PROFIL DE L EMPLOI. Direction adjointe des études au Service de soutien à l'apprentissage et au développement pédagogique

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1 PROFIL DE L EMPLOI Titre de l emploi : Catégorie de l'emploi : Numéro du plan d'effectif : Agent de soutien administratif classe I (perfectionnement des enseignants) Soutien administratif 229-ASADM1001 Titre de la direction : Titre du service : Titre du supérieur immédiat: Titre du responsable fonctionnel: Subordonné(s): Direction des études Direction adjointe des études au Service de soutien à l'apprentissage et au développement pédagogique Directeur adjoint des études S/O S/O Clientèle / Relation(s) professionnelle(s): Professionnels Enseignants Université de Sherbrooke Traitement / Rémunération: Convention collective Date de mise à jour: Février 2014 Page 1 de 6

2 NATURE DU TRAVAIL En référence au plan de classification: Relevant du directeur adjoint des études au Service de soutien à l'apprentissage et développement pédagogique, la personne occupant l'emploi d agent de soutien administratif classe I, pour le poste en lien avec l'innovation pédagogique et le développement professionnel des enseignants, accomplit un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat liés au déroulement des activités de son secteur. Spécifique au poste: Notamment, elle voit à la logistique des activités de perfectionnement et elle prépare et assemble les documents d information. Elle accueille et soutien les personnes ressource, procède à l inscription des enseignants et tient à jour les dossiers. Elle prépare les dossiers du comité auquel elle participe. Elle accueille les personnes, répond à diverses informations et achemine la correspondance. Elle s occupe de la logistique des réunions et elle rédige les comptes rendus, les procès-verbaux, ou autres. Elle tient à jour les budgets et procède aux demandes de remboursement. Elle veille à acheminer les questionnaires pour l évaluation de l enseignement, à transmettre et recueillir diverses informations et à compiler les données. Elle assiste et soutien la direction adjointe des études dans l ensemble des activités de secrétariat et administratives et elle participe à plusieurs activités en collaboration avec le personnel du service. Elle peut être appelée à initier au travail les nouvelles personnes. Elle utilise les outils technologiques de l information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser. Date de mise à jour: Février 2014 Page 2 de 6

3 RESPONSABILITÉS ACTIVITÉS 1. Effectuer un ensemble de tâches en lien avec les activités de perfectionnement, notamment Performa. 1.1 Participer à la préparation et assurer la logistique des activités; 1.2 Assembler et reproduire des documents d'information et didactiques; 1.3 Accueillir et soutenir les personnes ressources; 1.4 Procéder à l'inscription des étudiants (enseignants); 1.5 Concevoir et tenir à jour les dossiers des étudiants (enseignants); 1.6 Échanger des données et de l'information avec l établissement universitaire concerné. 2. Préparer les dossiers du Comité de perfectionnement du personnel enseignant. 2.1 Accueillir les personnes; 2.2 Recevoir toute correspondance et l'acheminer aux bonnes personnes; 2.3 Répondre à diverses informations auprès des enseignants; 2.4 Voir à la logistique des réunions (réservation de salles, convocation, préparation et envoi de documents, etc.); 2.5 Assister aux réunions et noter les échanges; 2.6 Dresser les procès-verbaux, les comptes rendus, les rapports ou autres, et les faire parvenir aux personnes concernées; 2.7 Tenir à jour les budgets; 2.8 Procéder aux demandes de remboursement et vérifier les pièces justificatives; 2.9 Voir à la gestion de la base de données. 3. Assister et soutenir la direction adjointe des études à l'égard de l'ensemble des activités de secrétariat et administratives. 3.1 Voir : aux appels téléphoniques (prendre les messages téléphoniques ou autres, communiquer les informations relevant de sa compétence et acheminer les appels et/ou les messages); au courrier (dépouiller et distribuer le courrier (incluant le courrier électronique) et répondre à certaines demandes); à l'agenda et aux échéanciers. 3.2 Organiser l ensemble des activités relatives aux rencontres internes/externes et des déplacements (convocation, préparation et envoi de documents, réservation de salles et d équipements pertinents et autres selon les besoins); 3.3 Compiler et mettre à jour des données variées ainsi que produire et faire la mise en page de rapports statistiques et autres, incluant textes, tableaux et graphiques, notamment pour l abonnement à la revue Pédagogie collégiale; 3.4 Voir à la logistique des réunions (réservation de salles, convocation, envoi de documents, etc.); 3.5 Assister aux réunions, noter les échanges et dresser les procès-verbaux, les comptes rendus, les rapports ou autres; 3.6 Assurer le suivi des réunions et faire parvenir aux personnes concernées le procèsverbal et les autres documents pertinents. Date de mise à jour: Février 2014 Page 3 de 6

4 4. Accomplir diverses activités en collaboration avec le personnel du service. 4.1 Participer à la préparation et la réalisation des dossiers (préparer, rédiger à partir de brouillons, de textes, d indications ou d idées maîtresse et voir à la mise en page de toute correspondance, documentation, présentation, formulaire ou autres et en assurer la révision (orthographe et syntaxe)); 4.2 Organiser l ensemble des activités relatives aux rencontres internes/externes et des déplacements (convocation, préparation et envoi de documents, réservation de salles et d équipements pertinents et autres selon les besoins); 4.3 Compiler des données variées, les valider, les mettre à jour et produire les rapports statistiques et autres, les transcrire en utilisant les logiciels appropriés et mettre en page les rapports incluant textes, tableaux et graphiques; 4.4 Assister et collaborer aux dossiers urgents ou en situation de débordement. 5. Participer à l'évaluation de l'enseignement. 5.1 Transmettre des informations via le portail, par courriel et au téléphone; 5.2 Acheminer les questionnaires imprimés; 5.3 Émettre un code pour les questionnaires électroniques et recueillir des informations personnelles; 5.4 Compiler les demandes d'évaluation de l'enseignement dans un tableau. 6. Assurer une gestion documentaire efficace. 6.1 Participer à l élaboration et à la mise à jour des procédures, outils de travail relatifs à son poste; 6.2 Procéder et maintenir la classification des dossiers et de la documentation en fonction du système de gestion documentaire, incluant la documentation électronique; 6.3 Voir à l épuration et l archivage des dossiers; 6.4 Identifier, aux fins d'information, divers documents susceptibles d'intéresser le personnel. 7. Toute autre activité connexe sans être limitatif. ESTIMATION DE LA RÉPARTITION DES RESPONSABILITÉS 1. Effectuer un ensemble de tâches en lien avec les activités de 50% perfectionnement, notamment Performa. 2. Préparer les dossiers du Comité de perfectionnement du 20% personnel enseignant. 3. Assister et soutenir la direction adjointe des études à l'égard de 10% l'ensemble des activités de secrétariat et administratives. 4. Accomplir diverses activités en collaboration avec le personnel du 5% service. 5. Participer à l évaluation de l enseignement. 5% 6. Assurer une gestion documentaire efficace. 5% 7. Toute autre activité connexe sans être limitatif. 5% Date de mise à jour: Février 2014 Page 4 de 6

5 CRITÈRES D'ADMISSIBILITÉ Qualifications requises Scolarité/Expérience: Diplôme d'études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente; Expérience pertinente d'au moins un (1) an. Autres conditions exigées: Niveau avancé de la langue française orale et écrite; Connaissance d'un environnement informatique et d'outils en bureautique: Microsoft Office: Word niveau avancé; Excel niveau intermédiaire. Qualifications souhaitées Connaissance d'un environnement informatique et d'outils en bureautique: Microsoft Office: Outlook (agenda et courrier électronique); Logiciel de statistique File Maker. Connaissances pratiques relatives au secteur d'activités; Orientation service à la clientèle; Autonomie, initiative, sens de la planification, de l organisation, de l établissement des priorités et des responsabilités; Esprit d'équipe et excellentes habiletés de relations interpersonnelles. Date de mise à jour: Février 2014 Page 5 de 6

6 INFORMATIONS ADDITIONNELLES Particularité du poste / Environnement de travail: Environnement de travail de bureau. Dans le cadre du programme de santé et sécurité au travail, nous avons besoin de connaître certaines informations en lien avec l'emploi à savoir: L'emploi nécessite-t-il une certification (ex: SIMDUT ou autres)? NON OUI L'emploi nécessite-t-il un permis particulier (ex: permis de conduire, permis d'exercice ou autres)? NON OUI L'emploi comporte-t-il un ou des facteurs de risque inhérent(s) à la tâche de par la nature des activités exécutées (ne visent pas les aspects entre autres, liés aux situations personnelles, aux caractéristiques individuelles, aux pratiques organisationnelles et de gestion, aux relations interpersonnelles): Types de risque: OUI NON Risque associé à (s'il y a lieu): Physiques: Risques associés soit au bruit, vibrations, éclairage, contraintes thermiques (chaud ou froid) de façon excessive pouvant occasionner surdité, engourdissement, nausée, autres. Radioexposition: Risques associés à l'exposition même occasionnelle avec des substances nucléaires, d'appareils à rayonnement ou de sites d'entreposage (D-15). Ergonomiques: Risques associés à une posture contraignante, l'utilisation d'une force excessive, la répétition de mouvements, autres, pouvant occasionner des lésions musculosquelettiques. Mécaniques: Risques associés aux mouvements mécaniques ou pièces mobiles d'une machine pouvant occasionner coupure, écrasement, amputation, autres. Électriques: Risques associés à l'exposition à un agent électrique pouvant occasionner brûlure, électrocution, autres. Chimiques: Risques associés à l'exposition à un agent chimique tel qu'un gaz, une vapeur, un liquide, un brouillard de fines gouttelettes liquides vaporisées ou pulvérisées, une fumée provenant de fusion ou de combustion pouvant occasionner irritation, allergie, asphyxie, autres. Biologiques: Risques d'exposition à un agent biologique tel qu'un virus, une bactérie, un champignon ou autres, pouvant occasionner une infection, une réaction allergique, une infestation parasitaire, autres. Date de mise à jour: Février 2014 Page 6 de 6