Enregistrer en format PDF 2 Glisser un document 3 Synchroniser les documents 4 Imprimer la liste des documents 6 Supprimer un document 7 Récupérer un

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1 DOCUMENTS GESTION Enregistrer en format PDF Glisser un document Synchroniser les documents Imprimer la liste des documents 6 Supprimer un document 7 Récupérer un document de la Corbeille 8 Dupliquer un document 9 Envoyer un document par courriel 0 Afficher la liste par filtre Associer un document à un type Afficher la liste par type Copier un document d un dossier à un autre 99-0 Informatique Nouvelle Technologie J.D. Inc. Révision 8 octobre 0

2 Enregistrer en format PDF. Ouvrir la fenêtre correspondante (Ex: Index aux immeubles).. Sélectionner le menu Fichier, Imprimer et sélectionner obligatoirement l'imprimante PDF995. Cliquer sur le bouton pour continuer. L'installation de PDF995 est habituellement effectuée en même temps que l'installation de la clé numérique, sinon contacter Notarius.. Sélectionner le dossier dans lequel vous désirez enregistrer le fichier (ex : Bureau-RF).. Inscrire le Nom du fichier désiré et cliquer sur le bouton. 5. Fermer la fenêtre Adobe Reader qui s est ouverte. 5

3 Glisser un document. Ouvrir le dossier et cliquer sur l onglet Doc... Pour ajouter rapidement un ou plusieurs documents, ouvrir la fenêtre à partir de laquelle sont les documents à ajouter et sélectionner le(s) document(s).. Pointer un des fichiers de la liste, maintenir le bouton gauche enfoncé et glisser la souris sur l icône Pro-Cardex, qui se trouve sur la barre des tâches, jusqu à ce que la fenêtre du dossier s active. Relâchez la souris pour que le(s) fichier(s) s ajoutent.. Cliquer sur le bouton ou sur le bouton pour supprimer le(s) document(s) à l emplacement de départ. 5. Double-cliquer sur la ligne pour ouvrir le document ou cliquer sur l icône Ouvrir le fichier. 5

4 Synchroniser les documents. Sélectionner un document avec extension «.doc» et cliquer sur l icône Copier le raccourci du document.. Accéder à la fenêtre où se trouve le document à enregistrer (ex : plate-forme Telus), sélectionner le document et utiliser les procédures de sauvegarde de la fenêtre (ex : ).. Récupérer à l aide de la fonction Coller, le chemin d accès préalablement copié dans le dossier, enlever le nom du fichier et cliquer sur le bouton pour accéder au dossier directement, inscrire le Nom du fichier et terminer en cliquant sur le bouton.. Revenir au dossier et cliquer sur le bouton Synchroniser pour ajouter immédiatement le(s) document(s). 5. Le message suivant apparaîtra lorsque vous ouvrez un dossier et que des documents ont été ajoutés. Cliquer sur le bouton pour confirmer l ajout des documents. 5

5 Renommer un document. Ouvrir le dossier et cliquer sur l onglet Doc... Cliquer une fois sur la ligne du document à renommer. Effectuer une pause pour ne pas ouvrir le document avec un double-clique. Sélectionner ou effacer le texte à remplacer. ***ATTENTION*** de jamais supprimer l extension du document (ex :.doc).. Inscrire le nouveau nom. 5

6 Imprimer la liste des documents. Ouvrir le dossier et cliquer sur l onglet Doc... Cliquer sur l icône Imprimer.. Cliquer sur le bouton pour commander l impression. 6

7 Supprimer un document. Ouvrir le dossier et cliquer sur l onglet Doc... Sélectionner le document à supprimer.. Cliquer sur l icône Effacer.. Cliquer sur pour confirmer l effacement. ****ATTENTION *** Un document effacé à partir du dossier de Pro-Cardex peut être récupéré (voir Récupérer un document de la corbeille). Un document supprimé en dehors du dossier, soit à partir de Word, Explorateur Windows ou autres, ne s ajoute pas à la corbeille de Pro-Cardex. Récupérer le document à l aide de votre copie de sécurité. 7

8 Récupérer un document de la Corbeille La corbeille de Pro-Cardex contient uniquement les documents effacés à partir de l onglet Doc. du dossier. Pour les documents supprimés à partir de Word, Explorateur Windows ou autres, utiliser votre copie de sécurité.. Sélectionner le menu Outils, Document corbeille.. Cliquer sur le titre de la colonne appropriée pour classer les documents selon un ordre précis (ex : Date).. Sélectionner le document à récupérer. Double-cliquer sur le document pour le visualiser.. Cliquer sur le bouton. 5. Utiliser le bouton si vous désirez supprimer tous les documents. Attention ceci s applique à tous les utilisateurs du logiciel. 5 8

9 Dupliquer un document Il est possible de faire une copie intégrale d un document.. Ouvrir le dossier et cliquer sur l onglet Doc... Sélectionner le document à copier.. Cliquer sur l icône Dupliquer.. Cliquer sur pour confirmer. 5. Utiliser la copie du document. 5 9

10 Envoyer un document par courriel. Ouvrir le dossier et cliquer sur l onglet Doc... Cliquer sur l icône Envoi par courriel.. Sélectionner l adresse du destinataire à partir du champ Liste des destinataires au dossier, si nécessaire.. Indiquer l adresse courriel dans le champ Autres dest., si nécessaire. Compléter l Objet et le Message. 5. Sélectionner le(s) document(s) à joindre au courriel 6. Cliquer sur le bouton pour continuer. 7. Cliquer sur le bouton pour confirmer l envoi du courriel

11 Afficher la liste par filtre. Ouvrir le dossier et cliquer sur l onglet Doc... Inscrire dans le champ Filtre le mot-clé correspondant à la recherche désirée.. Effacer le mot-clé pour afficher la liste complète.

12 Associer un document à un type. Ouvrir le dossier et cliquer sur l onglet Doc... Sélectionner le type de document à associer à partir de la liste déroulante sous la colonnetype.

13 Afficher la liste par type. Ouvrir le dossier et cliquer sur l onglet Doc... Sélectionner le Type de document à afficher.. Afficher la liste complète en sélectionnant Tous les types.

14 Copier un document d un dossier à un autre. Ouvrir le dossier dans lequel vous désirez copier le document. Cliquer sur l onglet Doc... Accéder au volet Dossier actifs.. Cliquer sur le pour ouvrir l arborescence du dossier à partir duquel vous désirez copier le document.. Pointer le document à copier et le glisser à l intérieur du dossier dans lequel vous désirez la copie.