Manuel d utilisation de DSO-Print

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1 Manuel d utilisation de DSO-Print DSO-Print, Manuel d utilisation V2.1

2 Sommaire 1. Comment utiliser DSO-Print? Choix de l imprimante DSO-Print Options d impression (propriétés): Contrôle de l impression en temps réel Délai d envoi des courriers: Comment suivre vos envois Suivi des dépôts Suivi des NPAI: Suivi des Consommations: Traitement des Recommandés: Comment corriger les courriers en erreur (rouge) Suppression d un courrier (ou d une campagne de courriers): Déblocage d une campagne de courriers (bloquée par un courrier en erreur): Supprimer la page Corriger la page Correction d informations incomplètes: Mise en page des documents avant impression Format du courrier Taille et emplacement de la Zone Adresse Contenu de la Zone Adresse: Police de caractères: Manuel utilisateur DSO-Print V2.1 2

3 L imprimante virtuelle DSO-Print vous permet d externaliser tout ou partie de la gestion des courriers de relance. Ce service permet d éditer des courriers simples, multi pages (permettant d envoyer un courrier de plusieurs pages dans une même enveloppe) et/ou recto verso, des campagnes de courriers, des courriers en noir et blanc ou en couleurs. 1. Comment utiliser DSO-Print? Pour imprimer il faut que votre document soit ouvert sur le poste de travail, puis il suffit de choisir l imprimante DSO-Print dans la liste des imprimantes disponibles (comme c est le cas pour une imprimante réseau spécifique) 1.1. Choix de l imprimante DSO-Print Une fois l imprimante virtuelle DSO-Print installée celle-ci apparaît dans la liste des imprimantes disponibles sur le poste utilisateur. Manuel utilisateur DSO-Print V2.1 3

4 1.2. Options d impression (propriétés): L imprimante virtuelle DSO-Print est capable d éditer une grande variété de pli : Type de pli : - des courriers simples - des courriers multipages - des campagnes de courriers - des courriers en noir et blanc ou en couleurs - des courriers en recto verso Type d affranchissement et d envoi : - Affranchissement économique (ECOPLI) avec un délai de livraisons compris entre 2 et 4 jours - Le tarif Normal (RAPIDE) avec un délai de livraison maximum de 2 jours - Le tarif avec RAR avec deux options de suivi des LIRE d accusés de réception o Retour des LIRE physique à l adresse notifiée sur le Recommandé o Retour des LIRE dématérialisées disponibles en images sur le site de suivi en ligne ( Manuel utilisateur DSO-Print V2.1 4

5 Propriétés : Le pavé Options d impression permet: - d envoyer le document dans une seule enveloppe: pour indiquer à l imprimante que le prochain envoi de x pages doit être mis dans une seule et même enveloppe (max 8 pages) - d envoyer le document en plusieurs enveloppes: pour séparer un document de x pages en x plis (ex: un document de 10 pages contient 5 courriers de 2 pages, en indiquant 2 en nombre de pages par plis, la machine saura répartir les 5 courriers dans 5 enveloppes). Attention: l imprimante garde en mémoire vos derniers paramètres => bien vérifier avant de lancer l impression. Manuel utilisateur DSO-Print V2.1 5

6 1.3. Contrôle de l impression en temps réel Lors de l impression, un indicateur de suivi s affiche en bas à droite de votre écran. Il récapitule les options de l envoi en cours et indique la progression de l impression: NB : Ne pas fermer le document en cours d impression avant la fin de la progression de l indicateur 1.4. Délai d envoi des courriers: Les courriers validés (en vert sur l interface) qui ont été envoyés sur DSO-Print dans la journée sont transmis au site d impression physique à 16H00. Les relances sont déposées en Poste à J+1 (les jours ouvrés uniquement). NB: Toute demande d impression effectuée après 16h sera déposée en Poste à J+2 2. Comment suivre vos envois Vous disposez d un écran de supervision accessible sur Internet sur le site sécurisé : Cette application de supervision vous permet le suivi de toutes les impressions effectuées et de contrôler les envois réalisés. Il est ainsi possible: - de suivre les courriers envoyés sur DSO-Print (onglet Courriers du jour) - de supprimer ou de corriger les relances en erreur (en rouge) - de suivre les retours NPAI (onglet NPAI) - de suivre les envois (onglet Consommations) - de suivre les recommandés (onglet Recommandés). Manuel utilisateur DSO-Print V2.1 6

7 2.1. Suivi des dépôts Dès que vous envoyez un fichier à imprimer (que le fichier soit constitué d une page simple ou de x pages) la plateforme va analyser (couleur orange) chaque relance afin de vérifier que le bloc adresse est bien paramétré et qu il n est pas pollué par une autre information du courrier. En fonction du résultat, la ligne du fichier imprimé apparaît: - en couleur verte une fois l analyse terminée et si le résultat est satisfaisant - en couleur rouge si une erreur est détectée au niveau du bloc adresse. Manuel utilisateur DSO-Print V2.1 7

8 2.2. Suivi des NPAI: Les retours NPAI sont gérés par la Poste via le service ALLIAGE. Les éventuels retours NPAI sont intégrés sur l application DSO-Print tous les jours. Nous vous communiquons dans le suivi des NPAI un fichier Excel comportant les références du courrier (référence, nom, prénom, adresse) à intégrer dans vos fichiers. NB: une intégration automatique des NPAI est possible en fonction de votre éditeur informatique (pour cela il convient de le contacter). Pour information, il est possible de rajouter sur vos courriers (dans le bloc adresse du débiteur au-dessus de son nom) la référence de votre «dossier». Par exemple: Manuel utilisateur DSO-Print V2.1 8

9 2.3. Suivi des Consommations: L écran ci-dessous permet de consulter le nombre d envois effectués par votre société: 2.4. Traitement des Recommandés: L écran ci-dessous permet d effectuer une recherche par: - Numéro de recommandé - Nom - Date d envoi Cette recherche retourne une liste des numéros de recommandé avec leur expéditeur, leur nom du destinataire, leur date de remise, leur état et leur mode. Manuel utilisateur DSO-Print V2.1 9

10 3. Comment corriger les courriers en erreur (rouge) Une alerte sur la page d accueil prévient les utilisateurs d éventuelles erreurs: Un courrier ou une campagne de courriers peut apparaître en rouge pour plusieurs raisons: - Le bloc adresse est pollué par une autre information du courrier solution: re-paramétrer le courrier en décalant le bloc adresse ou en décalant l information polluante. - Le code postal n est pas identifié (code postal incomplet et/ou adresse à l étranger) solution: compléter le code postal puis enregistrer le document (un système d étiquettes, décrit plus bas, permet de corriger l erreur). - Le bloc adresse est mal positionné solution: décaler le bloc pour qu il respecte les normes de la Poste (voir Annexes) Suppression d un courrier (ou d une campagne de courriers): Pour supprimer un courrier (ou une campagne de courriers) que l utilisateur ne veut pas envoyer, il faut: Cocher la case en début de ligne puis cliquer sur le bouton Supprimer Déblocage d une campagne de courriers (bloquée par un courrier en erreur): Lorsqu une campagne contient au moins une page en erreur, tout le fichier est bloqué, et il appartient à l utilisateur de corriger ou de supprimer la page concernée pour que le reste du fichier puisse être envoyé. Manuel utilisateur DSO-Print V2.1 10

11 Pour cela, il faut double-cliquer sur la campagne de courriers en erreur. Vous pourrez alors : Soit supprimer la page. Soit corriger la page Supprimer la page Il convient de cocher la case en début de ligne puis cliquer sur le bouton Supprimer La page en erreur est alors supprimée et le reste de la campagne peut-être envoyé Corriger la page (voir Correction d informations incomplètes 3.3): La page en erreur est alors corrigée et la campagne peut être envoyée. Manuel utilisateur DSO-Print V2.1 11

12 3.3. Correction d informations incomplètes: Il est possible de corriger des informations incomplètes en suivant le mode opératoire suivant: Double-cliquer sur la ligne en erreur puis double-cliquer à nouveau sur la ligne du nom La fenêtre suivante apparaît: Elle permet à l utilisateur de corriger les informations dans les bonnes cases. Pour enregistrer les données modifiées, il faut obligatoirement: le Nom, le Code postal et la Ville. Manuel utilisateur DSO-Print V2.1 12

13 Lors de l enregistrement, un écran en bas à droite indique si le document est enregistré: La ligne rouge représentant le courrier en erreur passe alors en vert indiquant que le courrier est désormais valide pour être envoyé. 4. Mise en page des documents avant impression Seuls les courriers destinés à la France Métropolitaine et aux DOM-TOM peuvent être envoyés via DSO-Print. Pour pouvoir bénéficier du service d impression DSO-Print vous devrez vous assurer que vos courriers sont bien conformes au standard de LA POSTE (voir ci-dessous) Format du courrier Le document impérativement être au format standard A Taille et emplacement de la Zone Adresse La Zone Adresse devra impérativement être incluse dans un cadre dont les limites sont définies comme suit: 4.3Contenu de la Zone Adresse: Cette zone doit respecter précisément les dimensions présentées ci-dessus. Seules les informations concernant l adresse du destinataire et éventuellement la référence du dossier doivent être présentées dans ce cadre. Toutes les autres données figurant dans cette zone seront supprimées du document définitif reconstitué. Le texte inclus dans cette zone doit contenir au maximum 6 lignes, incluant : Manuel utilisateur DSO-Print V2.1 13

14 Une référence courrier. Cette ligne doit commencer par «REF:» (en minuscules ou en majuscules) suivi de la référence étude du dossier (cette référence permettra de traiter les retours NPAI). Une ligne contenant les coordonnées du destinataire (civilité, nom, prénom, ) Le détail de l adresse: N, nom de rue, bâtiment, boîte postale, ne devra pas excéder 3 lignes. La dernière ligne contenant le code postal suivi de la ville. Le système vérifiera que cette dernière ligne comporte bien un code à 5 caractères numériques (code postal) suivi d un libellé (la commune) soit au moins 3 caractères alphanumériques. 4.4Police de caractères: Le contenu de la Zone Adresse est remis en forme par l automate DSO-Print, en utilisant la police de courrier HELVETICA agréée par La Poste. Il est préférable que le corps du texte utilise la même police pour conserver la cohérence du courrier. Manuel utilisateur DSO-Print V2.1 14