EXTRAIT DU REGISTRE DES DELIBERATIONS DU CONSEIL SEANCE DU 26 JUIN au 5 Cité de la Traverse - Salle de la Traverse - Poitiers

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1 En vertu des articles L , L et L du CGCT, le Président de la Communauté d Agglomération Grand Poitiers atteste que le présent acte a été affiché, transmis en Préfecture le. et/ou notifié le..... et qu il est donc exécutoire. Pour le Président, par délégation, Président de séance : Alain CLAEYS, Président EXTRAIT DU REGISTRE DES DELIBERATIONS DU CONSEIL SEANCE DU 26 JUIN 2015 au 5 Cité de la Traverse - Salle de la Traverse - Poitiers Secrétaires de séance : DIANE GUERINEAU & CECILE RUY-CARPENTIER Nbr de membres en exercice : 63 Quorum : 32 Date de la convocation : 05/06/2015 Affichée le : 29/06/2015 Présents : BELGSIR El Mustapha, BURGERES Christine, CHALARD Francis, CHARDONNEAU Jean-Louis, CLEMENT Dominique, CORNU Bernard, CORONAS Patrick, EIDELSTEIN Claude, GERARD Anne, HALLOUMI Abderrazak, HOFNUNG Daniel, JARDIN Florence, KIRCH Olivier, LEY Véronique, LUCAUD Laurent, PELTIER Joëlle, SAUVAGE Corine, SOL Gérard, TANGUY Alain, TRICOT Aurélien, Membres du Bureau ARFEUILLERE Jacques, AUBERT Sylvie, BLANCHARD Gérald, BOUARD Cendrine, BRILLAUD Jean, CHALLET Louis-Marie, CHAUVIN Jacky, COBERAC Jeannie, COINEAU Dany, DAIGRE Jacqueline, DELHUMEAU-DIDELOT Stéphanie, DEVERGNE Ludovic, DIVERSAY Michel, FAUGERON Agnès, FRAYSSE Christiane, GARABEDIAN Nicole, GIRAUD Philippe, GUERINEAU Diane, JEAN Yves, MARCINIAK Marie-Christine, MICHELIN Joël, MORCEAU Francette, PERRIN Bernard, PETERLONGO Bernard, PROST Marie-Dolorès, RUY-CARPENTIER Cécile, SIRAUT Daniel, Conseillers communautaires Titulaires Absents excusés : BLUSSEAU Jean-Daniel, BROTTIER Philippe, MORISSEAU Gilles, Membres du Bureau BATAILLE Martine, COMPTE Jean-Marie, FAURY-CHARTIER Michèle, GAUBERT Jacqueline, PALISSE Philippe, PERSICO Patricia, RIMBAULT-RAITIERE Nathalie, ROBLOT Edouard, ROUSSEAU Eliane, SARRAZIN-BAUDOUX Christine, VALLOIS-ROUET Laurence, VERDIN Alain, Conseillers communautaires Titulaires M. le Président a déposé sur le bureau de l assemblée les pouvoirs écrits, de voter en leur nom, donnés par les Conseillers Communautaires empêchés d assister à la séance, à l un de leurs collègues, en exécution de l article L du Code Général des Collectivités Territoriales. Nom du mandant Nom du mandataire Patricia PERSICO Diane GUERINEAU Nathalie RIMBAULT-RAITIERE Laurent LUCAUD Jacqueline GAUBERT Francis CHALARD Edouard ROBLOT Jacqueline DAIGRE Martine BATAILLE Bernard PETERLONGO Eliane ROUSSEAU Francette MORCEAU Observations : Les procès-verbaux des Conseils Grand Poitiers du 5 décembre 2014 et du 20 février 2015 sont approuvés. Le rendu compte des délégations au Président et au Bureau a donné lieu à une observation : Liste des Arrêtés de Délégation de Pouvoir au Président ; Liste des Marchés A Procédures Adaptées (MAPA) : une observation ; Liste des Délibérations prises par le Bureau Délibérant du 9 avril 2015, 21 mai 2015 et du 4 juin 2015 L ordre de passage des délibérations : De la 1 à la 10 ; de la 12 à la 14 ; puis la 11, puis de la 27 à la 32 ; de la 15 à la 26 ; puis de la 33 à la 101. Arrivée : M. DEVERGNE à la 11 ; Départ : M. SOL à la 11 ; M. TRICOT et Mme SAUVAGE à la 15 ; M. EIDELSTEIN à la 33 ; Mmes JARDIN et GARABEDIAN, MM. GIRAUD et CHAUVIN à la 81.

2 N : 100 Date réception Préfecture Conseil du 26/06/2015 Identifiant : Titre : Charges à caractère général : conditions de prise en charge de certains frais de déplacements des agents de la collectivité Date de publication au Recueil des Actes Administratifs : DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES SERVICE ACCOMPAGNEMENT DES ORGANISATIONS - FORMATION Etudiée par : Le bureau du 04/06/2015 La commission Générale et des Finances du 19/06/2015 Rapportée par : FRANCIS CHALARD Nomenclature Préfecture N 1 : 4. Fonction publique Nomenclature Préfecture N 2 : 1. Personnel titulaires et stagiaires de la F.P.T. Par délibération du 3 octobre 2008, le conseil communautaire a approuvé les conditions de prise en charge de certains frais de déplacements des agents de l établissement. Cette délibération reconnait des niveaux de prise en charge différents selon la nature et la localisation des déplacements tout en inscrivant les modalités de remboursement dans le dispositif réglementaire en vigueur. Dans un contexte où les agents de l établissement se déplacent régulièrement dans le cadre de leurs fonctions, mais également pour effectuer des formations ou encore passer un concours ou un examen. Que ces déplacements ne se limitent pas au seul périmètre de l agglomération Grand Poitiers et conduisent les agents de l établissement à se déplacer dans toute la France et à l étranger, il est nécessaire d appréhender cette multiplicité de situations en proposant un dispositif de prise en charge clair et adapté. Il est donc proposé de reprendre le principe de distinction des situations en fonction de la nature des déplacements. Certaines dispositions réglementaires ne peuvent être appliquées de façon uniforme et doivent être encadrées dans le temps. La présente délibération ne traite pas de la prise en charge des frais occasionnés lors des trajets entre le domicile et le travail, ceux-ci ayant fait l objet de délibérations spécifiques votées dans le cadre du plan de déplacement des entreprises (PDE). I Dispositions communes à l ensemble des agents se déplaçant pour motif professionnel Les conditions et modalités de prise en charge des frais correspondent à celles qui s appliquent aux personnels civils de l Etat dans le cadre des décrets n du 3 juillet

3 2006 et n du 5 janvier 2007 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnées par les déplacements temporaires. Sont bénéficiaires de ce dispositif : - Les fonctionnaires titulaires et stagiaires, à temps complet, temps partiel et temps non complet. - Les agents non titulaires. - Les assistantes maternelles. - Les collaborateurs occasionnels du service public, lorsqu ils sont amenés à se déplacer sur demande de l établissement, pour les besoins du service. - Les agents de l établissement sous contrat de droit privé (CUI-CAE, apprentis, stagiaires ) - Les artistes et professions du spectacle intervenant ponctuellement pour l établissement - Les collaborateurs de cabinet et collaborateurs de groupe d élus Tout agent doit, avant son déplacement, se munir d un ordre de mission. L ordre de mission est obligatoire, il doit être signé et en possession de l agent au moment de son départ car il constitue le document qui autorise le voyage et le remboursement des frais afférents. Afin d éviter à avoir à supporter une charge financière trop importante, des avances peuvent être consenties aux personnes qui en font la demande écrite sous forme d un devis détaillant l ensemble des frais générés par la mission (nuitée, repas et frais annexes). Elles correspondent à 75% des sommes présumées dues à l issue du déplacement. Les montants forfaitaires de remboursement fixés par décret suivront l évolution de la réglementation en vigueur Des frais divers peuvent être remboursés, sous réserve d un accord de l autorité territoriale qui ordonne le déplacement et sur production des justificatifs de la dépense. Le remboursement ne peut être en aucun cas supérieur à la dépense engagée. Aucun remboursement ne sera pris en charge sans justificatifs. II Dispositions communes applicables aux agents en mission, en métropole, en outremer ou à l étranger. Est considéré comme un agent en mission, l agent en service qui, muni d un ordre de mission, pour une durée totale ne pouvant excéder douze mois, se déplace pour l exécution du service hors de sa résidence administrative et hors de sa résidence familiale. Les principaux types de déplacements hors du territoire communautaire concernant la participation à des réunions, colloques, séminaires, visites de territoire et partage d expériences. 1) Frais de restauration Le remboursement des frais de restauration s effectue sur la base d un forfait défini par arrêté ministériel. Ce montant suivra l évolution de la réglementation.

4 A titre indicatif, il est actuellement fixé par l arrêté ministériel du 3 juillet 2006 à par repas. 2) Frais d hébergement Le remboursement des frais d hébergement, comprenant la nuitée et le petit déjeuner, s effectue à hauteur d un montant fixé par arrêté ministériel. A titre indicatif, il est actuellement fixé par l arrêté ministériel du 3 juillet 2006 est fixé à 60 par nuitée. L établissement a fait le choix par délibération ( du 10 octobre 2008), de fixer le montant maximal de remboursement d une nuitée à 48 pour la province et à 60 pour Paris. Le décompte des nuitées fait apparaître que l offre hôtelière ne correspond pas à la réalité des taux maximal forfaitaire actuellement en vigueur. Il est proposé de rembourser lorsque les déplacements pour les agents se traduisent par des frais d hébergement localisés sur les territoires des villes de Paris ou dans certaines métropoles de France : Bordeaux, Lille, Lyon, Nantes, Toulouse, un forfait dans la limite de 90 (par nuitée, petit déjeuner compris). Lorsque les déplacements pour les agents se traduisent par des frais d hébergement localisés sur le reste du territoire métropolitain : un forfait dans la limite de 60 (par nuitée, petit déjeuner compris). Cette mesure, qui constitue un levier de reconnaissance d autant que les déplacements s inscrivent dans une logique professionnelle, permet de répondre à la réalité des situations rencontrées et optimise les conditions du déplacement en permettant une meilleure solution d hébergement par évitement des coûts de transport et des risques de fatigue accrue due à un hébergement excentré et/ou de moindre qualité. Cette dérogation aux taux actuellement fixé par l arrêté ministériel du 3 juillet 2006 est appliquée durant une période limitée prenant effet à compter du 1 er juillet 2015 jusqu à la fin de la mandature en cours pour chaque nuitée intervenant au cours de cette période. 3) Frais de transport a. Transport par voie ferroviaire Le train doit rester le mode de transport à privilégier pour les déplacements. Pour éviter aux agents l avance de frais de transport, la Ville passe un marché public avec un prestataire (Actuellement, agence de voyage HAVAS). Les billets sont commandés conformément aux indications figurant sur l ordre de mission puis, délivrés aux intéressés. Les transports s effectuent en 2 ème classe. Les frais de transport directement engagés peuvent faire l objet d un remboursement, dans l hypothèse d une situation ou d une dépense imprévue dûment justifiée et en lien direct avec le mode de déplacement autorisé.

5 b. Transport par voie aérienne L avion doit rester un mode de transport exceptionnel réservé aux trajets à l étranger ou dans la métropole lorsque celui-ci occasionne un gain de temps ou évite une nuit d hôtel. Pour éviter aux agents l avance de frais de transport, la Ville passe un marché public avec un prestataire (Actuellement agence de voyage HAVAS). Les billets sont commandés conformément aux indications figurant sur l ordre de mission puis délivrés aux intéressés. Les transports s effectuent en classe la plus économique. c. Autres moyens de transport La Ville de Poitiers peut également permettre l utilisation d un véhicule de service. Ce mode de déplacement qui permet, par ailleurs, le covoiturage sera préféré à l utilisation d un véhicule personnel pour les trajets effectués hors du territoire de la Communauté d Agglomération. L établissement prend alors en charge sur présentation des justificatifs acquittés les frais de stationnement et, le cas échéant, du péage d autoroute et du carburant pris en cours de trajet si le véhicule ne dispose pas d'une carte d'accès à un réseau d autoroute et de distribution. L utilisation d un véhicule personnel peut être autorisée dans les mêmes conditions que celles relatives aux véhicules de service, dès lors que l intérêt du service le justifie (temps de trajet, meilleure desserte, co-voiturage notamment) et dans la mesure où les autres moyens de transports ne répondent pas aux contraintes du déplacement. En cas d utilisation d un véhicule personnel, une copie du permis de conduire et de la carte grise du véhicule et de l assurance doit accompagner la demande de déplacement. Le remboursement donne lieu à des indemnités kilométriques selon un barème fixé par arrêté ministériel, au départ de la résidence administrative de l agent, selon le kilométrage réel évalué par un calculateur d'itinéraires. Aucune indemnisation n est possible au titre du remboursement des impôts, taxes et assurances acquittés pour le véhicule. 4) Frais de déplacement en outre-mer et à l étranger Lorsqu un agent doit se déplacer en outre-mer ou à l étranger, il bénéficie d indemnités journalières de mission. Le montant des indemnités, ainsi que les modalités de remboursement sont fixés par l arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux d indemnités de mission prévue à l article 3 du décret n du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civiles de l Etat. III Dispositions communes applicables aux agents suivant une formation Est en stage, l agent qui suit une formation, organisée par l administration ou à son initiative en vue de formation professionnelle des collectivités territoriales et de leurs établissements publics administratifs dans les domaines ci-après : Formation initiale préalable à la titularisation Formation continue en lien avec les fonctions exercées ou en vue d accéder à un nouveau cadre d emploi, à un nouvel emploi ou à un nouveau grade. Formation intervenant dans le cadre d une reconversion professionnelle

6 Les conditions de prise en charge restent les mêmes que celles détaillées ci-dessus pour les agents partant en mission et dès lors que ces frais ne sont pas pris en charge par l établissement d accueil du stagiaire ou le centre de formation. IV Dispositions communes applicables aux agents participant à un concours ou un examen professionnel Le décret du 3 juillet 2006 précise les conditions suivantes : «L agent appelé à se présenter aux épreuves d admissibilité ou d admission à un concours, à une sélection ou à un examen professionnel organisé par l administration peut prétendre à la prise en charge de ses frais de transports entre l une de ses résidences administratives et familiale et le lieu où se déroulent les épreuves. Ces frais ne peuvent être pris en charge que pour un aller-retour par année civile. Il peut être dérogé à cette disposition dans le cas où l agent est appelé à se présenter aux épreuves d admission d un concours». a. Transport par voie ferroviaire Le train doit rester le mode de transport à privilégier pour les déplacements. Pour éviter aux agents l avance de frais de transport, la Ville passe un marché public avec un prestataire (Agence de voyage HAVAS). Les billets sont commandés conformément aux indications sur l ordre de mission puis délivrés aux intéressés. Les transports s effectuent en 2 ème classe. Les frais de transport directement engagés peuvent faire l objet d un remboursement, dans l hypothèse d une situation ou d une dépense imprévue dûment justifiée et en lien direct avec le mode déplacement autorisé. b. Véhicule personnel En cas d utilisation d un véhicule personnel, une copie du permis de conduire et de la carte grise du véhicule et de l assurance doit accompagner la demande de déplacement. Le remboursement donne lieu à des indemnités kilométriques selon un barème fixé par arrêté ministériel, au départ de la résidence administrative de l agent, selon le kilométrage réel évalué par un calculateur d'itinéraires. Aucune indemnisation n est possible au titre du remboursement des impôts, taxes et assurances acquittés pour le véhicule. Le véhicule de service n est pas autorisé pour aller passer un concours ou un examen professionnel. Les frais d hébergement et de restauration ne sont pas pris en charge par l établissement. V Dispositions concernant les indemnités pour changement de résidence administrative Constitue un changement de résidence, l affectation définitive dans une commune différente de celle dans laquelle l agent était affecté. Ce changement est prononcé soit par la même autorité territoriale dans le cas d un changement d affectation, soit par l autorité d accueil dans le cas d une mutation.

7 Dès lors que l agent (titulaire ou contractuel) remplit les conditions, il a droit à l indemnisation des frais de changement de résidence pour lui et sa famille. Une indemnité forfaitaire, totale ou réduite, est attribuée de droit, dès lors que l agent indemnisé remplit les conditions fixées par les textes de référence (articles 3 à 13 du décret n du 19 juillet 2001). En règle générale, la Ville peut, sous certaines conditions, rembourser, à des agents nouvellement recrutés et issus d une autre collectivité, les frais de déplacement occasionnés par leur affectation. Considérant qu il est nécessaire de déterminer les modalités de prise en charge et de remboursement des frais de missions, de formation et de concours/examen professionnel pour les agents employés par Grand Poitiers, ainsi que pour les invités et personnalités extérieures à l établissement, dans le respect des dispositions réglementaires actuellement en vigueur. Il est donc proposé : - De mettre en œuvre les nouvelles modalités de prise en charge et de remboursement telles que décrites ci-dessus à compter de la date du 01/07/ D appliquer un dispositif dérogatoire pour une période limitée prenant fin à l expiration de la mandature en cours, comme suit : Lorsque les déplacements pour les agents se traduisent par des frais d hébergement localisés sur les territoires des villes de Paris ou dans certaines métropoles de France : Bordeaux, Lille, Lyon, Nantes, Toulouse : remboursement dans la limite de 90 (par nuitée, petit déjeuner compris). Lorsque les déplacements pour les agents se traduisent par des frais d hébergement localisés sur le reste du territoire métropolitain : remboursement dans la limite de 60 (par nuitée, petit déjeuner compris). Les dépenses engagées pour l ensemble des frais liés aux déplacements des agents de Grand Poitiers seront imputes à l ensemble des sous fonctions auxquelles leurs services sont rattachées, au compte 6251 pour les frais engagés par les agents et donneront lieu à reversement annuel par Grand Poitiers (Budget principal et budgets annexes de Grand Poitiers) à la Ville, sur la base de clefs de répartition prédéfinies, concernant les prestations liées aux déplacements en train et aux nuitées (non payées directement par les agents). AFFICHEE LE : 29/06/2015 Adoptée Vote pour : Nombre : Vote contre : Nombre : Pour extrait conforme, Pour le Président, le Vice Président : Abstention : Nombre :

8 Ne prend pas part au vote : Nombre : Mouvement des Elus : Autres mentions de vote :

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