Gestion multi-stocks

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1 Gestion multi-stocks Dans l architecture initiale du logiciel IDH-STOCK, 11 champs obligatoires sont constitués. Ces champs ne peuvent être supprimés. Ils constituent l ossature de base de la base de données et permettent ainsi à l utilisateur de constituer immédiatement son environnement sans avoir à réfléchir sur la constitution de la structure de base. Les principaux critères liés à ces champs se présentent de la façon suivante 1. Le nom du champ C est le nom que vous attribué au champ. Vous pouvez le modifier, même si le champ fait partie des champs obligatoires. 30 caractères alphanumériques sont réservés pour le libellé. ATTENTION : Le texte que vous attribuez comme nom du champ est celui qui intervient en tête de colonne de tous les tableaux. Il faut donc éviter les textes trop longs, mais aussi éviter les concaténations trop importantes qui risquent d apporter une grande confusion dans la compréhension des données affichées 2. La taille du champ Elle permet de définir le nombre de caractères attribué au champ. Ce paramètre est modifiable, même pour les champs obligatoires. ATTENTION : Après modification de la taille d un champ, IDH-STOCK met à jour l ensemble de la base de données. Un champ de 10 caractères modifié à 8 caractères verra l ensemble des enregistrements de la base de données rectifié suivant la nouvelle structure. 3. Le type de champ La base de données du logiciel IDH-STOCK autorise l intégration de différentes sortes de champs. Il est ainsi possible de doter la base de données de champs : A saisir A choisir Compteur Image Date Calcul

2 Chaque type de champ permet une fonction spécifique Le type de données Les textes des différents champs peuvent être considérés comme ne pouvant contenir que des chiffres, des chiffres et des lettres, la formulation d un prix 4. Les modifications sur les champs obligatoires Les champs obligatoires ne peuvent être supprimés. De la même manière, pour conserver la fonction appliquée à chacun de ces champs, le type de champ et le type de données ne peuvent être modifiés. Seuls, la taille du champ et le nom qui lui est attribué peuvent être changés. Si un champ obligatoire n est pas utilisé, il restera présent dans la base de données et dépourvu d informations. C est le cas des champs sur le prix d achat et le prix de vente lorsque l aspect financier n est pas recherché 5. Ajouter un nouveau champ L utilisateur a très fréquemment besoin d ajouter des informations sur les différents articles qu il souhaite gérer. Il est ainsi amené à inclure des colonnes supplémentaires à ses tableaux. C est notamment le cas lorsque l on veut désigner le positionnement d un article dans l ensemble du magasin ou de l entrepôt. En utilisant le bouton «+» l utilisateur peut créer un champ supplémentaire dans l organisation de sa base de données. Les noms, taille, type de champs et type de données sont à définir afin de doter ce nouveau champ de ses paramètres de fonctionnement. Très fréquemment, le nouveau champ est un espace d information. Comme tel, il n intervient dans la base de données que pour apporter une indication supplémentaire sur l utilisation de l article. Il est parfois nécessaire d apporter à l ensemble du système des informations qui ne sont pas présentes dans le formatage initial. C est le cas de la définition du taux de TVA, du conditionnement du produit ou de son positionnement. Pour chaque champ ajouté, un lien pourra être défini afin de stipuler la fonction de la nouvelle information..

3 6. L association des champs A la création du dossier (Base de données), IDH-STOCK intègre 11 champs obligatoires. Ces champs intéressent : - La référence de l article - Son type et sa catégorie - Sa désignation - Sa quantité - Ses valeurs max et min du stock - Le numéro de client et de fournisseur - Les prix d achat et de vente Tout nouveau champ créé sera considéré comme un champ d indication. Pourtant, il est utile de prévoir des champs qui puissent être utilisés autrement que comme une donnée statique. La fonction d association de champs permet de lier un champ à une application particulière. Un emplacement, une valeur de conditionnement, ou une adresse de messagerie (IDH-STOCK réseau) un taux de TVA peut ainsi être défini pour un champ donné. 7. Le champ STOCK supplémentaire Chaque champ nouvellement créé pouvant être lié à une fonction déterminée, nous avons intégré dans la liste des liens, une nouvelle fonction qui permet de gérer des stocks différents du stock initial. Le but de ce lien est de pouvoir définir les valeurs des stocks présents en des lieux géographiques différents.

4 8. Intégration du champ STOCK supplémentaire Le champ est intégré dans la base de données de la même manière que pour l ajout de tout nouveau champ. Le champ créé, il est automatiquement affecté à aucun lien. C est donc un champ d indication Pour lui conférer son attribut comme champ stock, il faut doter le champ nouvellement créé d une fonction, en l occurrence celle de gestion d un stock. En recherchant dans la liste des associations, la fonction stock, on détermine l action qui sera réalisée par IDHSTOCK à chaque fois qu un mouvement sur un article sera réalisé

5 9. Affichage des stocks en gestion des articles Le tableau s est enrichit des deux colonnes correspondantes à l intégration des deux champs stock magasin et stock entrepôt ATTENTION : Dans l établissement de notre processus, nous considérons le champ STOCK initial (champ obligatoire) comme étant la résultante des champs stock nouvellement créés. Ainsi la valeur du champ stock est égale à la somme des valeurs définies dans le champ stock magasin et du champ stock entrepôt

6 10.Les mouvements des articles en gestion multi-stocks Dans l organisation actuelle d une entrée ou sortie d un article, aucune indication sur la source de prélèvement ou de destination n est requit. Dans la gestion multi-stocks cette information est indispensable afin de maintenir à jour le bon stock. Les fonctions d entrée et de sortie d articles sont modifiées en conséquence 11.Entrées des articles en gestion multi-stocks Une zone de saisie du stock de destination a été ajoutée afin de déterminer quel stock est à mettre à jour. Tant que la zone de destination n aura pas été définie, aucune saisie ne sera possible, évitant ainsi d être confronté à un problème insoluble de mise à jour. Pour ce qui est des fonctionnalités d entrée en stock des articles, le processus est identique à la version ne gérant qu un seul stock.

7 12.Sortie des articles en gestion multi-stocks Le stock où le prélèvement sera organisé doit être connu en gestion multi-stocks. C est la raison pour laquelle, il a été ajouté une zone de saisie du stock à prélever. Cette zone est à renseigner avant toute possibilité de sortie d article. 13.Les mouvements inter-stocks Il est souvent indispensable, d organiser un transfert de matériel d un site à un autre, c est à dire d un stock à un autre. Ce type de transfert n affecte en rien le stock général, qui reste inchangé mais modifie les valeurs de chacun des stocks secondaires. Pour permettre un tel transfert, IDHSTOCK a automatiquement créé dans sa liste des clients le nom du stock secondaire créé. Ainsi, un article sorti du stock entrepôt sera livré au client qui est le stock magasin. Le processus est identique pour un transfert de stock que pour une livraison vers un client final.

8 14.Mise à jour du stock principal Dans l application Multi-stocks, chacun des stocks est mis à jour lors d une entrée ou sortie d articles. Il en va de même pour le stock principal. Le stock principal est la résultante du calcul arithmétique des stocks secondaires. Il est géré de la même façon que les stocks secondaires. Une livraison client final verra le stock source décrémenté du nombre d articles livrés et le stock principal également Une réception de matériel aura pour conséquence l incrémentation du stock de destination et le stock principal également 15.L inventaire en gestion multi-stocks L inventaire peut être réalisé manuellement ou à l aide du terminal portable. En opérant manuellement, la mise à jour est effectuée par l opérateur sur les données visualisées par IDH-STOCK. Pour chaque produit affiché dans la liste des articles, l opérateur peut modifier le contenu de chaque stock dans la feuille de correction ATTENTION En gestion multi-stock, la gestion de l inventaire est faite pour UN SEUL STOCK. Les données affichées et corrigées ne sont appliquées que sur le stock choisi à l ouverture de la fonction

9 Lorsqu IDH-STOCK traite plusieurs stocks, il faut le renseigner sur le stock que l on veut traiter. A l entrée dans la fonction d inventaire, un avertissement affichera la demande de choix du stock à gérer. Celui-ci est sélectionné parmi ceux définis dans une liste déroulante. Toutes les actions relatives à l inventaire des articles de la version standard restent identiques dans la version multi-stocks. NOTEZ QUE : La vue d ensemble des différents stocks et de son total général n est visualisable que dans la «Gestion des articles» aussi bien dans le tableau des articles que dans les statistiques. Le tableau des articles inventoriés ne trace que les données du stock choisi dés l entrée dans la fonction.

10 16.Les mouvements du stock par le terminal portable Les entrées et sorties des articles peuvent se faire directement dans les fonctions adéquates du logiciel IDH-STOCK ou réalisées à partir d un terminal portable. Celui-ci n est pas en communication directe avec IDH-STOCK mais travaille avec une interface intermédiaire IDH-MAG Cette architecture permet de concentrer les actions perpétrées à partir du terminal portable sur un seul logiciel qui ne traite que des entrées, sorties et inventaires de matériels, évitant ainsi aux magasiniers l utilisation du logiciel IDH-STOCK. Dans la version multi-stocks, la philosophie générale reste la même hormis le fait que l opérateur doit signaler au terminal sur quel stock il prélève les articles à livrer à la clientèle ou dans quel stock la réception fournisseur est rangée. Le logiciel IDH-MAG reçoit d IDH-STOCK la composition de la base de données articles. Il sait reconnaître une application sur un seul stock ou une organisation multi-stocks. Le terminal portable de saisie est téléchargé de la base de données des articles. Il sait reconnaître une application sur stock unique et sur stocks multiples. Dans le deuxième cas, le terminal portable demande de sélectionner le stock en activité. Pour éviter les entrées et sorties d articles sur un stock qui n est pas celui en cours de travail, le terminal portable impose la lecture du code à barres disposé en entrée de la salle des stocks et qui détermine le stock. Cette confirmation permet d éviter les erreurs de mouvements sur un stock qui n est pas le bon. Dans le chapitre consacré aux mouvements inter-stock, nous avons vu que le logiciel IDH-STOCK a créé un client pour chaque nouveau stock créé. Dans la fonction de gestion des clients, l impression d étiquettes codes à barres est implémentée afin de permettre d éditer en symbolique code à barres les numéros de client. Lorsqu une sortie de matériel est réalisée, le terminal portable impose la saisie du numéro du client. Il est plus aisé de lire par le lecteur code à barres le numéro du client à partir d une étiquette apposée dans un cahier, que de se rappeler le numéro de tous les clients. Le stock étant considéré comme client, son étiquette pourra être imprimée et disposée en entrée du local d entreposage. La lecture du code à barres en entrée d entrepôt est également exigée lors de la saisie d un inventaire par le terminal portable, afin de permettre à IDH-MAG ordonnateur des informations délivrées par le terminal de transmettre à IDH-STOCK les informations du stock réellement traité

11 17.IDH-STOCK en réseau Le logiciel IDH-STOCK est délivré en version monoposte ou réseau. L application réseau a été développée dans une architecture de base qui est adaptée au fonctionnement des petites entreprises. Aucun «serveur physique» n est exigé pour travailler en mode réseau. Dans l architecture existante d une réunion de PC en réseau, IDH-STOCK s intègre facilement dans le système en déclarant : Le PC considéré comme serveur Le ou les PC considéré comme poste client 18.IDH-STOCK réseau et la gestion multi-stocks Si l architecture standard du mode réseau est adoptée, le poste serveur comme chaque poste client à la main mise sur l ensemble des stocks, à moins que des réservations d utilisation ne soient décrétées à partir du poste serveur, ( Autorisation pour chaque poste client, d accéder aux fonctions de mouvement de stock, gestion des articles, gestion des commandes, gestion des comptes). Une entrée comme une sortie de stock peut être réalisée à partir de n importe quel poste. Ce mode de fonctionnement est couramment utilisé dans une application avec un seul stock, mais risque de poser des problèmes pour une application en stocks multiples. De plus, en fonction de l architecture de l entreprise, la gestion des stocks multiples peut être l amalgame d une gestion des stocks unitaire et multiples L entreprise peut être dotée de deux ou plusieurs entrepôts qui ont chacun la gestion de leur entité. Dans ce cadre, chaque magasin est géré par un logiciel IDH-STOCK qui ne traite que des données qui lui sont propres, à savoir le stock unique de son entrepôt. 19.IDH-CENTER L élément fédérateur de l entreprise à besoin de connaître l étendue du stock de tous ses magasins. Pour permettre une telle organisation, nous proposons IDH-CENTER qui est un concentrateur des gestions réalisées sur les postes du réseau. La finalité de ce logiciel est de permettre la visualisation des stocks en un seul cahier et la gestion entière ou partielle du parc. Toutes les entrées en stock sont réalisées d une façon indépendante par chaque entité. Toutes les sorties de stock sont réalisées d une façon indépendante par chaque entité Les ordres de commandes auprès des fournisseurs peuvent être passés : o Par chaque entité directement o Par le poste central uniquement o Par les deux Les commandes clients seront passées : o Localement, le magasin pouvant ainsi traiter ses clients en direct o Par le poste central uniquement o Par les deux

12 IDH-STOCK traitant du stock 1 IDH-STOCK traitant du stock 2 IDH-CENTER visualisant les deux stocks IDH-CENTER est un logiciel permettant : D établir les autorisations d utilisation des fonctions de gestion des commandes sur chacun des postes IDH-STOCK D envoyer des ordres de livraison aux différents IDH-STOCK du réseau Pour cela, il sait gérer la fonction de gestion des commandes clients et transférer ces commandes aux différents IDH-STOCK qui assureront la sortie du matériel, la livraison au client final et l édition du bon de livraison De passer les commandes d approvisionnement aux différents fournisseurs avec transfert de la commande passée à l IDH-STOCK destinataire afin que celui-ci puisse gérer la réception de marchandises.

13 IDH-CENTER visualise : Les stocks des différents IDH-STOCK en un cahier unique Les statistiques sur les mouvements des articles, sur la clientèle et les fournisseurs correspondant à un site donné

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