BE1D Base Elève 1 Degré

Transcription

1 BE1D Base Elève 1 Degré Objectifs Introduction 1. Importation des formations du 1 er degré 2. Affectation des classes 3. Exportation vers BE1D a. Contrôle de la base élèves b. Exporter les élèves c. Importer dans BE1D Charlemagne 2 Introduction Il est important avant de commencer les étapes déclinées dans cette procédure de lancer une première fois le module «éducation nationale» afin que Charlemagne génère les paramétrages nécessaires aux échanges de données BE1D : cliquer sur Modules > Education nationale > Lancer le module. La fenêtre Base élève 1 er Degré indique les établissements du 1er degré soumis au rectorat Sélectionner l établissement à traiter. Cliquer sur valider La fenêtre «Export des élèves du 1 er degré» s ouvre, ne pas valider, quitter simplement le module par la Cette manipulation est à faire uniquement à la première transmission et pour chaque établissement de votre structure. 1/5

2 1. Importation des formations du 1 er degré Cliquer sur Administration>Paramétrage>Les établissements A l aide des sélectionner l établissement du 1 er degré concerné. TRUCS ET ASTUCES La sélection de l établissement est également possible en cliquant une fois sur de l arborescence proposée dans la fenêtre. Cliquer sur le bouton «import des formations du 1 er degré» Cette opération est à effectuer chaque année pour mettre à jour les tables. Une fenêtre s ouvre pour demander la confirmation de l import. Si l opération s est déroulée correctement une fenêtre l indique par un message : «l import des nomenclatures du 1 er degré est terminé». Cliquer sur OK Ce bouton permet de visualiser le détail des formations après l importation. 2/5

3 2. Affectation des classes Il est indispensable d affecter un code Rectorat à chaque classe. Ce code est libre et fera référence auprès du Rectorat. Cliquer sur : Administration> Paramétrage> Les Classes Choisir la classe dans l arborescence de gauche Cliquer sur «modifié une classe» ou faire (F3) Dans le cadre «Détails de la classe» : Renseigner le code Rectorat Choisir le type de contrat Choisir le Type de Classe Dans le cadre «Les formations» Cliquer sur et choisir dans la nouvelle fenêtre la formation associée. Valider ou double cliquer sur la ligne choisie Ce bouton sert à supprimer une formation s il y a lieu. Une fois la fenêtre bien renseignée Valider Reproduire cette manipulation pour chacune des classes de votre établissement. Remarques Dans une classe, il est possible d affecter plusieurs formations (niveau). Les classes CLAD et CLIS n ont que trois formations associées, cycle 1, cycle2, cycle3 Pour les classes à double niveau il est nécessaire d aller affecter la bonne formation dans la fiche élève. 3/5

4 3. Exportation vers BE1d a. Contrôle de la Base élève Important Mesure préalable indispensable Les élèves qui n ont pas d affectation de classe n apparaitront pas dans le contrôle et ne seront, par conséquent, pas exportés. Bien vérifier que tous les élèves ont une classe indiquée dans l onglet général de leur fiche. Pour pouvoir exporter les élèves du 1 er degré vers BE1D il faut que les fiches élèves ne comportent aucune anomalie donc il est nécessaire d effectuer un contrôle. Pour lancer ce contrôle : cliquer sur Modules > Education nationale > Contrôle. Dans la fenêtre ouverte sélectionner l établissement à contrôler. Valider puis confirmer En cas d anomalie un Compte-rendu du contrôle académique apparait. Fermer la fenêtre bloc note pour visualiser la liste des élèves en anomalie. Cliquer 2 fois sur le nom de l élève pour modifier la fiche en anomalie jusqu à disparition du gyrophare TRUCS ET ASTUCES Après avoir effectué toutes les modifications relancer le contrôle jusqu à ce que le cadre «élève(s) non conforme(s)» soit égal à Zéro. 4/5

5 b. Exporter les élèves cliquer sur Modules > Education nationale > Lancer le module Dans le cadre Base Elève 1er Degré, sélectionner l établissement concerné puis Cliquer sur «envoi des élèves». Une fenêtre indique le chemin d Export des fichiers Par défaut Charlemagne enregistre les fichiers ainsi générés dans un dossier comportant le numéro RNE de l établissement sous : S*:\ALCUIN\Export\BE1D\n RNE *(S ou la lettre du lecteur sur lequel votre base est enregistrée) Valider puis confirmer Un message confirme que l export s est bien déroulé et indique le chemin où a été généré le fichier. Le fichier généré est de type : N RNE.ZIP C est ce fichier qui devra être importé dans BE1D c. Importer dans BE1D Sur le portail de l éducation nationale, indiquer le chemin où a été enregistré le fichier généré par Charlemagne. 5/5