Nom Procédure : Guide organisateur de réunion GoToMeeting

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Sandrine Favreau
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1 Nom Procédure : Guide organisateur de réunion GoToMeeting HISTORIQUE Version Date Commentaires Auteur Vérificateur Approbateur /05/14 18/06/14 10/03/15 Création Modification Mise à jour Y. Roudaut Y. Roudaut Y. Roudaut Page 1 sur 12

2 Sommaire 1. Introduction Prérequis Installation de GoToMeeting Se connecter à l interface web Installer le client GoToMeeting Organiser une réunion Planifier une réunion Démarrer une réunion spontanée Utiliser le programme GoToMeeting Inviter des participants Montrer son écran Gérer la webcam et l audio Profiter des autres fonctionnalités (chat, outil dessin ) Terminer la réunion Page 2 sur 12

3 1. Introduction GoToMeeting est un service permettant de tenir des réunions de type «webconférences» entre plusieurs ordinateurs distants. Lors de ces réunions, il est possible de partager son écran d ordinateur, la vidéo, le son et de profiter de fonctionnalités comme le chat, le contrôle distant d un ordinateur Ce guide a pour but d aider les utilisateurs à préparer une réunion avec GoToMeeting. 2. Prérequis 2.1 Un compte GoToMeeting 2.2 Un ordinateur connecté au réseau pour héberger la réunion 2.3 Une webcam pour partager la vidéo 2.4 Un micro ou un téléphone pour la partie audio 3. Installation de GoToMeeting 3.1. Se connecter à l interface web Cette étape va permettre d installer le client GoToMeeting en créant une icône sur le bureau. Suite à votre demande de création d un compte GoToMeeting, vous avez reçu un mail d activation de compte. Cliquez sur le lien communiqué dans le mail reçu pour créer votre mot de passe. Renseigner votre mot de passe dans la page web qui s est ouverte et cliquer sur Sauvegarder. Votre compte GoToMeeting s affiche alors et vous pouvez procéder à l installation du logiciel. Page 3 sur 12

Organiser une réunion Il est possible d organiser ses réunions en suivant deux modes : Les réunions planifiées, sont créés dans le client GoToMeeting.

4 3.2. Installer le client GoToMeeting Pour lancer l installation, cliquez sur Se réunir maintenant. La connexion se lance, au besoin, valider l exécution du programme Citrix Launcher en cliquant sur OK. Le programme s ouvre et une icône est créée sur le bureau. 4. Organiser une réunion Il est possible d organiser ses réunions en suivant deux modes : Les réunions planifiées, sont créés dans le client GoToMeeting. Elles permettent de créer un évènement dans son agenda Lotus, et de faire suivre les informations aux participants. Les réunions spontanées, démarrent immédiatement et nécessitent de faire suivre les informations d accès aux participants via mail ou par téléphone IMPORTANT : La fonctionnalité de planification automatique dans Lotus ne fonctionne pas sur les postes portables. Il faut copier les informations de la réunion dans le presse papier pour pouvoir les transmettre par mail aux participants Planifier une réunion Faire un clic droit sur l icône GoToMeeting dans la barre des tâches. Le programme s ouvre alors, et cliquer sur Planifier une réunion Page 4 sur 12

5 Une fenêtre s ouvre dans laquelle il faut renseigner les informations sur la réunion (objet, date, heure..). Si nécessaire, cocher l option Exiger le mot de passe de la réunion, pour obliger les participants à renseigner un code lors de l accès à la réunion. Page 5 sur 12

6 Quand les champs sont renseignés, cliquer sur Planifier. Valider avec OK. Page 6 sur 12

La description de l évènement contient toutes les informations nécessaires à l accès à la réunion pour

7 Renseigner les participants à la réunion dans l évènement Lotus. Quand c est fait, envoyer les invitations. La description de l évènement contient toutes les informations nécessaires à l accès à la réunion pour les participants. IMPORTANT : La réunion ne débutera pas automatiquement. Avant le début de la réunion, il faudra ouvrir GoToMeeting via l icône de la barre des tâches, et cliquer sur Mes réunions. Page 7 sur 12

Démarrer une réunion spontanée Pour démarrer une réunion spontanée, double cliquer sur l icône

8 Dans la fenêtre qui s ouvre, sélectionner la réunion planifiée puis sur Démarrer. La réunion va alors débuter et les participants pourront la rejoindre Démarrer une réunion spontanée Pour démarrer une réunion spontanée, double cliquer sur l icône GoToMeeting dans la barre des tâches. Le client GoToMeeting s ouvre et est prêt à l emploi. Pour utiliser le programme, se référer au chapitre suivant. Page 8 sur 12

5. Utiliser le programme GoToMeeting Après avoir cliqué sur Se réunir maintenant, le programme de contrôle de la réunion s ouvre.

Vous pouvez suivre ces infos bulle lors de la première utilisation ou vous référer à la procédure cidessous. 5.1.

Les participants apparaîtront sous le nom de l organisateur au fur et à mesure qu ils rejoindront la réunion.

9 5. Utiliser le programme GoToMeeting Après avoir cliqué sur Se réunir maintenant, le programme de contrôle de la réunion s ouvre. Lors de la première exécution, un assistant propose un système d aide affichant des bulles infos rouges sur les fonctions les plus utilisées. Vous pouvez suivre ces infos bulle lors de la première utilisation ou vous référer à la procédure cidessous Inviter des participants Pour inviter des participants à la réunion, cliquer sur Inviter participant. Les participants apparaîtront sous le nom de l organisateur au fur et à mesure qu ils rejoindront la réunion. La fenêtre d invitation s ouvre avec les informations à fournir au participant pour qu il puisse rejoindre la réunion. Envoyer ces informations par mail en cliquant sur Montrer son écran Clique sur le bouton Montrer son écran Gérer la webcam et l audio Pour une réunion avec webcam, cliquer sur votre image pour la diffuser. Pour une réunion audio, utiliser le système de micro/haut-parleur intégré à l ordinateur OU utiliser un téléphone en composant le numéro de la réunion. Page 9 sur 12

(Chaque participant a ce numéro à l écran avec le code PIN audio

10 (Chaque participant a ce numéro à l écran avec le code PIN audio qui lui est propre) Profiter des autres fonctionnalités (chat, outil dessin ) Pour profiter des autres fonctionnalités du programme, utilisez les menus dédiés. Vous pouvez notamment : - Chatter avec des participants - Dessiner à l écran (bouton pinceau) - Donner le contrôle à un participant (bouton souris) Page 10 sur 12

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orange) Pour réafficher le programme, recliquer sur ce même bouton 5.

12 - Enregistrer la réunion La réunion est enregistrée dans un fichier.vmw dans le dossier Mes Documents - Masquer GoToMeeting de l écran (bouton orange) Pour réafficher le programme, recliquer sur ce même bouton 5.5. Terminer la réunion Pour arrêter la réunion vous devez fermer le programme GoToMeeting. Page 12 sur 12

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