la législation. PENSEZ DE L INTÉRIEUR DE LA BOITE. 800 FASTFILE ( ) / ironmountain.ca

2 Aujourd hui, 59 % 1 des directeurs financiers estiment que la réduction des couts d entreprise constitue l une des grandes priorités des chefs des services financiers. De plus, d après Gartner 2, la réduction des couts en s appuyant sur une meilleure efficacité reste une des cinq plus hautes priorités parmi les cadres supérieurs. Penser de l intérieur de la boite, c est-à-dire élaborer une approche proactive et globale de la gestion de dossiers, peut s avérer un outil essentiel dans la résolution de ces priorités. AVANTAGES COMMERCIAUX D UNE APPROCHE GLOBALE DE LA GESTION DE DOSSIERS Les couts diminuent lorsque l'information est plus facile à trouver Les revenus augmentent à mesure que la facilité d'accès à l'information diminue le temps de réponse aux demandes des clients RÉDUCTION DES COUTS Le risque d'amendes diminue à mesure que la conformité s'améliore Il est plus facile de contrôler les couts reliés à la divulgation de documents électroniques lorsque l'information est bien organisée EFFICACITÉ CONFORMITÉ L'information correctement organisée renforce le niveau de conformité de l'entreprise L'état de préparation en matière de vérification accroit lorsque l'information est facilement trouvable 1 CFO Magazine, The WNS Annual CFO Survey Report «Early Findings», 2010 Gartner CEO and Business Executive Survey, 9 décembre FASTFILE ( ) / ironmountain.ca 2

3 Évidemment, vous pourriez restructurer votre système de gestion de dossiers vous-même, mais cela pourrait prendre des mois, voire des années, et risquerait de vous détourner de vos activités commerciales. Une approche beaucoup plus efficace serait de faire élaborer un plan d action personnalisé par des experts en gestion de l information afin de contrôler les couts tout en améliorant l efficacité et la conformité de la gestion de dossiers dans votre entreprise. Voici huit bonnes raisons de faire appel à un partenaire qualifié en services externalisés qui vous offrira tout cela, et bien plus encore. #1 Laissez un expert se charger de la gestion des dossiers sur papier. N importe quelle entreprise aujourd hui produit un volume massif de documents, ce qui rend difficile de localiser et de récupérer rapidement des dossiers essentiels. En outre, les fichiers sont souvent organisés par des schémas d indexation non standard, ce qui rend encore plus difficile de trouver ce dont vous avez besoin lorsque vous en avez besoin le plus. Avoir un fournisseur unique de solutions de gestion de dossiers peut aider à réduire les risques opérationnels et juridiques, grâce à la gestion globale des actifs informationnels de votre entreprise. Leur compétence de base étant la gestion de dossiers, ces partenaires ont fait face à toutes les situations possibles, ce qui leur a permis d acquérir des pratiques exemplaires et une expertise fondée sur le rapport constant avec les clients. PENSEZ DE L INTÉRIEUR DE LA BOITE ÉVITEZ D AVOIR À PRENDRE UNE DÉCISION SOUS PRESSION. #2 L externalisation vous permet de mettre à profit l investissement que le fournisseur de services effectue dans les dernières technologies, ainsi que dans leur entretien. À mesure que les temps changent et que les secteurs d industrie évoluent, vos besoins changent aussi. Votre partenaire en gestion de dossiers peut vous offrir des services au choix ou des suites de solutions qui vous permetten de profiter au maximum d une stratégie de gestion complète, ainsi que des technologies à jour conçues pour des secteurs allant de la numérisation et de la gestion des documents à l assistance en matière de litiges et au déroulement des processus opérationnels. 800 FASTFILE ( ) / ironmountain.ca 3

4 N ATTENDEZ PAS AVANT DE VOIR DES RÉSULTATS. #3 La mise en œuvre d une solution efficace de gestion de l information ne doit pas nécessairement prendre du temps. Les solutions de gestion de l information hébergées par le fournisseur peuvent souvent être mises en place en quelques semaines, par rapport aux mois nécessaires à l évaluation, l acquisition et l installation d une solution en interne. Votre entreprise évolue au fil du temps et un partenaire en services externalisés peut vous aider à mettre à jour votre programme de gestion de dossiers, en ajoutant ou en ajustant des services, afin que vous soyez en mesure de conserver une longueur d avance. LA CHAINE DE CONTRÔLE COMPTE. #4 Dans le cas des solutions de gestion de documents en interne, les dossiers physiques sont souvent transférés des installations d entreposage hors site vers d autres emplacements afin d être numérisés, puis renvoyés à l entreprise afin d être reclassés. Chaque étape entraine des risques de confidentialité, ainsi que des occasions de perdre des documents et de mal les classer. La capacité de démontrer des méthodes cohérentes en matière de protection des dossiers essentiels contre les catastrophes et de protection de l information privée est primordiale si vous voulez éviter les pénalités liées à la conformité et le cout élevé des litiges à long terme. Lorsque vous confiez la gestion de dossiers au bon partenaire, vos documents physiques peuvent être récupérés, numérisés et reclassés en gardant une piste de vérification, sans que leur confidentialité soit compromise et sans qu ils sortent de l installation sécuritaire du fournisseur. #5 LES SOLUTIONS HYBRIDES RENFORCENT L EFFICACITÉ DES PROCESSUS. Bien que la grande majorité des transactions commerciales interentreprises et de clientèle soient encore opérées et enregistrées à l aide de documents papier, ceux-ci coexistent maintenant avec des dossiers électroniques dans un environnement d informations hybride et complexe. Qui plus est, l entreposage de ces dossiers essentiels est souvent réparti dans des emplacements différents, ce qui fait que les services tels que le service à la clientèle, le service de finances et le service juridique ont de la difficulté à accéder rapidement et de façon sécuritaire à des données exactes. Un fournisseur qualifié de services externaliséspeut conserver vos fichiers en format papier et en même temps les numériser à la demande selon vos besoins professionnels spécifiques. 800 FASTFILE ( ) / ironmountain.ca 4

5 #6 MUNISSEZ LES TRAVAILLEURS APPROPRIÉS D OUTILS EN LIBRE SERVICE. Sauf si vous avez déjà investi dans le personnel et/ou dans les outils nécessaires à l indexation constante des dossiers actifs et inactifs, vous risquez de ne pas pouvoir estimer le cout de la recherche des documents pertinents et votre système sera totalement inefficace. Et même si vous avez réalisé ce type d investissement, sauf s il y a un haut degré de cohérence entre les indexeurs, le processus peut encore requérir un temps et des techniques de recherche considérable lorsque vous devez vous assurer que vous trouverez tous les documents pertinents efficacement et rapidement. Le bon partenaire en services externalisés peut s assurer que ce seront les employés familiarisés avec les documents, à leur utilisation professionnelle et à leurs exigences d accès qui se chargeront de l accès aux fichiers numériques et de leur gestion. CRÉEZ UN PLAN QUI EST BASÉ SUR DES PRATIQUES EXEMPLAIRES. #7 Mettre fin au cycle de vie d un document papier permet de contrôler les couts d entreposage des fichiers inactifs, sans parler du risque d accès non autorisé aux fichiers. Cela dit, la fin du cycle de vie d un dossier entraine ses propres couts. L externalisation de votre service de gestion de dossiers peut vous aider à améliorer l efficacité, car elle permet à votre personnel de réduire le temps consacré : À rechercher des documents partout et à retirer les fichiers obsolètes À les soumettre à un processus d examen et d approbation pour éviter les erreurs couteuses À les faire déchiqueter à l aide du personnel et de l équipement en interne Assurez-vous de choisir un partenaire en services externalisés ayant de bonnes pratiques éprouvées en matière de processus de conversion, de calendriers de conservation, de sécurité et confidentialité des informations et de destruction sécuritaire. LE CHANGEMENT N EST PAS NÉCESSAIREMENT DIFFICILE. #8 Les processus de gestion de l information peuvent être modifiés plus facilement que vous ne l imaginez. Un partenaire expérimenté en gestion de dossiers, ayant des années d expérience dans différents secteurs d industrie, peut généralement répondre à la complexité d une stratégie complète de gestion des dossiers de manière plus efficace et plus rentable que quelqu un au sein de votre entreprise. 800 FASTFILE ( ) / ironmountain.ca 5

6 Il suffit de vérifier les antécédents d une entreprise de gestion de dossiers pour voir si elle a bien aidé des entreprises comme la vôtre auparavant. Le bon partenaire en gestion de dossiers devrait être en mesure d évaluer sur place vos processus de gestion de dossiers et de vous offrir un programme complet qui répond à vos besoins spécifiques et qui génère une grande valeur ajoutée grâce au bon fonctionnement des ses éléments constitutifs. LAISSEZ L EXPERT EN SERVICES EXTERNALISÉS : AFIN QUE VOUS PUISSIEZ : Payer, former et fidéliser du personnel expérimenté dans la capture, l indexation et le maintien du cycle de vie des documents en format papier et électronique; Exécuter vos activités de manière plus rentable en dédiant votre personnel à vos compétences de base; Vous aider à définir des règles spécifiques en matière de récupération et classification autorisées, ainsi que de conservation continue, de vérification et création de rapports et, finalement, de destruction de l information; Réduire les couts cachés liés à l entreposage de grandes quantités de données inutiles; Financer et maintenir un service d entreposage physique et numérique; pour offrir un référentiel consolidé hybride (pouvant aussi héberger des services d archivage d images) dont la taille peut être ajustée selon vos besoins; Découvrir des occasions cachées d économiser en utilisant votre immobilier dans des activités plus payantes; Répondre à vos besoins variés en ce qui concerne la conversion des documents physiques au format numérique; économiser du temps et de l argent en obtenant les fichiers les plus importants le plus rapidement possible, sans avoir à payer pour l entreposage numérique des informations rarement consultées; Faire preuve d une gestion cohérente et conforme de votre information commerciale essentielle, y compris des procédures en matière de sécurité physique et de la chaine de contrôle; éviter un litige qui coute plus que nécessaire; Maintenir et mettre à jour des outils qui centralisent le suivi, la gestion et l application de la politique (y compris les décisions) de tous les dossiers, quel que soit leur emplacement pendant leur cycle de vie; éliminer les dépenses liées à la recherche de documents perdus en assurant leur suivi, sans avoir à créer ou à entretenir les outils requis par cette procédure; Offrir des conseils pratiques en matière de processus de gestion de l information, ainsi que de conformité à la règlementation, grâce à l expérience acquise en travaillant avec des clients de votre taille et de votre secteur. Vous concentrer sur vos activités de la manière la plus rentable possible. 800 FASTFILE ( ) / ironmountain.ca 6

7 Êtes-vous prêt à commencer à penser de l intérieur de la boite? Iron Mountain a collaboré avec de nombreuses entreprises comme la vôtre afin de développer et de mettre en œuvre des pratiques exemplaires de gestion de l information. Notre méthodologie de bout en bout peut aider votre entreprise à s assurer que les risques et les couts sont réduits, que votre information critique est protégée et que vous la valorisez chaque jour. Communiquez avec Iron Mountain au FASTFILE ( ) Pour en savoir plus, visitez ironmountain.ca À PROPOS D IRON MOUNTAIN Chaque jour, des entreprises de toute taille, dans presque tous les secteurs, font confiance à Iron Mountain pour stocker, protéger et gérer leur information. Nous aidons les entreprises comme la vôtre à tirer profit des occasions inexploitées pour réduire les couts et les risques, et améliorer leur efficacité. Nos solutions reconnues et notre engagement en matière de service à la clientèle s adaptent à vos besoins spécifiques, tout en vous aidant à prévoir les couts de gestion de dossiers Iron Mountain Canada Corporation. Tous droits réservés. La raison sociale Iron Mountain, le logo figurant une montagne et FASTFILE sont des marques de commerce ou des marques déposées d Iron Mountain Incorporated aux États-Unis et dans d autres pays et leur usage par Iron Mountain Canada Corporation est autorisé. Toutes les autres marques de commerce et marques déposées sont les propriétés respectives de leur détenteur. CAF-SAV-EXT-WP FASTFILE ( ) / ironmountain.ca 7