Support de Formation. Déploiement - Projets. Sommaire. Module... : Facturation 1. PRÉ REQUIS ET RAPPEL OUVERTURE D UNE CAISSE :...

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1 Support de Formation Module... : Facturation Sommaire 1. PRÉ REQUIS ET RAPPEL OUVERTURE D UNE CAISSE : OUVERTURE DE L ÉCRAN TACTILE FACTURATION Accès à la facturation FACTURATION Identification Ouverture de Table Saisie d articles Gestion des «Réclames» Impression et Paiement Impression de base Impression de Note sans détail Le partage de note Le règlement direct Le règlement Pension Le transfert Global Le transfert détaillé Process RMS - Facturation Page 1 / 52 Dernière mise à jour le : 02/08/2011

2 5. LA CONSULTATION DE TICKETS OU FACTURES : CONTRÔLE DE LA CAISSE MAIN COURANTE LA MODIFICATION DES RÈGLEMENTS : LES CLÔTURES Clôture de service Clôture de journée Process RMS - Facturation Page 2 / 52 Dernière mise à jour le : 02/08/2011

3 1. Pré requis et Rappel Petits Rappels : La validation s effectue en cliquant sur Le V Vert : rouge» : L annulation d une saisie ou la sortie s effectue en cliquant sur la «croix Toutes les créations s effectuent en cliquant sur Toutes les suppressions s effectuent en cliquant sur le bouton Chaque aperçu de listes peut-être personnaliser pour cela il suffira d utiliser le bouton et de modifier les colonnes d affichage, utiliser le bouton ou de rajouter un élément dans liste d une tablette: La double validation L application des différents filtres ou critères s effectue avec le V Bleu ou F9 Création d une fiche Technique, Menu, Arrangement Duplication d un Article «Marchandise, Prestation, Fiche Technique» Renseignement de commentaires ou Modifiant Imprimer Ouvrir la sélection de la liste

4 2. Ouverture d une Caisse : Module encaissement menu journée Ouverture Appuyer sur le bouton ouverture

5 Choisir la caisse à ouvrir Appuyer sur le serveur correspondant dans la liste

6 Sélectionner la période de service Appuyer sur le bouton suivant Affichage de l écran de confirmation Appuyer sur le bouton Fin

7 3. Ouverture de l écran tactile facturation 3.1. Accès à la facturation Appuyer sur le bouton Front office restaurant

8 Sélectionner la caisse Si le poste est assigné à une seule caisse, le choix ne sera pas proposé

9 4. Facturation 4.1. Identification Choisir le point de vente et s identifier dans les cas ou il y a plusieurs

10 Le serveur s identifie grâce à son code Valider le code avec le bouton = NB : Si le code est tapé sur un clavier matériel, il est validé automatiquement.

11 4.2. Ouverture de Table Choisir la table à ouvrir Choisir par l icône ou son numéro Choisir le nombre de couvert Par l icône ou le taper sur le clavier tactile le Nbre et

12 4.3. Saisie d articles Affichage de l écran de facturation Sélectionner une rubrique

13 Sélectionner les articles puis valider pour enregistrer Saisir la quantité si on veut plusieurs articles «A suivre» n est utile que dans le cas d impressions en cuisine et permet de gérer les réclames de suites. «Retour au pavé» permet de revenir sur l écran de départ où se trouvent toutes les rubriques «Suppression de ligne» permet d effacer la dernière ligne si l on se trouve en bas de la saisie ou d effacer la ligne sur laquelle on se trouve. La suppression d articles déjà envoyés est soumise à autorisation et justification

14 4.4. Gestion des «Réclames» Sélectionner la note ouverte et réclamer les suites Les notes ouvertes apparaissent en couleur

15 Les couleurs sont différentes selon le statut des notes La note est ouverte Rien n a été validé sur la note depuis plus de 15 min La note a été validée au moins une fois La note est non réclamée (disponible avec les impressions cuisine)

16 Affichage de la note, on appuie sur «RECLAME» La première ligne «A SUIVRE» se transforme en «RECLAME 1» avec l heure de «réclame». Le bon de «réclame» s imprime en cuisine avec un récapitulatif des plats Si on sélectionne une nouvelle fois «RECLAME» la deuxième ligne «A SUIVRE» se transformera en «RECLAME2» etc

17 4.5. Impression et Paiement Impression de base Demander l impression de la Note Dans le cas où des plats n auraient pas été réclamés le système averti. Oui Imprime la note Non N imprime pas la note et permet d agir sur la facturation

18 Les notes imprimées apparaissent en vert Impression de Note sans détail Sélectionner une facture dans la liste des tables ouvertes

19 Sélectionner «Repas Complet» ou«note Sans Détail» Une Fenêtre s ouvre renseigner le nombre de note désirée grâce au clavier numérique Le système divise automatiquement le montant et le nombre de couverts de manière équitable sur le nombre de note demandé, il se peut qu il y ait des écarts entre les notes si la division ne tombe pas juste.

20 Les montants et nombre de couvert peuvent être modifiés selon les demandes des clients Le système ajuste automatiquement pour couvrir le montant total, puis valider.

21 Le partage de note Cette fonctionnalité permet de faire des notes séparées depuis une seule facture quand les clients veulent payer chacun leur part Choisir la note à partager parmi les tables ouvertes Choisir la fonction «Partage de note»

22 L écran de partage de note s affiche Facture de base Note partagée Pour passer un article ou menu dans la note partagée il faut le sélectionner et appuyer sur la première flèche simple allant vers droite

23 Pour transférer tous les articles d une ligne dans la note partagée, il faut sélectionner la ligne et appuyer sur deuxième flèche simple allant vers la droite Tous les articles de la ligne sont ainsi transférés

24 Pour partager un article sur plusieurs notes, il faut le sélectionner dans la note de base puis choisir le dénominateur avec les boutons + ou puis appuyer sur la première flèche simple pour transférer une part de l article. L article est en partie transféré sur la note partagée Le reste est toujours sur la note de base.

25 Créer une deuxième note partagée en cliquant sur la flèche noire dirigée vers la droite Une deuxième note partagé vie est créée Transférer les articles vers cette nouvelle note

26 Créer une troisième note en cliquant la flèche noire de droite Transférer tout ce qui reste en sélectionnant la double flèche rouge pointant vers la droite La facture de base est désormais vide Valider puis valider de nouveau pour sortir de la note

27 Retourner dans le partage de note On retrouve les notes partagées Imprimer la note partagée à l écran ou toutes les notes partagées pour cette facture

28 Les notes partagées Faire régler chaque note en cliquant sur l icône Le montant à régler par défaut est bien celui de la note partagée

29 Choisir un mode de règlement et valider Au rappel de la note le montant réglé et le reste à payer s affiche

30 Retourner dans partage de note pour solder les autres notes partagées de la même manière. On peut voir le solde de chaque note partagée.

31 Le règlement direct Dans le cas d un règlement unique sélectionner le mode de règlement puis valider Dans le cas de règlement multiple sélectionner un des modes de règlement puis modifier le montant

32 Sélectionner ensuite le deuxième moyen de règlement puis valider ou sur Ticket pour imprimer la facture soldée Le système prend automatiquement le solde restant à payer.

33 Le règlement Pension Pour transférer des prestations qui ont été pré-facturées type pension ou forfait séminaire, sélectionner le mode de règlement Pension La liste des prestations en attente ainsi que la chambre à laquelle elles correspondent apparaît Choisir la prestation adéquate, la prestation doit avoir le même taux de TVA que les articles facturés

34 Exemple : s il n y pas de boisson alcoolisée sur la facture vous ne pourrez pas consommer la prestation Bar Alcool et vous obtiendrez le message Choisir la prestation puis valider

35 Le système solde une partie de la note avec le montant de la prestation qui a été pré-facturée. Le solde de la note doit être réglé avec un autre mode de paiement ou peut être transféré sur la chambre via le transfert Global.

36 On peut vérifier ensuite dans Gestion Courante Facturation Départ Consultation Pension On voit que la prestation a bien été consommée Le Transfert Global et le transfert détaillé Ces 2 modes de transfert fonctionne de la même manière sur la caisse, mais ce différencie sur la facture du séjour du client Le transfert Global Une fois la facture saisie sélectionner la mode de paiement «Transfert Global #»

37 La liste des chambres ouvertes dans l hôtel s affiche, sélectionner la chambre sur laquelle la note doit être transférée. Les cellules sur fond bleu représente les chambres sur lesquelles ont été pré-facturées des prestations «pension», peut être ne devez vous pas faire un transfert global mais un transfert pension comme vu précédemment pour cette chambre. Tout ce qui est transféré via le transfert global est ajouté sur la note du client alors que les transferts «Pension» sont absorbés par ce qui a déjà été pré-facturé sur al facture du client. Valider en cliquant sur «Oui»

38 Le système vous propose de transférer la totalité de la facture Si «Non» est choisi on aura la possibilité de choisir le montant à transférer et de choisir un autre mode de règlement pour le solde

39 Si «Oui» est choisi le système transfert la note sur la chambre est propose d éditer la note

40 Résultat sur la facture du client On retrouve un ligne pour chaque ventilation de TVA 36,01 (Nourriture à 5,5%) 33,00 (Vin / Boisson à 19,6%)

41 Le transfert détaillé Une fois la facture saisie sélectionner la mode de paiement «Transfert Détaillé #» La liste des chambres ouvertes dans l hôtel s affiche, sélectionner la chambre sur laquelle la note doit être transférée. Les cellules sur fond bleu représente les chambres sur lesquelles ont été pré-facturées des prestations «pension», peut être ne devez vous pas faire un transfert global mais un transfert pension comme vu précédemment pour cette chambre. Tout ce qui est transféré via le transfert détaillé est ajouté sur la note du client alors que les transferts «Pension» sont absorbés par ce qui a déjà été pré-facturé sur al facture du client.

42 Valider en cliquant sur «Oui»

43 Le système vous propose de transférer la totalité de la facture Si «Non» est choisi on aura la possibilité de choisir le montant à transférer et de choisir un autre mode de règlement pour le solde

44 Si «Oui» est choisi le système transfert la note sur la chambre est propose d éditer la note

45 Résultat sur la facture du client Chaque ligne de facturation du restaurant est bien reportée sur la facture hôtel du client.

46 5. La consultation de tickets ou Factures : A n importe quel moment, il est possible de consulter une note et la réimprimer. Module Encaissements, menu vente puis consultation de tickets Note ouverte «non soldée» Double cliquer sur la note à réimprimer

47 6. Contrôle de la Caisse Main Courante Vérification de la main courante CA et des règlements en appuyant sur le bouton correspondant Appuyer sur la L application des différents filtres ou critères s effectue avec le V Bleu ou F9 Puis appuyer sur l icône imprimante et ensuite sur la croix rouge la Main courante des règlements pour afficher Puis appuyer sur l icône imprimante et ensuite sur la croix rouge pour quitter

48 7. La Modification des règlements : Modifications que l on peut faire avant la clôture de journée pour corriger une erreur éventuelle de règlement quand la table a été soldée. Module Encaissement, menu Ventes et modification de règlements Double clic sur la ligne de règlement : modifier le mode de règlement et valider avec le V Vert. Rééditez le journal de caisse pour voir les modifications.

49 8. Les clôtures 8.1. Clôture de service A la fin du service il faut Clôturer le service Module encaissement, menu journée et Clôture de service Choisir la caisse pour laquelle on veut fermer le service

50 Sélectionner le prochain service et cliquer sur Suivant Cliquer sur Fin, il n est pas nécessaire de sélectionner les managers présents sur le service

51 8.2. Clôture de journée A la fin de la journée, il faut faire une clôture de caisse. Module encaissement, menu journée et fermeture Choisir qui ferme la caisse puis suivant. La date est grisée ce qui signifie qu il n y a pas de risques de clôturer une journée différente de celle ouverte. Actions complémentaires : Choisir ce que l on souhaite imprimer puis suivant. NB : Ces impressions ne sont utilisables qu avec une imprimante ticket.

52 Message récapitulatif signalant la journée qui va être fermée puis fin. NB : A tout moment de la clôture il est possible de faire précédent ou d annuler tant que «Fin» n a pas été cliquée.