APPEL À PROJETS COLLOQUES. Les Journées Scientifiques de l Université de Nantes

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1 APPEL À PROJETS COLLOQUES Les Jurnées Scientifiques de l Université de Nantes Éditin 2017 Crédits phts : Service pht Université de Nantes Vendredi 2 juin 2017 La Cité, le centre des cngrès de Nantes

2 Smmaire 1. Présentatin... p Histrique p Frmat p Objectifs p Prgramme prévisinnel p Appel à prjets... p Date limite de candidature p Jauge des cllques p Critères de sélectin p Prcédure pur candidater p Ntificatin p Avantages d rganiser un cllque dans le cadre des JS... p Avantages p Prestatins prises en charge par l rganisatin des JS p Prestatins restant à la charge des rganisateurs de cllques p Calendrier prévisinnel... p Cntacts... p. 10 Appel à prjets cllques Les Jurnées Scientifiques de l Université de Nantes Éditin

3 1. Présentatin 1.1. Histrique Les Jurnées Scientifiques de l Université de Nantes (JS) snt devenues l un des événements majeurs de la valrisatin des activités de recherche de l Université de Nantes sur sn territire. Depuis 2008, les précédentes éditins nt rassemblé un grand nmbre de participants issus de tus les secteurs de la sciété (chercheurs, enseignants-chercheurs, étudiants, dctrants, grand public, industriels, cllectivités, etc.). Pur l éditin 2016, cngressistes et intervenants étaient présents Frmat En savir + : La 10 e éditin des Jurnées Scientifiques de l Université de Nantes se tiendra le vendredi 2 juin 2017 à La Cité, le centre des cngrès de Nantes. Le frmat sera le suivant : Pur les enseignants-chercheurs, chercheurs, étudiants, dctrants, etc. : une vingtaine de cllques scientifiques aurnt lieu en simultané tute la jurnée à La Cité, cuvrant un très large spectre de thématiques, priritairement interdisciplinaires. À destinatin d un très large public, la prgrammatin est en curs Objectifs Événement scientifique incnturnable du paysage nantais, les Jurnées Scientifiques de l Université de Nantes nt pur ambitin de : Valriser la recherche menée dans les labratires de l Université de Nantes, dans tus les dmaines des sciences et de la technlgie (SHS, sciences exactes, bilgie-santé). Encurager les échanges entre chercheurs de tutes disciplines et favriser l interdisciplinarité. Diffuser largement les plus récentes avancées des cnnaissances, la culture scientifique et technique et l impact sciétal de la recherche Prgramme prévisinnel La thématique grand public des JS 2017 est en curs de déterminatin. Dérulé prévisinnel des cllques Dès 8h Entre 8h et 17h Entre 12h et 14h 17h Accueil des cngressistes dans les cllques Pause-café permanente Pause déjeuner Fin des cllques Appel à prjets cllques Les Jurnées Scientifiques de l Université de Nantes Éditin

4 2.1. Date limite de candidature 2. Appel à prjets La date limite de candidature est fixée au vendredi 2 décembre Jauge des cllques 20 cllques scientifiques purrnt être rganisés dans le cadre des JS. Les salles dispnibles à La Cité nt les jauges maximales suivantes : Fyer bas Salle 300 : 300 places Salle 150 : 150 places Salle BC : 80 places Salle D : 30 places Salle E : 30 places Salle F : 30 places Salles cnstruites 1, 2 et 3 : 80 places chacune Fyer haut Auditrium 800 u 450 : 800 u 450 places Salle 200 : 200 places Salle GH : 100 places Salle I : 80 places Club Atlantique : 60 places Salles cnstruites 4 et 5 : respectivement 60 et 100 places Niveau 4 Salle J : 60 places Salle KL : 70 places Salle M : 30 places Salle N : 30 places Appel à prjets cllques Les Jurnées Scientifiques de l Université de Nantes Éditin

5 2.3. Critères de sélectin La sélectin des cllques sera faite par le bureau de la vice-présidence recherche. La sélectin prendra en cmpte les critères suivants : L interdisciplinarité des cllques (principal critère de sélectin) Le caractère internatinal des cllques Le lien avec les prirités thématiques de l Université de Nantes L rganisatin cnjinte par plusieurs labratires de recherche Le renuvellement des cllques, en particulier les prpsitins de cllques n ayant jamais été présents aux jurnées scientifiques L adéquatin des prpsitins des cllques aux capacités d accueil des salles de La Cité 2.4. Prcédure pur candidater Pur candidater, la prcédure est la suivante : Remplissez la fiche de candidature (annexe 1) et la fiche «engagements» (annexe 2). Returnez la fiche de candidature (annexe 1) ainsi que la fiche «Engagements de l rganisateur de cllque» (annexe 2) dûment signée par mail à : Magali CHOMARAT, chargée d événementiel, cellule d appui à l rganisatin de cllques, directin de la cmmunicatin de l Université de Nantes Mail : 2.5. Ntificatin Les cllques retenus, et ceux nn retenus, sernt ntifiés par mail curant décembre Appel à prjets cllques Les Jurnées Scientifiques de l Université de Nantes Éditin

6 3. Avantages d rganiser un cllque dans le cadre des JS 3.1. Avantages Participer aux JS vus ffre entre autres les avantages suivants : Cela vus dispense de faire une demande de subventin à l université et aux cllectivités : Les demandes de subventins (budget recherche de l université, subventins du Département de Lire-Atlantique, de la Régin des Pays de la Lire u de Nantes Métrple), habituellement centralisées par la directin de la recherche (DRPI) de l Université de Nantes, ne s appliquent pas aux JS. En effet, dans le cadre d un partenariat avec ces cllectivités, c est l rganisatin des JS qui bénéficie de cette subventin et l utilise pur les prestatins qu elle prend en charge pur les JS (cf. pint 3.2.). NB : Les cllques rganisés dans le cadre des JS, mais ayant lieu sur plusieurs jurs, peuvent cependant faire une demande de subventin via les appels à prjets de la DRPI, uniquement pur les jurnées rganisées en-dehrs des JS. Cet appel à prjets est cependant déjà cls. Grâce au partenariat mis en place entre l Université de Nantes et La Cité, vus dispsez d un util d rganisatin de manifestatins du meilleur niveau internatinal, spécialisé dans l accueil des manifestatins scientifiques. Vus dispsez de prestatins négciées pur l ensemble des JS, ce qui vus permet de bénéficier de réductins à l échelle de vtre cllque (ex. cût du déjeuner du midi). Des utils snt mis à vtre dispsitin u pris en charge pur vus faciliter l rganisatin de vtre cllque : platefrme d inscriptin en ligne, gdies, etc. Vus bénéficiez de la visibilité des JS, manifestatin qui a depuis sa créatin dévelppé une grande ntriété sur le plan scientifique, vus permettant ainsi de cmmuniquer très largement sur les travaux de recherche menés au sein de vtre labratire Prestatins prises en charge par l rganisatin des JS Lieu (La Cité) Lcatin de vtre salle de cllque Lcatin de vtre espace d accueil Lcatin de vtre espace de restauratin Prestatins techniques dans vtre plénière Sn, lumière, climatisatin 1 écran + 1 vidéprjecteur Mise en place de vtre plénière : cnfiguratin «théâtre» (chaises en rangées + table u tribune pur les intervenants) Appel à prjets cllques Les Jurnées Scientifiques de l Université de Nantes Éditin

7 Panneaux psters Mise en place de panneaux psters pur vs psters : sur demande et dans la limite des dispnibilités Restauratin Pause-café permanente, entre 8h et 17h, pur vs cngressistes et intervenants Eau pur vs intervenants dans vtre plénière Signalétique Fléchage depuis l entrée de La Cité jusqu à l entrée de vtre plénière Transprt Furniture de réductins Air France : sur demande Cmmunicatin Mise en ligne d une page web dédiée à vtre cllque sur le site web des JS Mise en page de vtre prgramme papier et crdinatin de sn impressin avec l imprimeur Mise en page et impressin du prgramme glbal des JS Valrisatin éditriale des JS et cmmunicatin glbale (cmmunicatin grand public) Lgistique (en fnctin de la date limite du retur de vs inscrits) Mise en page et impressin des badges de vs cngressistes et intervenants Furniture de prte-badges plastiques Furniture de cadeaux lgtypés «Université de Nantes» («gdies») pur vs cngressistes et intervenants Furniture de cntremarques pur accéder à l espace de restauratin du midi (repas du midi sur cmmande) Inscriptin Mise en place d un util simplifié de gestin en ligne de vs inscrits (dans le cas de cllques gratuits) Furniture d une méthdlgie pur la gestin de vs inscrits (dans le cas de cllques payants) Appel à prjets cllques Les Jurnées Scientifiques de l Université de Nantes Éditin

8 3.3. Prestatins restant à la charge des rganisateurs de cllques Prgrammatin Gestin des appels à cmmunicatin Mise en place du cntenu scientifique de vtre cllque Prestatins techniques dans vtre plénière 1 rdinateur prtable Tut équipement supplémentaire spécifique à vtre cllque Panneaux psters Mise en page et impressin de vs psters Restauratin Déjeuner : à cmmander auprès de l rganisatin des JS (à un tarif négcié aux alenturs de 17 TTC par persnne) Intervenants Réservatin et prise en charge du transprt de vs intervenants (le cas échéant) Réservatin et prise en charge de l hébergement de vs intervenants (le cas échéant) Cmmunicatin et impressins Mise en page et impressin des affiches de vtre cllque (le cas échéant) Impressin de vs prgrammes papier (envirn 0,50 HT l exemplaire A4 plié : tarifs imprimerie centrale de l université en curs de cnfirmatin) Mise en page et impressin de vs actes, abstracts, résumés u autres supprts papier Diffusin de l infrmatin de vtre cllque auprès de vtre réseau Inscriptins Suivi de vs inscrits Gestin financière de vs inscrits (dans le cas de cllques payants) Cnfirmatin des inscriptins à vtre cllque Accueil Persnnel à prévir pur l accueil de vtre cllque Autres Tut autre frais spécifique à vtre cllque Partenaires : Aucun stand de partenaires n est autrisé lrs des jurnées scientifiques de l Université de Nantes. Appel à prjets cllques Les Jurnées Scientifiques de l Université de Nantes Éditin

9 4. Calendrier prévisinnel Certaines échéances snt déjà actées. Merci d en prendre nte dans vtre prpre rganisatin. Les autres échéances vus sernt transmises au fil de l rganisatin des JS. Date limite Vendredi 2 décembre 2016 Actin Date limite de candidature aux JS : retur de la «Fiche de candidature» (annexe 1) ainsi que de la fiche «Engagements de l rganisateur de cllque» (annexe 2) dûment signée, par mail à : Curant 2016 décembre Ntificatin aux cllques retenus et nn retenus Vendredi 20 janvier 2017 (10h-12h) Février / Mars 2017 Vendredi 31 mars 2017 Vendredi 7 avril 2017 Vendredi 28 avril 2017 Jeudi 4 mai 2017 (10h- 12h) Vendredi 5 mai re réunin d infrmatin des rganisateurs de cllques Transmissin du visuel des JS Date limite de retur du cntenu des prgrammes des cllques pur mise en page par l rganisatin des JS seln la charte des JS 1 er pint sur l état des inscriptins à transmettre à l rganisatin des JS Date limite d inscriptin aux cllques 2 e réunin d infrmatin des rganisateurs de cllques Date limite de paiement du repas du midi Retur de la liste des inscrits pur réalisatin des badges nminatifs par l rganisatin des JS et cmmandes liées à la restauratin Appel à prjets cllques Les Jurnées Scientifiques de l Université de Nantes Éditin

10 5. Cntacts Respnsable du prjet Frédéric BENHAMOU, vice-président recherche Mail : Crdinatrice rganisatinnelle Magali CHOMARAT, chargée d événementiel, cellule d appui à l rganisatin de cllques, directin de la cmmunicatin Tél. : / Mail : Appel à prjets cllques Les Jurnées Scientifiques de l Université de Nantes Éditin

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