«Le fil conducteur» DSI - POLE ASSISTANCE Août 2017

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1 «Le fil conducteur» DSI - POLE ASSISTANCE Août 2017

2 SOMMAIRE ETAPE 1 : SE CONNECTER A SIECLE APRES LA BASCULE CONNEXION AU TRAVERS DE L ANNUAIRE ACADEMIQUE BIENVENUE SUR LE PORTAIL DES APPLICATIONS ENTREE DANS L APPLICATION APRES LA BASCULE DE SIECLE... 6 ETAPE 2 : VERIFIER LES «DONNEES COMMUNES» A TOUS LES MODULES ACCEDER A L APPLICATION «DONNEES COMMUNES» AU TRAVERS DU PORTAIL MODIFIER L ADRESSE DE L ETABLISSEMENT, LES NOMS DU CHEF D ETABLISSEMENT ET DU GESTIONNAIRE VERIFIER LES DATES DU CALENDRIER DE L ANNEE SCOLAIRE, SAISIR LES VACANCES SCOLAIRES... 9 ETAPE 3 : SELECTIONNER ET PROFILER LES NOMENCLATURES ACCEDER A L APPLICATION «NOMENCLATURES» AU TRAVERS DU PORTAIL LES NOMENCLATURES SONT-ELLES ARRIVEES? PROFILER LES NOMENCLATURES POUR L ETABLISSEMENT ETAPE 4 : VERIFIER ET SAISIR LES STRUCTURES -DIVISIONS ET GROUPES OU SONT LES STRUCTURES : LES DIVISIONS ET LES GROUPES? COMMENT LES CREER ET LES METTRE A JOUR? CONTROLER LES ERREURS EVENTUELLES D ECHANGES AVEC STS-WEB ETAPE 5 : CONSTITUER LA BASE ELEVES > LES ENTREES DANS L ETABLISSEMENT ETABLISSEMENT D ACCUEIL RECEPTIONNER LES RESULTATS DE L AFFECTATION ENVOYER DES DOSSIERS ELEVES VERS UN AUTRE EPLE RECEVOIR LES DOSSIERS ELEVES ENVOYES PAR UN AUTRE EPLE RECHERCHER LA FICHE D UN ELEVE CONSULTER LA FICHE D UN ELEVE CREER DES ELEVES CREER DES ELEVES EN «CREATION RAPIDE» > LES MODIFICATIONS et les MISES à JOUR de Fiches Elèves MODIFIER LA FICHE D UN ELEVE REPARTIR LES ELEVES DANS LES MEF DIVISION / GROUPE SAISIE EN MASSE (MOTIF DE SORTIE, DIPLOMES/ATTESTATIONS, OPTIONS) SUPPRIMER LA FICHE D UN ELEVE SUPPRIMER LES DOUBLONS RESPONSABLES SAISIE DES EFFECTIFS ASSR > LES SORTIES de l établissement SAISIR LES MOTIFS DE SORTIE DES ELEVES EDITER DES EXEATS ETAPE 6 : LIAISONS : SUIVI DES ECHANGES TABLEAU DE BORD : CONTROLE DES ELEVES BLOQUANTS/NON BLOQUANTS EDITION DES CERTIFICATS DE SCOLARITE LES BONNES PRATIQUES DOCUMENTATIONS - ASSISTANCE /51

3 LES MANIPULATIONS CHRONOLOGIQUES DANS SIECLE-BEE SYNOPTIQUE Pré-requis : dans l application STS-Web, la bascule d année doit avoir été effectuée par l établissement 1 - Connexion à Sconet "Année en Préparation" pour toutes les transactions ci-dessous 2 - Application "Données Communes" : vérifier les paramètres établissement 3 - Application "Nomenclatures" : profiler vos nomenclatures 4 - Application "STS-Web" : vérifier et saisir les structures de l'établissement 5 - Application Base Elèves : constituer la Base Elève Les entrées dans l établissement - Réceptionner les élèves à partir des résultats de l Affectation - Echanger les dossiers élèves entre établissements - Créer les nouveaux Entrants (saisie rapide ou saisie séquentielle) Les Mises à jour et Modifications - Répartir les élèves dans les MEF - Répartir les élèves dans les divisions - Affecter rapidement les options aux élèves - Vérifier les responsables et supprimer les doublons - Supprimer des fiches élèves Les Sorties - Vérifier les dates et les motifs de sortie - Editer les exeat 6 - Application Base Elèves : les échanges avec la BEA Fait par l établissement : Contrôler les élèves bloquants : le tableau de Bord Vérifier les échanges avec la base académique des élèves (SYSCA) Fait par le SEPP (Service de l'évaluation, de la Prospective et de la Performance) : Transférer l'enquête Evaluation de Rentrée Valider la fin de Constat de Rentrée 3/51

4 ETAPE 1 : SE CONNECTER A SIECLE APRES LA BASCULE 4/51

5 1 Connexion au travers de l annuaire Académique A l aide de votre navigateur Mozilla Firefox ou Internet Explorer, connectez-vous à l adresse donnée par l assistance académique ou si vous possédez une clé OTP Utiliser votre identifiant personnel académique et votre mot de passe de messagerie en règle générale 1 ère lettre du prénom suivi du nom de famille Exemple : pour Pierre Dupont son identifiant sera pdupont 2 Bienvenue sur le Portail des applications Le Portail affiche les différentes applications installées, en fonction des droits de l utilisateur que le chef d établissement aura pré-définis. Les accès à SIECLE : il faut que le chef d établissement donne une délégation via l application DELEG-CE menu «Gestion des délégations» - «Attribution des accès (DELEG-CE) puis «Accès» 5/51

6 Utilisateur ayant les droits sur l application BASE ELEVES, Nomenclatures, Données Communes et les 2 modes de consultation. 3 Entrée dans l application APRES la bascule de SIECLE La bascule de SIECLE s effectue courant mai : elle est effectuée par les techniciens de l Académie. Cette bascule permet d ouvrir l année scolaire suivante afin de préparer la rentrée scolaire de septembre. Toutes les opérations décrites ci-après doivent donc être effectuées sur l année en préparation. 6/51

7 ETAPE 2 : VERIFIER LES «DONNEES COMMUNES» à tous les modules 7/51

8 1 Accéder à l application «Données Communes» au travers du portail 2 Modifier l adresse de l établissement, les noms du chef d établissement et du gestionnaire 8/51

9 3 Vérifier les dates du calendrier de l année scolaire, saisir les vacances scolaires Menu «Calendrier» - «Année scolaire» IMPORTANT : ces dates doivent correspondre au calendrier diffusé par le Ministère. Lors de la création d un élève dans le module Base Elève, cette date initialise la date de rentrée de l élève dans l établissement contenue dans la fiche. Menu «Calendrier» - «Vacances scolaires» et «Jours fériés» Saisir les dates des vacances en fonction de votre Zone (A/B/C) : ces dates sont utilisées par les modules ABSENCES et NOTES de Sconet Menu «Périodes pédagogiques» - «Trimestres» Si vous n en avez pas connaissance tout de suite, vous pouvez initialiser ces dates ultérieurement, après la rentrée scolaire : elles sont utilisées dans l application ABSENCES, et pour les échanges avec les logiciels de NOTES. Pour les paramètres GFE, le paramétrage est à faire par le gestionnaire, et peut se faire plus tard 9/51

10 ETAPE 3 : SELECTIONNER ET PROFILER LES NOMENCLATURES Avant de lancer le profilage des nomenclatures, il est important de vérifier que la bascule d année dans l application STS-Web a bien été effectuée. En entrant dans l application, vous devez avoir 2 années : «année en cours» et «année en préparation». 10/51

11 1 Accéder à l application «Nomenclatures» au travers du portail 2 Les nomenclatures sont-elles arrivées? Le message d alerte «De nouvelles nomenclatures profilées ont été chargées pour votre établissement» sur la page d accueil de Sconet Nomenclatures et SIECLE BEE prévient les utilisateurs que le SEPP (gestionnaire académique) a envoyé de nouvelles nomenclatures. Ce message disparaitra lorsque le profilage des nomenclatures aura été effectué. Cependant les utilisateurs déjà connectés AVANT le profilage devront fermer leur session et rouvrir l application pour que le message ne s affiche plus. Menu «Consultation» - «MEF» - «Choisir la formation» pour consulter les matières, les options facultatives et les options obligatoires, et également les codes et clés de gestion Menu «Echanges» - «Nomenclatures réceptionnées» Consulter le tableau des échanges : la réception est automatique. Vérifier les dates de réception et le type. «Profilable» signifie que ce sont bien les nomenclatures spécifiques à votre établissement qui sont arrivées. 11/51

12 3 Profiler les nomenclatures pour l établissement Menu «Profilage» - «Formations» Le profilage va consister à sélectionner les formations MEF et les matières optionnelles enseignées dans votre établissement MEF = Module Elémentaire de Formation 1 Sélectionner les «Formations de scolarisation» (ou MEF) pour votre établissement 1 Ne s affichent dans cette fenêtre que les nouveautés, les changements ou les ajouts par rapport à l année précédente, qu il faudra sélectionner et amener dans la fenêtre de droite pour prise en compte. 2 Si tous les Mef de votre établissement sont reconduits sans changement, rien ne s affichera dans ce tableau. 3- Dans tous les cas, il faudra impérativement VALIDER cette page. 12/51

13 2 Sélectionner les matières optionnelles Matières diffusées par le SEPP (gestionnaire de la BAN et SYSCA) dans votre académie Matières optionnelles sélectionnées pour l établissement et l utilisation dans la Base Elèves et STS-WEB 3- Lancer le profilage Lancer le profilage va constituer les combinaisons d options, obligatoires et facultatives, en fonction des programmes nationaux. Ne pas oublier de cliquer sur le bouton «Lancer le profilage» : la date du profilage est mise à jour 4 Sélectionner les formations d origines Cette nomenclature va servir, dans SIECLE-BEE, à saisir et à contrôler la formation de l année précédente (ou formation de provenance) de l élève. 13/51

14 5 Sélectionner les matières ETP Uniquement pour les Lycées Professionnels, Lycées Polyvalents, SEGPA S il vous manque des MEF, et des matières optionnelles, celles-ci sont à demander auprès du SEPP (Service de l'évaluation, de la Prospective et de la Performance) par téléphone ou par mail à l adresse : scolarite@ac-nantes.fr 14/51

15 ETAPE 4 : VERIFIER ET SAISIR LES STRUCTURES -divisions et groupes- 15/51

16 1 Où sont les structures : les divisions et les groupes? Elles se trouvent dans l application Structures et Services : STS-Web accessible depuis le portail. L accès à cette application est fonction de vos droits utilisateurs A ce stade, la bascule d année de l application STS-Web doit obligatoirement avoir été effectuée. 2 Comment les créer et les mettre à jour? Pour de plus amples renseignements, se reporter à la documentation sur cette application ainsi qu à son aide en ligne Sélectionner l année en préparation Menu «Structure» - «Divisions» pour créer des divisions : code division obligatoire, sur 8 caractères, ne pas mettre d accent Libellé fortement conseillé. La division peut être rattachée à un ou plusieurs MEF. L effectif prévisionnel saisi doit être strictement supérieur à 0. Menu «Structure» - «Groupes» pour créer des groupes : intéressant pour les groupes de langue. Menu «Structure» - «Consultation» : récapitulatif intéressant 16/51

17 Cas1 : Votre établissement possède un logiciel Emploi du temps (EdT ou 1-2temps), il vaut mieux créer les groupes dans ces logiciels et les importer ensuite dans STS. Ne surtout pas créer les groupes dans STS. Cas2 : Pas de logiciel Emploi du temps dans l établissement, il faut créer les groupes dans STS. Le groupe doit être rattaché à au moins une division. Lors de la validation des créations (ou des modifications/suppressions) des divisions et des groupes dans l application STS-Web, il sera nécessaire d exporter les structures (menu «export» - «structure» ) pour effectuer un échange immédiat avec l application SIECLE Base Elèves afin de permettre à l utilisateur de scolariser les élèves dans ces structures. En retour, l application SIECLE-BEE enverra tous les soirs à STS-Web, les effectifs des divisions et des groupes, calculés à partir des créations et des modifications de fiches élèves. 3 Contrôler les erreurs éventuelles d échanges avec STS- Web A partir de SIECLE Base Elèves Menu «Suivi des Echanges» - «STS Web Structures» 17/51

18 ETAPE 5 : CONSTITUER LA BASE ELEVES 18/51

19 En période de bascule, les modifications faites sur l année en cours se répercutent sur l année en préparation. Dans l année en cours finissante, après validation des modifications apportées, un message confirme le report de ces modifications. Dans le cas contraire un message indique que le report de la saisie n a pas pu être effectué : «Le report automatique sur l année des données saisies n est pas possible. Veuillez vous connecter sur l année pour les saisir de nouveau» 19/51

20 5.1> LES ENTREES DANS L ETABLISSEMENT Réceptionner les élèves à partir des résultats de l Affectation Echanger les dossiers élèves entre établissements Rechercher des élèves dans la base établissement Créer les nouveaux Entrants (saisie rapide ou saisie séquentielle) Saisir les effectifs ASSR 20/51

21 1 Etablissement d accueil RECEPTIONNER les résultats de l Affectation Ou «IMPORTER les dossiers élèves issus de l affectation» La liste des dossiers élèves qui apparaît dans cette fenêtre correspond au résultat des procédures d affectation. Après validation de cet écran, les fiches correspondantes seront automatiquement créées dans votre base élève. Sélectionner les élèves qui sont affectés dans votre établissement à l issue de ces procédures et qui arrivent pour la rentrée Dans l établissement d accueil : A la suite de cette transaction, les élèves sont automatiquement scolarisés dans les MEF dans lesquels ils ont été affectés par les procédures d affectation et d orientation. Vous pourrez ensuite, avec la transaction «Affectation» - «Division/Groupe» répartir rapidement ces élèves dans leur division. 21/51

22 Conséquence dans l établissement d origine de l élève : A la suite de cette transaction dans l établissement d accueil, si l élève affecté est issu d un établissement de l Académie, son motif de sortie et sa date de sortie seront automatiquement renseignés dans l application. Les échanges de dossiers entre établissements doivent IMPERATIVEMENT être effectués APRES cette réception de dossiers issus de l Affectation. Les items et les compétences acquises par l élève (saisis dans LSU -Livret Scolaire Unique) et le dossier de bourses (saisi dans Bourses) sont transférés avec le dossier de l élève s il change d établissement en début d année à la suite de l affectation. 2 Envoyer des dossiers élèves vers un autre EPLE OU «EXPORTER les dossiers élèves vers un autre EPLE» Ces 2 transactions «Exporter des dossiers» et «Importer des dossiers» permettent l échange de dossiers entre des établissements d une même Académie, Public ou Privé, et à n importe quel moment dans l année. (exemple : établissement qui ouvre à la rentrée et qui reçoit un panel d élèves des établissements voisins, établissements qui ferment à la rentrée et dont les élèves sont accueillis ailleurs, élèves changeant d établissement en cours d année, ) La date et le motif de sortie de ces Menu «Exportations» - «Dossiers vers un autre EPLE» élèves seront automatiquement renseignés au cours des transactions suivantes Dans l établissement d origine sélectionner un ou plusieurs élèves devant partir vers un établissement d accueil Un transfert doit être effectué pour chaque établissement d accueil 22/51

23 Les élèves affichés sont ceux dont la date d'entrée dans l établissement est antérieure ou égale à la date du jour. RAPPEL : Afin d éviter des erreurs dans la base SIECLE et la création éventuelle de doublons élèves et responsables, l envoi et la réception des dossiers entre EPLE ne doivent être effectués qu APRES la réception des dossiers issus de l AFFECTATION (post 3ème ou Post Bac) Après le choix des élèves à transférer, les critères secteur, type établissement, département, commune permettent de limiter le nombre d établissements dans la liste déroulante pour le choix de l établissement 23/51

24 3 - Recevoir les dossiers élèves envoyés par un autre EPLE OU «IMPORTER les dossiers élèves depuis un autre EPLE Menu «Importations» - «Dossiers depuis un autre EPLE» Le dossier élève arrivant de l établissement d origine comprend : les données relatives à l élève les données relatives aux responsables de l élève les données relatives aux scolarités années précédentes et année en cours de l élève Dans l établissement d accueil : permet de refuser ou d accepter des dossiers transmis L établissement d accueil voit tous les dossiers que lui ont transmis un ou plusieurs établissements d origine. La liste des élèves est triée par ordre alphabétique sur le nom des élèves, elle peut également être triée par établissement d origine et par nom des élèves en cliquant sur l entête de la colonne «Etablissement d origine». L établissement d accueil a la possibilité : De refuser un ou plusieurs dossiers (sélection élèves + ). D accepter un ou plusieurs dossiers (sélection élèves + ). Un message confirme que l import des dossiers a bien été effectué. Les items et les compétences acquises par l élève (saisis dans LSL) et le dossier de bourses (saisi dans Bourses) sont transférés avec le dossier l élève s il change d établissement en début d année ou en cours d année. 24/51

25 4 Rechercher la fiche d un élève La recherche peut s effectuer à partir d un ou plusieurs filtres liés à l élève ou à partir d un responsable. Filtres sur l élève : o recherche d un nom en tapant le nom complet d un élève, o OU recherche d une liste de noms en tapant seulement une ou plusieurs lettres, o OU recherche à l aide des colonnes affichées dans le tableau : élèves d une division, date de naissance, scolarisé ou non scolarisé, fiche complète OU à compléter. Exemple : Rechercher les élèves nés en 1998 A partir de la liste issue de la recherche, cliquer sur le nom pour entrer en consultation de la fiche élève correspondante. Cliquer sur le titre pour trier les colonnes dans l ordre croissant ou décroissant. Il sera toujours possible de : - MODIFIER une fiche complète - COMPLETER une fiche avec les informations obligatoires - AJOUTER, donc créer une fiche élève A partir d un responsable : o recherche d un responsable en fonction du nom et/ou du prénom saisi(s) par l utilisateur. Le résultat de cette recherche s affichera dans une liste déroulante. 25/51

26 Exemple : Recherche des responsables dont le nom commence par co o recherche des élèves effectuée en fonction du responsable sélectionné par l utilisateur Le responsable de l élève reste affiché 5 - Consulter la fiche d un élève Les flèches permettent de passer d une fiche élève à une autre dans la liste affichée à la suite d une recherche. Le bouton «RETOUR» permet de retourner à l écran de recherche Indique si l élève est scolarisé et dans quelle division OU s il est sortant 26/51

27 Description de la fiche élève : a) Onglet Synthèse Cet onglet est une photo de ce qui a été saisi dans les autres onglets b) Onglet Elève Les diplômes et attestations à saisir sont : - Le CFG (Certificat de Formation Générale) - L Attestation SSR (Attestation Scolaire de Sécurité Routière) - Le PSC1 (Geste aux Premiers Secours) Tous les autres diplômes sont importés depuis la base examen (OCEAN) vers la BEE courant octobre 6 Créer des Elèves Menu «Fiches Elèves» - «Recherche et MAJ» 27/51

28 Tous les onglets sont proposés mais peuvent ne pas être renseignés immédiatement : vous pouvez TERMINER à tout moment votre création et VALIDER votre saisie même incomplète Après le traitement de la bascule, lors de la création complète d un élève sur l'année en cours (exemple : ), ce message signale le non-report de création sur l'année en préparation (exemple : ) au moment de la validation finale de la création de la fiche : «Le report automatique sur l'année {année de préparation} de la création séquentielle n'est pas possible». 28/51

29 7 Créer des élèves en «Création rapide» Autre possibilité : la création rapide Cette transaction vous permet de saisir, avec un minimum d informations (Nom, prénoms, date de naissance et MEF) tous les nouveaux entrants non issus de l affectation. Vous pouvez ainsi : - éditer rapidement des listes - répartir ensuite plus facilement les élèves par division / groupe...avec la transaction «Affectation - division /groupe» 5.2> LES MODIFICATIONS et les MISES à JOUR de Fiches Elèves Modifier les fiches élèves Menu Affectation : - Répartir les élèves dans les MEF - Répartir les élèves dans les DIVISIONS ou les GROUPES Saisie en masse : - des OPTIONS - des attestations - des motifs de sortie Supprimer des fiches élèves Vérifier les responsables et supprimer les doublons 29/51

30 1 Modifier la fiche d un élève a) Les boutons : Ajout d information Suppression d information Modification b) Les onglets : Pictogramme Incomplet SYNTHESE : C est une photo de ce qui a été saisi dans les autres onglets ELEVES : Informations relatives à l élève : identité, INE, adresse, diplômes, attestations RESPONSABLE : Renseignements concernant les responsables légal1, légal2, financier et correspondant de l élève, coordonnées, adresse, fratrie, emploi HISTORIQUE : Informations concernant les différentes périodes de la scolarité En cas de saisie manuelle de la fiche élève, il faut compléter les périodes pour les années précédentes SCOLARITE : Renseignements sur la scolarité de l élève, c est un onglet très important, on y trouve la Période Entrée / Sortie Actuelle et la Scolarité en cours (division, modifications des options). Renseignements sur le régime et le transport de l élève. Tout changement dans cet onglet concernant la scolarité viendra enrichir l onglet HISTORIQUE automatiquement. 30/51

31 La date de début d une scolarité est par défaut : - la date de rentrée pour la première scolarité de l année scolaire - la date d entrée de l élève pour une rentrée en cours d année. Si l élève change de MEF en cours d année, cliquer sur pour créer la nouvelle scolarité dans l onglet SCOLARITE, Scolarité Actuelle. La scolarité actuelle sera historisée dans l onglet HISTORIQUE L onglet responsable : Détacher un responsable Si une mauvaise liaison a été effectuée entre une fiche élève et une fiche responsable, ou lors d un décès d un responsable, vous pouvez défaire ce lien. Lors d un détachement de responsable, l existence d un dossier de bourse des lycées est prise en compte et les 2 cas ci-dessous sont gérés : - l élève a un autre responsable légal celui-ci remplace le responsable détaché en tant que demandeur pour le dossier de bourses des lycées - L élève n a pas d autre responsable légal. Le détachement n est pas possible et un message s affiche : «Impossible de détacher ce responsable de l élève car il est le demandeur associé au dossier de bourse de lycées instruit pour l élève. Veuillez vous adresser à l entité gestionnaire des bourses pour qu elle effectue le transfert du dossier de bourse des lycées vers un autre responsable de l élève». Si l application SIECLE est en mode «deux années» et si le détachement est fait sur l année en cours, celui-ci est reporté sur l année en préparation 31/51

32 L onglet scolarité : Choisir le bon MEF pour que les bonnes options obligatoires et facultatives s affichent La scolarité actuelle d un élève peut comporter jusqu à 12 options. Les choix possibles sont calculés d après le programme du MEF de l élève et sont présentés dans une liste déroulante. Chaque option est suivie par une modalité d élection (O : obligatoire, F : facultative) Au cours de l année scolaire, si l élève change d option il est conseillé d historiser son ancienne option afin de faciliter le suivi de l accompagnement éducatif. 32/51

33 L onglet historique : - Informations concernant les différentes périodes de la scolarité. - En cas de saisie manuelle de la fiche élève, il faut compléter les périodes pour les années précédentes. Cliquer sur l'année en violet à gauche pour faire apparaître le détail de sa scolarité précédente et la mention : «Dossier scolaire reçu de l établissement précédent» (voir ci-contre) 33/51

34 2 Répartir les élèves dans les MEF Division / Groupe Le menu Affectation permet : De faire un comptage par division D affecter des élèves dans une division ou un groupe D affecter un MEF à plusieurs élèves a) Affectation dans une division ou un groupe b) Affectation dans un MEF 34/51

35 Cette transaction permet de rechercher des élèves sur leur MEF de l an dernier afin de les affecter en masse dans un MEF de l année en cours (ex : les «montées de classe» : rechercher les élèves de 4 ème de l an dernier pour leur affecter un Mef de 3 ème et éventuellement leur affecter en même temps une division) 3 Saisie en masse (motif de sortie, diplômes/attestations, options) Le menu Saisie en masse permet : De saisir diverses informations pour plusieurs élèves telles que les motifs de sortie, les attestations, les options, les circuits de transport a) Saisie des Options 35/51

36 b) Saisie des attestations 36/51

37 37/51

38 4 Supprimer la fiche d un élève Toutes les fiches élèves ne peuvent pas être supprimées : ne seront recherchées et affichées que les fiches répondant aux conditions énoncées : L élève est nouveau L élève ne s est pas présenté L élève n est pas scolarisé (la fiche n a pas de division) L élève n a pas de dossier de bourse de lycée. 5 Supprimer les doublons responsables Traitement de recherche des suspicions de doublons et remplacement des responsables ainsi sélectionnés. La recherche des suspicions de doublons peut se faire : Sur les noms/prénoms des personnes Sur le RIB associé au personnes 38/51

39 Cette fonctionnalité peut être utilisée de 2 façons différentes : L utilisateur a déjà identifié des doublons : dans ce cas, il saisit directement les noms/prénoms ou le RIB concerné et clique sur le bouton «Chercher». L utilisateur souhaite identifier toutes les suspicions de doublons de sa base. Il clique alors sur le bouton «Chercher» sans rien saisir dans les zones de recherche. Dans les deux cas, le résultat est une liste des suspicions de doublons. Après sélection d un nom/prénom ou d un RIB, l utilisateur doit cliquer sur «Afficher» pour avoir plus de détail. Dans le cas de doublons avérés : Pour le responsable à supprimer, il faut cocher la colonne «Responsable à supprimer». Pour le responsable à conserver, il faut cocher la colonne «Remplacer par» Lors de la validation de la suppression, ce dernier récupère les rattachements associés à la personne supprimée (élève, dossier bourse des collèges si lui-même n en a pas). 39/51

40 6 Saisie des effectifs ASSR Menu «Exportations» - «Saisie des effectifs ASSR» 40/51

41 5.3> LES SORTIES de l établissement Vérifier ou saisir les dates et motifs de sortie Editer les EXEAT 1 Saisir les motifs de sortie des élèves 2 façons de saisir des motifs de sortie : a) individuellement par la fiche élève 41/51

42 Etablissement dans lequel l élève doit se rendre Le lien «Imprimer EXEAT» permet l édition immédiate du document 42/51

43 b) par la saisie en masse 43/51

44 2 Editer des EXEATS 2 façons d éditer les EXEATS - Individuellement (voir copie écran ci-dessus) - Par le menu «Saisie en masse» Edition des EXEATS en masse Par le menu «Exploitation Documents renseignés», il faut d abord rechercher les élèves pour lesquels un exeat doit être édité : - soit individuellement par le nom, le prénom, la date de naissance - soit globalement par le MEF de l année précédente et la division (exemple pour les 3ème), en période de bascule : - soit par le MEF de l année en cours, - soit au travers d une liste Libre 44/51

45 Sélectionner les élèves concernés soit individuellement, soit globalement 45/51

46 ETAPE 6 : LIAISONS : Suivi des échanges La remontée des élèves vers la Base Académique des Elèves (SYSCA) 46/51

47 1 Tableau de bord : contrôle des élèves bloquants/non bloquants Menu «Tableau de bord» Il faut suivre attentivement les compteurs de ces colonnes afin de s assurer qu à une date donnée par le SEPP (Service de l'évaluation, de la Prospective et de la Performance): - il n y a plus de bloquants - que l effectif des élèves scolarisés correspond bien à l effectif de l établissement - que les élèves sortants ont bien tous un motif de sortie renseigné Les fiches élèves contrôlées «non bloquantes» sont remontées de façon automatique vers SYSCA tous les soirs. Les fiches bloquantes des élèves scolarisés sont à corriger : cliquer sur le Menu «Exploitation» - «Listes standard» - «Fiches bloquantes» pour générer un fichier PDF contenant le détail des anomalies dont les fiches sont bloquantes Une fiche bloquante ne remonte pas dans la Base académique des élèves (SYSCA), par conséquent, l élève n est pas comptabilisé dans vos effectifs au niveau national 47/51

48 2 Edition des certificats de scolarité Menu «Exploitation» - «Documents renseignés» 1- Saisir le nom d un élève ou sélectionner un ou plusieurs MEF 48/51

49 2- Sélectionner un ou plusieurs élèves 49/51

50 3- Choisir le document à éditer 50/51

51 Les bonnes pratiques Avant l importation d une fiche élève vérifier qu elle n existe pas déjà dans votre base Préférer l importation de fiches plutôt que la création L importation de fiches élève issues de l affectation ou d un autre EPLE permet de récupérer la saisie des items et des compétences validés dans le LSL (Livret Scolaire du Lycée) L INE est un élément clé pour le suivi de la scolarité de l élève (diplôme, bourses ) Il est très important lors de la création d une fiche élève de reporter l INE. Si vous ne connaissez pas l INE, mieux vaut laisser la fiche incomplète afin que SYSCA ne lui attribue pas un autre INE. Vous devez vous renseigner auprès de l établissement d origine (EXEAT) Date de sortie motif de sortie sont des informations importantes : choisir le motif correspondant à la situation réelle de l élève, c est primordial pour le suivi des élèves décrocheurs Pour éviter les doublons de responsable, rechercher si le nom du parent existe déjà dans la base avant de le créer Documentations - Assistance A partir d ETNA rubrique Informatique, Système d Information, Sécurité (ISIS) Assistance par mail : assistance@ac-nantes.fr 51/51

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