Conseils pour mettre en œuvre la démarche OEA

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1 Janvier 2012 OEA Conseils pour mettre en œuvre la démarche OEA La théorie : le statut d'opérateur économique agréé (OEA) Pourquoi demander le statut d OEA? Quel statut demander? Quels sont les critères requis pour chacun des statuts? Qui examine les critères en vue de l obtention du statut d OEA? Comment se passe l audit? Partage d expériences vécues : la mise en œuvre

2 Objectifs du groupe de travail GALIA : Le rôle du groupe GALIA est d informer les membres sur l existence du statut (douanes/sureté-sécurité), des destinataires du statut, des avantages et devoirs, des modalités d obtention, et de faire partager les expériences des membres ayant passé la certification. Ont collaboré à ce document : François Mion, Renault Jean-Marc Pauwels, PSA Peugeot Citroën Hubert Paquentin, Daher 1. La théorie : le statut d'opérateur économique agréé (OEA) Ce dispositif doit permettre de renforcer le niveau de protection offert par les contrôles douaniers, pour des marchandises entrant ou sortant du territoire de l Union européenne. A terme, il peut générer un net avantage commercial pour votre entreprise. Depuis le 1 er janvier 2008, la douane vous propose un partenariat encore plus actif, grâce à la mise en place du statut spécifique d opérateur économique agréé. Proche d un «label de qualité», ce statut donne à votre entreprise un accès facilité à des simplifications douanières avec, pour seule contrepartie, votre fiabilité, en termes notamment de sécurité de toute votre chaîne logistique, de solvabilité financière, et d absence d antécédents en matière de nonrespect de la réglementation. Les États membres pourront accorder le statut d'opérateur économique agréé à tout opérateur économique établi au sein de l'union européenne qui remplit, notamment, les critères suivants : respect des législations douanière et fiscale ; solvabilité financière satisfaisante ; système efficace de gestion des écritures commerciales et, le cas échéant, des écritures de transport, permettant d effectuer des contrôles douaniers appropriés. Formellement, le statut d'oea donnera lieu, selon l'option choisie par le demandeur, à la délivrance de trois certificats distincts (l'acronyme anglais a été retenu pour la dénomination des certificats) : le certificat OEA «simplifications douanières» ; le certificat OEA «sécurité/sûreté» ; ainsi que le certificat OEA «simplifications douanières et sécurité/sûreté» qui cumule les caractéristiques et les avantages des deux précédents certificats. Pourquoi demander le statut d OEA? Le statut n est pas obligatoire, mais fortement recommandé, notamment si vous développez une activité significative en matière de commerce extérieur et si vous êtes un acteur important de la chaîne logistique internationale. Il est ouvert à tous les opérateurs, quelle que soit leur taille et/ou leur niveau d implication dans la chaîne logistique internationale. Il offre des avantages indéniables qui diffèrent selon le statut sollicité : En matière de simplifications douanières L opérateur titulaire du certificat OEA simplifications douanières ou du certificat OEA simplifications douanières/ sécurité et sûreté (certificat complet) sera soumis à moins de contrôles physiques et documentaires. Il bénéficiera de la communication de statut «sous contrôle» (à l exception des contrôles relatifs à la PAC) et d une procédure de secours simplifiée à l exportation. Prochainement, il pourra choisir le lieu de contrôle, sous réserve de l accord des bureaux de douane concernés. BON À SAVOIR : les critères demandés pour l octroi ou le renouvellement des procédures de dédouanement domiciliées (PDD ou PDU) sont quasiment similaires à ceux exigés pour le statut d OEA. En matière de sécurité et de sûreté Le titulaire du certificat OEA sécurité et sûreté, ou du certificat OEA simplifications douanières/sécurité et sûreté (certificat complet), bénéficie d un nombre de contrôles réduits aux fins de la sécurité/sûreté et - sous certaines conditions - d un jeu réduit de données requises pour la déclaration sommaire d entrée ou pour la déclaration sommaire de sortie. Quel statut demander? Tout opérateur peut solliciter un des trois certificats OEA. Le choix du certificat doit correspondre à la nature de l activité que vous exercez et de votre place dans la chaîne logistique internationale. Ainsi, le transporteur maritime n effectuant aucune formalité douanière est susceptible de solliciter le certificat OEA/sécurité et sûreté, alors que le chargeur ou le commissionnaire en douane s assurant de formalités en douane et de la sécurisation de sa propre chaîne logistique, est plutôt concerné par le statut complet.

3 Quels sont les critères requis pour chacun des statuts? Pour le certificat OEA/simplifications douanières Le respect de la réglementation douanière, puisque la société ne doit pas avoir fait l objet d infractions graves et répétées à la réglementation. Les critères à connotation «douanière» et logistique : disposer de systèmes de gestion comptables et logistiques accessibles à la douane, sur demande ; avoir mis en place un suivi formalisé permettant une bonne traçabilité dans les écritures relatives aux flux «douaniers» et logistiques ; distinguer, dans ses systèmes de gestion «douanier» ou logistique, les marchandises communautaires des marchandises tierces ; disposer de procédures formalisées en matière de contrôle interne permettant la détection des irrégularités ou fraudes ; avoir mis en place des dispositifs relatifs à la maintenance, à la sauvegarde, à la restauration et à l archivage, des données relatives aux flux «douaniers» et logistiques ; conserver et archiver de façon sécurisée les écritures commerciales conformément aux exigences du contrôle douanier ; avoir sensibilisé le personnel concerné par les flux logistiques et douaniers à la nécessité d informer la douane en cas de difficultés à se conformer à la législation. La solvabilité financière est appréciée sur l exercice en cours et les 3 derniers exercices comptables. Si votre société a moins de trois ans d existence, sa solvabilité fait l objet d un contrôle annuel. Pour le certificat OEA/sécurité et sûreté Ce sont les critères énoncés pour l octroi du certificat simplifications douanières (à l exclusion du critère relatif à la distinction entre marchandises communautaires et tierces), auxquels s ajoutent les critères en matière de sécurité et de sûreté suivants : sécurité des bâtiments (protection des limites externes des locaux administratifs ou de stockage), et de leur accès («badgeage» du personnel et des visiteurs et marchandises) ; procédures de contrôle des unités de fret (conteneurs, camions, avions, navires) lors de la réception, du stockage et du départ de marchandises ; enquête de sécurité pour les employés chargés de la sécurité ; obligation d identification et «fiabilisation» des partenaires dans la chaîne logistique internationale ; sensibilisation/formation des employés aux questions de sécurité et de sûreté. Pour le certificat OEA complet Les critères exigés pour cette certification sont identiques à ceux décrits, dans leur intégralité, aux deux points ci-dessus (certificats OEA/sécurité et sûreté et OEA/simplifications douanières). La réglementation communautaire oblige à tenir compte de la taille de l opérateur dans l appréciation des critères. A défaut de définir des critères ad hoc pour les PME, la pratique autorise, par exemple, l exigence d une formalisation moindre au regard des procédures de gestion «douanière» et logistique, la non exigence du «badgeage» du personnel ou des visiteurs. Qui examine les critères en vue de l obtention du statut d OEA? Chaque direction régionale des douanes et droits indirects dispose d auditeurs, formés pour effectuer l audit OEA. Comment se passe l audit? Il nécessite un examen des procédures utilisées dans le cadre de la comptabilité, du dédouanement, du transport et de la logistique des opérations portant sur des marchandises sous sujétion douanière. Dans le cadre de l audit pour l octroi du certificat OEA/sécurité et sûreté ou du certificat OEA complet, la visite, des locaux où des marchandises sous sujétion douanière sont traitées (y compris les locaux administratifs) ou stockées, est requise. Pour les critères à finalité douanière ou logistique, les auditeurs évaluent la qualité des procédures mises en place en matière de dédouanement, de suivi comptable et logistique (procédures formalisées et documentées, systèmes de gestion permettant une bonne traçabilité des flux), la sensibilisation du personnel aux irrégularités ou à la fraude, la sécurité informatique, l archivage. Pour les critères de sécurité et de sûreté, sont vérifiées la présence d accès sécurisés, de clôtures ou murs suffisamment dissuasifs, de vidéosurveillance, l existence de procédures formalisées lors de la réception, stockage et livraison des marchandises. L existence de mesures visant à s assurer de la sécurisation des marchandises, lorsque celles-ci sont confiées à un sous-traitant, est aussi contrôlée. Parmi les documents examinés, il faut citer : le questionnaire d auto évaluation, l organigramme de la société, les procurations en douane, les procédures opérationnelles import -export, les procédures entrée/sortie marchandises export, les contrats de sous-traitance, les procédures de gestion des clés et des badges d accès, la documentation et la diffusion des informations relatives aux mesures de sécurité/sûreté du personnel et des bâtiments, les mesures identifiant et prévenant les risques et les menaces ainsi que la liste des accès et modalités des habilitations informatiques. La disponibilité des principaux responsables de l entreprise pour les secteurs concernés est recommandée. A l issue de l audit, un rapport est remis au demandeur, quel que soit le résultat (délivrance du certificat OEA ou rejet de la demande).

4 2. Partage d expériences vécues : la mise en œuvre Contexte : La partie Sureté/Sécurité n est pas un domaine de compétences historique de la Direction Générale des Douanes. Le métier de l audit en entreprise est souvent nouveau pour des gens habitué à faire du contrôle. Il faut donc bien comprendre les qualités et défauts de ses interlocuteurs et avoir peu d attentes, l OEA n étant de plus pas prescriptif. Les préconisations restent très vagues. On parle de «niveau» de sureté/sécurité. Principes, origines pour bien comprendre : Les attentats de 2001 sont à l origine de cette règlementation. Les 171 pays de l OMD sont d accord pour prescrire. Le principe est d avoir une traçabilité complète de la chaine logistique et de sécuriser les processus. Tout donneur d ordre OEA entraine donc ses fournisseurs dans la démarche. Pour les entreprises multi-sites, tous les sites ne seront pas audités. La certification bénéficiera à tous les sites ayant le même SIRET. Nos conseils : Il faut ANTICIPER Le questionnaire est un standard européen. En prendre connaissance (CERFA 13687*02 sur Ce questionnaire aborde : l organisation de l entreprise, sa sécurité financière, les processus logistiques ayant trait au transport/entreposage/flux. Il est important de s auto-contrôler sans concession avant le dépôt de la demande, notamment sur les questions douanières stricto sensu (vérification de la maitrise du sujet, respect de la règlementation). Tous les métiers doivent être impliqués et un pilote du projet nommé. Un Comité de Pilotage est à mettre en place. Convaincre la direction qu il y a peu de gain à y passer mais beaucoup de désagréments à ne pas le faire. - Les règles se resserrent d année en année et le référentiel devient plus exigeant qu il y a quelques années. Donc, plus on attend, plus les exigences seront fortes! - A partir de cette année, il n y aura plus accès aux procédures simplifiées. - A partir de 2013, un certain nombre de régimes douaniers ne seront plus accessibles. - Une entreprise OEA est, en théorie, moins sujette aux contrôles. En pratique, on constate des contrôles à postériori renforcés. En revanche, il y a moins de contrôles au moment du dédouanement, du moins pour les marchandises non sensibles. Si pas de problématiques douanières, pas besoin d aller chercher la partie «simplification douanière», passer directement à la partie «sureté/sécurité» Si vous avez déjà des accords de simplification douanière, l administration ne revient pas sur le sujet. Toutefois, les entreprises titulaires d une procédure simplifiée devront répondre aux critères du volet simplifications douanières du certificat OEA. L entreprise devra passer en revue le questionnaire d auto-évaluation OEA «simplifications douanières» pour vérifier sa conformité aux exigences. Avant l audit : Préparer la démarche. - Préparer des présentations de l entreprise, de son environnement, de ses produits, de ses modes de fonctionnement (c est l occasion de faire passer des messages aux auditeurs, de leur expliquer votre métier, vos contraintes). - Prévenir et adapter le personnel des sites concernés. Sélectionner des personnes souriantes, qui savent répondre, non condescendantes. - Beaucoup de documents seront demandés par l administration des douanes : Préparer ces documents et les mettre à disposition sous la forme d une base documentaire externe avec un accès sécurisé. Fournir un PC sécurisé (notion de confiance et de liberté/auditeurs). Fournir parfois un peu plus que le strict nécessaire (volonté de transparence). Des présentations harmonisées seront plus efficaces. - L objectif étant d apporter de l information et ainsi de minimiser les questions sur le terrain aux mauvaises personnes. - Réaliser des pré-audits soi-même. - Faire de l affichage de sensibilisation aux personnels sur les panneaux d affichage. Cela donne une bonne image de l entreprise. - Rendre la base documentaire pérenne et assurer sa cohérence. L effort nécessaire à créer cette base documentaire ne doit pas être un effort «one-shot»! - Préparer un glossaire des termes utilisés par l entreprise, les auditeurs ne parlant pas forcément le même «langage» que vous! Réaliser une réunion de lancement avec les membres de la DGD, les responsables d audits de la douane et les métiers concernés pour chaque audit de site. - Chaque métier y expliquera ce qu il fait et comment il fonctionne. - Proposer un calendrier d audit «ramassé» pour éviter que l audit ne s étale sur une trop longue période. - Pour des certifications multi-sites, ce sont les douaniers de la région dans laquelle se situe le siège social de l entreprise, qui pilotent. Les audits des autres régions seront délégués. Faire participer les auditeurs délégués à cette réunion de lancement. De l aide peut être demandée au chef du pôle d action économique. - Eviter de parler en «sigles» propres à l entreprise. - Mettre en évidence les «bonnes pratiques» de l entreprise pour amener les auditeurs à être admiratifs de ce que fait l entreprise. - Garder les mêmes interlocuteurs tout au long de la démarche OEA. L équipe projet ne doit pas changer.

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