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1 1 TimeManager pour Windows L entrepreneur moderne ne peut plus se passer d un système de gestion des temps. TimeManager pour Windows est un logiciel moderne et agréable à utiliser avec lequel vous déterminez l efficacité de votre atelier et de vos employés. Les pointages sont enregistrés par moyen de pointeuses électroniques, et sont traités on-line dans la base de données. Plus besoin de noter, calculer et encoder les heures : tout se passe automatiquement!!! TimePresence : La gestion des présences est essentielle pour chaque entreprise (P.2-10) Qui est présent / absent? Trop / trop peu de prestations? Coder pourquoi quelqu un est absent (Congé, perte d heures, maladie, formation, etc ) Paramétrage d horaires par jour (horaires fixes, variables ou libres) Rapportage : par jour, semaine, mois, avec statuts et recherche d anomalies Liaison avec votre secrétariat social TimePlanning : Qui et combien d heures a-t-on de disponible? Time@Work : Optimalisation d enregistrements sur ordres par code-barre (P.11-13) A quoi mon employé travaille-t-il, combien de temps, y-a-t il excès du temps prévu ou convenu, quel atelier a la meilleure ou la plus mauvaise rentabilité, quelle est la productivité de chaque employé, est-ce-que toutes les heures de travail fourni sont bien facturées, etc TimeAccess : Le module détaillé et fiable pour un contrôle d accès. Vous déterminez - Qui peut entrer, quand et où!!! (P.14) TimeNet : Le module pour enregistrement des temps sur le réseau PC existant, par intra- et internet. (P.15-17) Code-barre, lecteur de badges, proximity ou encodage par les claviers des PC s : tout est possible, même par empreinte biométrique des doigts par Precise Biometrics (P.18) Work : Régistrations de présence et sur ordres de votre personnel itinérant (P.19) Le logiciel est relié aux terminaux de Vicking electronics ou Cipherlab. Les pointeuses sont prévues pour chaque milieu industriel. (P.20-21) TimeManager pour Windows : - Enregistrement des présences - Horaires, avec enregistrement des heures supplémentaires - Enregistrement des pointages sur ordres - Enregistrement jusqu à 9999 différents types de travaux par ordre - Online (les données passent automatiquement à la base de données) - Actionnement d un signal sonore aux temps fixes - Analyse des données (calcul de rentabilité, après-calculation) - Importation/exportation des données (p.e. : excel, access) - Liaison avec d autres logiciels comme : Logica, Glovia,GDS, Xpower, Davis, e.a..) - Liaison avec le secrétariat social (Ex: GroepS, SAP, Viasoc, SFD, SD Worx, SecoM, e.a.)

2 TimePresence 2 TimePresence est là pour vous. L utilisation agréable est un des atouts. Le système est protégé par le nom de l utilisateur et son mot de passe. De cette façon, seulement les personnes compétentes ont accès au système. Par utilisateur, le niveau d accès peut être paramétré. Par utilisateur le droit d accès peut être paramétrisé de uniquement consultation à accès complet. Chaque utilisateur peut choisir la langue dans laquelle le programme va être présenté. Un avantage pour des sociétés multilingue, un seul logiciel suffit pour tout les utilisateurs

3 3 Ecran des activités en cours Sur cet écran vous trouvez l activité actuelle de vos employés. Qui est présent? Ont-ils commencé à l heure prévue? Qui prend une pause? Si quelqu un travaille sur un job vous voyez immédiatement sur lequel et depuis combien de temps. Enregistrements par jour / par personne

4 Enregistrements par jour : Par moyen d une définition de date à date les données de vos employés sont clairement visualisés. Vous avez immédiatement un aperçu des heures de commencement et d arrêt des pauses et le total des prestations par jour. 4 Enregistrements par personne : Vous pouvez consulter les données de chaque employé, d un groupe d employés et de toute l entreprise. Des questions comme : Cette personne, est-elle présente ou pas? A-t-on travaillé comme prévu dans l horaire? Y a-t-il des heures supplémentaires et s il y en a : combien? ne se posent plus. Le détail des prestations d une période est facilement consultable Totalisation des codes d absence, total des prestations par semaine / mois, heures prèvu / presté dans d'un seul coup d'œil. Des informations indispensables pour les chefs de service et l administration du personnel.

5 Encodage des horaires 5 Même pour des horaires qui ont un cycle de plusieurs semaines, il est possible de voir qui sera présent tel jour dans X mois. Les horaires sont définis par jour. Il y a le choix entre des horaires fixes, variables et libres. Il y a la possibilité de totaliser journellement. Les codes-jour sont établis par jour, ainsi il est facile à encoder les écarts. Pour les pauses il y a le choix : pauses normales, automatiques ou payées.

6 6 Ex. d un cycle pour une personne : Arrondir au chiffre supérieur / inférieur On peut arrondir par groupe d employés, et toujours dans l avantage de l employeur. Vous définissez les différents facteurs qui concernent un groupe d employés. Ceci pour les heures début et fin mais aussi pour les heures de pause. L heure de début du jour peut correspondre à l heure que les employés doivent commencer selon leur horaire, ou vous pouvez arrondir en ajoutant ou diminuant un nombre de minutes que vous choisissez.

7 When Time is the Issue Planning et suivi des absence 7 On encode les absences collectivement ou individuellement. Vous donnez un code d absence avec une date de à pour une personne ou pour un groupe d employés ou pour la société. La durée peut être déterminée par jour ou par heure.

8 Codes salariaux 8 L encodage des codes salariaux se fait une fois au moment du paramétrage du système. Ces codes correspondent aux codes de votre secrétariat social. Etat des soldes + calendrier mensuel Pour chaque employé, le logiciel tient à jour toutes les heures ou prestations comptées. Le calendrier mensuel visualise le planning des absences Chaque code a sa couleur, ce qui facilite l identification

9 Rapportage 9 Différents listings peuvent être imprimés, aussi bien l exemple d impression sur écran que sur imprimante. Les consultations sont toujours basées sur de date à date. Vous choisissez vous-même les périodes : elles ne sont pas clôturées automatiquement. Relevés journaliers, mensuels et annuels Le relevé journalier est un aperçu des heures de travail fournies par vos employés pour 1 jour. Vous voyez qui a commencé trop tard, qui a travaillé plus ou moins que prévu et Eventuellement sur quels ordres. Le relevé mensuel vous donne une évaluation des calculs concernant une personne. Combien d heures ai-je à ma disposition, quels employés ont des jours d absence. Le relevé annuel vous montre clairement toutes les données concernant une personne. Ex. Les absences prévues, les heures supplémentaires, la situation actuelle de ce qui est déjà calculée.

10 10 La sélection des anomalies : chaque jour vous pouvez détecter facilement les anomalies ou différences. Vous déterminez pour qui et pour quelle période les anomalies doivent apparaître sur votre écran.. Ensuite vous pouvez immédiatement ajouter ou modifier les données.

11 11 est le module pour pouvoir enregistrer sur ordres de façon détaillée. Les ordres peuvent être encodés par le display numérique de la pointeuse ou vous pouvez optimaliser cet encodage par moyen de codes-barre. Sur quel ordre mon employé travaille-t-il, depuis combien de temps, est-ce qu il dépasse le temps prévu, quelle partie de mon atelier est productive et rapporte, laquelle ne rapporte pas, quelle est la productivité de chaque employé, est-ce que toutes les heures de travail fournies sont bien facturées, etc Création des ordres Dans vous pouvez créer des ordres ou vous pouvez les importer de votre logiciel administratif. Comme données vous avez : - Code (type d ordre) - Numéro d ordre - No ID. (Identification reliée à un client, un véhicule, une machine, ) - Description de l ordre - Temps prévu - Temps budgété - Solde - Prix de vente fixe basé sur le salaire - Autres prix de vente / d achat - Quantités Les ordres apparaissent sur le listing suivant leur numéro. A partir de cet écran vous pouvez imprimer les codesbarres et consulter les enregistrements.

12 12 Enregistrations par ordre / par action En consultant les enregistrements sur ordres vous voyez immédiatement quels jobs ont été éffectués par une personne. L écran ci-dessus indique : Sur quels ordres on a pointé Quelles actions/quels travaux ont été éffectués sur ces ordres Est-ce qu on a pris des pauses durant le travail L heure début et fin d un certain travail La totalisation des heures par ordre De cette façon vous contrôlez facilement quel temps il y a entre l heure d arrêt de l ordre précédent et l heure début de l ordre suivant. Ceci vous permet d avoir une idée des temps réels. Time@Work peut remplir automatiquement les temps perdus si vous le désirez. Ainsi la productivité sera toujours 100%. Productivité : Time@Work calcule automatiquement la productivité de chaque employé, basée sur les enregistrassions sur ordres. C est à dire : quelles sont les différentes activités que l employé a effectué. Dans quelle mesure l employé est-il productif? Pour cela on compare les heures enregistrées sur ordres avec le total des heures de présence.

13 13 Enregistrations sur ordres et après-calculation additionne automatiquement le nombre d heures de travail fournies sur un ordre, et vous montre le relevé détaillé du total pour cet ordre. En encodant la durée prévue et le temps budgeté, vous pouvez tracer si l employé à terminé son job dans le temps convenu. En encodant la durée prévue, vous pouvez tracer combien de temps supplémentaire a été presté sur un ordre. Si la durée est dépassée, la couleur de la barre sera rouge. Les temps budgetés seront aussi comparés : cela vous permet constamment de contrôler le temps de travail effectif, ce qui vous donne une idée de ce que vous pouvez facturer pour un certain ordre.

14 TimeAccess 14 TimeAccess est le module conçu pour un contrôle d accès détaillé et fiable. Avec ce contrôle vous déterminez : Qui a accès Où Quand Un contrôle d accès parfait MICROPROXS est un module de contrôle d accès compact qui fonctionne à base d une technologie passive RF/ID avancée, et à une fréquence de 125 khz. Si le chip (clé ou badge) est tenu à proximité du lecteur Microproxs, le module reconnaît le code unique et ouvre la porte. Proximity (la clé ou le badge sous forme carte crédit ou porteclé) est requis avec MICROPROXS. Chaque jour, les données de chaque personne seront présentées de façon bien ordonnée. Vous déterminez quelles personnes ont accès, où et quand. Différents listings peuvent être imprimés, sur écran ou sur papier.

15 15 TimeNet pour TimeManager TimeNet est le module de gestion des temps par le parc PC existant. Il combine l utilisation agréable et les possibilités de TimeManager avec les avantages d internet. Il en résulte un système multifonctionnel très flexible. Avec TimeNet vous pouvez utiliser votre parc PC en réseau pour le suivi des temps. L achat de pointeuses est alors inutile et, conscient de votre budget, vous pouvez installer un système d enregistration des temps complet dans votre société. TimeNet est conçu de telle façon que vous pouvez enregistrer avec votre browser via internet, aussi bien pour l encodage par clavier du PC que pour l encodage optimal par code-barre. Cet intranet sera installé sur un serveur qui est en même temps webserver. Sur ce serveur on installe aussi le moteur TimeNet Deployment (TDM) qui gère les connections et les données de l intranet. Grâce à l administrateur du TDM vous voyez et optimalisez le trafic sur l internet. Avec TimeNet vous choisissez d enregistrer en temps réels (TimePunch) et/ou d enregistrer à des temps convenus (TimeConsole). 1. Le Moteur TimeNet Deployment

16 16 2. TimePunch TimePunch est la pointeuse incorporée dans le système TimeNet. Toutes les fonctions d une pointeuse électronique automatique sont présentes, comme : Enregistrement complet des présences Enregistrement complet sur les jobs Contrôle automatique des fautes : impossible d enregistrer incorrectement Contrôle au niveau des ordres : on ne peut qu enregistrer sur les ordres qui permettent l enregistrement Possibilité d enregistrer par lecteurs externes (ex. scanner-ccd, crayon code-barre) Ci-dessus un exemple de TimePunch. On a choisi consciemment pour un concept simple, pour éliminer des temps d attente et pour faciliter la tâche de l utilisateur, tout en montrant les détails.

17 3. TimeRegM 17 La TimeRegM est version mobile de notre pointeuse virtuelle, elle a été adapté pour travailler sur la partie PDA d un SmartPhone. Si l appareil est muni d un système de navigation, nous avons la possibilité de joindre l info du GPS avec à la régistration. Ainsi vous voyez facilement quel équipe se trouve près d un client qui demande une intervention. Avec le bouton TEAM on peut sélectionner les membres d équipe et les registrer ensemble sur un ordre dans un mouvement ou registrer qu ils ont pris la route vers un autre client. Toutes les manipulations se font par l écran tactile. Si souhaité la partie GPS ajoute la position de laquelle le pointage a été envoyé. Il y a une possibilité pour assigner des touches de fonction a des opérations qu on utilise souvent. La position de laquelle le pointage a été envoyé peut être montré sur une carte MapPoint comme à côté, si désiré Google Earth est aussi une possibilité.

18 18 PRECISE BIOMETRICS : empreinte digitale Nous connaissons tous l enregistration des temps de façon traditionnelle, avec une pointeuse comme terminal d enregistrement. Ce système prouve chaque jour sa fiabilité et son éfficacité à plusieures entreprises. DOT SYS vous présente une nouvelle manière d enregistrer, en utilisant un système biométrique infaillible. Avec le lecteur d empreinte Precise biometrics on peut enregistrer de façon facile et surtout de façon très exacte. Le système est simple : D abord on rassemble les données biométriques (biometric sample) de l employé. Ensuite, ces données seront adaptées. Ex.: les nervures des doigts seront reproduites de façon aiguisée. Le résultat est un petit fichier comprenant diverses caractéristiques de la biométrie de quelqu un : Biometric Template. Precise biometrics a plusieurs avantages importants : Installation facile Très exacte : chaque empreinte est unique. En appliquant ceci pour toute la population européenne dans une base de données, la possibilité de trouver des erreurs est inférieure à la possibilité de gagner à la lotterie. Conscient de votre budget : il vous suffit d acheter que l appareil.

19 19 Work : Le personnel itinérant et leur activités. Pour la plus part des entreprises un problème qui reste dans obscurité. En général car il y a pas de système de contrôle adéquate à disposition Dans la plus part des cas on doit se contenter avec une feuille manuscrite ou d autre moyens 'créative'. DOT SYS vous présente la solution en combinaison avec TimeManager, une nouvelle méthode pour pointer. Registration par SMS. La plupart de vos collaborateurs ont un GSM à disposition, pourquoi ne pas l utiliser pour pointer? Un alternatif pour monteurs, chauffeurs, représentants, etc. La combinaison de flexibilité et souplesse d emploi est un atout. Par envoi d un simple SMS ils peuvent registrer leur présence et en même temps une registration sur ordre. Les messages sont élaborées par le serveur SMS et de suite introduit dans la base de données du TimeManager. Malgré la simplicité, ce système vous donne des possibilités étendues, comme: l administration des salaires plus efficace le relevé des prestations du personnel itinérant à tout moment un suivi et état des ordres très facile Conscient de votre budget : Le GSM peut être utilisé pour pointer

20 20 TERMINAUX : 1. Vicking Electronics 2. Cipherlab.

21 21 3. TimeReg / TimeNet 4. Precise Biometrics 5. SMS Possibilités d enregistrement :