Politique Remboursement des dépenses de voyage

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1 Politique Remboursement des dépenses de voyage Introduction La présente politique a pour but de permettre aux membres du personnel, aux membres du Conseil des gouverneurs et à toutes autres personnes qui engagent une dépense dans l exercice de leurs fonctions auprès de l Université Sainte-Anne, de réclamer un remboursement des dépenses de voyage sous réserve de disponibilité des fonds. Elle se veut l explication des remboursements auxquels ont droit les demandeurs. L Université Sainte-Anne s engage à respecter les principes de transparence, de responsabilisation, d optimisation des ressources et d équité afin de garantir un traitement uniforme à tous les demandeurs. Pour tous les voyages où l Université Sainte-Anne est appelée à contribuer, le formulaire Demande de voyage et rapport de dépenses dûment complété et approuvé par le supérieur immédiat, doit être expédié à la préposée aux comptes fournisseurs avec les pièces justificatives dans un délai de 30 jours suivant le déplacement. Seuls les reçus originaux sont acceptables pour justifier une demande de remboursement. Le demandeur devrait normalement recevoir son paiement dans un délai normal de 2 semaines après la réception du document au bureau de la préposée aux comptes fournisseurs. Le formulaire Demande de voyage et rapport de dépenses est disponible au bureau de la préposée aux comptes fournisseurs et sur le site Web de l Université Sainte-Anne sous la section Formulaire de la page du Personnel. Ce document inclut les taux en vigueur pour le kilométrage, le per diem pour les repas au Canada et à l international ainsi que le faux frais au Canada et à l international. Toute exception à cette politique devra être approuvée par le supérieur immédiat et par le vicerecteur à l administration. Dépenses admissibles 1. Frais de transport Le moyen de transport utilisé doit être le plus économique. L Université remboursera le moindre des deux coûts entre : le taux approuvé pour le kilométrage ou l équivalent du billet d avion au tarif économique avec achat anticipé. Les reçus originaux sont exigés pour le remboursement de toutes dépenses. Si l automobile personnelle est utilisée dans le cas où il serait plus économique de prendre l avion, l indemnité maximale autorisée pour le déplacement sera la plus petite des deux, tel que mentionné cidessus. De plus, les frais de logement et de nourriture additionnels occasionnés par le voyage en automobile ne seront pas admissibles à un remboursement Transport aérien train taxi Billet d avion classe économique. Billet de train classe économique. Tous frais de transport en taxi sur présentation de reçus originaux. Adopté par le Conseil des gouverneurs : le 12 mai 2017 Page 1 de 6

2 1.2. Utilisation d une automobile personnelle Si le déplacement est effectué au moyen d une automobile personnelle, le calcul du nombre de kilomètres pour le voyage est basé sur le plus petit trajet entre la distance de sa résidence personnelle au point de destination ou entre la distance du lieu de son bureau au point de destination. Le remboursement est calculé selon des distances prédéterminées (voir annexe 1) au taux d indemnisation en vigueur sur le formulaire Demande de voyage et rapport de dépenses qui se trouve sur le site Web de l Université Sainte-Anne dans la section Personnel. Il est à noter que le taux d indemnisation de kilométrage inclut les frais d essence, d assurance, d entretien, de réparation et de remorquage. Les montants versés au titre de frais de stationnement et de péage (pont, traversier, route) seront remboursés sur présentation des reçus originaux. Lorsque deux ou plusieurs personnes voyagent ensemble dans une voiture privée, seul le propriétaire du véhicule peut réclamer l indemnité de kilométrage. Les passagers n ont droit à aucun remboursement de frais de transport. Les noms des passagers doivent figurer sur la demande de remboursement de dépenses de voyage du demandeur. Les passagers, s ils réclament d autres types de dépenses de séjour (repas, hébergement, etc.) doivent indiquer le nom de la personne avec qui ils ont voyagé pour expliquer pourquoi ils ne réclament pas de transport. Dans le cas où les personnes voyagent à partir d un même lieu de départ vers la même activité, réunion ou conférence, l Université encourage ces personnes à prendre place dans la même voiture. L indemnité de kilométrage sera alors accordée pour une voiture seulement Location de voiture Les frais remboursables pour la location de voiture comprennent le tarif de location d une voiture standard, l essence et la police d assurance. Les frais de location et d essence seront remboursés sur présentation des reçus originaux. Le demandeur est responsable d obtenir une protection d assurance complète lors de la location d un véhicule, soit avec une assurance personnelle (vérifier auprès de votre assureur ou votre carte de crédit pour voir si vous détenez déjà une protection) ou avec la compagnie de location de voiture Hébergement Le remboursement sera effectué au coût réel sur présentation de la facture originale. Si la réservation d hôtel a été faite par Internet et qu aucun reçu original ne peut être émis par la réception de l hôtel, le demandeur doit fournir au département des finances le courriel de confirmation des dates d hébergement et du nom de l hôtel ainsi qu une preuve de paiement par carte de crédit. Des tarifs préférentiels ont été négociés pour les chambres d hôtel pour les membres de l Association canadienne du personnel administratif universitaire (ACPAU). Ces tarifs sont disponibles pour le personnel de l Université Sainte-Anne. Pour connaître ces tarifs, voir le lien de l ACPAU sur le formulaire Demande de voyage et rapport de dépenses. Pour chaque jour d hébergement dans un hôtel, l Université paie un faux frais au tarif mentionné dans la Demande de voyage et rapport de dépenses. Les frais de téléphone portés à la chambre seront remboursés, s ils sont reliés au travail. Les frais supplémentaires exigés pour des invités ainsi que les dépenses personnelles (p. ex. films, minibar) ne seront pas remboursés. Adopté par le Conseil des gouverneurs : le 12 mai 2017 Page 2 de 6

3 Dans le cas d un coucher hors d un lieu public (p. ex. chez un ami), l Université remboursera un montant forfaitaire par nuit précisé dans le formulaire Demande de voyage et rapport de dépenses. L indemnité de faux frais n est pas applicable pour l hébergement hors d un lieu public Repas Les repas seront remboursés jusqu au maximum du taux journalier précisé dans le formulaire Demande de voyage et rapport de dépenses. Ce taux journalier augmente de 50 % pour les voyages à l étranger. Le demandeur doit identifier le ou les repas et le nombre de repas réclamés sur sa demande de remboursement de dépenses de voyage. Si le voyage ne dure qu une partie de la journée, seuls les repas de cette partie de la journée peuvent être réclamés. Le déjeuner peut être réclamé si le départ est avant 7 h, le dîner peut être réclamé si le départ est avant midi et le souper peut être réclamé seulement si le retour est après 18 h. À noter que l indemnité de repas quotidienne ne s applique pas lorsque les repas sont compris dans un autre article de dépense remboursable, comme les repas compris dans les frais de transport, les nuitées à l hôtel ou les droits d inscription à une conférence. Seule l allocation de repas non incluse peut être réclamée Autres Il est important de préciser la nature des dépenses pour lesquelles un remboursement est demandé. Aucun montant intitulé Divers ne sera remboursé. Pour les remboursements des dépenses en devises autres que canadiennes, le demandeur doit fournir la preuve du taux payé, soit un relevé bancaire ou un relevé de carte de crédit. L institution ne rembourse pas les dépenses encourues pour l achat de vin, bière ou autre boisson alcoolisée prise ou non avec le repas. 2. Avances Aucune avance n est permise. Cependant, il est possible d obtenir un remboursement pour les achats de billets d avion et l inscription à une conférence si ces dépenses sont payées avant le voyage. Il faut soumettre un formulaire de Demande de voyage et rapport de dépenses avec les pièces justificatives originales et indiquer la date prévue du déplacement. Il est ensuite nécessaire de fournir les cartes d embarquement avec la demande de remboursement final, au retour de voyage, sinon le demandeur pourrait avoir à rembourser le montant reçu pour le billet d avion. L Université ne verse pas d avance de fonds aux conférenciers invités. Ceux-ci seront remboursés après leur séjour, sur présentation d un formulaire Demande de voyage et rapport de dépenses approuvé par le responsable du budget et accompagné des pièces justificatives originales. 3. Approbation Le demandeur doit obtenir l autorisation nécessaire auprès de son supérieur immédiat avant d engager une dépense. Le demandeur qui réclame un remboursement doit s assurer que la réclamation de voyage est conforme à la présente politique. Avant que le paiement ne soit effectué par le Service des finances, le formulaire Demande de voyage et rapport de dépenses doit être approuvé par le superviseur immédiat du demandeur. Seuls les reçus originaux sont acceptables pour justifier une demande de remboursement. Adopté par le Conseil des gouverneurs : le 12 mai 2017 Page 3 de 6

4 Si les reçus originaux ne sont pas fournis ou s il manque des reçus, la demande de remboursement devra être approuvée par le supérieur immédiat ainsi que par le vice-recteur à l administration. Si seulement une portion des coûts de déplacement est réclamée à l Université et que le demandeur demande les pièces justificatives originales pour soumettre l autre portion des dépenses auprès d un autre organisme subventionnaire, le Service des finances devra estamper chaque pièce justificative et y indiquer le montant remboursé par l Université avant de remettre les pièces originales au demandeur. Dans le cas où les règlements d un organisme de financement relatifs à une demande de remboursement de frais de voyage diffèrent de la présente politique, la règlementation offrant le remboursement le moins élevé s appliquera. Cependant, dans le cas où les dépenses de voyage sont remboursées à 100 % par cet organisme subventionnaire, il est possible, exceptionnellement, d utiliser les taux en vigueur pour cet organisme. Le responsable du budget doit s assurer que les dépenses réclamées sont conformes à la présente politique, que les dépenses sont débitées au bon compte budgétaire et doit aussi s assurer de la disponibilité budgétaire. Le Service des finances vérifie les demandes de remboursement de dépenses de voyage et s assure qu elles sont conformes à la présente politique. Toute demande incomplète ou jugée non conforme sera corrigée par le Service des finances. Le Service des finances avisera le demandeur des changements apportés à sa demande en joignant au chèque de remboursement une photocopie de la demande révisée. Le remboursement d une dépense ne constitue pas son acceptation définitive. Tout remboursement peut faire l objet de révision ou d ajustement de la part de tierces parties. La décision définitive liée à tout ajustement revient au vice-recteur à l administration. Les demandeurs doivent rembourser tout montant refusé ou ajusté par la suite. Les dépenses de voyage sont remboursées uniquement au demandeur qui a soumis le formulaire Demande de voyage et rapport de dépenses. L Université n accepte aucune responsabilité pour les montants qui lui sont facturés directement, sauf si cette facture a été approuvée par un bon de commande, selon le processus d achat conforme à la politique d achat de l Université Sainte-Anne. 4. Responsabilités du demandeur Présenter un formulaire Demande de voyage et rapport de dépenses dûment complété accompagné des reçus originaux nécessaires, le cas échéant. Présenter sa demande de remboursement dans un délai maximal de 30 jours après avoir effectué le voyage. Indiquer clairement sur sa demande de remboursement le ou les lieux du déplacement, la date et l heure de départ ainsi que la date et l heure de retour. Divulguer et détailler toutes autres sources de remboursement (montant et provenance). Annuler toute réservation non nécessaire. L institution n est pas responsable de payer les frais de pénalité liés à l omission du demandeur d annuler la réservation d un moyen de transport, d une chambre d hôtel ou l inscription à un événement. Lorsqu un membre du personnel utilise sa voiture personnelle, il doit s assurer que son assurance est suffisante pour les voyages d affaires. Si un employé quitte son emploi à l Université ou que sa relation avec l Université prend fin, il doit présenter sur-le-champ toutes ses demandes de remboursement. Si le Service des finances obtient des informations supplémentaires après le remboursement, le remboursement peut faire l objet de révision ou d ajustement, par exemple en cas de fraude. Adopté par le Conseil des gouverneurs : le 12 mai 2017 Page 4 de 6

5 La décision définitive liée à tout ajustement revient au vice-recteur à l administration. Les demandeurs doivent rembourser tout montant refusé ou ajusté par la suite. La présente politique sera revue tous les trois ans. Le formulaire Demande de voyage et rapport de dépenses sera revu annuellement par la direction de l Université Sainte-Anne pour réviser les taux de kilométrage, le per diem pour les repas ainsi que le formulaire lui-même. Adopté par le Conseil des gouverneurs : le 12 mai 2017 Page 5 de 6

6 Annexe 1 Calcul des distances prédéterminées Kilométrage prédéterminé (aller seulement multiplier par deux pour aller-retour) Petit-de-Grat à Chéticamp 205 km Petit-de-Grat à Halifax 325 km Petit-de-Grat à Pointe-de-l Église 560 km Petit-de-Grat à Pomquet 97 km Petit-de-Grat à St-Joseph-du-Moine 228 km Petit-de-Grat à Sydney 134 km Petit-de-Grat à Tusket 630 km St-Joseph-du-Moine à Chéticamp 13 km St-Joseph-du-Moine à Halifax 400 km St-Joseph-du-Moine à Petit-de-Grat 228 km St-Joseph-du-Moine à Pointe-de-l Église 645 km St-Joseph-du-Moine à Sydney 151 km St-Joseph-du-Moine à Tusket 705 km Halifax à Amherst 214 km Halifax à Aulac (NB) 220 km Halifax à Chéticamp 411 km Halifax à Dartmouth 18 km Halifax à Fredericton (NB) 481 km Halifax à Grand Pré 90 km Halifax à l aéroport d Halifax 50 km Halifax à Moncton (NB) 281 km Halifax à Petit-de-Grat 325 km Halifax à Pictou 170 km Halifax à Pointe-de-l Église 270 km Halifax à Pomquet 240 km Halifax à Pubnico 265 km Halifax à St-Joseph-du-Moine 400 km Halifax à Truro 105 km Halifax à Tusket 290 km Halifax à Yarmouth 339 km Pointe-de l Église à l aéroport d Halifax km Pointe-de-l Église à Annapolis 80 km Pointe-de-l Église à Antigonish 455 km Pointe-de-l Église à Baddeck 590 km Pointe-de-l Église à Belleville 85 km Pointe-de-l Église à Cornwallis 60 km Pointe-de-l Église à Digby 50 km Pointe-de-l Église à Fredericton 666 km Pointe-de-l Église à Halifax 270 km Pointe-de-l Église à Kentville 166 km Pointe-de-l Église à Meteghan 23 km Pointe-de-l Église à Moncton (NB) 501 km Pointe-de-l Église à New Glasgow 400 km Pointe-de-l Église à New Germany 194 km Pointe-de-l Église à Petit-de-Grat 560 km Pointe-de-l Église à Pomquet 475 km Pointe-de-l Église à Pubnico-Ouest 100 km Pointe-de-l Église à Ste-Anne-du-Ruisseau 80 km Pointe-de-l Église à St-Jean (NB) 726 km Pointe-de-l Église à St-Joseph-du-Moine 645 km Pointe-de-l Église à Sydney 675 km Pointe-de-l Église à Truro 340 km Pointe-de-l Église à Tusket 90 km Pointe-de-l Église à Weymouth 16 km Pointe-de-l Église à Windsor 205 km Pointe-de-l Église à Wolfville 180 km Pointe-de-l Église à Yarmouth 70 km Tusket à Halifax 290 km Tusket à Petit-de-Grat 630 km Tusket à Pointe-de-l Église 90 km Tusket à St-Joseph-du-Moine 705 km Note : Pour toute autre distance non prédéterminée dans cette annexe, le demandeur doit chercher la distance de l itinéraire parcouru avec Google Map et remettre une copie de cet itinéraire avec sa Demande de voyage et rapport de dépenses. Adopté par le Conseil des gouverneurs : le 12 mai 2017 Page 6 de 6