Accompagner durablement les organisations dans le développement des compétences des professionnels en composant avec eux des formations calibrées

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1 Accompagner durablement les organisations dans le développement des compétences des professionnels en composant avec eux des formations calibrées pour leur réussite

2 Mode d'emploi -«D.I.F» Droit Individuel à la formation «Dossier Salarié» Le droit à la formation Qu il soit à l initiative de l'employé ou de son employeur, tout projet de formation doit faire l objet d un accord entre le salarié et son employeur. Rappel Formation à l initiative de l'employé = DIF (Poursuivre la lecture du feuillet) Lorsque l'employé est à l initiative de la demande, le départ en formation se fait dans le cadre du droit individuel à la formation : D.I.F. Ce dispositif permet au salarié d accéder à des actions de formation professionnelle, rémunérées ou indemnisées, pendant ou hors de son temps de travail. Ce droit s acquiert au rythme de 20h par année effective de travail et peut se cumuler sur 5 ans pour un total de 120h maximum. Mais dès que le salarié commence à utiliser des heures de formation, son capital se reconstitue automatiquement, toujours à raison de 20h par an. Le décompte des heures de D.I.F., est tenu et calculé au trimestre, par la Caisse de Retraite Complémentaire I.R.C.E.M. Le D.I.F. est à priori utilisé en dehors du temps d accueil, et donne lieu au versement d une allocation de formation. Il peut, après accord avec l'employeur, être utilisé sur le temps de travail, la rémunération habituelle est alors maintenue. Formation à l initiative de l employeur = PLAN DE FORMATION (Demander à Ayeba le feuillet Explicatif ) L employeur peut être à l initiative d une formation pour le salarié qu il emploie. La formation peut alors se dérouler : soit dans le cadre d un plan de formation et donc, sur son temps de travail, soit dans le cadre du D.I.F. si l'employé est d accord. NB : Dans tout projet de formation, le crédit d'heures d'un DIF peut être cumulé au crédit d'heures d'un Plan de Formation Exemple: crédit de 40 heures (plan de formation) + 30 heures (DIF) pour permettre de suivre les 2 sessions de formation 0/18 mois (35 h) et 18/36 mois (35 h) Page " 2 sur " 10

3 Quelques informations générales Qui est concerné? Tous les salariés bénéficient du droit individuel à la formation : Les salariés en CDI peuvent utiliser leur crédit d heures de formation dès qu ils comptent un an d'ancienneté dans l entreprise, Les salariés en CDD doivent justifier de 4 mois de travail au cours des 12 derniers mois, consécutifs ou non, dans une ou plusieurs entreprises. Quelle est la durée d un DIF? Chaque salarié acquiert un droit individuel à la formation de 20 heures par an, cumulable sur six ans dans la limite de 120 heures. Pour les salariés à temps partiel ou en CDD, les heures de DIF sont calculées au prorata du temps de travail. Si le salarié est employé depuis moins d'un an, la prise en charge peut être acceptée partiellement part l'opca. Qui prend en charge les frais de formation? Pour les salariés en CDI, le DIF est financé sur le budget formation de l'entreprise/employeur. Si le DIF est réalisé pendant le temps de travail, la rémunération est maintenue par l employeur; s il est réalisé hors temps de travail, l'employeur verse une allocation de formation égale à 50 % de la rémunération nette sauf accord avec le salarié. NB : pour pouvoir bénéficier du DIF, la demande doit être effectuée pendant le contrat de travail. Pour les demandeur d'emploi pouvant justifier d'un travail de plus ou moins 2 ans minimum avant période de chômage : Possibilité de prise en charge partielle sous certaines conditions. Page " 3 sur " 10

4 D.I.F. - Comment constituer un dossier de prise en charge? 1) Contacter Ayeba par mail ou par téléphone pour connaître les disponibilités et les modalités des formations AYEBA 67 Cours Pasteur BORDEAUX Téléphone : Fax : Définir le cycle de formation avec Ayeba. 2) Faire une demande écrite à son employeur et avoir son accord Le salarié doit adresser (en recommandé avec A.R: modèle 1, ci-joint) une demande écrite de congés pour formation auprès de son employeur et doit obtenir son accord. L'employeur dispose d un mois pour donner sa réponse. L absence de réponse correspond à un accord. En cas de refus, l'employeur doit en indiquer le motif. 3) Demander à son employeur les coordonnées de l'organisme Paritaire Collecteur Agréé (OPCA) auquel l'employeur verse la contribution formation, prendre contact avec cet organisme (par téléphone ou par écrit) pour obtenir un dossier de demande de prise en charge que celui ci vous fera parvenir par courrier ou vous proposera de télécharger sur leur site internet. Cette démarche est généralement réalisée par la personne en charge des formations au sein de votre structure ou du responsable du personnel. 4) A réception de celui ci, et surtout avant de remplir et de renvoyer le dossier de demande de prise en charge, il convient de contacter Ayeba, qui vous aidera à le remplir et vous procurera les documents à annexer (programme détaillé de la formation, fiche pédagogique et devis établi avec TVA...éventuellement d'autres documents spécifiques réclamés par l'opca auquel les cotisations ont été versées). 5) Afin qu Ayeba puisse vous conseiller sur la manière de remplir le dossier de prise en charge, le demandeur ou la structure dont il dépend, devra préalablement remplir la fiche de renseignements joint à ce mode d'emploi et le retourner directement à Ayeba par mail : ou par courrier : Ayeba, 67 Cours Pasteur Bordeaux. Le responsable Ayeba prendra contact aux heures indiquées, avec le salarié et/ou la structure dont dépend l'employé, afin de l'aider à remplir le dossier de prise en charge et lui procurera les documents à annexer au dossier avant l'envoi de celui ci au point d'accueil (OPCA) dont il dépend. Page " 4 sur 10 "

5 6) Envoyer le dossier à l'opca concerné Les demandes d'actions de formations sont envoyées par le responsable des formations (ou par le chef d entreprise) à l'opca du département où se situe le siège de l'entreprise ou au siège de l'opca (service centralisateur qui instruit les dossiers) 5 à 6 semaines minimum avant le début de la formation (dans le cas contraire, le stagiaire s'expose à un refus) Nous vous recommandons d'engager les démarches dès que possible. Pour constituer le dossier de demande de prise en charge, il est nécessaire de fournir les documents suivants : 1. Formulaire de demande de prise en charge de l'opca concerné (à télécharger sur leur site ou à vous faire envoyer). Joindre également les documents réclamés spécifiquement par l'opca duquel vous dépendez. NB : les exigences sont différentes d'un OPCA à un autre. A titre d'exemple, ils peuvent être: Attestation URSSAF de l'année au cours de laquelle se déroule l'action.//attestation envoyée par l'opca justifiant que l'entreprise est à jour des cotisations...//n de IRCEM. etc Fiche pédagogique + programme de formation et devis de la formation (fournis par Ayeba). 3. Eventuellement la convention entre Ayeba et l'opca concerné en deux exemplaires (fournis par Ayeba). Généralement cette phase intervient après l'accord de principe transmis par l'opca directement à l'employeur ou au salarié. Bien s'assurer que l'envoi est complet...avant de l'envoyer à l'opca Aucun document rectificatif ne sera pris en compte, même en cas de documents initiaux erronés ou incomplets. Le délai d'instruction peut parfois être long. Ne pas hésiter à les relancer au bout de 10 à 15 jours. L'OPCA rendra sa réponse en fonction, entre autre, du bien fondé de la demande en rapport à la fonction/activité du salarié, et autres critères d'ordre, pédagogiques, administratifs, budgétaires... Rappel : Le dossier est à envoyer dès que possible et en tous les cas 5 semaines avant le début de la formation. En dehors de ces délais contacter Ayeba pour instructions particulières. 7) Une fois l'accord de principe obtenu (par écrit) de l'opca, le transmettre, par courrier ou mail, à la personne en charge des formations au sein de votre structure, ou/et à Ayeba qui assurera la gestion du dossier de prise en charge jusqu'au règlement de la formation. NB : C'est l'opca qui règle, directement le coût de la formation à Ayeba (c'est le cas le plus généralement rencontré). NB 2 : Certains OPCA ont un fonctionnement différent et demandent à l'employeur d'avancer le coût de la formation. Dans ce cas, la structure (employeur) avance le coût de la formation et se fait rembourser par la suite par l'opca (voir paragraphe 5). Page " 5 sur 10 "

6 8) Une fois la formation terminée : Pour demander le remboursement du coût de la formation l'opca demandera à l'employeur de renvoyer : Attestation de présence mentionnant le nom et le prénom du stagiaire (signée du stagiaire, du formateur et du dirigeant d'ayeba) indiquant le titre du stage, ses dates précises ainsi que le nombre d'heures effectuées, signée et tamponnée de l'organisme de formation. (fournie par Ayeba dans les 15 jours qui suivent la fin de la formation). Facture acquittée précisant le titre du stage, ses dates, éventuellement le(s) numéro(s) de chèque(s) avec les montants correspondants, nom de la banque, date du paiement, signature et tampon de l'organisme de formation. (fournie par Ayeba). Les dossiers doivent être complets pour le remboursement dans les 2 à 3 mois maximum suivant la date effective de fin de formation. 9) Une fois la formation terminée : Pour demander le remboursement des frais de déplacements et frais de vie l'opca fera parvenir à l'employeur un "feuillet" de demande de remboursement de déplacements, frais de vie et indemnités de salaire. A l'employeur de le remplir et de le renvoyer avec justificatifs et autres documents justifiant du règlement du salaire ou/et de l indemnisation. Pour le calcul des kms : vous pouvez vous baser sur les distances mentionnées sur le site Via Michelin ( NB : Garder un double des justificatifs pendant 3 ans Page " 6 sur 10 "

7 Informations de contact Ayeba 67 Cours Pasteur Bordeaux web : mail : tél : fax : Ayeba SARL au capital de RCS Bordeaux Code APE 70.22Z N TVA intracommunautaire : FR Ayeba est un prestataire de formation enregistré sous le numéro auprès du préfet de la région Aquitaine. Cet enregistrement ne vaut pas agrément de l Etat. Page " 7 sur 10 "

8 Annexes Quelques indications sur les prises en charges Les prises en charges varient d'un OPCA à l'autre. Ils vous sont communiqués par l'opca duquel vous dépendez, lors de la demande du dossier de demande de prise en charge d'une formation. En règle générale : Les, coûts pédagogiques sont pris en charge en totalité mais peuvent être limités selon des barèmes spécifiques à chaque OPCA Les salaires peuvent être pris en charge soit sous forme de salaire ou indemnisation et/ou sous forme d'allocations de formation selon les barèmes spécifiques à chaque OPCA Frais de vie sont pris en charges selon des barèmes spécifiques à chaque OPCA Page " 8 sur 10 "

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