MODE D EMPLOI Suivi des télédéclarations sur le portail

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1 MODE D EMPLOI Suivi des télédéclarations sur le portail Introduction 2 1 Suivi des messages La fonction «exportation» du suivi des messages vers le poste de travail : 6 2 Suivi des télédéclarations La sélection : Type de déclaration : télédéclarations sociales : Type de déclaration : toutes télédéclarations fiscales ou télédéclaration de TVA Type de déclaration : Télédéclaration fiscale TDFC Le tableau de suivi des télédéclarations sur écran : CLOTURE MANUELLE 18 EXEMPLES 18

2 Introduction Le suivi des télédéclarations sur le portail est réservé aux adhérents, ayant ouvert un compte sur le portail jedeclare.com. Il est accessible via un identifiant et un mot de passe. Pour accéder à votre espace privé et personnalisé, connectez-vous sur cliquez sur Espace privé. Cliquer Les informations échangées entre portail et poste-client sont chiffrées, afin d empêcher leur lecture ou leur interception par des tiers.

3 Pour accéder à votre espace privé, vous devez saisir votre nom d utilisateur (de la forme xxxx@jedeclare.com) et votre mot de passe (8 caractères alpha numériques). Nom d utilisateur Mot de passe Info : Ces informations vous ont été communiquées par écrit lors de la confirmation de votre inscription au portail Choisissez OK pour entrer dans votre espace privé.

4 Le serveur vérifie vos droits d accès et affiche la page de garde de votre espace privé. A gauche quatre boutons de commande pour effectuer votre choix, à droite une page d information et d actualité : recommandations d utilisation du portail, informations sur les téléprocédures, informations DGI Choisir la rubrique Informations importantes

5 Votre Choix 1 Suivi des messages Un «message» dans la terminologie EDI peut regrouper plusieurs télédéclarations : il est constitué d une ou plusieurs télédéclarations de même nature. Leur suivi est donc prioritaire, mais différent de celui des télédéclarations. Le suivi des messages consiste selon votre choix à afficher tous les messages ou une sélection de ceuxci. Par défaut, ce sont tous les messages de votre compte qui apparaissent. Pour sélectionner un sous-ensemble de messages, il vous suffit de remplir au moins un des champs proposés : 1. Le compte : dans la liste déroulante vous pouvez sélectionner tous les comptes (compte principal et comptes secondaire), votre compte principal ou l un de vos comptes secondaires. Rappel : seul le compte principal peut voir les comptes secondaires, qui lui sont rattachés. 2. Les messages : par défaut le bouton de sélection est positionné sur «tous». Si vous cliquez sur le bouton en-dessous, la sélection entre deux dates est activée. La date ou les dates sont impérativement au format : JJ/MM/AAAA, soit 06/07/2002 pour le 6 juillet L alias de l émetteur : Il s agit du nom de votre compte choisi lors de sa configuration sur votre messagerie.

6 Vous avez le choix de récupérer le résultat de votre sélection sur votre poste de travail sous forme d un tableau EXCEL (voir ci-dessous, paragraphe1.1) ou directement à l écran (cliquez sur «Etape suivante», voir paragraphe 1.2). 1.1 La fonction «exportation» du suivi des messages vers le poste de travail : Vous retrouverez cette fonction d exportation dans le suivi des télédéclarations : le mode d emploi, décrit ci-dessous, est le même, que vous traitiez des messages ou des télédéclarations. 1. Pour exporter le tableau de suivi des messages sur votre poste de travail, cliquez sur la barre «Export» (présence d une icône de fichier EXCEL ). Les informations sont transférées dans un fichier au format (.CSV), exploitable directement par le logiciel EXCEL. - Tous - Compte principal - Compte secondaire Nombre des messages à afficher par page Nom du compte sur votre messagerie. Pour exporter le suivi des messages sur son poste dans un tableau Excel

7 2. Dans la fenêtre «exportation» tous les champs du suivi des messages sont déjà sélectionnés.vous pouvez décocher ceux, que vous ne souhaitez pas utiliser dans le transfert. Quand votre solution est définitive, cliquez sur le bouton «Téléchargement». Sélectionner Cliquer 3. Cliquez sur le bouton «Enregistrer» de la boîte de dialogue «Téléchargement de fichier».

8 4. Dans la boîte de dialogue «Enregistrer sous» : choisissez vos paramètres de destination, le répertoire de destination, le nom du fichier avec le suffixe «CSV» ( renommez le, si vous ne souhaitez pas conserver le nom du fichier, qui vous est proposé, mais de préférence conservez l extension). Cliquez sur le bouton «Enregistrer». 5. Lancez l application EXCEL et ouvrez le fichier, que vous venez de transférer, en format CSV. Le chargement est effectué en présentation «tableau». Vous pouvez maintenant manipuler le suivi avec toutes les fonctions d EXCEL.

9 Les coches vertes ou croix rouges sont traduites dans le tableau par les symboles suivants : OK = coche verte, KO = croix rouge, rien = BB, au moins 1 incident = Le tableau de suivi sur écran : Les messages vous sont présentés dans l ordre chronologique inverse : les messages les plus récents sont en tête, les messages les plus anciens en fin de tableau. Vous trouverez pour chaque message son numéro d ordre, le nom du compte jedeclare.com, le numéro de message attribué par le portail, l alias de l émetteur, le type de message, la date et l heure de dépôt, la date et l heure de l avis de dépôt signé (le premier accusé de réception du portail) et enfin le statut du message (coche verte, croix rouge, triangle jaune et rond vert, rouge ou jaune :

10 1- Dépôt 2- Contrôle syntaxique 3- Clôture du message Grâce à ces trois couleurs, vous disposez d un tableau de bord, simple à interpréter, de l état d avancement et du statut de chaque message : La première coche correspond au dépôt du message sur le portail (avis de dépôt signé ou ADS) La deuxième coche donne le résultat du contrôle syntaxique des télédéclarations (ACS). Le message est ouvert et chaque télédéclaration qu il contient est vérifiée. La troisième coche signale la clôture du message du point de vue du portail, toutes (ou partie : rond)les déclarations du message ont été traitées par leurs destinataires. Le triangle jaune avertit d un incident sur une télédéclaration au moins du message. Message d information : En arrêtant votre souris sur l un des points, vous faites apparaître un message d information, qui contient des informations plus détaillées sur l état d avancement ou le statut du message.

11 Message d information Pour obtenir le suivi des télédéclarations, contenues dans un message, cliquez sur le numéro du message. Vous trouverez pour chaque télédéclaration la date de dépôt, le compte utilisé, le numéro SIRET, le numéro de dossier interne, le nom abrégé du dossier, le type de déclaration, le destinataire, la période de rattachement et le statut en coches vertes ou croix rouges. Numéro du message Signalétique des télédéclarations Message d information : En arrêtant votre souris sur l un des points, vous faites apparaître un message d information, qui contient des informations plus détaillées sur l état d avancement ou le statut du message. Message d erreur : En cliquant sur une déclaration, vous accédez au détail des évènements de la déclaration afin d obtenir des informations plus détaillées sur les causes de l erreur par exemple ( voir paragraphe 2.5 : le tableau de suivi des télédéclarations à l écran)

12 Votre choix 2 Suivi des télédéclarations 2.1 La sélection : Comme pour les messages, le suivi des télédéclarations vous permet selon votre choix d afficher toutes les télédéclarations ou une sélection de celles-ci. Par défaut, ce sont toutes les télédéclarations de votre compte qui apparaissent. Pour sélectionner un sous-ensemble de télédéclarations, il vous faut remplir au moins un des champs proposés ou choisir au moins une option dans une liste déroulante.

13 Numéro SIRET du client : caractères Ou Numéro de dossier interne Sélection par la date de dépôt et/ou période de rattachement Fiscal :TDFC ou TVA Social : DUCS ou TDS Tout statut En cours Incident Attente de clôture Clôturée Suivre toutes les déclarations (y compris les tests) 1. Le dossier : choisissez soit le numéro SIRET en cliquant sur le bouton situé devant et complétez la première case avec 9 caractères (SIREN) et la deuxième case avec 5 caractères (NIC), soit le numéro de dossier interne du cabinet en cliquant sur le bouton situé devant et complétez. 2.. La date de dépôt : remplissez la ou les dates selon le format JJ/MM/AAAA, soit 06/07/2002 pour le 6 juillet Si vous laissez en blanc les deux cases, la sélection est indifférente à la date. Si vous remplissez seulement la première case (date de début), vous récupérez les télédéclarations à partir et au delà de cette date. Si vous complétez uniquement la deuxième case (date de fin), vous sélectionnez les télédéclarations en deçà de cette date. Enfin en complétant les deux dates, vous extrayez les télédéclarations faisant partie de cet intervalle. 3. Type de déclarations : selon votre intention, cochez les télédéclarations fiscales ou/et sociales. Pour le fiscal, vous avez le choix dans la liste déroulante entre la sélection de toutes les déclarations fiscales (voir ci-dessous, paragraphe 2.3), des déclarations de résultat (TDFC, voir ci-dessous, paragraphe 2.4) et des déclarations de TVA (TVA, voir cidessous, paragraphe 2.3). Pour le social, vous avez le choix dans la liste déroulante entre la sélection de toutes les déclarations de cotisations sociales (DUCS) et la TDS (DADS, DADS-U). 4. Statut de la télédéclaration : par défaut, l option «tout statut» est présélectionnée et aucun filtrage n est effectué sur le statut. L option «en cours» permet de sélectionner les

14 télédéclarations, qui ne sont pas en échec et non encore clôturées. L option «incident» permet d isoler les télédéclarations, qui sont en échec, qu elles soient ou non clôturées. L option «en attente de clôture» permet de récupérer les télédéclarations, qui ne sont pas encore clôturées. Enfin l option «clôturé» permet d extraire les télédéclarations, qui sont clôturées. 5. Le compte : dans la liste déroulante vous pouvez sélectionner tous les comptes (compte principal et comptes secondaires), votre compte principal ou l un de vos comptes secondaires. Rappel : seul le compte principal peut voir les comptes secondaires. 6. Test : en cochant cette option vous faîtes apparaître aussi les télédéclarations de test. Quel que soit le type de déclaration, vous avez toujours le choix de récupérer le résultat de votre sélection sur votre poste de travail sous forme d un tableau EXCEL, en cliquant sur la barre «Export» (voir cidessus le déroulement complet de cette option au paragraphe 1.1) ou directement à l écran, en cliquant sur le bouton «? Recherche» de cet écran (voir paragraphe 2.2) ou d un écran suivant (voir paragraphes 2.3 et 2.4). 2.2 Type de déclaration : télédéclarations sociales : Pour exporter le suivi des teledeclarations sur son poste dans un tableau Excel Pour lancer la séléction et afficher le résultat sur son écran Cliquez sur «? Recherche» pour lancer votre sélection et afficher le résultat sur l écran de votre poste de travail (voir ci-dessous, paragraphe 2.5) 2.3 Type de déclaration : toutes télédéclarations fiscales ou télédéclaration de TDFC Cliquez sur «Suite» sur le premier écran de sélection Sélectionnez le destinataire (DGI = Direction Générale des Impôts, OGA = Organisme de gestion agréé) Si vous le souhaitez, sélectionnez la catégorie fiscale de la déclaration (BI = Bénéfices industriels et commerciaux, BC = Bénéfices non commerciaux, BA = Bénéfices agricoles) et le régime fiscal (BS = Bénéfice agricole simplifié, RG = Régime de groupe, RN = BIC régime réel normal, BN = BA régime réel normal, DC = BNC déclaration contrôlée, RS = BIC régime réel simplifié). Cliquez sur «? Recherche» pour lancer votre sélection et afficher le résultat sur l écran de votre poste de travail (voir ci-dessous, paragraphe 2.5)

15 2.4 Type de déclaration : Télédéclaration sociale DUCS Cliquez sur «Suite» sur le premier écran de sélection. Sélectionnez le destinataire (CRC, URSAFF, ASSEDIC) Cliquez sur «? Recherche» pour lancer votre sélection et afficher le résultat sur l écran de votre poste de travail (voir ci-dessous, paragraphe 2.5) 2.5 Le tableau de suivi des télédéclarations sur écran : Les télédéclarations vous sont présentées dans l ordre chronologique inverse : les télédéclarations les plus récentes sont en tête, les télédéclarations les plus anciennes en fin de tableau. Vous trouverez pour chaque télédéclaration la date de dépôt, le compte utilisé, le numéro SIRET, le numéro de dossier interne,

16 le nom abrégé du dossier, le type de déclaration, le destinataire, la période de rattachement et le statut en 5 coches vertes ou croix rouges (la coche indique que le résultat de l étape est positif, la croix qu il est négatif et le warning qu il y a au moins une erreur non bloquante).. La première coche correspond au dépôt du message sur le portail (Avis de dépôt signé ou ADS) La deuxième coche donne le résultat du contrôle syntaxique de la télédéclaration, effectué par le portail. La structure EDI de la télédéclaration est vérifiée. (Accusé de contrôle syntaxique ou ACS). Si ce dernier est positif, la coche verte indique que le dossier va être routé au destinataire. S il est négatif, la croix rouge indique que la télédéclaration doit être analysée, corrigée et réémise. Le détail des anomalies vous indiquera les parties à corriger. La troisième coche signale le routage de la télédéclaration vers le destinataire. La quatrième coche indique, que le destinataire a émis un compte-rendu d opération.(avis de Retour Signé ou ARS). Si ce dernier est positif, la coche verte indique que le dossier peut être classé. S il est négatif, la croix rouge indique que la télédéclaration doit être analysée, corrigée et réémise. Le détail des anomalies vous indiquera les parties à corriger. La cinquième coche avertit de la clôture du dossier du point de vue du portail. Message d information : Si vous cliquez sur n importe quelle information de la déclaration., vous faites apparaître une page qui contient des informations plus détaillées sur l état d avancement ou le statut du message.

17 Message d erreur : En cliquant sur un point rouge, vous faites apparaître dans une fenêtre «détail du message» des informations détaillées sur les causes de l erreur

18 Juridique : Les date et heure mentionnées en point 3 correspondent à la fin de transfert au destinataire avec succès. Les date et heure mentionnées en point 4 correspondent à la réception du compte-rendu du destinataire.

19 3- CLOTURE MANUELLE Une nouvelle colonne apparaît désormais dans le suivi des messages afin de vous proposer, suivant le cas, une clôture manuelle du dépôt. La clôture manuelle permet principalement de pouvoir sélectionner les déclarations que vous ne souhaitez plus voir apparaître dans votre suivi. Grâce au système de tri ou d'archivage, vous aurez donc en visible uniquement les messages réellement en attente de compte-rendu. Message pouvant être clôturé : - Message en erreur sur le portail (2e croix rouge) - Message DUCS : si vous n'avez pas mentionné l'adresse ducs@jedeclare.com lors de l'adhésion auprès de l'ops, les compte-rendus ne seront pas visibles dans le suivi. - Message TDFC/TVA n'ayant pas reçu de compte rendu depuis 8 jours (problème DGI, test, etc). PS : la clôture manuelle n'est pas une opération définitive, cela ne dégage en aucun cas des obligations de télé-déclaration, il s'agit simplement d'un confort pour l'affichage. 1) la déclaration rencontre un rejet syntaxique portail : EXEMPLES

20 2) le déclaration reste en routage depuis 8 jours :