CÔTÉ COUR CÔTÉ VOISINS. Statuts et règlements

Transcription

1 CÔTÉ COUR CÔTÉ VOISINS Statuts et règlements Le 6 juin 2007

2 TABLE DES MATIÈRES Pages CHAPITRE 1 INTERPRÉTATION Règlements Définitions 1 CHAPITRE 2 ORGANISATION DE L ORGANISME Nom de l organisme Siège social Situation géographique du territoire Objectifs 2 CHAPITRE 3 LES MEMBRES Admission : critères d adhésion et catégories de membres Cotisation Carte de membre Suspension/Expulsion 3 CHAPITRE 4 LES ASSEMBLÉES Les assemblées L assemblée générale annuelle Les assemblées extraordinaires 7 CHAPITRE 5 LE CONSEIL D ADMINISTRATION Composition Procédure d élection Durée du mandat Disposition transitoire Démission Vacances Rémunération/Indemnisation Réunions du conseil d administration Pouvoirs et mandat Attribution 11

3 Pages CHAPITRE 6 LES COMITÉS DE VOISINS Création Membres des comités Responsabilités des comités de voisins 13 CHAPITRE 7 LES DISPOSITIONS FINANCIÈRES Exercice financier Effets bancaires Contrats Emprunts 14 CHAPITRE 8 LES DISPOSITIONS FINALES Modifications aux règlements Conflits d intérêts Dissolution 15 CHAPITRE 9 ENTRÉE EN VIGUEUR 16 ii

4 CHAPITRE 1 INTERPRÉTATION 1.01 Règlements a) Les règlements de la Corporation doivent être interprétés en conformité avec la troisième partie de la Loi sur les compagnies, L.R.Q C.38, y compris tout amendement subséquent et toute loi affectée au remplacement de celle-ci. b) Dans les présents règlements, à moins que le contexte ne s y oppose, les mots indiqués au singulier et au masculin comprennent le pluriel et le féminin, suivant le cas et vice-versa Définitions a) Assemblée générale annuelle : Une réunion de tous les membres de l organisme où l on convient des enjeux se rapportant au terrain de la rue Lafrance et où l on décide des moyens à prendre pour y faire face. b) Assemblée extraordinaire : Une assemblée extraordinaire doit toujours mentionner les buts et l objet d une telle assemblée et seuls ces sujets peuvent y être traités. c) Conseil d administration : Le conseil d administration a comme mandat de voir à la bonne gestion de l organisme et au suivi des comités. d) Membres actifs en règle : Les membres actifs en règle sont les membres qui ont payé leur cotisation. e) Organisme : Organisme signifie ici l organisme à but non lucratif «Côté cour côté voisins». f) Comités de voisins : Tout comité mis sur pied, soit par le conseil d administration, soit par l assemblée générale annuelle, dans le but de promouvoir les objectifs de l organisme.

5 CHAPITRE 2 ORGANISATION DE L ORGANISME 2.01 Nom de l organisme Côté cour côté voisins Date d incorporation : le 16 avril 2007 Numéro matricule : Siège social a) Le siège social de l organisme est établi à Montréal, dans le district De Lorimier, à l adresse déterminée par le conseil d administration, soit le 2181, rue Marie-Anne Est, H2H 1M9. b) Pour changer l adresse du siège social, une simple résolution du conseil d administration suffit. Il faut toutefois produire une Déclaration modificative auprès du Registraire des entreprises du Québec Situation géographique du territoire a) Terrain rue Lafrance : Terrain bordé au nord et à l est par des terrains privés de la rue Parthenais et au sud et à l ouest par la rue Lafrance. b) Le district De Lorimier, selon la délimitation électorale municipale Objectifs a) Améliorer la qualité de vie des résidants du district De Lorimier, dans l arrondissement du Plateau Mont-Royal, et, par extension, celle de l ensemble des Montréalais. b) Réhabiliter et aménager le terrain vacant de la rue Lafrance en mettant en valeur son potentiel écologique dans un esprit de développement durable. c) Informer, sensibiliser et inciter les citoyens à adopter diverses mesures de protection de l environnement. 2

6 CHAPITRE 3 LES MEMBRES 3.01 Admission : critères d adhésion et catégories de membres a) Membres actifs Pour être admissibles, les membres actifs doivent habiter le district De Lorimier. Ils doivent également adhérer aux buts et objectifs de l organisme. Ils doivent payer la cotisation annuelle. Ils ont droit de vote aux assemblées générales annuelles et extraordinaires. b) Membres sympathisants Pour être admissibles, les membres sympathisants doivent adhérer aux buts et objectifs de l organisme. Ils doivent faire un don à l organisme. Ils n ont pas droit de vote aux assemblées générales annuelles et extraordinaires Cotisation Le conseil d administration fixe par résolution une cotisation annuelle payable au début de l année financière Carte de membre L organisme émet des cartes de membres Suspension/Expulsion a) Le conseil d administration peut suspendre ou expulser un membre si ce dernier : ne respecte plus les conditions rattachées à son statut de membre ou s il nuit à l organisme. ne respecte plus les règlements de l organisme. exerce une activité interdite par les règlements. pose un geste ou exprime des propos contraires aux objectifs de l organisme ou incompatibles avec ceux-ci, ou néfastes aux activités ou à la réputation de l organisme ou de ses membres. perd l une ou l autre des qualités requises pour détenir le statut de membre. 3

7 b) Le membre susceptible d être suspendu ou expulsé a le droit de se faire entendre par le conseil d administration avant qu une décision ne soit prise. c) Le conseil d administration devra en informer l assemblée générale annuelle. 4

8 CHAPITRE 4 LES ASSEMBLÉES 4.01 Les assemblées a) Composition Tous les membres composent l assemblée générale annuelle ou les assemblées extraordinaires. Les assemblées s adressent à tous les membres de l organisme, ainsi qu à l ensemble de la population du district De Lorimier. Lors des assemblées, toutes les personnes présentes ont droit de parole. Cependant, seuls les membres actifs en règle avant l assemblée ont droit de vote. b) Quorum Pour toute assemblée, le quorum est fixé à 20 % des membres actifs en règle. c) Animateur et secrétaire de l assemblée À moins d avis contraire, l animation des assemblées est assumée par le président de l organisme et le secrétaire du conseil d administration assure la prise de notes. d) Procédure de prise de décision des assemblées Lors de l assemblée, les décisions se prennent par vote, selon les conditions suivantes : - Seuls les membres actifs en règle de l organisme ont le droit de vote. - Chaque membre actif en règle présent n a droit qu à un seul vote. - Les votes par procuration ne sont pas admis. - Les votes se font à main levée ou par scrutin secret si un membre actif en règle en fait la demande et est secondé par un autre membre actif en règle. - Les décisions sont prises à la majorité simple des voix des membres actifs en règle présents. - En cas d égalité des votes, le président de l assemblée a droit à un vote prépondérant. 5

9 e) Ajournement Sur majorité simple, les membres actifs en règle présents peuvent décider d ajourner une assemblée à un autre moment ou à une autre date L assemblée générale annuelle a) Avis de convocation de l assemblée générale annuelle L assemblée générale annuelle doit se tenir au plus tard dans les quatre-vingt-dix (90) jours suivant la fin de l exercice financier. L avis de convocation doit être envoyé aux membres actifs en règle, soit par note dans les boîtes aux lettres, par courriel ou par téléphone, au minimum vingt et un (21) jours avant ladite assemblée. L avis doit indiquer la date, l heure, le lieu et le projet d ordre du jour de l assemblée générale annuelle. b) Ordre du jour de l assemblée générale annuelle Lors de cette assemblée, les membres actifs en règle prennent connaissance et se prononcent sur : 1. Le rapport d activités de l année. 2. Le bilan financier et les prévisions budgétaires. 3. Le plan d action annuel et ses priorités. 4. L élection des membres du conseil d administration dont le mandat vient à échéance. 5. La ratification des règlements généraux, nouveaux ou modifiés. 6. La nomination d un vérificateur ou d un expert-comptable. c) Pouvoirs de l assemblée générale annuelle 1. Adopte ou modifie le procès-verbal de la précédente assemblée générale annuelle. 2. Adopte ou rejette les statuts et règlements de l organisme. 3. Détermine les orientations générales et les priorités d action de l organisme. 4. Adopte les prévisions budgétaires. 5. Élit les membres du conseil d administration dont le mandat vient à échéance. 6. Adopte ou modifie le montant de la cotisation annuelle des membres actifs proposée par le conseil d administration. 7. Nomme un vérificateur. 6

10 4.03 Les assemblées extraordinaires a) Avis de convocation L assemblée extraordinaire peut être convoquée sur demande du conseil d administration lorsque celui-ci le juge opportun. De plus, la loi énonce que si un dixième (1/10) des membres actifs en règle en fait la demande, le conseil d administration est tenu de convoquer et de tenir une assemblée extraordinaire dans les vingt et un (21) jours suivant la réception de la demande. À défaut par le conseil de convoquer et de tenir ladite assemblée dans les délais prescrits, les membres actifs en règle peuvent la convoquer eux-mêmes. L avis de convocation doit être envoyé aux membres actifs en règle, soit par note dans les boîtes aux lettres, par courriel ou par téléphone au minimum dix (dix) jours avant ladite assemblée. L avis doit indiquer la date, l heure, le lieu et le projet d ordre du jour de l assemblée extraordinaire. b) Ordre du jour de l assemblée extraordinaire Le projet d ordre du jour de l assemblée extraordinaire doit toujours mentionner les buts et l objet d une telle assemblée et seuls ces sujets peuvent y être traités. c) Pouvoirs de l assemblée extraordinaire Le pouvoir de décision de l assemblée extraordinaire ne touche que les buts et l objet d une telle assemblée. 7

11 CHAPITRE 5 LE CONSEIL D ADMINISTRATION 5.01 Composition a) Le conseil d administration est formé de cinq (5) membres : le président, le viceprésident, le secrétaire, le trésorier et un administrateur. b) Pour modifier ultérieurement le nombre d administrateurs, le conseil doit adopter un règlement qu il devra faire approuver par un vote des deux tiers (2/3) des membres actifs en règle présents réunis en assemblée générale annuelle. Une copie certifiée de ce règlement doit être envoyée au Registraire des entreprises du Québec Procédure d élection a) Éligibilité Seuls les membres actifs en règle peuvent être éligibles au conseil d administration. Il ne peut y avoir plus d un membre d une même famille ou d une même adresse sur le conseil d administration. Les mises en candidature par procuration sont refusées. b) Nomination d un président et d un secrétaire d élection L assemblée générale annuelle doit se nommer un président et un secrétaire d élection qui expliqueront la procédure d élection et encadreront la période d élection des membres du conseil d administration. c) Mise en candidature d) Vote Pour qu une personne soit éligible au conseil d administration, il faut remettre au président d élection nommé par l assemblée générale annuelle, un bulletin de présentation signé par le candidat et contresigné par un membre actif en règle présent à l assemblée générale annuelle. Après acceptation officielle des bulletins de présentation par le président d élection, le vote se fait par scrutin secret et le décompte se fait sous surveillance du président ou du secrétaire d élection, ainsi que de deux scrutateurs nommés par l assemblée générale annuelle. Pour qu un candidat soit reconnu élu, il doit recueillir au décompte la majorité. 8

12 5.03 Durée du mandat a) La durée du mandat des membres du conseil d administration est de deux (2) ans. Tous les membres sortants sont rééligibles pour d autres mandats. b) Le président et le trésorier sont éligibles aux années impaires. c) Le vice-président, le secrétaire et l administrateur sont éligibles aux années paires Disposition transitoire Exceptionnellement, pour assurer la continuité au conseil d administration, lors de la première année, le vice-président, le secrétaire et l administrateur seront élus pour un mandat d un an Démission a) La démission d un membre du conseil d administration doit être notifiée par écrit au président dudit conseil d administration. Sa démission prend effet au moment même de son avis de démission. b) Le conseil d administration doit en aviser les membres en règle lors de l assemblée générale annuelle Vacances a) Le conseil d administration a le pouvoir de remplacer jusqu à deux postes vacants, jusqu à la prochaine assemblée générale annuelle. S il y a plus de deux postes à combler, une assemblée extraordinaire doit être convoquée. b) Voici les motifs pour lesquels un administrateur cesse de faire partie du conseil : - donne sa démission; - s absente de deux réunions sans avoir avisé; - cesse de posséder les qualifications requises (c est-à-dire perd les qualités requises à l article «Éligibilité» pour être administrateur); - est destitué par un vote des deux tiers (2/3) des membres réunis en assemblée extraordinaire convoquée à cette fin. 9

13 5.07 Rémunération/Indemnisation Les administrateurs ne sont pas rémunérés comme tel pour leurs services. Toutefois, tout administrateur peut se voir indemniser de toutes dépenses engagées dans l exercice de ses fonctions sur approbation préalable du conseil Réunions du conseil d administration a) Fréquence des réunions Le conseil d administration se réunit aussi souvent que l intérêt de l organisme l exige. Il doit cependant tenir un minimum de quatre (4) réunions par année. b) Convocation et délai Les membres du conseil d administration sont convoqués aux réunions par le secrétaire dans un délai minimum d une semaine. En cas d urgence, la réunion peut être convoquée quarante huit (48) heures à l avance. c) Quorum et vote La majorité des membres en poste constitue le quorum (3). Le vote se prend à la majorité. d) Auditoire Les réunions du conseil d administration sont ouvertes aux membres actifs en règle de l organisme en tant qu observateurs, à moins que pour un point spécifique de l ordre du jour, le huis clos soit décidé par le conseil d administration. Les membres actifs en règle de l organisme peuvent également faire parvenir des avis et/ou des requêtes aux membres du conseil d administration Pouvoirs et mandat La loi confère l entier pouvoir de gestion et d administration de l organisme au conseil d administration. Par ailleurs, l administrateur doit agir avec prudence, diligence, honnêteté et loyauté dans le meilleur intérêt de l organisme. Il doit en outre éviter de se placer dans une situation de conflit entre son intérêt personnel et celui de l organisme. 10

14 Entre autres, le conseil d administration : a) assume le suivi des activités de l organisme; b) assure la gestion des affaires courantes, des fonds, des biens, ainsi que du développement de l organisme; c) prépare et convoque les assemblées générales annuelles et extraordinaires; d) produit un rapport annuel, les états financiers, les prévisions budgétaires, et les soumet à l assemblée générale annuelle; e) crée et/ou coordonne les différents comités de voisins; f) assure les représentations de l organisme; g) assure le leadership visant le maintien et le développement de l organisme; h) identifie parmi ses membres les signataires des chèques ou de tout autre document officiel de l organisme; i) exerce tout pouvoir délégué par l assemblée générale annuelle Attribution Le président Le président : a) signe avec l un ou l autre des membres du conseil d administration tout document engageant l organisme; b) préside les rencontres des assemblées et du conseil d administration; c) représente l organisme auprès du public; d) a le pouvoir de déléguer certaines tâches s il le juge opportun; e) voit à l exécution des décisions de l assemblée générale annuelle, des assemblées extraordinaires et du conseil d administration; f) exécute les mandats qui lui sont confiés Le vice-président Le vice-président : a) remplace le président en cas d absence et exerce tous les pouvoirs qui lui sont confiés; 11

15 b) assume toutes les charges exigées par le conseil d administration Le trésorier Le trésorier : a) a la charge des fonds de l organisme, de ses livres et de la comptabilité; b) tient un relevé des fonds de l organisme, de ses livres et de sa comptabilité; c) soumet au conseil d administration tous les livres pour vérification; d) informe le conseil d administration des états financiers; e) signe tout document financier avec le ou les membres désignés; f) a la charge de récupérer les cotisations et de les déposer à l institution bancaire de l organisme Le secrétaire Le secrétaire : a) rédige les avis de convocation, les ordres du jour et les procès-verbaux des assemblées et du conseil d administration; b) est responsable de la correspondance de l organisme L administrateur L administrateur participe à l administration de l organisme en accomplissant toutes les actions nécessaires à la réalisation des buts et objectifs poursuivis par l organisme. 12

16 CHAPITRE 6 LES COMITÉS DE VOISINS 6.01 Création Les comités de voisins sont créés soit par le conseil d administration, soit par l assemblée générale annuelle Membres des comités Pour être membre d un comité de voisins, il faut être membre actif ou sympatisant en règle de l organisme Responsabilités des comités de voisins a) Chaque comité développe des activités ou des projets sur des dossiers correspondant aux priorités d action déterminées en assemblée générale annuelle. b) Chaque comité détermine ses mécanismes de travail et son propre mode de fonctionnement tel que son plan d action dans les limites que lui confère le conseil d administration. c) Les plans de financement des comités de voisins et leurs prévisions budgétaires pour concrétiser les priorités déterminées en assemblée générale annuelle sont décidés par le conseil d administration. d) Tout comité de voisins devra en début d année présenter et faire valider son plan d action par le conseil d administration. e) Le comité doit se nommer un responsable et un substitut qui seront répondants face au conseil d administration. f) Le responsable dépose annuellement le plan d action ainsi que le rapport d activités du comité qu il représente au conseil d administration et à l assemblée générale annuelle. 13

17 CHAPITRE 7 LES DISPOSITIONS FINANCIÈRES 7.01 Exercice financier L exercice financier de l organisme débute le 1 er avril et se termine le 31 mars de chaque année Effets bancaires a) Toute transaction bancaire et tout contrat doivent être autorisés par le conseil d administration et signés par deux membres du conseil d administration nommés par lui, généralement le président et le trésorier. b) Les chèques et autres effets bancaires sont signés par les personnes désignées à cette fin par le conseil d administration Contrats Les contrats sont signés par les personnes désignées par le conseil d administration Emprunts Pour pouvoir emprunter et hypothéquer les biens de la corporation, le conseil d administration doit adopter un règlement qui n entrera en vigueur qu après avoir été approuvé par le vote des deux tiers (2/3) des membres réunis en assemblée extraordinaire. 14

18 CHAPITRE 8 LES DISPOSITIONS FINALES 8.01 Adoption et approbation des règlements a) Toute demande de changement aux statuts et règlements de l organisme doit parvenir par écrit au conseil d administration, au plus tard, quatorze (14) jours avant l assemblée générale annuelle. b) Le conseil d administration a la responsabilité d acheminer aux membres actifs en règle toute demande d amendements aux statuts et règlements reçus dans les délais prescrits. c) Tout changement aux statuts et règlements de l organisme doit être adopté par les deux tiers (2/3) des membres actifs en règle présents à l assemblée générale annuelle Conflits d intérêts Aucun conflit d intérêts n est toléré. a) L administrateur ne peut confondre les biens de l organisme avec les siens. b) Il ne peut utiliser à son profit ou au profit d un tiers, les biens de l organisme ou l information qu il obtient en raison de ses fonctions, à moins qu il ne soit autorisé à le faire par les membres de l organisme Dissolution a) L organisme ne peut être dissous que par le vote des deux tiers (2/3) des membres actifs en règle présents à une assemblée spécialement convoquée dans ce but par un avis écrit de dix (10) jours ouvrables. b) En cas de dissolution de l organisme, les avoirs restants après l acquittement des dettes seront distribués à un ou des organismes à but non lucratif exerçant des activités analogues. 15

19 CHAPITRE 9 ENTRÉE EN VIGUEUR a) Les règlements présents entrent en vigueur le jour de leur adoption par l assemblée générale annuelle. b) Adoptés par l assemblée générale annuelle, ce 16