Division de l information & des technologies de la communication. Guide final de l utilisateur. Système de Suivi des Rapports d Audit [ARTS]

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1 Division de l information & des technologies de la communication Guide final de l utilisateur Système de Suivi des Rapports d Audit [ARTS]

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3 Nom du Project Système de Suivi des Rapports d Audit (ARTS) Date de Création 4/0/20 Release: Brouillon: Créé par Lucie Pasquale Historique des versions Dates Date de précédentes Résumé des changements révision de révision 20/03/202 - Ajout d instructions pour modifier les paramètres de compte tels que l' et le mot de passe. - Ajout d une nouvelle catégorie dans la page de soumission des rapports d audit. 2/03/202 - Ajout d'une section sur la suspension / réactivation du processus d audit. Version Approbations Ce document exige les approbations suivantes. Une copie signée doit être placée dans les fichiers du projet. Nom Signature Titre Date d émission Version Ruth Farrant (CFS) Claudio Mainella (CFS) Claudio Petasecca (ICT) Francesco Martini (CFS) Distribution Ce document doit être distribué à: Nom Tout le personnel (FIDA) Titre Date d émission Version Les coordonnateurs de projets (externes, ne faisant pas partie du personnel) Les agents financiers de projets (externes, ne faisant pas partie du personnel) Version i

4 Table des matières I. Processus de workflow ARTS... II. Accès à ARTS... 2 Utilisateurs au siège du FIDA... 2 Accès en dehors du siège du FIDA... 2 III. Notification ARTS par Le Bulletin... 3 IV. Les liens de la barre de navigation... 4 Modifier vos paramètres de compte... 4 Tâches... 4 Audits et audits annuels... 5 Coordonnateurs de projets... 5 Autorisations... 5 V. Utiliser le Système de suivi des rapports d audit... 6 A. Rôle: Coordonnateur d audit (au niveau de l organisation)... 6 Créer un nouveau processus d audit... 6 Tâches: soumettre des rapports d audit... 8 Tâches: liste de vérification... Onglet OPINIONS... 2 Onglet RAPORTS... 4 Onglet NOTES... 5 Tâches: approuver un audit annuel... 6 Suspendre/ réactiver un processus d audit (Tâche/approuver un audit annuel)... 7 Suspendre/réactiver un processus d audit (Audits annuels)... 8 Pages d audits et d audits annuels... 9 Page du Coordonnateur de projet Page d autorisation B. Rôles: Points de contact Audit (division), CPM et PA (portefeuille) Point de contact d Audit/CPM et PA... 25

5 Tâche: soumettre des rapports d audit Tâches: revoir la liste de contrôle L onglet OPINIONS Onglet RAPPORTS... 3 Onglet NOTES Pages d audits et audits annuels C. Rôle: Coordonnateur de Projet (au niveau des Projets) Tâche: soumettre des rapports d audit Page d audits et audits annuels VI. Option d impression... 4 Annexes Impression pour usage interne uniquement et Impression pour divulgation à des tiers... 4 Workflow du Système de Suivi des Rapports d Audit Matrice ARTS pour l evaluation globale de la révision de l Audit Version iii

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7 Systè mè dè suivi dès rapports d audit (ARTS) Le système de suivi des rapports d audit (ARTS) est un système de workflow destiné à suivre la réception, l examen et l approbation des rapports d'audit du projet. Ce manuel met en lumière les principales caractéristiques du workflow ARTS. Il fournit une description des rôles et des responsabilités qu un acteur est tenu de remplir et les instructions pour utiliser l'application. I. Processus de workflow ARTS Le workflow défini dans ARTS est composé des rôles et tâches suivantes: Role Description des tâches Notification Coordonnateur d audit (au niveau de l organisation) Soumet les rapports d audit Revoit les listes de contrôle Approuve les rapports d audit Reçoit un de notification lors de nouveaux déboursements, ainsi que lorsque une tâche est disponible Point de contact audit (PMD/CFS) (au niveau de la division) Soumet les rapports d audit Revoit les listes de contrôle Reçoit un de notification lorsque une tâche est disponible CPM/PA (au niveau du portefeuille) Coordonnateur de projet (au niveau du projet) Soumet des rapports d audit Revoit les listes de contrôle Soumet les rapports d audit Reçoit un de notification lorsque une tâche est disponible Reçoit une demande de présenter le rapport d'audit et reçoit des notifications de rappel pour la soumission de rapports d'audit Un tableau affichant des informations détaillées sur le processus de workflow est disponible à l'annexe I. Version

8 II. Accès à ARTS ARTS est une application Web supportée par la plupart des navigateurs web. Il est accessible directement à l'intérieur du siège du FIDA et également de l'extérieur à partir de n'importe quel ordinateur connecté à Internet. Utilisateurs au siège du FIDA. De l'intérieur du siège du FIDA, accédez à l'intranet du FIDA et cliquez sur le lien Web Applications. Cliquez sur le lien ARTS. Vous serez amené directement dans le système. Accès en dehors du siège du FIDA Le personnel du FIDA peut accéder au système ARTS partir de tout ordinateur connecté à Internet en cliquant sur dans la barre d'adresse de votre navigateur. Les personnes qui ne font pas partie du personnel peuvent accéder au système en cliquant sur 3. Pour les utilisateurs du FIDA accédant à partir de l extérieur du FIDA, indiquez votre nom d'utilisateur réseau ainsi que votre mot de passe dans la page de connexion du FIDA et cliquez sur Connexion. Remarque: Cette étape ne s'applique pas si vous accédez à l'intérieur du siège du FIDA, vous serez directement amené vers la page d'accueil ARTS. 4. Les coordonnateurs de projet qui accèdent pour la première fois à ARTS devront s inscrire en cliquant sur le lien ICI. 2 Version

9 III. Notification ARTS par Le Bulletin Le bulletin est un résumé des activités généré par le système ARTS via une notification par e- mail. Le message affiche les informations pertinentes à votre rôle dans le processus de workflow. Quand le coordonnateur de vérification commence le processus d audit annuel, le système notifie aux fonctionnaires concernés de tâches en attente. 2. Une notification arrivera dans votre boite à messages à partir de arts_application@ifad.org. 2. Prenez note des instructions contenues dans l et cliquez sur le lien afin d accéder au système ARTS. Version 3

10 IV. Les liens de la barre de navigation Modifier vos paramètres de compte Tous les utilisateurs de ARTS peuvent modifier les informations de leur compte et choisir leur langue préférée dans la même fenêtre. En outre, le profil coordonnateur de projet prévoit également la possibilité de changer un mot de passe si nécessaire.. Cliquez sur votre nom d'utilisateur pour accéder à la fenêtre pour modifier vos paramètres de compte Tous les membres de ARTS pouvez supprimer un ancien compte et insérer un nouveau dans la boîte et choisir la langue préférée dans la liste Langue Les coordonnateurs de projet, si nécessaire, peuvent changer un mot de passe en entrant un nouveau mot de passe dans la zone. Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé. Tâches ARTS navigation bar links La page des tâches est affichée par défaut lors de l'accès au système et énumère tous les points en suspens à traiter. 4 Version

11 Audits et audits annuels Cette page crée des requêtes en utilisant les options disponibles et en les enregistrant pour une utilisation future. Coordonnateurs de projets Comme administrateurs du système de suivi, cette page est seulement visible et accessible par les coordonnateurs d audit pour la gestion des profils d'utilisateurs dans le système. Autorisations Comme administrateurs du système de suivi, cette page est seulement visible et accessible par les coordonnateurs d audit afin de configurer les rôles. Version 5

12 V. Utiliser le Système de suivi des rapports d audit Les étapes suivantes décrivent les procédures pour les rôles spécifiés dans le tableau de la section I. Veuillez vous référer à la section qui s'applique à votre profil. A. Rôle: Coordonnateur d audit (au niveau de l organisation) Comme administrateurs, le rôle du coordonnateur d audit consiste à superviser le processus d audit annuel d'un projet du début à la phase d'approbation. A ce titre, il / elle peut gérer les profils utilisateurs et définir des autorisations d'utilisateurs dans le système, lancer le workflow et télécharger des fichiers; prendre des mesures dans la liste de contrôle d'examen et donner son approbation finale. Créer un nouveau processus d audit Lorsqu il y a un décaissement, le coordonnateur de vérification reçoit la notification pour démarrer le processus de vérification. 2. Une notification arrive dans votre boite à message depuis arts_application@ifad.org. 2. Prenez note des instructions contenues dans l and cliquez sur le lien fourni pour accéder au système ARTS La page Détails du projet est affichée. Cliquez sur les cases à cocher pour sélectionner les produits financiers appropriés. Note: Ce processus est obligatoire. Vous devez choisir au moins un produit financier pour procéder. 4. Cliquez sur Créer nouveau processus d audit. 6 Version

13 5 5. La page des détails d Audit est affichée. Avant de commencer, vous devez définir une opinion à cet article. Cliquez sur l'onglet Opinions Cliquez sur l'icône d'ajout. La page Opinions s'affiche contenant des champs pour sélectionner le produit financier approprié et le type d'opinion. 7. Cliquez dans la liste des produits financiers pour sélectionner l'élément et pour chaque produit financier cliquez sur la liste pour sélectionner l'élément concerné. Entrez d'autres opinions, le cas échéant. 8. Cliquez sur le bouton Enregistrer ou procéder pour confirmer vos données et revenir à la page Audit, ou cliquez sur Enregistrer et fermer pour revenir à la page des tâches. Version 7

14 9 9. Après avoir inséré les informations dans Opinions cliquez sur le bouton Procéder dans la page d audit pour revenir à la liste des tâches. Tâches: soumettre des rapports d audit La page des tâches affiche les tâches que votre rôle est autorisé à prendre et fournit des liens qui vous permettent de démarrer et gérer le cycle d'examen du projet. 2. Dans la page Tâches, parcourez la liste pour localiser le projet correspondant ou indiquez le numéro de prêt dans la boîte de recherche pour accéder au lien directement. 2. Lorsque vous avez trouvé votre article, cliquez sur le lien Soumettre le rapport d audit. 8 Version

15 La page Soumission de rapport d audit s affiche. Dans la zone de téléchargement de rapport, veuillez entrer un titre et une description pour ce rapport. Note: le titre et la description sont obligatoires afin de poursuivre le processus de suivi. 4. Sélectionnez la catégorie appropriée. Choisissez l'option document de travail si le rapport est en cours ou choisissez le document officiel si le rapport est définitif. 5. Cliquez sur la case date de soumission. La fenêtre s'affiche, choisissez la date réelle à laquelle le rapport a été reçu. 6. Pour inclure un document, cliquez sur le bouton Parcourir et naviguez jusqu'à l'emplacement approprié pour sélectionner votre document. 7. Cliquez sur le bouton Télécharger pour joindre le document. Version 9

16 Le fichier est maintenant joint et peut être consulté directement dans le système en cliquant sur le lien du fichier. 9. Pour supprimer un fichier, cliquez sur le lien supprimer le rapport d'audit. 0. Lorsque cela sera fait, cliquez sur le lien «Terminé pour l instant». 0 Version

17 Tâches: liste de vérification La page Liste de vérification affiche les détails du projet et la barre de navigation pour accéder à des tâches d'audit spécifiques. Cette tâche est effectuée après la soumission d'un rapport d'audit. 2. L'onglet Général fournit les détails du projet pour votre référence. 2. Pour définir les types d'opinion pour cet article cliquez sur l'onglet Opinions. Version

18 Onglet OPINIONS L'onglet Opinions fournit trois domaines pour l'analyse et l'évaluation globale de l'examen du projet d audit annuel. 2. Indiquez votre opinion en cliquant dans les cases appropriées et les listes déroulantes. 2. Pour chaque produit financier cliquez sur l'icône Ajouter et sélectionnez les types d'opinion appropriés en cliquant dans la liste déroulante Rating. 2 Version

19 3 3. Cliquez sur l'onglet Financier et sélectionnez les options appropriées pour remplir une analyse du rapport financier Cliquez sur l'onglet Général et sélectionnez les choix appropriés pour enregistrer une évaluation globale de l'ensemble. Version 3

20 5 5. Lorsque c est fait, cliquez sur le bouton Enregistrer pour valider vos données et rester dans la page Opinions ou cliquez sur Enregistrer et fermer pour retourner à la page des tâches. Note importante: veuillez à ne pas oublier d'enregistrer votre entrée, sinon cela se traduira par la perte de données. Onglet RAPORTS La page Rapports affiche une liste des rapports qui ont été téléchargés pour l'examen de ce projet d audit annuel.. Un lien vers le document ci-joint est disponible à partir de la page des rapports. Cliquez sur le lien pour consulter le document. 4 Version

21 Onglet NOTES La page des notes vous permet de définir un indice de risque pour l'examen du projet d audit annuel. Pour plus de commodité, une table matrice montrant la notation du risque est inclue à l'annexe II de ce manuel Pour définir une note de risque pour cet article, cliquez sur le lien des notes. 2. Choisissez le niveau de notation du risque approprié et mentionnez une raison pour la décision. Note: les deux tâches sont obligatoires afin de réaliser et de clore l'examen. 3. Si nécessaire, cliquez sur Modifier les notes pour ajouter des détails supplémentaires relatifs à cet examen. 4. Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé. Version 5

22 Tâches: approuver un audit annuel La tâche d'approuver un audit annuel est assignée au coordonnateur Audit seulement. 2. La page Approuver l audit annuel s'affiche avec les onglets appropriés afin que vous preniez connaissance des informations d'audit du projet recueillies pendant le processus. 2. Pour compléter l audit annuel d un projet cliquez sur le bouton Approuver. Une fenêtre apparaît pour confirmer l'opération. Cliquez sur OK. 6 Version

23 Le coordonnateur d audit peut suspendre ou réactiver un processus d audit lorsque c est nécessaire. La fonction est disponible à partir des Eléments de travail / Approuver la page d audit annuel et aussi en accédant à un élément de la page de requête d audits annuels. Suspendre/ réactiver un processus d audit (Tâche/approuver un audit annuel). Dans la fenêtre Approuver l audit annuel, cliquez sur le bouton de suspension du processus d audit, puis cliquez sur OK pour confirmer l'action Le système vous permet également de rouvrir un processus d audit. Cliquez sur le bouton Réactiver pour lancer la procédure, puis cliquez sur OK pour confirmer l'action. Version 7

24 Suspendre/réactiver un processus d audit (Audits annuels). Cliquez sur le bouton Trouver tous les audits pour voir la liste complète des audits. Accéder à l'élément approprié dans la liste des résultats et cliquez sur le bouton Aller à l audit Cliquez sur le bouton Suspendre, puis cliquez sur OK pour confirmer l'action. 8 Version

25 Pages d audits et d audits annuels La page Audits vous permet d'exécuter des requêtes sur la base des critères retenus et de les enregistrer pour une utilisation future. 2. Pour construire votre requête, cliquez sur le bouton Ajouter un filtre et sélectionnez un champ approprié dans la liste déroulante. Note: Pour de meilleurs résultats de recherche, répétez cette étape afin d affiner votre recherche en ajoutant que autant de domaines qu approprié à vos critères. 2. Cliquez sur le bouton Trouver tous les audits pour voir la liste complète. Version 9

26 Tout comme la page de Requête d audits, la page d Audits annuels vous permet de créer vos critères, basé sur une sélection beaucoup plus grande de champs disponibles. Les étapes suivantes s'appliquent à la fois aux recherches relatives aux Audits et Audits annuels Sélectionnez un champ approprié dans la liste déroulante. 4. La boîte de sélection de l'opérateur s'affiche. Choisissez un opérateur dans la liste déroulante Entrez les données appropriées (dans cet exemple le numéro de projet) dans la boîte. 6. Cliquez sur le bouton de Recherche pour exécuter la requête. 7. Cliquez sur le bouton Enregistrer pour enregistrer votre requête. 8. Pour supprimer un filtre, cliquez sur le bouton Supprimer. 20 Version

27 La page de résultats s'affiche fournissant des liens vers diverses fonctions pour la gestion de votre contenu. 0. Utilisez le bouton Exporter en CSV pour exporter vos résultats vers une feuille de calcul Excel.. Cliquez sur le bouton d'impression pour une copie papier de la liste. 2. Cliquez sur le bouton de recherche pour revenir à la page de recherche et exécuter une nouvelle requête. 3. Cliquez sur le lien désiré pour accéder à la page de détails d'un élément de cette liste. Version 2

28 Page du Coordonnateur de projet Le coordonnateur d audit peut consulter la liste des coordonnateurs de projets définis dans le système à partir de cette page. 2. La page du coordonnateur de projet présente une liste des coordonnateurs de projets avec leurs projets désignés. 2. Vous pouvez cliquer sur un lien utilisateur pour visulaliser les détails du coordonnateur du projet. 22 Version

29 Page d autorisation Le coordonnateur d audit a la capacité de créer et d'attribuer un rôle dans la page Autorisations pour l'examen d audits d'un ou plusieurs projets. 2. Vous pouvez assigner une région entière à un utilisateur ou uniquement un pays ou un projet. 2. Vous pouvez également utiliser la fonction de recherche pour accéder à vos données directement et rapidement Vous pouvez vérifier la liste des utilisateurs et leurs rôles en cliquant sur le bouton Afficher dérivée. 4. Cliquez sur le bouton Masquer afin de réduire la liste. Version 23

30 5 5. Pour attribuer des droits à un utilisateur sur un projet spécifique, sélectionnez la région, le pays et le projet en question à partir des listes fournies Lorsque le projet approprié est choisi, attribuez ce projet à un utilisateur en cliquant sur le bouton Nouveau Une rangée avec des options spécifiques pour la gestion des utilisateurs s'affiche. Cliquez sur Utilisateur dans le menu déroulant et choisissez un nom dans la liste. 8. Cliquez dans la liste déroulante et attribuez le rôle approprié pour cet examen d audit. 9. Cliquez sur Créer pour enregistrer vos insertions. 24 Version

31 B. Rôles: Points de contact Audit (division), CPM et PA (portefeuille) Cette section décrit les fonctions spécifiques des points de contact d audit (CFS / PMD) et les rôles des CPM et PA. Point de contact d Audit/CPM et PA Le rôle du point de contact d audit, qui se compose de l officier financier / assistant financier (CFS) et du point de contact audit PMD, est de coordonner les activités d audit au niveau de la division avec un accès à tous les projets de la division. À ce titre, ils peuvent insérer des rapports d'audit et des documents relatifs à l audit dans le système ARTS et examiner le processus d audit. Le CPM et le PA sont responsables des activités d audit au niveau du portefeuille. À ce titre, ils peuvent télécharger des rapports d'audit et d autres documents relatifs dans le système ARTS et examiner le processus d audit. Les instructions suivantes s'appliquent aux rôles des points focaux d audit, CPM et PA. Tâche: soumettre des rapports d audit La page des tâches est affichée par défaut lors de l'accès au système de suivi et énumère tous les points en suspens qui doivent être traités et les tâches que votre rôle est autorisé à remplir. 2. Dans la page des Tâches, veuillez parcourir la liste pour localiser le projet correspondant ou indiquez le numéro de prêt dans la boîte de recherche pour accéder au lien direct. 2. Lorsque vous avez trouvé votre article, cliquez sur le lien Soumettre le rapport d audit. Version 25

32 La page Soumettre le rapport d audit est affichée. Dans la zone de téléchargement du rapport d audit, entrer un titre et une description pour ce rapport. Remarque: le titre et la description sont des champs obligatoires afin de poursuivre le processus de suivi. 4. Sélectionnez la catégorie appropriée. Choisissez l'option Document de travail si le rapport est en cours ou choisissez Document officiel si le rapport est définitif. 5. Cliquez sur la case Date de soumission. La fenêtre avec calendrier s'affiche, choisissez la date réelle à laquelle le rapport a été reçu. 6. Pour inclure un document, cliquez sur le bouton Parcourir et naviguez jusqu'à l'emplacement approprié pour sélectionner votre document. 7. Cliquez sur le bouton de téléchargement pour joindre le document. 26 Version

33 Le fichier est maintenant inseré et peut être consulté directement dans le système en cliquant sur le lien du fichier. 9. Pour supprimer un fichier, cliquez sur le bouton Supprimer le rapport d'audit. 0. Quand c est fait, cliquez sur le bouton «Terminé pour l'instant». Version 27

34 Tâches: revoir la liste de contrôle La page Revoir la liste de contrôle affiche les détails du projet et la barre de navigation afin d accéder à des tâches d'audit spécifiques. 2. L'onglet Général fournit les détails du projet pour votre référence. 2. Pour définir le type d'opinion pour cet article cliquez sur l'onglet Opinions. 28 Version

35 L onglet OPINIONS L'onglet Opinions fournit trois domaines pour l'analyse et l'évaluation globale de l'examen du projet d audit annuel. 2. Vous pouvez indiquer votre opinion en cliquant dans les cases appropriées et sur les listes déroulantes. 2. Pour chaque produit financier cliquez sur l'icône Ajouter et sélectionnez les types d'opinions appropriés en cliquant dans la zone Rating de la liste déroulante. Version 29

36 3 3. Cliquez sur l'onglet Financier et sélectionnez les options appropriées pour compiler une analyse du rapport financier Cliquez sur l'onglet Général et sélectionnez les choix appropriés pour enregistrer une évaluation globale de l'ensemble. 30 Version

37 5 5. Lorsque c est fait, cliquez sur le bouton Enregistrer pour valider vos données et rester dans la page des opinions ou cliquez sur Enregistrer et fermer pour retourner à la page des tâches. Note importante: veuillez ne pas oublier d'enregistrer votre entrée, à défaut de le faire, cela se traduira par la perte de données. Onglet RAPPORTS La page Rapports affiche une liste des rapports qui ont été ajoutés pour l'examen de ce projet d audit annuel. Un lien vers le document attaché est disponible à partir de la page des rapports. Cliquez sur le lien pour consulter le document. Version 3

38 Onglet NOTES La page des Notes vous permet de définir un indice de risque pour l'examen de l audit annuel du projet. Pour plus de commodité, une table matrice montrant la structure de notification de risque est inclue à l'annexe II de ce manuel Pour définir un indice de risque pour cet article, cliquez sur le lien des notes. 2. Choisissez le niveau de classification approprié et entrez une raison pour la décision. Note: les deux tâches sont obligatoires afin de réaliser et de clore 'examen. 3. Si nécessaire, cliquez sur Modifier les notes pour insérer des détails supplémentaires relatifs à cet examen. 4. Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé. Pages d audits et audits annuels La page Audits vous permet d'exécuter des requêtes sur la base des critères retenus et de les enregistrer pour une utilisation future Version

39 . Pour construire votre requête, cliquez sur le bouton Ajouter un filtre et sélectionnez le champ approprié dans la liste déroulante. Note: Pour de meilleurs résultats de recherche, répétez cette étape afin d affiner votre recherche en ajoutant autant de domaines que nécessaire. 2. Cliquez sur le bouton Trouver tous les audits pour récupérer une liste complète. Tout comme la page de requête d audit, la page d Audits annuels vous permet de créer vos critères, basé sur une sélection beaucoup plus grande de champs disponibles. Les étapes suivantes s'appliquent à la fois aux recherches d audits et d audits annuels Sélectionnez un champ approprié dans la liste déroulante. 4. La boîte de sélection de l'opérateur s'affiche. Choisissez un opérateur dans la liste déroulante. Version 33

40 Entrez les données appropriées (dans cet exemple le numéro de projet) dans la boîte. 6. Cliquez sur le bouton de Recherche pour exécuter la requête. 7. Cliquez sur le bouton Enregistrer pour enregistrer votre requête. 8. Pour supprimer un filtre cliquez sur le bouton Supprimer La page de résultats s'affiche et fournit des liens vers des fonctions pour la gestion de votre contenu. 0. Utilisez le bouton Exporter en CSV pour exporter vos résultats vers une feuille de calcul Excel.. Cliquez sur le bouton d'impression pour une copie papier de la liste. 2. Cliquez sur le bouton de recherche pour revenir à la page de recherche et exécuter une nouvelle requête. 3. Cliquez sur le lien désiré pour accéder à un élément de cette liste. 34 Version

41 C. Rôle: Coordonnateur de Projet (au niveau des Projets) Le coordonnateur de projet est responsable des activités d audit au niveau du projet. A ce titre, il / elle peut insérer des rapports d'audit et d autres documents relatifs à l audit dans le système ARTS. Tâche: soumettre des rapports d audit 2. Dans la page Eléments de travail, veuillez parcourir la liste pour localiser le projet correspondant ou indiquer le numéro de prêt dans la boîte de recherche pour accéder au lien direct. 2. Lorsque vous avez trouvé votre article, cliquez sur le lien Soumettre des rapports d audit. Version 35

42 La page de Soumission du rapport d audit est affichée. Dans la zone du téléchargement du rapport d audit, veuillez insérer un titre et une description pour ce rapport. Remarque: le titre et la description sont des champs obligatoires afin de poursuivre le processus de suivi. 4. Sélectionnez la catégorie appropriée. Choisissez l'option Document de travail si le rapport est en cours ou choisissez document officiel si le rapport est définitif. 5. Cliquez sur la case Date de soumission. Une fenêtre avec calendrier s'affiche, indiquez la date réelle à laquelle le rapport a été reçu. 6. Pour inclure un document, cliquez sur le bouton Parcourir et naviguez jusqu'à l'emplacement approprié pour sélectionner votre document. 7. Cliquez sur le bouton de Téléchargement pour joindre le document. 36 Version

43 Annex II Système de Suivi des Rapports d Audit Le fichier est maintenant attaché et peut être consulté directement dans le système en cliquant sur le lien du fichier. 9. Pour supprimer un fichier, cliquez sur le bouton Supprimer le rapport d'audit. 0. Une fois cela fait, cliquez sur le bouton «Terminé pour l'instant». Version 37

44 Annex I Page d audits et audits annuels La page d Audits vous permet d'exécuter des requêtes sur la base des critères retenus et de les enregistrer pour une utilisation future. 2. Pour construire votre requête, cliquez sur le bouton Ajouter un filtre et sélectionnez un champ approprié dans la liste déroulante. Note: Pour de meilleurs résultats de recherche, répétez cette étape afin d affiner votre recherche en ajoutant autant de domaines répondant à vos critères que nécessaire. 2. Cliquez sur le bouton Trouver tous les audits pour avoir une liste complète. Tout comme la page de requête d audit, la page d audits annuels vous permet de créer vos critères, basé sur une sélection beaucoup plus grande des champs disponibles. Les étapes suivantes 38 Version

45 Annex II Système de Suivi des Rapports d Audit s'appliquent à la fois aux audits et aux audits annuels Sélectionnez un champ approprié dans la liste déroulante. 4. La boîte de sélection de l'opérateur s'affiche. Choisissez un opérateur dans la liste déroulante. Version 39

46 Annex I Insérez les données appropriées (dans cet exemple le numéro de projet) dans la boîte. 6. Cliquez sur le bouton de recherche pour exécuter la requête. 7. Cliquez sur le bouton Enregistrer pour enregistrer votre requête. 8. Pour supprimer un filtre cliquez sur le bouton Supprimer La page de résultats s'affiche et fournit des liens vers des fonctions pour la gestion de votre contenu. 0. Utilisez le bouton Exporter en CSV pour exporter vos résultats vers une feuille de calcul Excel.. Cliquez sur le bouton d'impression pour une copie papier de la liste. 2. Cliquez sur le bouton de recherche pour revenir à la page de recherche et d'exécuter une nouvelle requête. 3. Cliquez sur le lien désiré pour accéder à un élément de cette liste. 40 Version

47 Annex II Système de Suivi des Rapports d Audit VI. Option d impression Les options d'impression dans le système ARTS sont disponibles par le biais des pages Audits et Audits annuels. Vous trouverez les différents modes d'impression à la page de détails du projet lorsque vous accédez à l'élément spécifique de votre liste de résultats. Impression pour usage interne uniquement et Impression pour divulgation à des tiers. Cliquez sur le lien du projet à partir de la liste des résultats Cliquez sur la touche Imprimer pour un usage interne uniquement afin d'inclure tous les détails de l'examen d audit du projet. Lorsque la boîte de dialogue d'impression s'affiche, cliquez sur le bouton d'impression. 3. Cliquez sur le bouton Impression pour divulgation à des tiers si vous voulez exclure les commentaires qui sont confidentiels ou non pertinente à des parties externes. Version 4

48 Annex I Workflow du système de suivi des rapports d'audit ARTS facilite la circulation de l'information d audit de projets entre CFS, les divisions régionales de PMD et d'autres intervenants. Leurs rôles et responsabilités distincts sont énoncées dans le tableau de workflow ci-dessous: 42 Version

49 Annex II Système de Suivi des Rapports d Audit Matrice ARTS pour l'évaluation globale de l'audit L'évaluation du risque global inhérent du rapport d'audit est le résultat d'un rating combinée entre l'évaluation de la qualité du travail d'audit et l'évaluation de la qualité de l'information financière, comme l'illustre le tableau ci-dessous. Ces deux évaluations sont données pendant le processus de révision. vert = risque faible jaune = risque moyen rouge = risque élevé Version 43