Le logiciel GCMF & la gestion des séquestres conventionnels

Transcription

1 Le logiciel GCMF & la gestion des séquestres conventionnels Association régie par la loi du 1 er juillet , rue de Rennes PARIS Téléphone : Télécopie : Adresse électronique : contact@unca.fr Site :

2 Sommaire Préambule page 3 Partie 1 : Le principe du séquestre conventionnel page 4 Partie 2 : Les outils informatiques d aide à la gestion des séquestres conventionnels page 9 1) La création d un sous-compte affaire «séquestre conventionnel» page 10 2) La numérisation des documents page 11 3) Le dépôt initial des fonds page 13 4) Le transfert des fonds sur le compte séquestre page 14 5) Le retour des fonds séquestrés page 15 6) La gestion comptable des séquestres conventionnels page 16 7) Les régularisations par opération diverse page 17 8) Les outils de contrôles des séquestres conventionnels page 19 Partie 3 : Annexes page 21 Réf /16 7 octobre 2008 version 1 page 2/44

3 Préambule Ce guide a pour vocation de présenter les fonctions utiles à la gestion des séquestres conventionnels, intégrées dans le logiciel Gcmf, module associé au Tronc commun. La première partie expose le principe du séquestre conventionnel et les modalités de rémunération (pages 4 à 8). La deuxième partie est consacrée à la description des outils informatiques d aide à la gestion des séquestres conventionnels (pages 9 à 20). La troisième partie est constituée d annexes (pages 21 à 47). Ce document complète le manuel d utilisation du Gcmf, adressé à chaque Carpa lors de l installation du logiciel ; il est disponible sur demande auprès de l Unca ou sur son site Réf /16 7 octobre 2008 version 1 page 3/44

4 Partie 1 Le principe du séquestre conventionnel Réf /16 7 octobre 2008 version 1 page 4/44

5 En application des articles 1955 et suivants du Code civil, le séquestre, qui peut-être conventionnel ou judiciaire, est défini comme le dépôt d une chose contentieuse entre les mains d un tiers qui s oblige à le rendre, après la contestation terminée, à la personne qui sera jugée devoir l obtenir. Dans ce cadre légal, la Carpa peut être judiciairement désignée ou conventionnellement choisie en qualité de séquestre. Toutefois, la distinction doit être opérée entre d une part, les règlements pécuniaires relevant de l article 53-9 de la loi n du 31 décembre 1971, donc de la Carpa, et d autre part les séquestres. Néanmoins, une opération de maniements de fonds réalisée par un avocat peut faire l objet d un séquestre conventionnel ; c est le cas, par exemple, des ventes de fonds de commerce pour lesquelles les sommes sont consignées et le dépôt, fait entre les mains de l avocat donc de la Carpa devient autonome ; il est un gage de sécurité pour les créanciers opposants. La prestation financière, accessoirement à la mission de séquestre, est devenue courante. Les dispositions législatives et réglementaires interdisent à la Carpa d effectuer, à titre régulier, des opérations réservées aux établissements prévus par le code monétaire et financier (c.à.d. les établissements de crédit et organismes bancaires), sauf dans le cas des saisies immobilières pour lesquelles un dispositif a été expressément prévu. Pour tenir compte de ces contraintes, à savoir la consignation des fonds et leur rémunération, il faut alors, associer au mécanisme classique de séquestre, une convention tenant compte du dépôt conventionnel ou de l affectation conventionnelle en produits financiers, à l initiative des parties prenantes dans l acte, afin qu elles soient d accord sur l emploi des fonds sachant qu elles ont intérêt à leur représentation. L avocat n est plus séquestre, mais mandataire des parties pour procéder in fine au paiement des créanciers, pour le compte des parties, en ayant la possibilité de mobiliser les fonds pour faire face aux oppositions. Ce principe de gestion par la Carpa doit être adopté par le Conseil de l Ordre et intégré dans le règlement intérieur, compte tenu notamment de l incidence du contrôle déontologique et de la nécessaire garantie de représentation des fonds. La Carpa se trouve dans ce cas dans une position différente de celle d une gestion stricto sensu des règlements pécuniaires, car si les fonds sont Réf /16 7 octobre 2008 version 1 page 5/44

6 déposés par l avocat comme l exigent les textes, une seconde opération intervient puisque ces fonds transitent de la Carpa vers les livres d une banque afin d être rémunérés au profit de qui il appartiendra. Il est nécessaire que la Carpa, dépositaire obligatoire des fonds, devienne dans l acte le mandataire obligatoire sur instructions de l avocat gestionnaire du dossier : elle doit assurer l interface entre les parties et l organisme de placement, c est-à-dire l établissement financier. Les opérations de banque, que ne peut effectuer la Carpa, sont alors assumées par l établissement financier : c est lui qui rémunère et effectue à l égard de l administration fiscale les charges déclaratives (déclaration IFU). La Carpa doit être prudente dans le choix des supports de placements que l avocat proposera aux parties. Les délais d encaissement, la durée du placement, son montant, la qualité du produit, la fiscalité applicable seront des critères objectifs. Ce système repose sur : un double mandat, le partage du temps. Le principe du double mandat Dans le cas d une vente de fonds de commerce, l avocat, mandataire commun du vendeur et de l acquéreur, est désigné dans l acte de vente en qualité de séquestre des fonds. En cette qualité, l avocat signe avec le vendeur, destinataire des fonds, une seconde convention annexe «dite convention de placement». Le vendeur choisit le type de placement qui peut lui être proposé par la Carpa après concertation avec l établissement financier retenu qui peut être autre que la banque de flux de la Carpa. Le vendeur indique, si nécessaire, le régime fiscal sous lequel il entend soumettre le produit financier qu il percevra. L avocat transfère ensuite son mandat à la Carpa qui exécute, à la date convenue, l ordre de placements des fonds. Les placements des fonds sont cédés au fur et à mesure de la levée des oppositions et transitent alors sur le sous-compte Carpa de l avocat. Réf /16 7 octobre 2008 version 1 page 6/44

7 Toute l opération se déroule sous la seule signataire du Président de la Carpa ou de son délégataire afin d assurer la sécurité du contrat de séquestre. La rémunération de la Carpa L opération réalisée doit permettre à la Carpa d être indemnisée des frais générés par ce type d opération. Il ne peut être envisagé de partager un taux, mais la Carpa peut partager le temps sous réserve que ce partage soit dès l origine accepté par le vendeur. La Carpa doit exiger le respect des dates de valeur, ainsi que des délais de bonne fin. L avocat, mandataire des parties, peut choisir de limiter son placement à une partie des sommes en cause. Réf /16 7 octobre 2008 version 1 page 7/44

8 RECAPITULATIF Etape 1 Etape 2 Convention de séquestre des fonds stipulant accessoirement l emploi de tout ou partie de ceuxci à l acquisition de titres de placement, conclue entre la Carpa, l avocat et les parties. Ordre de placement, signée par la partie concernée, à l attention de la Carpa sur lequel sont notamment mentionnés le montant en euros, la nature du placement et éventuellement la durée. Etape 3 Dépôt des fonds sur le sous-compte Carpa de l avocat Etape 4 Remise de tous les documents (convention de séquestre, ordre de placement) par l avocat à la Carpa Etape 5 A la date convenue, transfert des fonds par virement sur le compte bancaire ouvert au nom du client sous couverture du Président de la Carpa. Etape 6 A l expiration des délais, cession par la Carpa des supports de placements, sur instructions de l avocat. Etape 7 Transfert des fonds et des produits financiers afférents sur le sous-compte Carpa de l avocat. Etape 8 Répartition des sommes aux bénéficiaires concernés par lettre-chèques ou virements émis par la Carpa. Réf /16 7 octobre 2008 version 1 page 8/44

9 Partie 2 Les outils informatiques d aide à la gestion des séquestres conventionnels Réf /16 7 octobre 2008 version 1 page 9/44

10 1) La création d un sous-compte affaire «séquestre conventionnel» Le type de l affaire doit être positionné sur «5 Séquestre conventionnel». Ce paramétrage peut se réaliser : a. Dans l écran Saisie bordereau, lors de la création d une nouvelle affaire : b. Dans l écran Modification d une affaire, accessible par la loupe dans l écran Saisie bordereau : Réf /16 7 octobre 2008 version 1 page 10/44

11 c. Dans la Fiche d une affaire, accessible par le menu Consultations / Affaires Réf /16 7 octobre 2008 version 1 page 11/44

12 2) La numérisation des documents A l aide de la fonction Document, accessible dans l écran Saisie bordereau (ou par la consultation des affaires), il est possible de rattacher à chaque affaire tous les documents préalablement numérisés (acte de vente de fonds de commerce, convention séquestre, bordereau d instructions, chèque de dépôt, courriers divers, etc.). Réf /16 7 octobre 2008 version 1 page 12/44

13 3) Le dépôt initial des fonds Dans l écran Saisie bordereau, les fonds déposés sont enregistrés par un code mouvement (ou scénario) approprié à leur nature : 33 Virements créditeurs Euros (Pays OUT) 34 Virements créditeurs Euros (Pays IN) 35 Effets de commerce 36 Dépôts chèques Euros (Institutionnel 1) 37 Dépôts chèques Euros (Institutionnel 2) 38 Dépôts chèques Euros (TOM et collectivités locales) 39 Dépôts chèques Euros (DOM) 40 Dépôts chèques Euros (Pays OUT) 41 Dépôts chèques Euros (France métropolitaine) 42 Dépôts chèques Euros (Pays IN) 43 Dépôts espèces Euros 44 Virements créditeurs Euros (France) Réf /16 7 octobre 2008 version 1 page 13/44

14 4) Le transfert des fonds sur le compte séquestre Par le menu Sessions / Saisie bordereau, le transfert des fonds s opère par virement avec un scénario «81 Virements débiteurs séquestres». Ce scénario implique la création d un tiers de type «Compte séquestre» avec les références du compte bancaire ouvert au nom du client dans les livres de l établissement de crédit retenu. A l expiration du délai de bonne fin, ce virement est édité par le menu Editions \ Virements débiteurs (cf. annexe 1). Réf /16 7 octobre 2008 version 1 page 14/44

15 5) Le retour des fonds séquestrés sur le sous-compte affaire Carpa A l issue des délais convenus, et après rachat des placements souscrits, les fonds sont virés par l établissement de crédit sur le compte bancaire de la Carpa. Ils sont en général majorés des produits financiers. Dans l écran Saisie bordereau, il convient de saisir d une part les sommes correspondant au capital placé et d autre part les produits financiers générés, à l aide des scénarios suivants : 82 Virements créditeurs retours séquestres 83 Virements créditeurs produits financiers séquestres Réf /16 7 octobre 2008 version 1 page 15/44

16 6) La gestion comptable des séquestres conventionnels Si les règles de gestion précédemment décrites sont respectées, le logiciel Gcmf gère automatiquement, par sous-compte affaire, deux comptes comptables associés : 4761 Fonds séquestrés par convention 5041 Placements des fonds séquestrés par convention Par exemple, pour l affaire CAFE DU COMMERCE/MARTIN ERIC, faisant l objet d un séquestre conventionnel, la référence comptable est : Les comptes associés sont créés dès la sélection du type affaire «5 Séquestre conventionnel» : Intitulé CAFE DU COMMERCE/MARTIN ERIC Intitulé CAFE DU COMMERCE/MARTIN ERIC Ils sont mouvementés lors de la fin de session enregistrant le code mouvement 81 correspondant au virement des fonds sur le compte séquestre. Puis ils sont soldés lors de l enregistrement des écritures correspondant retour des fonds séquestrés avec les scénarios 82 et 83 (cf. annexes 2, 3 & 4). La vocation de ces deux comptes, associés au sous-compte affaire, est de permettre la visualisation immédiate des fonds séquestrés, débités du compte bancaire principal de la Carpa pour être affectés sur des comptes bancaires ouverts au nom des clients, mais toujours sous la responsabilité de la Carpa. Ces deux comptes doivent in fine être soldés. Réf /16 7 octobre 2008 version 1 page 16/44

17 7) Les régularisations par opération diverse Pour régulariser certaines opérations, notamment des erreurs d utilisation des codes mouvements appropriés, des opérations diverses sont possibles entre les comptes 4761 et Par exemple, lors du retour en Carpa des fonds séquestrés, si le virement créditeur est enregistré par une écriture de code mouvement «44 Virements créditeurs Euros (France)», les comptes 4761 et 5041 associés ne pourront pas être soldés en l état. Or, le retour des fonds séquestrés a bien eu lieu et le dossier de séquestre est clos. Réf /16 7 octobre 2008 version 1 page 17/44

18 Il convient dans ce cas de solder les deux comptes 4761 et 5041 par une opération diverse. Cette écriture doit être saisie dans l écran Régularisation séquestres conventionnels, accessible par le menu Sessions \ Opérations diverses \ Régularisation séquestres. Après validation de la fin de session comptable, les comptes 4761 et 5041 sont ainsi soldés : Les comptes 4761 et 5041 peuvent être consultés et imprimés par le menu Consultations \ Comptes. Réf /16 7 octobre 2008 version 1 page 18/44

19 8) Les outils de contrôle des séquestres conventionnels a. Le tableau de bord Depuis la version 7.60, le tableau de bord (cf. annexe 5) fait figurer en cumul les comptes «4761 Fonds séquestrés par convention» et «5041 Placements des fonds séquestrés par convention». Ces deux comptes fonctionnent en binôme et doivent être toujours de même montant, l un débiteur (5041) et l autre créditeur (4761) ou tous les deux à solde nul. Toute autre situation serait révélatrice d anomalies comptables ou bancaires. Le tableau de bord peut être consulté et/ou édité par le menu Consultations \ Tableau de bord. Réf /16 7 octobre 2008 version 1 page 19/44

20 b. L état Président Depuis la version 7.60, figurent dans l Etat Président (cf. annexe 6) trois nouvelles informations permettant le suivi des opérations de séquestres conventionnels : Les affaires faisant l objet de l édition d un virement à destination d un compte séquestre Les affaires faisant l objet du retour des fonds séquestrés Les affaires faisant l objet d une régularisation des comptes séquestres associés (4761 Fonds séquestrés par convention et 5041 Placement des fonds séquestrés par convention) L Etat Président peut être édité le menu Editions \ Etat Président \ Nouvel Etat. c. Le grand livre ou la balance A l aide du menu Editions \ Grand livre/balance, il est possible d éditer le grand livre ou la balance comptable de tous les comptes 4761 et 5041 (cf. annexe 7). Réf /16 7 octobre 2008 version 1 page 20/44

21 Partie 3 : Annexes Annexe n 1 : Ordre de virement et courrier destiné au cabinet d avocat pour le transfert des fonds sur le compte séquestre Annexe n 2 : Courriers destinés aux cabinets d avocats pour le retour en Carpa des fonds séquestrés Annexe n 3 : Historique d une affaire «séquestre conventionnel» Annexe n 4 : Historiques des comptes 4761 et 5041 Annexe n 5 : Tableau de bord Annexe n 6 : Etat président Annexe n 7 : Grand livre et balance des comptes 4761 et 5041 Réf /16 7 octobre 2008 version 1 page 21/44

22 ANNEXE N 1 Ordre de virement et courrier destiné au cabinet d avocat pour le transfert des fonds sur le compte séquestre Réf /16 7 octobre 2008 version 1 page 22/44

23 Réf /16 7 octobre 2008 version 1 page 23/44

25 ANNEXE N 2 Courriers destinés au cabinet d avocat pour le retour en Carpa des fonds séquestrés Réf /16 7 octobre 2008 version 1 page 25/44

28 ANNEXE N 3 Historique d une affaire «séquestre conventionnel» Réf /16 7 octobre 2008 version 1 page 28/44

30 ANNEXE N 4 Historiques des comptes 4761 et 5041 Réf /16 7 octobre 2008 version 1 page 30/44

32 ANNEXE N 5 Tableau de bord Réf /16 7 octobre 2008 version 1 page 32/44