Aide des Modules optionnels

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1 Aide des Modules optionnels MODULE ACTIVATION DES OPTIONS DU MODULE... 2 OPTIONS DU MODULES Restriction des modes de paiement à afficher dans le bordereau de remise de chèques... 3 Possibilité de sélectionner un compte dans l encaissement des badges jetables... 3 Prélevement automatique sur les services Produits annexes, Photocopie,Cafétéria... 3 Gestion des comptes dans les virements... 5 Messages d'avertissement à la validation d'un encaissement... 5 Etat des reconstatations... 5 REMPLACER LES RIB PAR LES IBAN... 6 ARCHIVAGE DES PASSAGES SUPPRIMES... 7 MODULE ACTIVATION DES OPTIONS DU MODULE... 8 COURRIER AU FORMAT "MICROSOFT WORD"... 9 EXPORTATION DES ETATS AU FORMAT "MICROSOFT EXCEL"... 9 Ouvrir un fichier csv avec Microsoft Excel... 9 EXPORTATION DES ABSENCES A LA RESTAURATION VERS "PRONOTE" Etat des absences dans OrcadiaCSv AUTRES OPTIONS : ACTIVATION DES AUTRES OPTIONS OPTIONS CONCERNANT L'INTERFACE GRAPHIQUE, L'AFFICHAGE OPTIONS CONCERNANT LES ASPECTS FINANCIERS OPTIONS CONCERNANT LES ETATS OPTIONS CONCERNANT LES BOURSES Prime d'internat : nombre de jour modifiable Rappel des bourses MODULE ACTIVATION/DESACTIVATION DES FONCTIONNALITES CALENDRIER DES ACCES PRELEVEMENTS AUTOMATIQUE AU FORFAIT GESTION FINANCIERE AVEC UN SEUL SERVICE DUPLIQUER UN ENCAISSEMENT COURRIERS : DETAILS DES REMISES D'ORDRE VISUALISATION DES DONNEES PAR INTERNET POUR LES FAMILLES MODULE INSTALLATION DU MODULE, ACTIVATION DES FONCTIONNALITES DESCRIPTION DES FONCTIONNALITES Etablissement affiché dans l'en-tête des états financiers Archivage des états imprimés Aides sur les produits annexes Régime de l'individu pour le prochain trimestre Avis aux familles envoyé par mail Règlement par carte bancaire Numérotation des "Bordereaux de remise de chèques" Restauration de fiches individuelles supprimées Recherche des encaissement par numéro de reçu Importation Sconet Affectation automatique des encaissements à un "compte" DMI Systèmes Modules optionnels OrcadiaCSv2 1/29

2 Module 2011 Acttiivattiion des opttiions du modulle Comme pour tous les modules optionnels, l'activation/désactivation des options se fait à l'installation du module ou depuis le menu Fichier / paramètres généraux, onglet "Application" et cliquer sur le bouton "Module optionnel 2011" Nota : si un module n'est pas installé, il n'apparait pas dans la liste (dans l'exemple ci en dessous le module 2010 n'est pas installé) Activer ou désactiver les différentes options Si vous activer "Gestion des IBAN à la place de RIB" la fenêtre permettant de créer les IBAN à partir des RIB des individus s'affichera. DMI Systèmes Modules optionnels OrcadiaCSv2 2/29

3 Opttiions du modulles 2011 Ces options sont toutes activées en cochant "Options du modules 2011" Restriction des modes de paiement à afficher dans le bordereau de remise de chèques Pour restreindre les modes affichés, aller dans le menu "Fichier/paramètres généraux /Onglet Etats/Bouton "Bordereau de remise de chèques : Mode à afficher " Liste des débiteurs du trimestre suivant : Possibilité d éditer une liste des débiteurs théoriques pour le trimestre suivant en fonction des avances et des encaissements déjà affectés sur le trimestre suivant. Dans l'état des soldes, sélectionner "Trimestre suivant", dans la sélection du trimestre. Cocher ou non "Prise en compte du solde antèrieur" Nota : cette sélection n'est pas possible si le trimestre courant est le 3ieme trimestre Possibilité de sélectionner un compte dans l encaissement des badges jetables Sélectionner un compte existant dans la bôite de sélection des comptes. La sélection faite est proposée par défaut pour les encaissements suivants. Prélevement automatique sur les services Produits annexes, Photocopie,Cafétéria Les prélevements automatiques peuvent être maintenant fait sur tous les services. Le prélevement automatique consiste à effectuer un prélèvement sur le compte bancaire du responsable du montant restant dû par l'individu. Pour cela les coordonnées bancaire du responsable (et notamment son RIB ou IBAN) doivent être renseignées. Le prélèvement automatique doit être activé pour chaque individu et pour chaque "service" de l'individu. Pour cela, ouvrir la fiche indiviuelle dans l'onglet "Situation" et cocher la case "Prélèvement" des différents onglets (Cafétéria, produits,...) Ouvrir la fenêtre des "Prélèvement automatique" (menu Finances/prélèvement automatique", Sélectionner éventuellement les individus à prélever (sachant que seul les individus dont "Prélevement" est coché dans la fiche individuel seront traités) DMI Systèmes Modules optionnels OrcadiaCSv2 3/29

4 Sélectionner les services à prélever. Pour les options concernant la restauration forfait et Ticket, voir le manuel d'aide de OrcadiaCSv2. La case à cocher simulation permet de vérifier que les coordonnées bancaires sont renseignés pour les individus à prélever. Cas des "Produits annexes" Si il y a plusieurs produits, un encaissement est fait pour chaque produit. Nota : Si le porte monnaie produit a un "payé non affecté" non nul, et qu'il n'y a qu'un seul produit à solder, ce montant sera viré (Mouvement de type "Virement produit non affecté") sur le produit à solder. Responsable "prélèvement" Il est possible de définir un "responsable prélèvement" différent du "responsable". Si le "responsable prélèvement" est renseigné pour un individu, ceux sont les coordonnées financières (RIB ou IBAN, Organisme, compensation) de ce responsable qui seront utilisées pour la procédure de "prélèvement automatique" sinon ceux sont celles du responsable. Pour activer le responsable prélèvement au niveau de l'application, aller dans "Paramètres généraux / Onglet Finances" et cocher la case "responsable.. prélèvement...". Pour un individu, si le responsable "prélèvement" est différent du "responsable", renseigner les coordonnées du "responsable prélèvement" dans l'onglet "responsable / prélèvement" de la fiche individuelle. Etat "responsable prélèvement": Pour afficher les responsables "prélèvements" (si il existe et que son RIB/IBAN est renseigné), dans l'état des responsables, cocher la case "Responsable "Prélèvement" si il existe". Si il n'existe pas, c'est le responsable principal qui est affiché. DMI Systèmes Modules optionnels OrcadiaCSv2 4/29

5 Gestion des comptes dans les virements Il sera désormais possible de gérer des comptes dans les virements internes sur une même fiche ou entre plusieurs fiches. Messages d'avertissement à la validation d'un encaissement Des messages de confirmation seront affichés : Si le mode n'est pas renseigné Si le montant est négatif Si le compte n'est pas renseigné. Pour activer ce message il faut cocher dans l'onglet "finance" de la fenêtre "paramètres généraux" (menu Fichier / paramètres généraux") la case à cocher "Avertissement sur l'absence de comptes dans les mouvements ". En cas modification d'un mouvement. Etat des reconstatations L'état des reconstatations affiche toutes les reconstatations par individu depuis le menu "Etat/ général / reconstatation". DMI Systèmes Modules optionnels OrcadiaCSv2 5/29

6 Rempllacerr lles RIIB parr lles IIBAN Code IBAN des responsables Les RIB des responsables et de (des) l'établissement(s) pourront être remplacés par des IBAN. Si l'option est coché, le champ affichée dans l'onglet responsable de la fiche individuel sera le l'iban (le RIB ne sera plus affiché). Lors de l'activation de la propriété "Gérer les IBAN à la place des RIB" vous pouvez transformer les RIB des responsables et des établissements en IBAN. Vous pouvez aussi le faire plus tard par le menu "utilitaire / RIB vers IBAN". Nota : Le code Pays permettant de transformer les RIB en IBAN est par défaut FR (pour "France"). Vous pouvez le changer si vous êtes dans un autre pays. Si seul quelques individus ont un code pays différents, vous devrez renseigner leur IBAN manuellement. Fenêtre : transformer RIB en IBAN Nota : Le code pays par défaut (FR pour France par défaut) est enregistré dans la base de données. DMI Systèmes Modules optionnels OrcadiaCSv2 6/29

7 L'IBAN se saisie manuellement pour les individus dans l'onglet "Responsable" directement dans le champ ou en cliquant sur le bouton "->" Si la valeur que vous renseignez correspond à un RIB valide, il sera automatiquement transformé en IBAN. Le code BIC pourra être renseigné si possible. Nota : Le code BIC ne sera pas entier, seul la partie correspondant au code banque sera renseigné. La partie correspondant au code guichet ne sera pas renseignée. Ainsi pour BNP Paribas le code BIC renseigné sera BNPAFRPPXXX ou XXX correspond à la partie domiciliation non renseignée Pour obtenir le code BIC complet correspondant à un RIB ou un IBAN il faut vous rendre sur un site Internet de conversion IBAN vers BIC. (Exemple : Le site de BNP Paribas : Code IBAN de l'établissement Il faut aussi renseigner le code IBAN de l'établissement à la place du code RIB. Code IBAN des mouvements (virements, remboursements, bourses) Les nouveaux mouvements stockerons la veleur de l'iban. Pour les anciens mouvements de type prélèvement, remboursement,.. ou le RIB avait été enregistré, il est possible de transformer les RIB en IBAN à partir d'une date donnée. Voir "Fenêtre : transformer RIB en IBAN" ci au dessus. Arrchiivage des passages supprriimés Si l'option est activé, les passages seront archivés. Ils pourront être édités à partir d'un état : menu Etat/Passages/Restauration/Passages Supprimés ou Etat/Passages/ Passages Supprimés DMI Systèmes Modules optionnels OrcadiaCSv2 7/29

8 Module 2010 Acttiivattiion des opttiions du modulle L'activation des différentes options se fait depuis la fenêtre de configuration du module Ouvrir cette fenêtre depuis menu Fichier / paramètres généraux, onglet "Application" et cliquer sur le bouton "Module optionnel 2010" Activer ou désactiver les différentes options DMI Systèmes Modules optionnels OrcadiaCSv2 8/29

9 Des options complémentaires sont accessibles en cliquant sur le bouron "Options complémentaires" Courrrriierr au fforrmatt "Miicrrosofftt Worrd" Les courriers pourront êtres créés à partir d'un fichier au format Word permettant ainsi une meilleure mise en page, l'insertion de logo, photos... Veuillez consulter l'aide sur les "Courriers" Exporrttattiion des éttatts au fforrmatt "Miicrrosofftt Excell" Les états générés par l'application peuvent être sauvegardés au format CSV, permettant ainsi le traitement des données à l'aide de Microsoft Excel (réalisation de statistiques, totaux, tri, etc...) Nota : Certains états ne peuvent être exportés : Liste général bourses Pour exporter un fichier au format CSV, faire un clique droit dans le fenêtre de l'état et cliquer sur "Export CSV ". L'état s'ouvre d'abord en mode "Visualisation", vous pouvez alors ou non l'imprimer, puis le fichier csv est créé. Vous pouvez modifier le nom proposé pour le fichier. Ouvrir un fichier csv avec Microsoft Excel Lancer Excel. Dans le menu, cliquer sur "fichier / ouvrir" et choisir "Fichier texte (*.prn; *.txt; *.csv)" dans le champ "Type de fichiers" DMI Systèmes Modules optionnels OrcadiaCSv2 9/29

10 Le fichier s'ouvre, chaque champ correspond à une colonne. Vous pouvez alors laisser le fichier au format csv ou l'enregistrer au format Excel (*.xls) Enregistrer alors le fichier au format Excell (fichier *.xls) : Dans le menu, Cliquer sur "Fichier / Enregistrer sous.." Dans "Type de fichier", selectionner "Classeur Microsoft Excel (*.xls)" Exporrttattiion des absences à lla rresttaurrattiion verrs "Prronotte" Les absences à la restauration peuvent être exportées pour être exploitées par le logiciel de gestion des absences "Pronote". L'exportation se fait en deux étapes : 1 - Exporter les identifiants PRONOTE des élèves de la base Pronote vers OrcadiaCSv2 (une fois par an ou plus) 2 - Exporter les absences à la restauration de OrcadiaCSv2 vers Pronote 1 - Exporter les élèves de la base Pronote vers OrcadiaCSv2 1.1 Créer le fichier Elève avec PRONOTE Dans pronote, cliquer sur le Menu "Fichier / COBA / ARC-EN-SELF... / Exporter les données de la base". Choisissez le répertoire de destination des fichiers exportés et cliquer sur Exporter. DMI Systèmes Modules optionnels OrcadiaCSv2 10/29

11 (Nota : Si le programme OrcadiaCSv2 se trouve sur le même PC que le programme Pronote, enregistrer le fichier sur le disque dur (à un endroit que vous choisissez), sinon enregistrer le fichier sur une clé USB, une disquette ou sur le réseau. Vous pouvez fermer le programme Pronote. L'exportation produit plusieurs fichiers. Le fichier à importer dans OrcadiaCSv2 est le fichier "EXP_ELE.txt" DMI Systèmes Modules optionnels OrcadiaCSv2 11/29

12 1.2 Importer le fichier Elève PRONOTE depuis OrcadiaCSv2 Ouvrir OrcadiaCSv2 Cliquer sur le menu "Fichier / Importation / PRONOTE" et selectionner l'onglet "Importations... depuis Pronote" Sélectionner le fichier pronote "EXP_ELE.TXT" à importer, là ou vous l'avez enregistré. Si vous cochez "Remplacer les associations existantes", les importations précédentes seront mises à jour avec cette importation. Cliquer sur le bouton "Importer" A la fin de l'importation, une fenêtre d'information affiche la liste des individus importés, puis une fenêtre affiche la liste des individus non importés. Imprimer éventuellement cette liste. Les causes de la non importation peuvent être : "Aucun individu ne correspond au nom et prénom" : vérifier que les noms et prénoms sont identiques. Seul le 1ier prénom est pris en compte. Les majuscules et les accents ne sont pas pris en compte. Ainsi "Andrée" est identique à "ANDREE" "Plusieurs individus correspondent au nom et prénom" : Vérifier que la division de l'individu renseignée dans OrcadiaCSv2 est la même que celle renseignée dans Pronote. DMI Systèmes Modules optionnels OrcadiaCSv2 12/29

13 2 - Exporter les absences vers Pronote 2.1 Exporter les absences depuis OrcadiaCSv2 Cliquer sur le menu "Fichier / Importation / PRONOTE" et sélectionner l'onglet "Exportation des absences vers Pronote" Renseigner "la date des absences à exporter" (c'est par défaut la date du jour). Cliquer sur le bouton "Exporter" Nota : une absence n'est exportée qu'une seule fois (elle ne le sera pas si vous reexporter les absences avec les mêmes paramètres) Configuration : A la première utilisation, il est neccessaire de renseigner les paramètres de configuration : Pour exporter les absences du midi, renseigner la "Prestation du midi". Pour exporter aussi les absences du soir, renseigner la "Prestation du Soir" Renseigner le nom du fichier Pronote à exporter (C'est par défaut le fichier "C:\OrcadiaCSv2\client\Pronote\AES_MVT.dbf"). 2.1 Importer les absences depuis Pronote Ouvrir le programme PRONOTE. Cliquer sur le menu "Fichier / COBA / ARC-EN-SELF- /...". Cliquer sur "Importer les données depuis..." 3 Etat des absences dans OrcadiaCSv2 Les listes d'absences dans OrcadiaCSv2 peuvent être éditées en cliquant sur le bouton : ou depuis le menu"etats / Passages / Restauration / Absences". Pour n'afficher que les individus référencés dans pronote, cocher la case à cocher : DMI Systèmes Modules optionnels OrcadiaCSv2 13/29

14 Auttrres Opttiions :: acttiivattiion des auttrres opttiions L'activation ou la désactivation des autres options (décrites ci après) se fait depuis la fenêtre de configuration du module Ouvrir cette fenêtre depuis menu Fichier / paramètres généraux, onglet "Application" et cliquer sur "Module optionnel 2010". Dans cette fenêtre, cliquer sur le bouton "Options complémentaires" ou activer "Autres options du module 2010" pour ouvrir le fenêtre "Options du module 2010" Cocher/décocher les options que vous souhaitez activer ou désactiver. Voir ci en dessous pour la description des différentes options. DMI Systèmes Modules optionnels OrcadiaCSv2 14/29

15 Opttiions concerrnantt ll''iintterrfface grraphiique,, ll''affffiichage Sur la fiche individuelle, la division et le régime pourront être affichés à côté du nom et du prénom Sur la fiche individuelle, un signal (barre rouge) apparait au dessus du bouton "Reconstatation" si l'individu est reconstaté. Dans la fenêtre des reconstations, les régimes des trimestres précédents sont affichés (que l'individu ait été reconstaté ou non. A la clôture trimestrielle le régime courant est enregistré dans la table des reconstations si l'individu n'a pas été reconstaté) DMI Systèmes Modules optionnels OrcadiaCSv2 15/29

16 Sur la fiche individuelle, la division de l'année précédente sera affichée dans l'onglet "information". Cette information est automatiquement renseignée lors de la clôture annuelle. Affichage d'informations complémentaires dans l'historique des mouvements de la fiche individuelle : Motif pour les remises d'ordre et les remboursements, mode d'encaissement pour les autres mouvements, tiré. Nota : Un Double Clique ouvre la fenêtre "Encaissement" Opttiions concerrnantt lles aspectts ffiinanciierrs Encaissement des produits annexes : lors de la suppression de l'encaissement d'un produit, le produit associé pourra être aussi supprimé. Prélèvement automatique : le compte sera automatiquement renseigné si un compte correspond à la ventilation concernée (statut, service, trimestre). Recherche d'un encaissement à partir du "Tiré" et par "Date" DMI Systèmes Modules optionnels OrcadiaCSv2 16/29

17 Remboursement individuel et collectif : possibilité d'ajouter une information qui apparaîtra dans le libellé du virement sur le fichier de paiement. Pour cela, renseigner le champ "Motif" Opttiions concerrnantt lles éttatts Tous les états : la date et l'heure ont été ajoutés en bas de chaque page. Etats des soldes : éditer les soldes de la restauration ticket correspondant à une date donnée. Pour éditer les soldes à une date donnée, dans l'état des soldes (menu Etat/général/soldes" ou "soldes débiteurs" ou "soldes créditeurs") cocher la case et sélectionner une date. Le solde est calculé, à partir du solde courant, en enlevant le montant des encaissements et en ajoutant le montant des passages faits après de cette date. DMI Systèmes Modules optionnels OrcadiaCSv2 17/29

18 Opttiions concerrnantt lles bourrses Prime d'internat : nombre de jour modifiable Possibilité de réduction de la prime d'internat en indiquant un nombre de jours. Exemple ci en dessous : "prime internat individu" = "prime Internat régime" * 20 / 90 Rappel des bourses Au 2ieme et 3ieme trimestre, il est possible de faire un rappel automatique des bourses affectées aux trimestres précédents. Si un rappel a été fait au T2, il n'est pas possible d'en refaire un au T3. Pour activer la fonction de Rappel des bourses dans OrcadiaCSv2, il faut cocher "Permettre le rappel des primes d'entrées,... " dans la fenêtre des "Options du module 2010" Les bourses de type "remises de principe", "réduction de bourses", "quotients de bourses" ne sont pas traitées. Elles devront être calculées manuellement et ajoutées en créant une "Autre bourse" (Exemple : "Rappel remise de principe T1") Dans les états et les courriers les rappels de bourses sont ajoutés aux type de bourses correspondants. Pour activer le rappel, cocher la case "Rappel des bourses activés" -> les bourses s'ajoutent sous la forme "Bourse... T1", "Bourse... T2" DMI Systèmes Modules optionnels OrcadiaCSv2 18/29

19 Pour désactiver une bourse rappelée, passer la fiche individuelle en mode "Modification", sélectionner la ligne, et cliquer sur la case à cocher de la colonne "Actif" A la clôture trimestrielle, le rappel est automatiquement désactivé, mais il n'est plus possible de faire un rappel de bourse au T3 si il a déjà été fait au T2. A la clôture annuelle le rappel de bourses est automatiquement désactivé. DMI Systèmes Modules optionnels OrcadiaCSv2 19/29

20 Module 2009 Acttiivattiion//désacttiivattiion des ffoncttiionnalliittés A l'installation du module, toutes les fonctionnalités ne sont pas activées. D'autre part, la visualisation des données par Internet nécessite cependant une installation et une configuration spécifique (voir: Installation de l'application WEB). Pour activer ou désactiver les fonctionnalités : Ouvrez la fenêtre des paramètres généraux, onglet "paramétrage application" et cliquez sur le bouton "Module complémentaire nov 09" La fenêtre "Module OCSv2" vous permet d'activer ou de désactiver les fonctionnalités. DMI Systèmes Modules optionnels OrcadiaCSv2 20/29

21 sélectionner la ligne que vous souhaitez activer / désactiver et cliquer sur "(dés)activé le module..." Callendrriierr des accès Pour un individu, les autorisations d accès peuvent être définis suivant un calendrier, par semaine, ou/et pour chaque jour. Ces autorisations viennent en complément de la définition des accès de l'individu. Il s'agit donc en fait de définir des restrictions d'accès par rapport aux accès existants. Ce calendrier permet notamment de définir des semaines de passages autorisés (exemple : une semaine sur deux dans le cas d un enfant en garde alternée chez ses parents). Le calendrier des accès est défini au niveau de la fiche individuel, dans l'onglet "Calendrier". DMI Systèmes Modules optionnels OrcadiaCSv2 21/29

22 Par défaut le calendrier de l'individu n'est pas renseigné. Toutes les jours sont grisés. Un accès non défini pour un jour, correspond en fait à "Accès autorisé". Pour définir des accès, mettez la fiche en mode "modification" (Bouton "modifier"). Pour définir un accès pour un jour, cliquer dans la case du jour -> la case passe du rouge au vert ou inversement. D'autres opérations sont accessibles par un clique droit sur la souris Pour copier les accès d'une semaine vers d'autres semaines, sélectionnez la case du numéro de la semaine et faites un clique droit avec la souris Pour définir un accès pour "tous les mardi", sélectionner le titre de la ligne "mardi" et faites un clique droit. Des opérations sur le calendrier. Pour annuler les modifications en cours du calendrier, cliquer sur le bouton "Annuler" DMI Systèmes Modules optionnels OrcadiaCSv2 22/29

23 Actions réalisables par un clique droit de la souris sur le calendrier des accès Copier un calendrier d'un individu vers d'autres individus Sur le calendrier de l'individu, cliquer droit sur "Calendrier : Copier" Sur le calendrier d'un autre individu en mode "modification", cliquer droit et "Calendrier : Coller". Vous pouvez coller le calendrier sur plusieurs individus. Copie des accès des calendriers à la clôture annuelle Les calendriers d'accès sont définis pour une année scolaire. A la clôture annuelle vous pouvez copier les accès du calendrier pour l'année suivante. Pour cela laisser coché "Recopier les calendriers d'accès des individus " dans la fenêtre de clôture annuelle. La copie se fait en tenant compte des numéros de semaine. Le premier Lundi de la semaine 34 de l'année courante est copié vers le premier lundi de la semaine 34 de l'année scolaire suivante, et ainsi de suite pour les autres jours. Contrôle des accès Au passage d'un badge sur une badgeuse, si l'individu n'a pas accès ce jour, le message affiché est : calendrier:pas acces DMI Systèmes Modules optionnels OrcadiaCSv2 23/29

24 Prréllèvementts auttomattiique au fforrffaiitt Pour un élève au forfait, la somme du prélèvement automatique correspondait soit à un montant fixe, soit au solde restant du. Pour faire l'objet d'un prélèvement, cocher "Prélèvement" sur la fiche de l'individu et définir si c'est un prélèvement de montant fixe ou proportionnel au solde. Si c'est un prélèvement de montant fixe, le montant est défini dans le régime de l'individu (exemple : il est ici de 20 euros). Lors d'un prélèvement proportionnel au solde, il est maintenant possible d'étaler le prélèvement sur trois échéances. Dans la fenêtre des prélèvements automatiques (menu Finances / prélèvement automatique), sélectionner l'échéance au niveau de la flèche verte. DMI Systèmes Modules optionnels OrcadiaCSv2 24/29

25 Gesttiion ffiinanciièrre avec un seull serrviice La gestion financière pourra être commune pour les services restauration, cafétéria, photocopieur. Les encaissements alimentent le "payé" du porte monnaie commun. Le porte monnaie commun gère les valeurs : payé, solde, solde antérieur, bourses déduites, aides déduites. Les autres portes monnaies gèrent les valeurs particulières à chaque service : Montant forfait et remise d ordre pour le forfait, «consommé» pour les autres services. Le service "Produits annexes" est géré individuellement. Le service unique est géré à partir du porte monnaie ticket. Lors du passage à la gestion avec un porte monnaie unique, les valeurs "payé, solde antérieur,.." existantes des autres portes monnaies ne sont pas modifiées. Duplliiquerr un encaiissementt Lors de la saisie des encaissements, notamment pour les produits annexes (voyages, achat badge..), il est fréquent qu un grand nombre d encaissements soient du même montant et aient la ou les mêmes ventilations sur la fiche. En cliquant sur le bouton "Ajouter identique" un nouvel encaissement est ajouté avec les mêmes propriétés que le dernier encaissement validé : montant, ventilations, comptes, DMI Systèmes Modules optionnels OrcadiaCSv2 25/29

26 Courrrriierrs :: Déttaiills des rremiises d''orrdrre Le détail des remises d ordre pourra être affiché sur les courriers. Jusqu à présent, seul le montant total de la remise d ordre pouvait apparaître sur les avis aux familles. Dorénavant, l utilisateur aura la possibilité de lister les différentes remises d ordre avec la date, le montant et le motif de chacune des remises d ordre sur l avis aux familles. Extrait d'un état "Avis aux familles" Pour faire apparaître le détail des remises d'ordre dans un courrier, sélectionner "détail remise d'ordre" dans le cadre de sélection de droite. Viisualliisattiion des données parr IIntterrnett pourr lles ffamiilllles Certaines données de la fiche individuel peuvent être consultées par Internet. Passages et absences à la cantine Mouvements financiers Situation financière Message personnalisé L'accès à chaque fiche est sécurisé par un code d'accès propre. DMI Systèmes Modules optionnels OrcadiaCSv2 26/29

27 Module 2008 IInsttallllattiion du modulle,, acttiivattiion des ffoncttiionnalliittés Lancer le fichier SetUp_ModuleOrcadiaCSv2.exe qui se trouve sur le CD. A la fin du processus d'installation, la fenêtre d'activation des fonctionnalités du module s'affiche. Sélectionner la ligne que vous souhaitez activer et cliquer sur le bouton "Activer le module sélectionné" ou faites un "clique droit souris" et cliquer sur "activer". Pour tout activer, cliquer sur le bouton "Tout activer" Il est préférable de ne pas activer les fonctionnalités du module optionnel dont vous n'avez pas besoin. Une fois installé, si vous souhaitez activer ou désactiver des fonctionnalités, relancez le fichier d'installation ou depuis OrcadiaCSv2, aller dans la fenêtre des paramètres généraux (menu "fichier/paramètres généraux") dans l'onglet "Paramétrage application" et cliquer sur le bouton "Module complémentaire". Descrriipttiion des ffoncttiionnalliittés Etablissement affiché dans l'en-tête des états financiers Depuis le 1 er janvier 2008, chaque établissement possède son propre compte Trésor. Sur les états d ordre financier, l utilisateur aura la possibilité de choisir les coordonnées à faire apparaître dans l en-tête de l édition, sans avoir besoin de modifier l établissement principal défini dans les paramètres généraux. L'établissement à afficher pourra être renseigné depuis une boite de choix située dans l'onglet "Etablissement". Condition : Les établissements "sélectionnables" doivent avoir un "numéro national". DMI Systèmes Modules optionnels OrcadiaCSv2 27/29

28 Archivage des états imprimés imés Cette fonctionnalité permet d'archiver les états que vous imprimez dans une base de données "Etats" (Etat.gdb). Pour chaque type d'état vous pouvez choisir d'activer ou non la propriété "Archiver". Vous accédez ensuite à la liste des états archivés en cliquant sur le bouton ou depuis le menu "Etats archivés". Aides sur les produits annexes Possibilité d affecter des aides sur les produits annexes. Affectation de manière individuelle, de façon globale ou par produit annexe. Ventilation possible de l aide globale ensuite par produit annexe. Edition des états d aides attribuées par service. Plus d'informations -> Régime de l'individu pour le prochain trimestre Il est possible de renseigner un régime pour le trimestre suivant, différent du régime courant. Ce régime sera pris en compte : Lors de la clôture trimestrielle, il remplacera le régime courant. Sur les avis aux familles édités pour le prochain trimestre. Pour le calcul d'une remise d'ordre sur le trimestre suivant. Le "régime suivant" est renseigné dans la fenêtre "reconstatation" de la fiche individuelle Avis aux familles envoyé par mail Possibilité d envoyer les avis aux familles par . Un champ destiné à renseigner le mail du responsable sera présent dans les coordonnées de la fiche individuelle. Les avis seront envoyés avec une demande d accusé de réception. Ils pourront être archivés dans l historique de la fiche avec la possibilité de les imprimer ou de les envoyer à nouveau par e- mail. Plus d'informations -> Règlement par carte bancaire Gestion d un terminal carte bancaire pour les encaissements. Le règlement par carte bancaire pourra être utilisé pour tout type d encaissement : restauration, produits annexes, photocopieurs, Plus d'informations -> Numérotation des "Bordereaux de remise de chèques" Possibilité de gestion d un numéro sur les bordereaux de remises de chèques. L utilisateur pourra faire figurer un numéro sur ces bordereaux. La gestion de ce numéro est automatique avec possibilité de rééditer un ancien bordereau. DMI Systèmes Modules optionnels OrcadiaCSv2 28/29

29 Le numéro renseigné sur l'état est sauvegardé et est incrémenté à chaque nouvelle impression. Pour activer l'affichage du numéro, dans la fenêtre des paramètres généraux, onglets "paramétrage états" / Cocher "Activer le numéro dans les bordereaux de remise de chèques" Restauration de fiches individuelles supprimées A la suppression d'un individu depuis la fenêtre "Fiche individuelle", toutes les informations associées (fiche individuelle, responsable, passages, mouvements, bourses,...) sont sauvegardées dans des tables spécifiques (sup_individu, sup_passage, sup_...). Vous pouvez restaurer un individu supprimé à partir du menu "Utilitaire/Restaurer un individu supprimé". Si l'individu est restauré après qu'une clôture trimestrielle ou annuelle ait été faite, l'individu sera restauré puis "clôturé". Lors de la suppression d'une division ou d'un régime, les individus associés peuvent aussi être sauvegardés. Recherche des encaissement par numéro de reçu La fenêtre de recherche des encaissements permet de faire une recherche par numéro de reçu Importation Sconet Mise à jour de l importation Sconet et gestion des nouvelles rubriques mises à la disposition de l utilisateur dans le module d extraction de l application Sconet. Nouvelles rubriques importés : RIB Part ou taux de bourses nationales. Voir l'aide du Module d'importation Sconet. Affectation automatique des encaissements à un "compte" Les comptes pourront être affectés au service restauration forfait, restauration ticket ou affecté à un produit existant. Lors d'un encaissement le compte est automatiquement renseigné. DMI Systèmes Modules optionnels OrcadiaCSv2 29/29