2016 Programme de. formations. Veille Gestion des documents - Organisation

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1 2016 Programme de formations Veille Gestion des documents - Organisation

2 «Forte d une expérience d une vingtaine d années dans le domaine de la veille et de la gestion documentaire, et persuadée de l importance de l information dans la vie de toute organisation, je vous propose des modules opérationnels et adaptés à vos besoins. Ils vous permettront de monter en compétences tout en respectant les contraintes internes de vos organisations." Véronique KIENY - KMV KMV - Véronique KIENY 1127 rue Varmancourt BLANZY Tél : kmv.contact@kmv-doc.fr Bénéficiaire d un CAPE au terme prévu du 2 juin 2016 Siège social : POTENTIEL 5 bd de la République CHALON s/saone SIRET : DRTEFP :

3 Programme des formations Toutes les formations sont adaptables en : - ateliers pour prendre en main les outils - format inter/intra sur des formats journée ou ½ journée - accompagnement personnalisé - présentation courte dans un objectif de sensibilisation VEILLE Mettre en place une veille pour trouver de l information pertinente Rechercher l information : quoi trouver et où? Organiser sa veille Un outil pour l entrepreneur page FV0 4 FV1 5 FV2 6 Chercheur d emploi Trouver et utilise l information dans sa recherche d emploi FV3 7 GESTION DES DOCUMENTS Conserver et sécuriser ses documents engageants Associations Archiver ses données FA0 8 FA1 9 ORGANISATION Gérer ses documents Organiser ses espaces pour optimiser son temps FA2 10 Mails : trucs et astuces pour gérer ma boîte et améliorer ma productivité FA3 11 Devis sur simple demande kmv.contact@kmv-doc.fr 3

4 FV0 METTRE EN PLACE UNE VEILLE pour trouver de l information pertinente OBJECTIF : Comprendre l importance de la veille pour éviter l infobésité et acquérir des techniques de recherche d informations Définir sa stratégie de veille Veiller quoi et pour quels besoins? Identifier ses objectifs, définir ses sources et les surveiller Mettre en place des outils de recherche numériques pertinents Comprendre les outils et leur utilisation Automatiser ses recherches pour gagner du temps Exploiter l information recueillie De l info, oui, mais pour quoi faire? Notion de partage de l information, de curation, de diffusion Quels outils pour quels usages? Faire de la veille est aujourd hui vital pour les organisations, toutes tailles confondues et quel que soit le secteur d activité. L activité de veille consiste à collecter, rationnaliser et analyser l information nécessaire pour anticiper le marché, identifier les opportunités, mieux appréhender les évolutions de son environnement et asseoir ses prises de décisions. L explosion des contenus informatiques, si elle multiplie les contenus, risque dans un même temps de nous saturer d informations peu pertinentes. L objectif de ce module est de : Présenter les enjeux et les types de veille Définir et organiser un plan de veille Découvrir les sources à veiller et comprendre le fonctionnement des outils DUREE LIEU PREREQUIS PUBLIC TARIF 2 journées sensibilisation sur un format court Inter*/intra Maîtrise de l outil informatique Toute personne cherchant à améliorer ou mettre en place un système de veille Possibilité de coupler la formation avec une partie du module «Veille» 4

5 FV1 RECHERCHE D INFORMATION Quoi trouver et où? OBJECTIF : Apprendre à chercher de l information sur Internet Matière première indispensable à l entreprise, l information est aujourd hui présente toute autour de nous, et en particulier sur Internet. Techniques de recherches sur Internet Savoir chercher sur les moteurs de recherche Point sur les fonctionnalités avancées Quels autres points d accès pour de l information pertinente? Le sourcing à la base de la recherche Connaître les sources d informations indispensables à sa recherche Techniques et méthodologies de recherche Cas pratique Mis en place de travaux pratiques de recherche sur un cas pratique Rechercher de l information sur Internet se réduit souvent à une recherche sur Google qui apporte une foule de réponses souvent peu pertinentes. L objectif de ce module est de : Donner des clés d entrée pour apprendre à chercher l information Découvrir des techniques simples et pertinentes Découvrir, en fonction des besoins, les sources d informations pour cibler les recherches DUREE LIEU PRE-REQUIS PUBLIC TARIFS 2 journées sensibilisation sur un format court Inter*/Intra Maîtrise de l outil informatique Toute personne souhaitant apprendre à rechercher de l information professionnelle sur Internet 5

6 FV2 ORGANISER SA VEILLE Un outil pour l entrepreneur OBJECTIF : Définir une stratégie de veille adaptée et mettre en place des outils simples et pertinents Veille : définition et objectifs pour l entrepreneur Utilité de la veille, efficacité et organisation des recherches La curation, drôle de bête? A quoi ça sert? Cibler sa veille Veiller pourquoi? Définition des besoins et mise en place d une stratégie Veiller quoi? Où trouver les informations utiles pour le créateur (fils RSS, informations institutionnelles ou légales, réseaux sociaux ) Organiser les flux d information Des outils pour pister l information : point sur les technologies de veille accessibles à tous. Des outils pour stocker et partager l information : mettre en place un site de veille et un outil de curation Les réseaux sociaux : y être ou pas? L activité de veille consiste à collecter, rationnaliser et analyser l information nécessaire pour anticiper le marché, identifier les opportunités, mieux appréhender les évolutions de son environnement et asseoir ses prises de décisions. S il est conscient de l importance de l information, le créateur d entreprise se trouve souvent confronté à une masse d informations sous laquelle il risque de se noyer. L objectif de ce module est de : Définir et identifier l information utile et nécessaire pour son projet professionnel Mettre en place une stratégie de veille optimale et adaptée à ses besoins Trouver les sources d informations utiles pour la prospection Utiliser les outils adéquats et organiser sa veille afin de la rendre pertinente et efficiente. DUREE LIEU PRE-REQUIS PUBLIC TARIFS 2 journées sensibilisation sur un format court Inter*/Intra Maîtrise de l outil informatique Créateur d entreprise Chef d entreprise Toute personne sensibilisée au sujet 6

7 FV3 CHERCHEUR D EMPLOI Trouver et utiliser l information dans sa recherche d emploi OBJECTIF : Savoir trouver les sources d informations utiles dans le cadre de sa prospection et apprendre à les exploiter JOURNEE 1 L information, alliée du chercheur d emploi Outil indispensable du chercheur d emploi : l information Quoi chercher et pourquoi? Savoir chercher où les autres ne vont pas JOURNEE 2 Où trouver l information utile Information écrite, information numérique Des sources multiples L information économique et quotidienne, locale et générale Les sites d annonces connus et moins connus Accéder au réseau caché : les réseaux d entreprises, les clubs Réseaux sociaux : y être ou pas? Les informations pratiques pour le chercheur JOURNEE 3 S organiser pour veiller Organiser concrètement sa veille : outils, techniques, gestion quotidienne S abonner aux bons outils et aux bons produits Conserver l information pour la réexploiter : se créer des dossiers Rechercher un emploi est un travail à temps plein. Il nécessite de bien connaître son environnement proche, qu il soit social ou économique, afin de pouvoir déceler les évolutions du marché et se positionner sur des postes potentiels. Un chercheur d emploi au fait de l actualité de son bassin d emploi sera davantage à même de faire une candidature spontanée ciblée et répondant aux besoins d une entreprise. De même, une bonne connaissance des réseaux locaux peut permettre d accéder à des emplois cachés. Ce module permet d apprendre à chercher l information sur Internet ou dans son environnement. A partir d une liste (non exhaustive) des ressources disponibles, le chercheur d emploi met en place une veille pour optimiser son temps de recherche et déceler les informations les plus pertinentes. Ce module, spécifiquement adapté aux chercheurs de Saône-et-Loire, est déclinable pour les autres départements. DUREE LIEU PARTICIPANTS PUBLIC TARIF 3 journées sensibilisation sur un format court Inter*/intra 10 maximum Chercheur d emploi Sur devis Possibilité de coupler la formation avec une partie du module «Veille» 7

8 FA0 CONSERVER ET SECURISER ses documents engageants OBJECTIF : Intégrer la gestion de ses documents engageants dans sa démarche d entreprise et définir une politique de gestion et de conservation Gérer ses documents engageants au quotidien Comprendre l enjeu de l archivage et les risques liés Valeur du document, support, type : comprendre les différences Typologie des documents : archiver ou ne pas archiver? Cycle de vie de l information et conservation Intégration de l archivage dans les processus métier Jalons du processus d archivage Durée de conservation des données Le cas des données personnelles Le cas des courriers électroniques Mise en place d un processus de gestion Qui pilote? Comment? nommage, classement, sélection Mise en place d un référentiel de conservation, évaluation et suivi Des solutions techniques possibles L exigence de conservation et d archivage est liée au risque de ne pas disposer de l information dont on a besoin pour prouver sa bonne foi ou pour agir. Cette notion est transverse à l entreprise à tous les stades de sa production. Souvent confondu avec la sauvegarde, l archivage gère le document pour sa valeur dans le cycle de production. La dimension managériale de l archivage enracine l entreprise dans une gouvernance efficace de l information à risque. Ce module a pour objectifs de : Définir la notion de «documents engageants» Mettre en place une stratégie de conservation de l information à risque Adapter les procédures de l entreprise et mettre en place des outils opérationnels DUREE LIEU PRE-REQUIS PUBLIC TARIF 3 journées sensibilisation sur un format court Inter*/intra Pas de pré-requis Chef d entreprise Conjoint collaborateur Toute personne désirant améliorer sa gestion des documents 8

9 FA1 ASSOCIATIONS Archiver ses données OBJECTIF : Apporter aux associations les notions de base sur l archivage et la conservation des informations et données Archiver, c est quoi? pourquoi? Particularité du monde associatif et de sa gestion Notion de valeur et de risque du document/responsabilité du dirigeant Notion de cycle de vie d un document, valeur et rôle de l archivage Savoir quoi conserver : les questions à se poser Organiser ses documents Papier versus numérique : quelle valeur? quel classement? Bonnes pratiques pour nommer, hiérarchiser et classer les différents supports Intérêt et mise en place du plan d archivage Cas particulier des s : valeur et procédures de conservation Archiver : durée de conservation et fin de vie Durée de conservation des différents documents associatifs Cas particulier des archives associatives en fin de vie Sources pratiques Quelques adresses et sources d information Toute association se doit de gérer ses données et documents en suivant les réglementations propres à la conservation et la sécurisation de ces informations. Chaque acte de la vie associative peut engager la responsabilité de son dirigeant et nécessite donc la mise en place d une gestion rigoureuse et fiable des documents engageants, qui doit être connue et appliquée par l ensemble des membres de l association, salariés ou bénévoles. Ce module propose aux associations : de prendre connaissance de leurs obligations en matière d archivage et de conservation/suppression des données, de mettre en place des procédures simples visant à améliorer et pérenniser l organisation des données, de définir la durée de conservation des documents propres à la vie de l association. DUREE LIEU PRE-REQUIS PUBLIC TARIF 1 journée Inter*/Intra Pas de pré-requis Responsable associatif Bénévole / salarié associatif Possibilité d adaptation de la formule sur ½ journée ou 1 journée en incluant le module «Archivage managérial» ou «Veille» Possibilité d intervention sur site avec application pratique au sein de l association 9

10 FA2 GERER SES DOCUMENTS Organiser ses espaces pour optimiser son temps OBJECTIF : Donner des clés pour gérer ses documents et ses espaces de travail dans un souci d efficacité, de sécurité et de gain de temps Définir sa gestion documentaire Qu entend-on par document? De l intérêt de ranger et d organiser ses espaces et ses documents pour gagner en sécurité, en temps, en efficacité et répondre aux obligations légales Organiser ses espaces numériques Organisation des espaces de travail et de conservation : ordinateur, cloud Quelles règles mettre en place pour retrouver facilement ses documents (et ceux des autres) Trucs et astuces divers Organiser son disque dur Gérer ses espaces sur le Net Sauvegarde et conservation : deux notions différentes! Combien de temps passons-nous chaque jour à chercher un fichier ou un mail dans nos ordinateurs? Environ 20 minutes. Savoir organiser ses documents engageants apporte une sécurité et une visibilité à l entrepreneur aussi bien qu à ses clients. L objectif de ce module vise à : Expliquer l importance de la gestion des documents engageants Définir et mettre en place des règles d organisation simples et fonctionnelles de ses espaces numériques ou physiques DUREE LIEU PARTICIPANTS PUBLIC TARIF 1 journée sensibilisation sur un format court Inter*/intra 12 maximum Chef d entreprise Créateur d entreprise Salarié Personnel associatif Etudiant Possibilité de coupler la formation avec une partie du module «Archivage» 10

11 FA3 MAILS : TRUCS ET ASTUCES pour gérer ma boîte et améliorer ma productivité OBJECTIF : Optimiser la gestion de ses mails, organiser leur réception et leur conservation, améliorer sa productivité Comprendre la valeur d un mail Ecrit numérique ou courrier papier : quelle valeur et quels risques? Propriété des mails Contenu, contenant : les caractéristiques propres du mail Organiser son utilisation des mails Gérer son temps pour ne pas s égarer Diagnostiquer sa boîte et solutionner les failles Optimiser son système d information Adresses mails spécifiques Signatures, modèles de mails, alertes, onglets des astuces pour optimiser son courrier Créer des espaces de réception et de rangement adaptés à son fonctionnement Gestion des spams, des abonnements Utilisation des serveurs de messageries externes L accroissement exponentiel des courriers électroniques peut rapidement désorganiser une entreprise, entraver sa productivité et lui faire courir des risques en cas de pertes. Optimiser sa boîte mail est aussi important qu organiser son espace ou son temps de travail. L objectif de ce module vise à : Savoir gérer l afflux de mails Organiser sa boîte pour optimiser son temps de travail Acquérir davantage de productivité Conserver de manière sécurisée ses mails engageants Conservation et archivage des mails Sauvegarde et conservation : deux notions différentes Mise en place des règles de sauvegarde Mise en place des règles d archivage et conservation DUREE LIEU PARTICIPANTS PUBLIC TARIF 2 journées sensibilisation sur un format court Inter*/intra 12 maximum Chef d entreprise Créateur d entreprise Salarié Personnel associatif Etudiant Possibilité de coupler la formation avec une partie du module «Gérer ses documents 11

12 Conditions générales de prestations de services Article 1 : Dénomination Les présentes Conditions Générales de prestations de services (CGPS) constituent l accord régissant pendant sa durée, les relations entre Potentiel, représentée par madame Véronique KIENY Société KMV, bénéficiaire d un CAPE avec Potentiel au terme prévu du 2 juin 2016, sise 5 boulevard de la République CHALON SUR SAONE, ci-après dénommée «le Prestataire» et ses clients dans le cadre des prestations de services. Article 2 : Dispositions générales A défaut de clause spécifique conclue entre le prestataire et son client, les prestations effectuées sont soumises aux CGPS décrites ci-après. Toute commande passée ainsi que tout contrat conclu avec le Prestataire impliquent l adhésion pleine, entière et sans réserve du client à ces CGPS. Le fait que le prestataire ne mette pas en œuvre l une ou l autre clause établie en sa faveur dans les présentes conditions, ne peut être interprété comme une renonciation de sa part à s en prévaloir. L acceptation sans restriction des présentes Conditions Générales prévalent sur les conditions générales du Client. Toutes clauses contraires aux présentes, prescrites par le Client, ne pourront engager Le Prestataire que pour autant qu elles aient été formellement acceptées par Le Prestataire. Article 3 : Nature des prestations Le Prestataire propose des missions d externalisation, d accompagnement, de conseil, d audit et de formation dans le domaine de l archivage, de la gestion de documents, de la gestion des connaissances, de la veille et de la recherche documentaire ; de rédaction ; de correction-relecture. Article 4 : Devis et commande Le prestataire intervient sur demande expresse du client. Un devis gratuit ou un contrat sera réalisé pour toute prestation. Le devis sera adressé par le prestataire au client en deux exemplaires, par courrier postal ou courrier électronique. Pour confirmer sa commande de manière ferme et définitive, le client devra nous retourner le devis et annexes sans aucune modification : - Soit par courrier postal, dument signé et daté avec la mention «Bon pour accord» de la personne légalement responsable ainsi que du cachet commercial ; - Soit par courrier électronique comprenant le document précité numérisé, dûment rempli. La commande ne sera validée qu après renvoi du devis ou du contrat, accepté et signé, accompagné éventuellement du règlement d un acompte. A défaut de réception de l accord du client et de l acompte éventuel, ou bien à compter de la date d expiration du devis, la proposition de devis est considérée comme annulée. La validation de la commande implique l adhésion pleine, entière et sans réserves du client aux présentes CGPS. Article 5 : Prix Les prix des prestations sont ceux détaillés dans les devis ou contrats, acceptés par le client. Ils sont exprimés en euros et sont soumis à la TVA. Le taux de TVA et les taxes applicables sont ceux imposés par la législation française en cours à la date de conclusion du contrat. La prestation est facturée soit de manière forfaitaire, soit au temps passé, soit encore, dans le cadre de la correction-relecture et de la rédaction, sur la base du tarif du prestataire en vigueur au jour de la réalisation du devis, notamment au nombre de signes (c est-à-dire par signes contenus dans le texte à corriger, à relire ou à rédiger) d après le décompte proposé par le logiciel Word de Microsoft, à la ligne, à la page, à l heure. Il est convenu entre les parties que le règlement par le client de la totalité des honoraires du prestataire vaut réception et acceptation définitive des prestations. Article 6 : Acompte Le Prestataire se réserve la possibilité d exiger un acompte, dont le montant et les modalités de versements seront indiqués dans le devis. Article 7 : Délais de livraison Le délai de livraison mentionné sur le devis n est applicable qu à la condition que le client confirme sa commande dans un délai de cinq (5) jours ouvrés à compter de la réception du devis. Passé ce délai, la date de livraison peut faire l objet d une révision en fonction de la charge de travail du Prestataire. Article 8 : Modalités de paiement Les modalités de paiement sont précisées sur le devis. Article 10 : Retard de paiement Tout retard ou défaut de paiement entraînera de plein droit : - L exigibilité immédiate de toute somme restant due, - Le calcul et le paiement d une pénalité de retard sous forme d intérêts à un taux équivalent à trois (3) fois le taux d intérêt légal (en vigueur au jour de la facturation des prestations). Cette pénalité est calculée sur le montant hors taxes de la somme restant due, et court à compter du jour suivant la date de règlement portée sur la facture, jusqu à son paiement total, sans qu aucun rappel ou mise en demeure préalable ne soient nécessaires. Le taux applicable est calculé prorata-temporis. - Le droit pour le prestataire de suspendre l exécution de la prestation en cours et de surseoir à toute nouvelle commande. Conformément à l article L du code de commerce, une indemnité de recouvrement de 40 viendra d ajouter en cas de retard de paiement sur chaque facture. Article 11 : Durée Résiliation La durée des prestations est définie dans le devis ou le contrat. Chaque partie se réserve la possibilité de résilier à tout moment le contrat en cas de nonrespect par l une ou l autre partie des clauses du présent contrat et ce, sans préjudice de tous dommages et intérêts éventuels qui pourraient être réclamés à la partie défaillante. Le contrat prendra fin, à cet effet, dix (10) jours ouvrés après l envoi par la partie requérante d une lettre recommandée avec accusé de réception mentionnant le motif de la résiliation, sous réserve que l autre partie n ait pas, dans la période de dix (10) jours, remédié à la situation. En cas de redressement ou de liquidation judiciaire prononcé à l endroit du client, celui-ci s engage à en informer sans délai Le Prestataire. En cas d arrivée du terme ou de résiliation du contrat : - Le contrat de prestation de services cessera automatiquement à la date correspondante ; - Le prestataire se trouve dégagé de ses obligations relatives à l objet du présent contrat à la date de résiliation ou d expiration de la mission. Article 13 : Obligations et Confidentialité Le prestataire s engage à : - Respecter la plus stricte confidentialité concernant les informations du client et à ne divulguer aucune information sur les travaux et prestations de services réalisés pour ses clients ; - Restituer tout document fourni par le client à la fin de la mission ; - Signer un accord de confidentialité si le client le souhaite. Ne seront pas considérées comme confidentielles les informations : - qui sont à la disposition du public ; - qui doivent être divulguées afin d effectuer les formalités de dépôt prescrites par la loi. Les clauses du contrat signé entre les parties sont réputées confidentielles, et à ce titre ne peuvent être communiquées à des tiers non autorisés. La responsabilité du prestataire ne peut être engagée en raison de l interception ou du détournement des informations lors d un transfert de données, notamment par voie électronique. Par conséquent, il appartient au client d informer, préalablement ou lors de la commande, le prestataire des moyens de transfert qu il souhaite voir mis en œuvre afin de garantir la confidentialité de toute information à caractère sensible. Article 14 : Responsabilité Considérant la nature des prestations réalisées, l obligation du prestataire est une obligation de moyen et non de résultat. Le prestataire s engage à réaliser les prestations conformément aux règles de l art et de la meilleure manière, aux termes et conditions de l accord, ainsi que dans le respect des dispositions légales et réglementaires applicables. Chacune des parties est responsable envers l autre de tout manquement aux obligations mises à sa charge. Le client s engage à mettre à disposition du prestataire dans les délais convenus, l ensemble des informations et documents indispensables à la bonne réalisation de la prestation ainsi qu à la bonne compréhension des problèmes posés. Le Prestataire déclare être titulaire d une police d assurance en responsabilité civile professionnelle garantissant toutes les conséquences pouvant résulter directement de ses activités professionnelles. La responsabilité du prestataire ne pourra pas être engagée pour : - une erreur engendrée par un manque d information ou des informations erronées remises par le client, - un retard occasionné par le client qui entrainerait l impossibilité de respecter les délais convenus ou prescrits par la loi, - un retard de livraison dû notamment à des cas de force majeurs, aux éventuels retards d acheminement par s et autres moyens postaux (voir article 12 ci-dessus). Article 15 : Litiges Les présentes CGPS et le contrat signé entre les parties sont régis par le droit français. A défaut de résolution amiable, tout différend persistant entre les parties à propos de l exécution oe l interprétation des CGPS et du contrat sera de la compétence du tribunal dont dépend le Prestataire 12

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