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1 Système 3COH Prcédures de clôture de l exercice 3COH. Prcédure de clôture de l exercice. janvier 2012, révisé septembre

2 1. Intrductin La prcédure de clôture est un prcessus délicat qui est réalisé une fis par année. Nrmalement, ce prcessus est exécuté en début de l exercice qui débute, idéalement dans le curant de la première semaine afin de permettre le démarrage du traitement des pératins avec le retard minimum. Il est clair que pur la clôture de l exercice 2011, les établissements vnt malheureusement accuser un certain retard dans le démarrage du traitement des pératins de Ce prcessus est délicat car il est irréversible. Il est dnc indispensable que les dnnées de l exercice qui se termine aient été dûment vérifiées et validées par les services cncernés. 2. Une clôture en plusieurs phases Cmme il est difficile d imaginer que tus les services travaillent effectivement en temps réel, le prcessus de clôture sera exécuté en plusieurs étapes a) Clôture des mdules de base STOCKS, ACHATS, CONSOMMATION, BUDGET FACTURATION TRESORERIE b) Clôture des mdules annexes PAYE ANALYTIQUE TABLEAUX DE BORD c) Clôture des mdules résiduels IMMOBILISATIONS d) Clôture de la COMPTABILITE GENERALE La clôture de l exercice sera cnsidérée cmme terminée avec la prductin des états financiers qui suit l exécutin de l étape d) ci-dessus. Il est raisnnable d imaginer que la ttalité des établissements aura franchi cette étape au plus tard le COH. Prcédure de clôture de l exercice. janvier 2012, révisé septembre

3 3. Clôture des mdules de base 3.1. Validatin de l exercice à clre Avant de réaliser le prcessus technique de clôture prprement dite, il faut que chaque établissement ait validé ses dnnées de l exercice à clôturer : - En matière de stcks (mdule GESTION DES STOCKS) Ajustement des inventaires thériques (vir nte technique : Traitement des inventaires physiques) Prductin des états (pur chaque magasin, famille et sus-famille) État des stcks en quantité et en valeur Liste des articles Jurnaux et distributins cmptables assciées Validatin (cachet et signature du chef de service) des états prduits - En matière d ACHATS Prductin et cntrôle des états relatifs aux dettes Balance furnisseurs Tableau nminatif des dettes Grand livre des furnisseurs Prductin des jurnaux Cmmandes Réceptins (éventuellement par furnisseur) Achats avec distributin cmptable États relatifs aux achats Achat par article et famille d articles Validatin (cachet et signature) par les respnsables des services cncernés - En matière de BUDGET (mdule BUDGET) Prductin des états État budgétaire smmaire et détaillé État des engagements État des liquidatins État des mandatements Validatin par le service cntrôle et finances (u équivalent) - En matière de FACTURATION (mdule FACTURATION REGIE) Prductin des états Jurnal des VENTES AU COMPTOIR État des PRESTATIONS PARSERVICE État des ENCAISSEMENTS Validatin par le service cncerné - En matière de CONSOMMATION (mdule CONSOMMATION) 3COH. Prcédure de clôture de l exercice. janvier 2012, révisé septembre

4 Prductin des états CONSOMMATION PAR SERVICE ET UNITE Cnsmmatin par Famille d articles Validatin par le service furnisseur 3.2. Sauvegarde de la base de dnnées Une fis les résultats prduits et validés, il faut prcéder à la sauvegarde de la base de dnnées prprement dite _3chBD.GDB de la base de dnnées SYSTÈME : 3chSYS.GDB 3 cpies au mins divent être prélevées et renmmées _3chBD_2011 et 3chSYS_2011; la première dit être transmise à ipresences@gmail.cn, a secnde remise au Directeur de l établissement pur archives et la trisième cnservée en lieu sûr, sus la respnsabilité du chef de prjet 3COH Créatin du nuvel exercice Si le nuvel exercice (2012) n existe pas, il faut le créer. Pur cela, Lancer le mdule PARAMETRES Sélectinner EXERCICES et PERIODES 2 grilles snt affichées; celle du haut de la fenêtre présente la liste des exercices : NOTA : Les champs «référentiel» et «nmenclature» ne snt pas utilisés dans la versin actuelle de 3COH. La grille du bas de la fenêtre affiche la liste des pérides (mis) assciée à l exercice sélectinné. 3COH. Prcédure de clôture de l exercice. janvier 2012, révisé septembre

5 Pur créer l exercice 2012, Cliquer sur «Nuvel exercice». Nrmalement vus n aurez rien à saisir, puisque 3COH prpse les valeurs apprpriées (n de l exercice, dates de début et de fin, état «uvert») Une fis l exercice créé, il faut définir les pérides (les mis, dans le système cmptable des hôpitaux). Pur cela, après avir psitinné le curseur sur le nuvel exercice, cliquez sur. Ici aussi, vus n aurez rien à saisir Ajustement des jurnaux Les jurnaux qui sernt affectés par les mdule à clôturer divent être ajustées, Rappelns que chaque jurnal indique le numér de la prchaine transactin qui dit y être enregistrée. Démarrer un nuvel exercice nécessite de réinitialiser ce numér. Pur ce faire, activez PARAMETRES JOURNAUX. a) Psitinnez le curseur sur le premier jurnal de «type» 12 (cmmandes clients) b) Dans le grupe «initialiser n d entrée», fixez la valeur du grupe radi à «type» c) Assurez-vus que la valeur affichée dans le grupe vaut 2012, sinn ajustez là d) Cliquez sur «initialiser» 3COH. Prcédure de clôture de l exercice. janvier 2012, révisé septembre

6 e) Les numérs de tus les jurnaux de type 12 sernt ajustées à JJJC0001 (ù JJJ est le numér du jurnal). C crrespnd à l exercice Recmmencez les étapes a) à e) ci-dessus pur les types 13 (Cmmandes aux furnisseurs), 15 (Réceptins), 16 (Opératins budgétaires), 3 (Encaissements), 4 (Décaissements), 5 (Ventes ), 6 (Achats ) et 7 (Stcks) Clôture des mdules Il faut maintenant prcéder à la clôture des mdules de base, à savir, rappelns-le, STOCKS, ACHATS, CONSOMMATION, BUDGET FACTURATION TRESORERIE. Au préalable, il faut transférer le budget de 2011 vers Pur cela, exécutez BUDGET TRANSFERT DU BUDGET La clôture des mdules se fait en utilisant le mdule COMPTABILITE GENERALE. Activez-le, puis a) Fixez la date au b) Activez l ptin «Clôture des auxiliaires» 3COH. Prcédure de clôture de l exercice. janvier 2012, révisé septembre

7 qui présente les différents mdules auxiliaires. Clôturez successivement «Encaissements», «Décaissements», «Dssiers clients», «Cnsmmatins, facturatin à terme», «Achats, apprvisinnements», «Gestin des stcks» «Cmptabilité budgétaire» «Facturatin au cmptir». Pur clôturer un mdule, il faut déplacer le curseur sur la ligne crrespndant à ce mdule, puis cliquer sur Sauvegarde de la base de dnnées A ce niveau, il serait sage de faire une cpie de sauvegarde de la base de dnnées. Il serait même judicieux de redéfinir les mts des passe des usagers et d en remettre une cpie du Directeur de l établissement. 3COH. Prcédure de clôture de l exercice. janvier 2012, révisé septembre

8 4. Clôture des mdules annexes Rappelns que nus entendns par «mdules annexes» les mdules PAYE, ANALYTIQUE et TABLEAUX DE BORD. Pur clôturer ces mdules, il suffit d activer PARAMETRES Mdules Dispnibilités et de fixer, par MISE A JOUR, la date de ces mdules au : 5. Clôture des mdules résiduels Cmpte tenu de la difficulté qu nt épruvée certains établissements à établir leur fichier des immbilisatins, la clôture des IMMOBILISATIONS peut être différée de quelques semaines. Il est cependant clair que les établissements qui nt finalisé le traitement de leur fichier des immbilisatins devrnt clôturer le mdule IMMOBILISATIONS au plus tôt. Cette clôture peut être réalisée, sit en utilisant la fnctin CLOTURE DES AUXILIAIRES du mdule de COMPTABILITE GENERALE, sit en exécutant l ptin CLOTURE DE L EXERCICE du mdule IMMOBILISATIONS. Pur vus assurer que la clôture de l exercice a bien été effectuée, vus puvez nter que 3COH. Prcédure de clôture de l exercice. janvier 2012, révisé septembre

9 La date de l exercice a pris la valeur du 1/1/xxxx (nuvel exercice) Dans chaque fiche de bien, le champ AMORTISSEMENTS DE L EXERCICE indique la valeur 0 et el champ AMORTISSEMENTS EXERCICES ANTERIEURS a été augmenté de la valeur des amrtissements de l exercice que vus venez de clôturer. 6. Clôture de la cmptabilité générale La clôture de la COMPTABILITE GENERALE intervient après la clôture de tus les auxiliaires et après enregistrement des écritures dites d inventaire Cntrôle préalable Avant de lancer le prcessus de clôture prprement dit, un certain nmbre de cntrôles préalables divent être réalisés a) Paramétrage des cmptes RESULTAT Assurez-vus que les cmptes ù sera enregistré le «résultat» de l exercice nt bien été paramétrés. Pur cela, Activez l ptin PARAMETRES MODULES COMPTABILITE qui affiche une fenêtre semblable à : Si les quatre cmptes en snt pas renseignés (cas de la figure ci-dessus), cliquez sur MISE A JOUR pur affecter une valeur à chacun des quatre cmptes (utilisez le butn lupe pur sélectinner les cmptes apprpriés) : 3COH. Prcédure de clôture de l exercice. janvier 2012, révisé septembre

10 Le paramétrage final devrait dnner les résultats de la fenêtre suivante : Si le résultat de l exercice clôturé est bénéficiaire, le prcessus de clôture de la cmptabilité l affectera au cmpte (Bénéfice de l exercice). Une sera inscrite au débit du cmpte Perte de l exercice. Ce même résultat est reprté sur l exercice suivant dans le cmpte u seln qu il est bénéficiaire u déficitaire. Il est clair que le prcessus de clôture ne purra être enclenché si ces cmptes ne snt pas renseignés. De tute façn, le système vus en avisera au myen d un message d erreur. b) Validatin des écritures Tutes les écritures de tus les jurnaux divent avir été validées, faute de qui le prcessus de clôture ne purra être enclenché. De plus tus les jurnaux auxiliaires divent avir été centralisés. Vus puvez utiliser l ptin Analyse des centralisatins du mdule COMPTABILITE pur effectuer ces cntrôles. 3COH. Prcédure de clôture de l exercice. janvier 2012, révisé septembre

11 c) Analyse de la balance générale Avant d enclencher le prcessus de clôture de l exercice, il faut prcéder à une analyse de la balance générale. Deux pints en particulier divent être examinés : c.1. Slde nrmal des cmptes. Aucun cmpte ne devrait avir un slde «anrmal ; un slde nrmalement débiteur ne devrait pas être créditeur et un slde nrmalement créditeur ne devrait pas être débiteur. A titre d exemple, un cmpte de stck (slde nrmal : débit) ne devrait pas être créditeur (ce qui indique une valeur de stck négative; ce qui n a aucuns sens), un cmpte furnisseurs (40xxx) dit bligatirement être créditeur (il crrespnd nrmalement à une dette). c.2. Cmptes Achats (38xxx) et cmptes de liaisn (58xxx). Les cmptes ACHATS (38xxx) et les cmptes de liaisn (58xxx) divent bligatirement être sldés; autrement dit leur slde, en fin d exercice, dit être nul. Rappelns que le cmpte ACHATS est crédité lrs de la validatin d une réceptin et débité (du même mntant) lrs de l enregistrement de la facture assciée à cette réceptin. Si le cmpte ACHATS indique un mntant créditeur, cela signifie prbablement que des factures n nt pas été enregistrées. Cela peut être nrmal si la facture n est pas parvenue à l établissement avant la fin de l exercice. Dans ce tel cas, il faut repérer tutes les réceptins du dernier exercice qui n nt pas fait l bjet de factures. Pur chacune de ces réceptins il faut enregistrer une OD crédit furnisseur, datée du , avec la distributin cmptable suivante (le mntant est celui de la réceptin): DEBIT CREDIT 38xxx Achats xxx xxx.xx Furnisseurs, factures nn parvenues xxx xxx.xx Il faudra valider puis centraliser ces OD. Le cmpte Achats devrait être sldé. Si tel n est pas le cas, il faudra en faire une analyse pur enregistrer l écriture de crrectin apprpriée. Le cmpte (Achats d immbilisatins), jue le même rôle que les cmptes 38xxx (ACHATS DE STOCKS) : il est crédité lrs de l acquisitin d un bien et débité par l enregistrement de la facture assciée. S il n est pas sldé pur cause de facture nn parvenue en fin d exercice, il faut prcéder, cmme pur les cmptes 38xxx, par l enregistrement d une OD furnisseur crédit. Au début du nuvel exercice (01.01.xxx+1), les écritures pur factures nn parvenues devrnt être cntrepassées : DEBIT CREDIT Furnisseurs, factures nn parvenues xxx xxx.xx 38xxx Achats xxx xxx.xx d) Clôture des pérides Vus ne puvez clôturer l exercice que si vus clôturez au préalable tutes ses pérides en partant de la première (janvier). Pur réaliser cette pératin, il faut utiliser la fnctin Clôture des pérides. 3COH. Prcédure de clôture de l exercice. janvier 2012, révisé septembre

12 6.2. La clôture prprement dite La clôture prprement dite de la COMPTABILITE GENERALE est réalisée au myen de l ptin CLOTURE DE L EXERCICE qui présente la fenêtre suivante : Le système prcède à un certain nmbre de vérificatins a) La date du mdule de COMPTABILITE GENERALE est bien fixée au dernier jur de l exercice b) Le nuvel exercice existe (vir 3.3. ci-dessus) c) Les pérides de cet exercice nt été créées d) Les jurnaux de clôture et de réuverture nt été définis 3COH. Prcédure de clôture de l exercice. janvier 2012, révisé septembre

13 e) Les quatre (4) cmptes résultats (vir 6.1.a) ci-dessus) figurent dans les paramètres; f) Les pérides de l exercice nt été clôturées Si une seule des cnditins ci-dessus n est pas satisfaite, le prcessus de clôture de l exercice est avrté. 3COH. Prcédure de clôture de l exercice. janvier 2012, révisé septembre

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