- Guide d utilisation. Communiquez vers vos clients, Valorisez votre expertise, Développez votre activité!

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1 - Guide d utilisation Communiquez vers vos clients, Valorisez votre expertise, Développez votre activité!

2 Sommaire Présentation Contenu du site p.3 Accès et Connexion à l espace abonnés P.4 Administration Informations générales Gestion du site p.5 Informations générales Apparence p.6 Informations générales Newsletters et espace collaboratif p.7 Gestion du menu p. 8 Gestion des pages p.9-12 Actualités du cabinet p13 Formulaires p Espace collaboratif p Gestion des contacts p Gestion des newsletters p Le site de l expert comptable La page d accueil p.24 la page de contenu personnalisé P.25 Le flux d actualités p.26 L espace privé clients/collaborateurs p.27 L espace de partage clients p.28 2

3 - Présentation Contenu du site - Consolider les liens avec vos clients et valoriser votre activité Business Comm Experts est organisé autour d un site auto administrable. Il bénéficie des outils de communication modernes pour vous permettre de communiquer avec vos clients et de rendre visible votre activité et votre expertise. Ce Site internet à l image de votre cabinet vous donne une identité visuelle valorisante : 5 modèles de site au choix (Informatif, Commercial, Fonctionnel, Editorial et Institutionnel) déclinés sous 4 coloris Possibilité de paramétrer le visuel des modèles de sites Des pages personnalisables à volonté : présentation, actualité du cabinet, missions, vos coordonnées Possibilité d intégrer des photos, vidéos et un accès à une bibliothèque d images gratuites Formulaires de contact et d inscription à la newsletter Plateforme sécurisé de partage de documents Vous disposez d un flux d informations en continue Des actualités fiscales, sociales, juridiques et patrimoniales rédigées spécifiquement pour les clients du cabinet Des principaux indices et taux De l agenda des principaux évènements et dates clés Des dossiers et guides thématiques Des outils tels que les modèles de lettres et simulateurs Des conseils au quotidien Ce mois-ci, éclairage sur La e-newsletter aux couleurs du site et du cabinet (logo) alimentée par les flux d actualités et les actualités du cabinet, envoyée automatiquement aux clients (Le cabinet gère lui-même sa base de données contacts), avec paramétrage de la fréquence d envoi (hebdomadaire, mensuel ) 3

4 - Présentation Accès et Connexion à l espace abonnés Connexion à l espace abonnés : saisir votre login et mot de passe Accéder à votre site Business comm Experts et à son administration Cliquer pour accéder à l administration de votre site. 4

5 Informations générales Gestion du site Cliquer sur pour accéder à la page d accueil du site donnant accès à la saisie des informations générales «Gestion du site» qui seront reprises dans le site internet. Onglet «Gestion du site» saisir : -Titre du site et sous-titre : Informations générales du cabinet (Ces données sont visibles en fonction du modèle choisi dans l onglet apparence - Description du site : Présenter votre site (ces informations sont utilisées par les moteurs de recherche et pour le référencement (250 caractères maximum) - Etat : En cours permet de désactiver l accès au site pour les visiteurs. - Tag Google Analytics : Outil de outil d'analyse d'audience Internet des flux de visite de votre site en temps réel sous réserve de création d un compte Google Analytics (gratuit) - Services Cemagid : - Activer l Agenda de l entreprise pour le visualiser dans l espace CEMAGID - Activer les Indicateur de croissance et de vulnérabilité pour les visualiser dans l espace CEMAGID Accès aux autres menus : - Gestion du menu : Principal et pied de page - Gestion des Pages : Créer et modifier les pages disponibles pour votre site. - Actualité du cabinet : Créer et modifier une actualité relative à votre cabinet - Formulaires : Modifier et organiser vos formulaires - Gestion des contacts : Gérer, créer importer/exporter vos contacts - Gestion des newsletters 5

6 Informations générales Apparence Cliquer sur pour accéder aux informations générales du cabinet puis sur l onglet «Apparence» Onglet «Apparence» - Choix du modèle de site : Le modèle renseigné correspond à celui choisi dans votre fiche de création des outils Business Comm, vous pouvez le modifier à tout moment et en temps réel. (5 modèles disponibles avec déclinaison de couleur) - Logo du cabinet : Télécharger l image de votre logo (2Mo / 200px de largeur et 170px de hauteur maximum). - Visuel principal du site: Choisir le visuel d en tête de votre site. Il est possible d importer votre propre visuel, veuillez respecter les prérequis par modèle : (Hauteur/Largeur) - Informatif : 148 / 950 pixels - Commercial : 200 / 640 pixels - Fonctionnel : 143 / 990 pixels - Editorial : 182 / 990 pixels - Institutionnel : 209 /970 pixels Poids maximum 50Ko. - Visuel principal Newsletter : Choisir le visuel de votre newsletter. Il est possible d importer votre propre visuel Prérequis de 142 pixels de hauteur / 700 pixels de largeur. 6

7 Informations générales Newsletters et Espace collaboratif Cliquer sur pour accéder aux informations générales du cabinet puis sur l onglet «Newsletters ou Espace collaboratif» Onglet «Newsletters» indiquer si la newsletter sera - Segmentée : Newsletters avec informations filtrées en fonction de l activité du client. Attention : ce choix nécessite de renseigner le champ «Activité» dans chaque fiche contact et de paramétrer les options des Newsletters pour chaque segment. -Non segmentée : Envoi standard sans distinction d activité du contact. Onglet «Espace collaboratif» Espace collaboratif - ews ou qwe : Lien direct vers les solutions CEGID - Espace externe : Renvoi vers une solution proposée par un autre prestataire informatique. - Espace collaboratif : espace inclus dans la solution Business Comm - Aucun espace Il est nécessaire de renseigner le nom et l qui apparaitra dans tous les échanges liés à cet espace 7

8 Gestion du menu Création de rubrique 1/ Cliquer sur pour accéder au menu principal ou au menu pied de page puis sur «Ajouter une nouvelle rubrique» 2/ Affichage de la ligne de création de rubrique dans le menu La pastille indique l état de la page : (Cliquer pour changer l Etat) verte = en ligne rouge = hors ligne. Libellé : Saisir le nom de la rubrique (Zone de saisie textuelle) Plier/déplier les sous rubriques associées Type de page : Fiche ressource : dérouler la liste pour sélectionner une des valeurs : - Accueil = page d accueil du site - Fiche ressource = pages de contenus personnalisables Nom de la page : Sectionner la page à afficher parmi celles disponibles. Remarque Si la page que vous tentez de relier à une rubrique n existe pas il est nécessaire de la créer au préalable dans le menu Enregistrer, Supprimer, Ajouter, Modifier l ordre des rubriques, Accéder à la gestion des contenus 8

9 Gestion des pages Présentation et Création d une page Cliquer sur pour accéder à la gestion des pages. Il est possible à tout moment de créer de nouvelles pages. Les pages créées par défaut ne peuvent être supprimées. 1/ Cliquer sur Ajouter pour créer une nouvelle page. ou afin d alimenter ou modifier le contenu d une page déjà créée Accès direct à la modification du contenu d une page existante 2/ Basculer sur l onglet «Propriétés de la page» afin de saisir toutes les données relatives au référencement et à l url affichée Créer une nouvelle page Important : avant de valider, cliquer sur l onglet «Contenu» afin de saisir le contenu de la page. Remarque : la page «Coordonnées» contient un onglet supplémentaire afin de saisir l url Google Maps et afficher le plan de géo localisation du cabinet. 9

10 Gestion des pages Création ou modification de contenu L écran «Contenu» permet d afficher l éditeur de texte et saisir ou mettre à jour la page Il est possible d intégrer du texte, des liens, des images, des fichiers, etc. Remarque : Une bibliothèque d images gratuites est accessible depuis Il est possible de créer des liens hypertexte en sélectionnant le texte depuis l icone Cliquer sur Réinitialisation du texte par défaut pour retrouver le texte générique. Boutons de prévisualisation : Mode design : Saisie dans un éditeur de texte Mode HTML<> : Saisie via les balises html Prévisualisation : Visualisation du résultat identique à celui du site 10

11 Gestion des pages Insertion de vidéo Il est possible d ajouter une vidéo dans vos pages pour votre site. Il faut au préalable la télécharger sur une plateforme de type Youtube puis copier le code HTML de partage dans la partie d'édition HTML de votre page. Si la vidéo en question est déjà disponible sur Youtube vous pouvez directement vous rendre sur la page de visionnage et suivre les indications suivante. Nous prenons l exemple de Youtube. Lorsque votre vidéo est en ligne sur la plateforme, copier le code HTML d intégration sur la page de visionnage : 1 - Cliquer sur partager. 2 - Cliquer sur Intégrer. 4 - Copier le code HTML obtenu. 3 - sélectionner vos options. 11

12 Gestion des pages Insertion de vidéo Depuis l édition de votre page dans laquelle vous voulez faire l intégration, coller le code HTML que vous aviez copier au préalable Coller le texte HTML précédemment copié Sélectionner le mode de saisie HTML Valider votre page pour que les modifications soient prisent en compte Votre vidéo sera intégré à l endroit ou vous avez copier le code HTML 12

13 Actualités du cabinet Création ou modification d une actualité Cliquer sur afin d accéder à la création et à la modification des actualités diffusées par le cabinet. 1/ Ajouter pour créer une actualité ou sur pour modifier une actualité existante 2/ L écran Propriétés : Indiquer le libellé de l actualité Indiquer la période de disponibilité de l information dans les champs Date de diffusion 3/ L écran Contenu permet de saisir le texte à mettre en ligne Les actualités apparaitront dans l encart «Actualités du cabinet» 13

14 Formulaires Accès, modification et export 1/ Cliquer sur pour accéder et modifier les différents formulaires permettant aux clients de prendre contact avec le cabinet. Ces formulaires sont accessibles en ligne sur des rubriques dédiées (Demande de contact, newsletter) 3/ Cliquer sur pour exporter dans un fichier CSV les données des contacts recueillis à partir des formulaires 2/ Cliquer sur pour accéder à la modification du formulaire via trois onglets (Propriétés, Conception, Organisation) L onglet «Propriétés» permet de paramétrer l envoi du formulaire vers une ou plusieurs adresses s : Renseigner les différents champs (les zones sont pré remplis avec des messages par défaut) : - libellé : Nom du formulaire qui apparait sur le site. - Messages d introduction : jusqu à 500 caractères, - Destinataire de l le ou les destinataires jusqu à 200 caractères ; mettre un point virgule entre les destinataires. - Message de confirmation : lorsque le formulaire a été validé par le visiteur, un message de confirmation apparaît sur la page 14

15 Formulaires Conception et création d un nouveau champ 1/ L onglet «Conception» affiche les champs existants du formulaire afin des les définir et les personnaliser 2/ Cliquer sur «Ajouter un champ» 3 colonnes : - Libellé du champ - Type de réponses - Actions : Accéder à la modification ou à la suppression du champ dans le formulaire. Renseigner les différentes caractéristiques du champs en précisant selon le cas le format de la réponse (Liste déroulante, bouton radio, case à cocher, zone de saisie, ou zone de saisie multi ligne) Il est possible d ajouter un contrôle de saisie 15

16 Formulaires Organisation Cliquer sur l onglet «Organisation» pour définir l ordre d apparition des champs dans le formulaire Différentes actions sont possibles pour déterminer l affichage des champs dans le formulaire : Pour faire monter ou descendre les champs dans la liste Pour insérer une ligne entre deux champs Pour mettre à jour la liste des champs et l organisation de l onglet conception 16

17 Espace de partage Présentation Cliquer sur pour accéder à l espace de partage Business Comm (si vous avez activé cette option dans l onglet Informations générales). Cet espace est accessible aux profils «Clients» du cabinet enregistrés dans la base Contacts et pour lesquels vous avez créé un dossier client. 1/ Constituer les espaces de partage Les dossiers collaborateurs : cliquer sur l onglet «Collaborateurs» pour attribuer les dossiers clients à chacun de vos collaborateurs. Les dossiers clients : cliquer sur l onglet «Clients» pour constituer, par client, l arborescence de son dossier personnel 2/ Créer l arborescence du dossier client Dans la fiche client, cliquer sur Ajouter un nouveau dossier pour afficher la zone de saisie du nom du dossier. Donner un nom puis valider pour le faire apparaitre dans la liste Vous pouvez aussi créer des sous dossiers. Les dossiers partagés : vous pouvez ici créer une arborescence pour partager des fichiers qui concernent tous vos clients, ou tous vos collaborateurs 17

18 Espace de partage Dépôt et gestion des fichiers 1/ Cliquer sur un dossier existant pour afficher son contenu et les caractéristiques des fichiers. Vous pouvez organiser l arborescence du dossier client comme bon vous semble, et ceci de façon différenciée client par client 2/ Cliquer sur Ajouter un fichier dans ce dossier. Parcourir : Sélectionner le fichier dans votre espace disque Options de partage : Les droits de chaque client et de chaque collaborateur peuvent être définis à l avance, et ceci dossier par dossier. Différents droits sont possibles : Lire / ajouter un fichier / créer un dossier / Administrer. 18

19 Gestion des contacts Modifier un contact : permet de revenir sur la page de contact Supprimer un contact : Cliquer sur pour accéder à la liste des contacts, afin de : - ajouter ou modifier un contact - créer des groupes - importer et exporter Remarque : Les demandes effectuées par l intermédiaire des formulaires sont transformées en contacts 2/ Cliquer sur Ajouter un nouveau contact puis renseigner le formulaire 1/ Cliquer sur Ajouter un nouveau groupe pour organiser ses contacts par groupe. Donner un nom de groupe puis valider Informations relatives au Contact 19

20 Gestion des contacts Import et export des contacts 1/ Importer des contacts : Le fichier à importer doit être au format CSV. Le test d un contact importé est réalisé sur l adresse pour déterminer selon le cas s il s agit d un nouveau contact ou d un contact déjà existant (celui-ci sera fusionné avec le contact trouvé dans la base). 2/ Exporter des contacts Permet de générer un fichier csv au même format que celui du fichier des contacts importés L import est effectué en 4 étapes qui s enchainent en fonction de la progression de l opération - Sélectionner le fichier avec le bouton Parcourir pour accéder au dossier de stockage - Analyse du fichier par l administrateur (nombre de colonne, forme de l adresse , etc. En cas d erreur, un message s affiche et le bouton import n est alors pas accessible. - Import du fichier - Résultat de l import (nombre de lignes intégrées dans la base de Contacts) 20

21 Gestion des newsletters Cliquer sur pour accéder au menu des newsletters et au sous menu : - Newsletters, - Mailing One-Shot, - Statistiques Les contenus qui composent la newsletter : Actualité du cabinet, dossier du mois, actualités, indices et taux, agenda et lien de désinscription 1/ Les newsletters sont paramétrables : Non segmentée par activité : comprend tous les types de contenus sans filtre appliqué par activité Segmentée par activité : chacun des contacts qui aura son activité renseignée dans la base contact et qui sera inscrit à la newsletter recevra de l information associée à son activité (professions libérales, commerçants, artisans, etc.) 2/ Cliquer sur Modifier les paramètres de la newsletter générique Remarque : ce paramétrage s effectue dans l onglet Informations générales. - Choisir d insérer ou non le bloc «actualités du cabinet» - Modifier les informations relatives à l expéditeur, au type d envoi (manuel ou automatique, à la fréquence une fois par semaine, 2 fois par mois, une fois par mois) - Enregistrer les données modifiées et revenir sur la liste des newsletters, - Le libellé du mailing est défini par défaut : intitulé de la newsletter et date, 21

22 Gestion des newsletters (suite) 4/ Créer et modifier un mailing One-Shot 3/ Afficher la liste des newsletters génériques Le tableau récapitulatif des mailing dispose d une zone de recherche pour : - Les visualiser, - Accéder aux statistiques, - Envoyer celles qui ont été créées et non encore envoyées Les boutons : - Modifier les paramètres : ouvre la page paramètres pour modifier les mailing non envoyés - Statistiques : Accès aux statistiques globales - Créer un mailing : Ouvre la page de création Nom : défini par défaut mais modifiable Objet du mail : possibilité de saisir jusqu à 200 caractères Envoi test : zone de saisie de l adresse mail pour le test 5/ Visualiser les statistiques des mailing envoyés (taux de clics, d ouverture, nombre de lien, d envoyé, pourcentage d ouverture) et d un mailing spécifique (cliquer sur votre choix) Tri : - Etat : Envoyé ou non - du au - Indiquer la période d envoi 22

23 - La newsletter de l expert comptable La newsletter Logo du cabinet Titre et sous-titre du cabinet Visuel de la Newsletter Texte d introduction: Affichage des actualités du cabinet paramétrable Actualités du cabinet : Affichage des actualités du cabinet paramétrable Dossier du mois Actualités : Les 3 dernières actualités génériques ou segmentées par activité Indices et taux : Les 3 derniers chiffres clés parus sur votre site Agenda : Les 3 dernières dates clés 23

24 - Le site de l expert comptable La page d accueil (différente en fonction du modèle de site choisi) Menu pied de page Accès à l espace collaboratif Logo du cabinet Titre Sous-titre Moteur de recherche interne Menu des flux d informations Menu des contenus personnalisables Contenu personnalisé Actualités 24

25 - Le site de l expert comptable La page de contenu personnalisé Menu pied de page Accès à l espace collaboratif Logo du cabinet Moteur de recherche interne Menu des contenus personnalisables Menu des flux d informations Contenu personnalisé Actualité diffusée par le cabinet 25

26 - Le site de l expert comptable Le flux d actualités Actualités : Affichage du flux d actualités par activité, par dossier ou encore en fonction de l interlocuteur Agenda : Rappel des rendezvous thématiques et professionnels Index et Taux Dossiers pratiques : présenté par activité, dossier ou en fonction de la qualité de l interlocuteur Outils : simulateurs et modèles de lettres Elargissement vers des dossiers sur le thème affiché 26

27 - Le site de l expert comptable L espace privé pour vos clients et collaborateurs Contenu de l espace client : - Ce mois ci éclairage sur - Historique des newsletters - Météo patrimoniale - Conseils au quotidien - Si activé : Agenda de l entreprise + Espace de partage (sinon vers l éditeur de votre choix) Contenu de l espace Collaborateur : - Même contenu que pour l espace client - Avis d expert - Indicateur de croissance et de vulnérabilité (si activé dans les informations générales) 27

28 - Le site de l expert comptable L espace de partage de documents visible par le client 28