FAQ. Connexion / déconnexion

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1 FAQ Connexion / déconnexion - Comment faire pour me connecter? Pour vous connecter, vous aurez besoin de ces 3 informations : - L adresse de votre espace iperfony. - Votre identifiant. - Votre mot de passe. Rendez-vous sur votre adresse iperfony (du type «masociete.iperfony.com»), entrez votre identifiant et votre mot de passe, puis cliquez sur «Valider». Bienvenu! - Comment retrouver l adresse de mon espace iperfony? Les noms des espaces Perfony sont construits de la façon suivante : «masociete.iperfony.com». Remplacez ici «masociete» par le nom de votre organisation et vous retrouverez votre espace. Si ce n est pas le cas, contactez l administrateur de votre espace Perfony, ou toute personne avec qui vous avez l habitude de travailler qui est membre de l espace ou encore notre service client. Nous vous recommandons d ajouter cette adresse à vos favoris pour ne pas la perdre. - Comment retrouver mon identifiant? Pour vous connecter, vous pouvez utiliser indifféremment votre identifiant ou votre adresse . Si vous ne vous souvenez plus de votre identifiant vous pourrez le retrouver et/ou le modifier dans la rubrique «Préférences», «Mon compte utilisateur» et «Nom d utilisateur». - Comment retrouver mon mot de passe? Si vous avez oublié votre mot de passe, pas de panique. Cliquez sur «Mot de passe oublié» et rendez-vous sur votre boite mail. Une procédure de création d un nouveau mot de passe vous sera adressée par . - Comment me déconnecter de Perfony? Pour vous déconnecter, cliquer sur la croix en haut à droite de votre page iperfony. Votre session sera déconnectée. Par mesure de sécurité, vous serez automatiquement déconnectés lorsque vous fermerez votre navigateur.

2 - Pourquoi ai-je un message m annonçant que j ai été déconnecté? C est une procédure de sécurité. Si par exemple vous quittez votre poste de travail plus longtemps que vous ne l aviez prévu ou au bout d un certain temps d inactivité, votre session sera déconnectée et vous devrez vous reconnecter normalement et reprendre là où vous en étiez précédemment. Si ce n est pas automatique, retournez sur la page de connexion et identifiez-vous. Gestion des membres de l espace* - Comment ajouter un nouveau membre à l espace iperfony* Il y a deux méthodes pour ajouter des nouveaux membres dans Perfony : 1/ Rendez-vous dans l onglet «Préférences», puis «Ajouter un nouvel utilisateur» et complétez le petit formulaire. 2/ Dans une réunion ou un dossier, lors de l ajout de participants. Si la personne que vous souhaitez ajouter n est pas dans le système, une fenêtre vous proposera de l ajouter et de l avertir par . C est extrêmement simple. - Comment supprimer un membre à l espace iperfony* Cette fonctionnalité n est disponible que pour les administrateurs. Il suffit pour cela d aller dans l onglet «Préférences» puis de cliquer sur «Gérer les utilisateurs». Sélectionnez ensuite la personne souhaitée et cliquez sur «désactiver l utilisateur». - Comment modifier les droits d un membre de l espace iperfony* Rendez-vous dans l onglet «préférences» puis «Gérer les utilisateurs». Cliquez sur la personne souhaitée, puis sur le bouton «modifier». Vous accéderez à l espace vous permettant de modifier les droits : participant, pilote, exécutif et/ou admin. Attention, des changements de droits peuvent entrainer des changements de facturation. Menu et icône - Qu y a-t-il dans le menu? Le menu est composé 6 entrées principales, mais vous pourrez également trouver des raccourcis vers les fiches d aide, le changement de langue ou votre fiche personnelle. 1. Accueil (ou un clic sur le logo à gauche) : 1.1. Tableau de bord Statistiques iperfony. 2. Dossier : 2.1. Tous les dossiers Nouveau dossier. 3. Réunions :

3 3.1. Mes réunions Vue d ensemble de mes réunions Nouvelle réunion. 4. Actions : 4.1. Mes actions Mes actions (vue scrum) Actions de mes équipes Actions en retard Ajouter une action. 5. Favoris. 6. Préférences : 6.1. Mon compte utilisateur Notifications Contacts et Réseaux Autorisations Synchronisation Paramètres entreprise. * 6.7. Gérer les utilisateurs. * 6.8. Ajouter un nouvel utilisateur. * - A quoi correspondent les icônes? Terminer (Réunion, dossier, action) : cette icône, lorsque vous cliquez dessus vient fermer l action, le dossier ou la réunion. Déléguer : Cette icône signifie que vous pouvez déléguer une tâche à un ou plusieurs de vos collaborateurs (Réunion, dossier, action) Modifier : Lorsque vous voyez cette icône, cela signifie que vous pouvez modifier du contenu, elle s applique aux dossiers, réunions et actions. Sous actions : Cette icône signifie que vous pouvez créer des sous actions dépendant d une action «mère». Informations détaillées : En cliquant sur cette icône vous pouvez accéder aux informations détaillées concernant une action, un dossier ou une réunion.

4 Priorité : Cette icône vous permet de définir la priorité d actions vous permettant de les classer par ordre d urgence. Commentaires : En cliquant sur cette icône vous pourrez laisser des commentaires sur des réunions, des dossiers ou des actions. Historique : Cette icône vous permet d accéder à l historique des modifications sur des actions, dossiers ou réunions. Pièces jointes : Cette icône vous permet d ajouter des pièces jointes à vos éléments. Jauge de complétion : Cette icône évolutive vous permet de voir où en sont vos dossiers, réunions et actions. Favoris : Grâce à cette icône, vous pourrez ajouter des critères de recherche, des dossiers et réunions dans votre liste des favoris afin de les retrouver plus tard et sans effort. Export : Cette icône vous signale la possibilité d une exportation au format PDF ou par mail de vos dossiers, réunions et actions. Clôturer : Cette icône permet de clôturer des réunions, elles resteront dans le système mais seront plus modifiable puisque terminées. Supprimer : Vous pourrez supprimer ce que bon vous semble, mais cela n apparaîtra plus dans le système grâce à cette icône. Liste des participants : Vous permet de visualiser ou d ajouter des participants à une réunion, un dossier ou une action.

5 Plan d action : Cette icône vous permet de visualiser le nombre d action contenues dans le plan d action. Performance : Vous permet de mesurer la performance de vos réunions d un simple regard. Évaluation attendue : Lorsque cette icône apparaît, cela signifie qu une notation est attendue de votre part et de celle de vos collaborateurs. Réunions du dossier : Cette icône vous mènera par un clic à une réunion dépendant d un dossier. Page d accueil - Comment supprimer/ajouter les week-ends sur mon calendrier? L ajout ou la suppression des week-ends dans le calendrier se fait depuis la page d accueil. Sur la section «calendrier» cliquez sur la roue crantée à gauche pour afficher les options. Vous pourrez notamment choisir d afficher ou non les week-ends. - Comment personnaliser l ordre d affichage des éléments (calendrier, vue «Scrum» ou derniers commentaires/dossiers/actions) sur ma page d accueil? L ordre proposé dans le tableau de bord ne vous convient pas? Vous pouvez le modifier directement depuis la page d accueil. Dans le bandeau «Tableau de bord», cliquez sur l icône avec 3 engrenages à droite. Un menu s affiche, cochez ou décochez les sections que vous souhaitez pour les faire apparaître. Ensuite, avec votre souris vous pourrez déplacer les sections en les «attrapant» par les doubles flèches verticales en face de leur nom. - Comment visualiser les statistiques? Pour visualiser les statistiques de votre espace iperfony et de votre périmètre d activité, passez votre souris sur l icône d accueil (l icône avec les quatre carrés) et dans le menu déroulant, choisissez «Statistiques iperfony». Elles vont s afficher. Réunion - Comment retrouver une réunion?

6 Vos réunions sont visibles sur le calendrier de votre page d accueil ; celles que vous pilotez apparaissent sur un fond foncé, et les autres sur un fond clair. Pour retrouver toutes les réunions sous forme d une liste, cliquez sur «réunions», «mes réunions» puis utilisez les filtres pour affiner votre recherche, par exemple sur la date ou sur le nom du pilote - Comment créer une réunion? * Pour créer une réunion, rendez-vous dans le menu «Réunions», «nouvelle réunion». Complétez le formulaire, fixez une date, invitez des participants et si vous le souhaitez, ajoutez des pièces jointes. Vous pourrez également ajouter un ordre du jour. - Comment personnaliser le plan d action d une réunion? * Si vous souhaitez par exemple faire une revue d un projet lors d une réunion, vous pouvez sélectionner le ou les plans d action à afficher lors de la réunion. Vous aurez 3 possibilités : - Créer un plan d action qui sera propre à cette réunion. - Regrouper les plans d action d un ou plusieurs dossiers dans cette réunion. - Regrouper des actions de divers plans d action en fonction d un ou plusieurs thèmes. Votre choix sera bien sûr modifiable ultérieurement. - Comment définir une périodicité à mes réunions? * La périodicité d une réunion se paramètre au moment de sa création en cliquant sur la roue crantée à côté de la date. Elle vous permet de choisir la récurrence qui vous plaira : tous les vendredis, le dernier jeudi de chaque mois ou à date fixe tous les cas sont possibles. - Comment ajouter une pièce jointe à mes réunions? Besoin de partager une présentation pour votre réunion? Ajoutez-là en pièce jointe à votre réunion en cliquant sur le trombone. Une interface d importation s ouvrira où vous pourrez ajouter tous vos documents. Ils apparaîtront ensuite sous forme de liste qui pourra toujours être modifiée. - Comment et pourquoi évaluer une réunion? Vous voulez connaître l état de santé de vos réunions? Évaluez-les. C est très simple, très rapide et riche d enseignements. Pour cela, il faut changer l état de la réunion et la mettre «à évaluer» grâce au menu déroulant. Tous vos collaborateurs pourront la noter de manière anonyme. Une icône rouge avec des réglettes s affiche lorsque vous pouvez évaluer une réunion. Attention aux délais car au bout de quelques heures il ne sera plus possible de faire l évaluation. - Quand puis-je modifier une réunion? Pour savoir si une réunion est modifiable, il faut regarder son «État». Tant qu elle n est pas clôturée, il est toujours possible de la modifier.

7 Certains éléments ne sont modifiables que par les pilotes ou copilotes des réunions. - Comment ajouter un participant à une réunion? * Vous pouvez ajouter des participants à vos réunions en cliquant sur l icône des participants en haut à droite et en recherchant quelqu un dans le système ou en l ajoutant au système grâce son adresse . - Comment accéder à la vue «Scrum» dans une réunion? Une fois dans la page d une réunion, rendez-vous dans la section avec le plan d action. En haut à droite de cette section, cliquez sur «Liste», un menu déroulant vous proposera de changer de vue pour passer en «Scrum». L opération inverse vous ramènera à une vue «Liste». - Comment partager le compte rendu d une réunion? et personnaliser les informations à partager? Une fois la réunion terminée, vous pouvez partager le compte-rendu et l exporter sous format PDF. Pour cela, cliquez sur l icône PDF dans une liste de réunion ou directement dans la page d une réunion. La fenêtre qui s ouvrira vous permettra de choisir les éléments que vous souhaitez faire figurer dans ce compte rendu : relevé de décisions, feuille de présence, plans d action etc - Comment terminer une réunion? Comment clôturer une réunion? Quelle est la différence? Pour terminer ou clôture une réunion, il faut modifier son «État». Il est également possible de clôturer une réunion avec l icône représentant un petit cadenas. Attention! Une fois clôturée, une réunion ne sera plus modifiable. Il ne sera également plus possible de changer le compte rendu, ni d ajouter d autres actions ou pièces jointes. Dossier - Comment créer un dossier? Pour créer un dossier, rendez-vous dans le menu déroulant de l onglet «Dossier» puis cliquez sur le plus «Nouveau dossier». Complétez les quelques informations et validez. - Comment retrouver un dossier? Pour retrouver un dossier allez dans le menu «Dossiers >> Tous les dossiers» et vous afficherez la liste des dossiers de votre espace auxquels vous participez. Utilisez les filtres pour restreindre l affichage et simplifier votre recherche. : thèmes, états, pilotes, - Comment ajouter des documents à un dossier?

8 Pour ajouter des documents à votre dossier il vous suffit de vous rendre sur le dossier auquel vous souhaitez ajouter une pièce jointe et cliquez sur le trombone pour importer le document via l interface d importation. Vous pourrez toujours les supprimer ultérieurement. - Quand puis-je modifier un dossier? Un dossier est modifiable si vous avez les droits dessus (l icône en coin supérieur gauche doit être verte) et si le dossier n est pas clôturé. - Comment ajouter une personne à un dossier? Pour ajouter une personne à votre dossier, cliquez sur l icône participants à droite. En bas de ce menu, utilisez la zone de saisie pour ajouter une personne. Si celle-ci n est pas déjà membre, alors vous pourrez l ajouter simplement au système avec son adresse . - Comment accéder à la vue «Scrum» dans un dossier? Une fois dans la page d un dossier, rendez-vous dans la section avec le plan d action. En haut à droite de cette section, cliquez sur «Liste» et un menu déroulant vous proposera de changer de vue pour passer en «Scrum». L opération inverse vous ramènera à une vue sous forme de «Liste». Action - Comment créer une action dans un dossier? Si vous êtes déjà dans un dossier, vous pouvez créer une action dans votre dossier via la rubrique «Plans d action». En dessous de la liste, vous trouverez une zone de saisie pour ajouter des actions. Vous pouvez aussi ajouter une action à tout moment par le menu «Action», «ajouter une action» et choisir lors de la création à quel dossier celle-ci doit être rattachée. - Comment visualiser mes actions? Celles de mes équipes? * Pour visualiser toutes vos actions ou celles de vos équipes, utiliser le menu «Action». Les listes qui s affiche peuvent être filtrée sur différents critères afin d affiner votre sélection. - Comment attacher un document à une action? Pour ajouter un document à votre action, cliquez sur le trombone dans la barre supérieure de votre action, ou dans une liste d actions. L interface d importation vous permettra de rechercher le document que vous souhaitez ajouter. - A quoi sert la priorité et comment la définir? La priorité vous permet de trier les actions. Les actions les moins prioritaires ont 4 carrés vides et les plus prioritaires ont 4 carrés pleins. Si vous utilisez la matrice d Eisenhower pour classer vos actions, vous pourrez utiliser les différents pictogrammes pour classer vos actions en fonction de leur degrés d urgence et d importance.

9 Il est toujours possible de modifier la priorité d une action par la suite. - Comment déléguer une action à quelqu un d autre? Pour déléguer une action, rendez-vous soit sur une liste d actions, soit sur la page de l action concernée et cliquez sur l icône représentant une bifurcation. Dans la fenêtre qui s ouvrira vous pourrez ainsi choisir à qui confier cette action. - Comment dupliquer une action? La duplication des actions est possible uniquement au moment de la création d une action. Ainsi, lorsque vous ajoutez une action, cliquez sur «Paramètres avancés», puis cochez «Découper l action ou sous action identique» puis sélectionnez dans la liste des participants, tous ceux qui devront la réaliser. Ainsi, pas besoin de saisir l action de multiples fois. - Comment exporter un plan d action? Pour partager un plan d action, vous pouvez exporter directement le dossier du plan d action et ne choisir que le plan d action, ou bien passer par le menu «Actions», «Mes actions», puis appliquez un filtre bien spécifique et ensuite seulement cliquez sur l icône d export qui représente un fichier PDF. Vous pourrez personnaliser les informations à faire apparaître, et ajouter des zones de commentaires, par exemple pour transmettre ce document à des personnes n ayant pas accès à des ordinateurs. - Comment profiter de la vue «Scrum» pour mes actions? Profiter de la vue «Scrum» dans vos actions n est pas compliqué, passez votre souris sur «Action» pour afficher le menu déroulant et sélectionnez «Mes actions (Vue Scrum)». Mon compte - Comment changer mon avatar? Pour changer d avatar, cliquez sur «Préférences» puis «Mon compte utilisateur». Au clic sur l avatar en place, une fenêtre de modification s ouvrira. Si vous souhaitez simplement modifier la couleur de l avatar par défaut, cliquez sur «supprimer l avatar» dans cette fenêtre de modification, une nouvelle couleur sera proposée. Vous pouvez renouveler l opération autant de fois que vous le souhaitez jusqu à obtenir la couleur désirée. - Comment modifier mon adresse ? Vous pouvez à tout moment modifier votre adresse . Cette information se situe sous votre nom dans «Préférences», «Mon compte utilisateur», n oubliez pas de sauvegarder les changements pour qu ils soient effectifs. - Comment changer de mot de passe?

10 Dans «Préférences», «Mon compte utilisateur», vous trouverez un bouton «modifier mon mot de passe» qui permettra de lancer la procédure de régénération. - Comment recevoir un mail d alerte? Pour être alerté lorsque vous êtes ajouté à un nouveau dossier, mais pas pour une nouvelle réunion, vous devrez paramétrer vos alertes . Rendez-vous dans «Préférences» puis «Notifications» et activez les alertes qui vous intéressent. Favoris - Comment ajouter un favori? Pour ajouter un favori, il vous faut simplement cliquer sur l icône étoile. Cette icône apparaît sur des réunions, des actions, des dossiers, mais également lorsque vous faites des filtres. Par exemple, toutes les actions avec un thème particulier. Dans ce cas, l icône apparaît en haut à gauche, en dessous des filtres. - Comment supprimer un favori? Pour supprimer un favori, allez dans votre onglet «Favoris» et une petite croix s affichera du côté droit du menu déroulant afin de supprimer ceux dont vous n avez pas besoin. - Comment enregistrer un filtre de recherche en favori? Pour enregistrer un filtre de recherche dans vos favoris allez dans action, et vous pourrez sauvegarder votre filtre de recherche en cliquant sur l étoile sous la barre de critères. Synchronisation - Comment synchroniser avec mon iphone (agenda et tâches)? Une fiche d aide est disponible dans notre section «Académie» afin de synchroniser vos données avec votre mobile Apple. Téléchargez-la sans attendre. Pour y accéder cliquez sur le bouton d aide en haut à droite de votre espace, puis cliquez sur «Lire et Télécharger les fiches d aide PDF» ou rendez-vous à cette adresse : - Comment synchroniser avec mon Androïd (agenda)? Une fiche d aide est disponible dans notre section «Académie» afin de synchroniser vos données avec votre mobile Android. Téléchargez-la sans attendre. Pour y accéder cliquez sur le bouton d aide en haut à droite de votre espace, puis cliquez sur «Lire et Télécharger les fiches d aide PDF» ou rendez-vous à cette adresse : - Comment synchroniser avec Outlook (agenda et tâche)? Une fiche d aide est disponible dans notre section «Académie» afin de synchroniser vos données avec votre compte Outlook. Téléchargez-la sans attendre. Pour y accéder cliquez sur le bouton d aide en haut à droite de votre espace, puis cliquez sur «Lire et Télécharger

11 les fiches d aide PDF» ou rendez-vous à cette adresse : Aide et assistance - Où trouver le guide de l utilisateur? Le guide de l utilisateur est mis à jour en permanence. Il est disponible en téléchargement dans l onglet d aide au format PDF, vous y trouverez toutes les informations utiles concernant Perfony. Vous pourrez également le trouver dans l Académie» Perfony sur notre site : - Comment contacter le support? Vous n avez pas la réponse à votre question? Vous souhaitez une précision? Ou simplement nous faire part d un avis ou d un commentaire sur iperfony? Contactez-nous! Par téléphone : Par mail : * Administrateur * Pilote

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