Devoirs et responsabilités des administrateurs

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1 Devoirs et responsabilités des administrateurs

2 Table des matières Introduction p. 2 Énoncé de politique p. 2 Devoirs des administrateurs p. 2 Envers l Ordre p. 2 Envers la fonction d administrateur p. 3 Envers les autres administrateurs p. 3 Responsabilités des administrateurs p. 4 Envers le Conseil d administration p. 4 Envers les dirigeants et les employés de l Ordre p. 4 Reddition de compte p. 5 Responsable de l élaboration et de la révision de la politique p. 5 Responsable de l application de la politique p. 5 Révision de la politique p. 5 Entrée en vigueur de la politique p. 5 Références p. 6 Page 1

3 Introduction Les ordres professionnels jouent un rôle important dans la société québécoise. Ils ont une incidence directe sur la qualité des services rendus par leurs membres à la population du Québec. Le Code des professions leur attribue comme fonction principale la protection du public et le Conseil d administration (CA) agit comme mandataire de l État à cet égard. L État et le public exigent que l Ordre s acquitte de sa mission avec rigueur, efficacité et efficience. Ces derniers reconnaissent la nature particulière et la complexité des fonctions à assumer par l Ordre ainsi que son corollaire, le principe de contrôle de l exercice de la profession par les pairs. Le CA de l Ordre dispose des pouvoirs requis pour la réalisation de ses fonctions, notamment ceux liés à l adoption de règlements qui, lorsqu ils sont sanctionnés par le gouvernement, ont force de loi. L Ordre bénéficie de la diversité des compétences des ergothérapeutes élus et des personnes nommées par l Office des professions du Québec pour siéger au CA. À ce titre, toute personne qui occupe la fonction d administrateur doit connaître ses rôles, devoirs et responsabilités, et s en acquitter adéquatement. Énoncé de politique La présente politique a pour objectif d énoncer clairement les devoirs et les responsabilités des administrateurs de l Ordre des ergothérapeutes du Québec. Elle servira de référence pour l évaluation du fonctionnement du CA et de ses comités, pour l évaluation individuelle des administrateurs ainsi que pour l identification de leurs besoins de développement. Devoirs des administrateurs Les devoirs des administrateurs sont : Envers l Ordre Administrer les affaires générales de l Ordre dans le respect des lois (article 62 du Code des professions) Connaître et comprendre la fonction de l Ordre (article 23 du Code des professions) Connaître les lois et les règlements applicables à la mission de protection du public S assurer que l Ordre respecte les dispositions du Code des professions et celles des règlements et des politiques de l Ordre Maintenir à jour sa connaissance du Code des professions, des règlements de l Ordre, des normes et lignes directrices, ainsi que tous autres documents pertinents à la fonction d administrateur Connaître et comprendre la mission, la vision, les valeurs, les rôles et les orientations stratégiques de l Ordre S informer régulièrement au sujet du développement des dossiers et des enjeux qui touchent l Ordre Être solidaire et loyal envers l Ordre Faire primer les intérêts de l Ordre sur tout autre Page 2

4 Envers la fonction d administrateur S assurer de son engagement et de sa disponibilité pour assumer son rôle au sein du CA Garder une saine distance envers son collège électoral, sa préoccupation principale devant être la protection du public et le bien général de l Ordre en agissant comme mandataire de l Ordre et non comme mandataire de ceux qui l ont élu Adhérer au code d éthique des administrateurs de l Ordre et en respecter toutes les dispositions Remplir et signer sa déclaration d intérêts et la mettre à jour, le cas échéant Respecter la déclaration d engagement de l administrateur, la confidentialité des renseignements obtenus dans l exercice de ses fonctions et l obligation de secret si la situation le requiert Observer son devoir de réserve en privé et en public, n étant pas porte-parole de l Ordre Servir l Ordre de manière désintéressée, avec intégrité et honnêteté Agir avec prudence et diligence et adopter une conduite raisonnable Agir avec célérité si une situation l exige Ne pas détourner les sujets inscrits à l ordre du jour du CA au profit de ses priorités personnelles Se comporter avec honneur et dignité en toutes circonstances et donner une image positive de l Ordre Mettre ses compétences et son réseau au service de l Ordre Agir équitablement et avec transparence en signalant ou en dénonçant à l instance concernée tous conflits d intérêts réels ou potentiels, ainsi que toutes dérogations au code de conduite dont il aurait connaissance Réaliser annuellement, dans une approche réflexive, son appréciation personnelle en tant qu administrateur de l Ordre Développer ses compétences relatives à ses fonctions d administrateur Envers les autres administrateurs Faire preuve d ouverture en gardant à l esprit la réalisation de la mission et de la vision de l avenir de l Ordre Rechercher et respecter les opinions divergentes sans les craindre ni les dénigrer Être à l écoute Être solidaire et loyal envers ses collègues du CA en acceptant les règles de la démocratie et en étant prêt à se rallier à la décision de la majorité même s il n est pas en accord avec cette décision Remplir ses engagements s il accepte un mandat ou une tâche Favoriser l intégration des nouveaux administrateurs Faire confiance à ses collègues du CA et de la direction générale de l Ordre Page 3

5 Responsabilités des administrateurs Les responsabilités des administrateurs sont : Envers le Conseil d administration Participer, en tant que nouvel administrateur, aux activités d accueil organisées à son intention Participer aux séances du CA et à l assemblée générale annuelle (AGA), ainsi qu aux réunions des autres comités ou groupes de travail dont il est membre Respecter les règles de procédure et le décorum propres au fonctionnement du CA et de ses instances Respecter l horaire des rencontres et prévenir l Ordre dès que possible s il prévoit être en retard, de s absenter pendant la séance ou de la quitter avant la fin Se préparer aux séances du CA, notamment en prenant connaissance de la documentation qui leur est fournie avant leur tenue, dans le but de participer de manière éclairée aux prises de décision Participer activement aux échanges dans le cadre des processus de prise de décision Adopter une perspective axée sur la globalité et la pérennité, et non pas sur des éléments isolés Accepter que certains enjeux importants doivent être envisagés à moyen et long terme Exprimer clairement les raisons de son désaccord et inscrire sa dissidence lorsqu il ne peut se rallier à la décision de la majorité pour des raisons majeures Agir en temps et lieu opportuns en ce qui a trait aux prises de décision Collaborer à l élaboration des orientations, des positions et des énoncés de politique de l Ordre, et participer aux prises de décision en cette matière Collaborer à l élaboration de la planification stratégique de l Ordre et participer à la prise de décision à cet égard Favoriser le fonctionnement optimal du CA Être solidaire des décisions du CA à tous égards Faire preuve d objectivité, notamment lors de l évaluation de la performance du Conseil d administration et de ses membres, des comités et des dirigeants de l Ordre Respecter son engagement et assurer sa disponibilité pour les activités de l Ordre Envers les dirigeants et les employés de l Ordre Démontrer un esprit d équipe et se responsabiliser au sujet de la performance du groupe Se concentrer sur les orientations et faire confiance au personnel de l Ordre pour ce qui relève de leur mise en œuvre Collaborer avec le personnel de l Ordre sans interférer dans les activités de gestion Page 4

6 Reddition de compte Réaliser annuellement son évaluation et son appréciation personnelles Faire le point sur sa pratique professionnelle à titre administrateur dans une approche réflexive Se doter et actualiser un plan de formation personnel Entreprendre annuellement l évaluation du fonctionnement du Conseil d administration et de ses comités selon les modalités prévues Mettre sa déclaration d intérêts à jour Responsable de l élaboration et de la révision de la politique Président-directeur général de l Ordre Responsable de l application de la politique Président-directeur général de l Ordre Révision de la politique À tous les deux ans Entrée en vigueur de la politique 21 septembre 2012 Page 5

7 Références ASSELIN, JEAN & VÉZINA, CÉLINE. (2007). Les devoirs et les responsabilités d un conseil d administration. École nationale d administration publique. CONSEIL INTERPROFESSIONNEL DU QUÉBEC. Responsabilité des dirigeants des ordres professionnels. (Atelier N o 1 du colloque des dirigeants des ordres professionnels, Bromont, septembre 2005). CONSEIL INTERPROFESSIONNEL DU QUÉBEC. Rôles du Conseil d administration et de l administrateur. (Activité de formation animée par M. Jean-François Thuot, directeur général du CIQ, 28 novembre 2008)) CONSEIL INTERPROFESSIONNEL DU QUÉBEC. (2012). Présider un ordre professionnel L actualisation de la gouvernance d un ordre professionnel : Stratégies et outils du chef de la gouvernance (Présentation de M. Roland Larochelle, administrateur nommé, Ordre des pharmaciens du Québec). MALENFANT, ROMÉO. (2008). Les Guides pratiques pour une gouvernance stratégique. Guide N o 5 Les administrateurs. Éditions D.P.R.M. LACHANCE, RENAUD. Gouvernance. (Présentation du vérificateur général du Québec au colloque des dirigeants des ordres professionnels, 23 mai 2012) ORDRE DES PHARMACIENS DU QUÉBEC (2009). Politique sur les rôles et responsabilités individuelles des administrateurs. RACINE, DENIS M. & TARDIF, MARIE-JOSÉE. (2006). Votre association, personne morale sans but lucratif : pour les administrateurs et les membres des associations. (Mai 2006). Les Publications du Québec. RIENDEAU, DONALD. S assurer d une bonne gouvernance et comment contribuer davantage. (Activité de formation tenue à l Ordre des ergothérapeutes du Québec, 23 mars 2010) Page 6

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