CONVENTION DE PARTENARIAT POUR AMELIORER LA QUALITE DES FORMATIONS

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1 CONVENTION DE PARTENARIAT POUR AMELIORER LA QUALITE DES FORMATIONS Nom de l organisme : Adresse : Numéro d agrément : Numéro SIRET : Coordonnées de la personne signataire (ou du contact pour cette convention) : Nom, Prénom : Fonction : Téléphone direct : Adresse mail : L organisme justifie-t-il d une certification ou d un label qualité? OUI NON Si oui, lequel? Pour publication dans le catalogue de références du Fongecif Hauts de France : N de téléphone : Adresse du site internet : 1

2 Préambule La loi du 5 Mars 2014 (Art. L ) affirme fortement la place des OPACIF qui doivent s assurer : «lorsqu ils financent une action de formation professionnelle continue et sur la base de critères définis par décret en Conseil d Etat, de la capacité du prestataire de formation mentionné à l article L à dispenser une formation de qualité.» Le décret du 30/06/2015 détermine les 6 critères permettant de s assurer de la qualité des actions de formation : 1. L identification précise des objectifs de la formation et son adaptation au public formé 2. L adaptation des dispositifs d accueil, de suivi pédagogique et d évaluation aux publics de stagiaires 3. L adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d encadrement à l offre de formation 4. La qualification professionnelle et la formation continue des personnels chargés des formations 5. Les conditions d information du public sur l offre de formation, ses délais d accès et les résultats obtenus 6. La prise en compte des appréciations rendues par les stagiaires «Les organismes financeurs s assurent, en outre du respect des dispositions des articles L à L6352-5, L6353-1, L et L » Ce décret impose à tous les financeurs de la formation professionnelle la constitution et la publication d un catalogue de références des organismes de formation, de bilan de compétences et prestataires d'accompagnement à la validation des acquis de l'expérience qui remplissent les critères qualité. Afin de simplifier les démarches des organismes pour se faire référencer, un chantier réunissant les 20 OPCA, auquel des Fongecif ont été associés, a permis d'aboutir à la définition de 21 indicateurs pour répondre aux 6 critères du Décret "Qualité" et de proposer aux organismes un outil dématérialisé de recueil des informations nécessaires à leur référencement : "Datadock" accessible, depuis le 1er janvier 2017, sur le site : Après leur enregistrement sur le "Datadock", les organismes doivent déposer les éléments de preuve liés aux 21 indicateurs définis par les financeurs. Les organismes titulaires d'une certification labellisée par le CNEFOP, auront un accès simplifié au référencement. Les listes des certifications et labels "Qualité" du CNEFOP sont consultables sur le site : cnefop.gouv.fr Une fois le contrôle de la conformité des pièces réalisé, les organismes deviennent "référençables" par les financeurs. Chaque financeur peut alors décider de référencer ces organismes pour les faire apparaître dans son catalogue de références. Bien que le Décret "Qualité" s'applique depuis le début de l'année 2017, une période de transition est prévue du 1er Janvier au 30 Juin 2017 pour permettre aux financeurs d'accompagner les organismes dans le processus de référencement. A compter du 1er juillet 2017, les organismes devront être référencés par le ou les financeurs concernés pour que les actions qu'ils dispensent soient prises en charge. Le Fongecif Hauts de France invite les organismes de formation, de bilan de compétences et prestataires d'accompagnement à la validation des acquis de l'expérience à s'inscrire dès à présent sur le "Datadock". Cette démarche ne les dispense pas de signer et retourner la présente convention de partenariat qui reprend les 21 indicateurs pour répondre aux 6 critères du Décret "Qualité". 2

3 Modalités de référencement des organismes de formation, des centres de bilan de compétences et des prestataires d'accompagnement à la validation des acquis de l'expérience : Le Fongecif Hauts de France inscrira, sur son catalogue de références, les organismes qui s engageront de façon formelle, par le biais de la signature de la présente Convention de partenariat, à respecter les critères qualité qu il a définis. Cette convention de partenariat détaille de façon précise les 6 critères du décret, déclinés en 21 indicateurs. L unité de sens des indicateurs repose sur la capacité de l'organisme à produire des preuves, des justificatifs ou à décrire des processus. Les observables indiqués constituent des exemples non exhaustifs. Des évaluations pour s assurer du respect du décret se feront à postériori selon deux modalités possibles : Contrôle sur pièces (programme de formation, règlement intérieur, attestation de fin de formation, traçabilité des heures de formation, ). Contrôle sur site dans le cadre d un audit. Si après les phases de contrôle (sur pièces et/ou sur site), un manquement au respect des engagements est constaté, des axes de progrès seront identifiés et un plan d action sera co-construit par l'organisme et le Fongecif Hauts de France. Ce plan d action, constitué d une liste d actions à réaliser, avec pour chacune d elle une échéance de mise en œuvre et une modalité de preuve de sa réalisation, permettra aux partenaires de disposer d un cadre commun de suivi des actions à engager. La démarche proposée se veut pédagogique. Elle a pour objectif d accompagner le développement de la qualité de l offre de formation. Au-delà des échéances fixées dans le plan d action, la non prise en compte des axes de progrès pourra exposer l'organisme à une ou plusieurs sanctions prises après délibération du Conseil d Administration du Fongecif Hauts de France : Suspension du financement partiel ou total de son offre de formation, en fonction des non conformités constatées Retrait de l'organisme du catalogue de référencement Signalement au Service Régional de Contrôle de la DIRECCTE. La ou les sanctions appliquées seront proportionnelles aux écarts identifiés et maintenues jusqu à ce que l'organisme présente des garanties suffisantes au regard des faits constatés. L'organisme sera informé par écrit de la nature de la (ou des) sanction(s) et des modalités mises en place pour demander une révision de la décision. Le Fongecif Hauts de France déterminera un quota annuel d évaluation à réaliser et priorisera : les organismes les plus sollicités par les demandeurs de CIF, ou qui sollicitent un accompagnement pour se mettre en conformité avec les exigences du décret qualité, ou encore, pour lesquels des dysfonctionnements auront été signalés (par les bénéficiaires ou par les services du Fongecif). 3

4 RESPECT DES 6 CRITERES QUALITE DU DECRET du 30/06/2015 Critère du décret n 1 : L identification précise des objectifs de la formation et son adaptation au public formé 1.1 L Organisme est en capacité de fournir un programme détaillé de son offre de formation et à l exprimer en capacités ou compétences professionnelles visées Programme détaillé Référentiels de formation Référentiels de compétences L Organisme doit démontrer que ses formations sont formalisées dans un programme qui comporte toutes les caractéristiques exigées (caractéristiques du public, pré requis, objectifs pédagogiques, ) 1.2 L Organisme est en capacité d informer sur les modalités de personnalisation des parcours proposés et de prendre en compte les acquis Programme détaillé de la formation précisant les caractéristiques du public, les pré-requis, les modalités de prise en compte des acquis Procédure PIF Règlement VAE. L Organisme doit communiquer sur les moyens qu il met en place pour prendre en compte l hétérogénéité des profils des personnes qu il accueille au sein d une même formation et pour prendre en compte leurs acquis. 1.3 L Organisme est en capacité de décrire et attester de l adaptation des modalités pédagogiques aux objectifs de la formation Description des formats possibles (FOAD, VAE, Alternance, organisation continue/ discontinue ) Description des modalités d adaptation proposées. L Organisme doit décrire et attester des moyens mobilisés sur le plan pédagogique, en termes d outils, de modalités de formation et d organisation pour atteindre les objectifs visés. 1.4 L Organisme est en capacité de décrire les procédures de positionnement à l entrée et d évaluation à la sortie Tests de positionnement Procédures d admission Référentiels de certification Jury d admission /Jury d examen L Organisme doit décrire les procédures qu il met en place pour positionner les personnes à l entrée en formation (prise en compte des acquis pour individualiser le parcours, proposition de remise à niveau, parcours VAE, ) ainsi que les modalités d évaluation à la sortie de la formation (jury d examen, référentiels utilisés, ). 4

5 Critère du décret n 2 : L adaptation des dispositifs d accueil, de suivi pédagogique et d évaluation au public 2.1 L Organisme est en capacité de décrire les modalités d accueil et d accompagnement Accueil physique Livret d accueil Plateforme de médiation L Organisme doit décrire ses modalités d accueil et d accompagnement des stagiaires et préciser les moyens mobilisés à la coordination et la médiation. 2.2 L Organisme est en capacité de décrire la conformité et l adaptation de ses locaux Taille et équipement des salles Accessibilité/transport Accessibilité handicap Attestation de sécurité (ERP) Offre de restauration, d hébergement. L Organisme doit attester de la conformité des locaux à la diversité du public accueilli. 2.3 L Organisme est en capacité de décrire son propre processus d évaluation continue Debrief entre les formateurs Démarche qualité interne ou externe Existence de mesures correctives L Organisme doit décrire son processus d évaluation continue lui permettant de s améliorer sur les plans pédagogiques, administratifs, de la relation avec les stagiaires, 2.4 L Organisme est en capacité de décrire les modalités de contrôle de l assiduité des stagiaires adaptées aux différents formats pédagogiques Attestations de présence, feuilles d émargements, Tracking sur plateforme FOAD Formalisation de forfaits parcours L Organisme doit apporter la preuve de la réalisation effective des formations financées. 2.5 L Organisme est en capacité de décrire son processus d évaluation continue des acquis du stagiaire et d évaluation finale Système de contrôle continu Bilans intermédiaires, examen blanc, périodicité? Référentiel de certification Règlement d examen L Organisme doit décrire les moyens qu il met en place pour évaluer la progression de chaque stagiaire tout au long de l action de formation et pour réaliser l évaluation finale. 5

6 Critère du décret n 3 : L adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d encadrement de l offre de formation 3.1 L Organisme est en capacité de décrire les moyens et supports mis à disposition des stagiaires Supports divers de formation Plateforme pédagogique Centres de ressources (physique ou dématérialisé) Outils, licences (logiciels, FOAD) L Organisme doit décrire les ressources pédagogiques mises à disposition des stagiaires pour les aider dans leur cursus. 3.2 L Organisme est en capacité de décrire ses moyens d encadrement pédagogiques et techniques Descriptif de l équipe pédagogique et de ses modalités d intervention (existence et fréquence des réunions pédagogiques?) Descriptif des autres compétences mises à disposition des stagiaires (accompagnement, placement,..) Moyens mis à disposition des équipes pédagogiques pour innover. Moyens techniques mis à disposition des stagiaires (équipements, matériels, fournitures, plateaux techniques, ) Désignation d un référent pour accompagner les stagiaires L Organisme doit démontrer que les moyens d encadrement pédagogiques et techniques mis en place sont adaptés aux objectifs à atteindre. 6

7 Critère du décret n 4 : La qualification professionnelle et la formation professionnelle du personnel en charge de la formation 4.1 L Organisme est en capacité de produire et mettre à jour une base des expériences, qualifications et statuts des formateurs CV des formateurs Habilitation des formateurs Références des formateurs Ratio vacataires/permanents. L Organisme doit constituer une base de données des différents formateurs précisant leurs domaines de compétences, leur statut (permanents, vacataires), et en cas de contrôle fournir les CV actualisés et les justificatifs des habilitations. 4.2 L Organisme est en capacité d attester des actions de formation continue mises en place et suivies par les formateurs Preuves de formation/actualisation des connaissances des formateurs Plan de formation des formateurs Actions de professionnalisation Attestation de formation L Organisme doit attester des dispositions qu il a prises pour maintenir et développer les connaissances des formateurs. 4.3 L Organisme est en capacité de produire des références Références clients de l OF Appartenance à un réseau Composition de conseil scientifique ou de perfectionnement. L Organisme doit établir la liste de ses références «clients» et pourvoir produire des éléments de preuve. 7

8 Critère du décret n 5 : Les conditions d information au public sur l offre de formation, ses délais d accès et les résultats obtenus 5.1 L Organisme est en capacité de communiquer sur son offre de formation Descriptif des modalités d information du public (catalogue, site, salon, journées portes ouvertes, ) Quelles informations communiquées : tarif, calendrier, % d annulation ou de report des formations, délai d accès à la formation, Inscription et mise à jour sur le site du C2RP L Organisme doit communiquer de façon lisible et visible sur son offre de formation. Les informations doivent être faciles d accès, complètes et fiables. 5.2 L Organisme est en capacité de produire des indicateurs de performance Taux de satisfaction Taux d insertion professionnelle Taux de réussite aux examens Taux de présentation à l examen L Organisme doit avoir mis en place un système de collecte des informations permettant la production d indicateurs de performance et les mettre à disposition des différents interlocuteurs (grand public, entreprises, financeurs). 5.3 L Organisme est en capacité de contractualiser avec les financeurs Acceptation des conditions de vente Production des pièces nécessaires sur les marchés réglementés L Organisme doit avoir mis en place une organisation administrative et financière (demande de prise en charge financière, feuille d émargement, facture, ) permettant de contractualiser avec un intermédiaire financier (OPCA, autres financeurs, ) 5.4 L Organisme est en capacité de décrire son/ses périmètre(s) de marché Structure de la clientèle (B to B, B to C, Alternance, branches, ) Agréments par l Etat L Organisme doit communiquer sur sa présence sur les marchés (entreprises, particuliers, branches, alternance, demandeurs d emploi, autres) 8

9 Critère du décret n 6 : La prise en compte des appréciations rendues par les stagiaires 6.1 L Organisme est en capacité de produire des évaluations systématiques et formalisées des actions de formation auprès des stagiaires Protocoles d évaluation à chaud Protocoles d évaluation à froid Autres pratiques d évaluation impliquant les stagiaires L Organisme doit décrire son dispositif d évaluation des stagiaires (comment, quand et par qui?) 6.2 L Organisme est en capacité de décrire les modalités de recueil de l impact des actions auprès des prescripteurs de l action Enquêtes auprès des entreprises Enquêtes auprès d autres prescripteurs L Organisme doit décrire les modalités d enquêtes réalisées auprès des différents prescripteurs (entreprises, financeurs, ) pour identifier les apports concrets des actions de formation 6.3 L Organisme est en capacité de partager les résultats des évaluations avec les parties prenantes (formateurs, stagiaires, financeurs, prescripteurs) dans un processus d amélioration continue Protocoles de partage des informations Transmission des résultats des évaluations (quelles informations, quelle périodicité) Modalités de prise en compte des résultats statistiques dans le processus d amélioration continue mis en place par l OF L Organisme doit prendre en compte et partager les informations collectées sur les apports concrets et mesurables des actions de formation. 9

10 RESPECT DES OBLIGATIONS LEGALES DU CODE DU TRAVAIL Article L Tout organisme de formation établit un règlement intérieur* applicable aux stagiaires. Article L Le règlement intérieur est un document écrit par lequel l organisme de formation détermine : 1. Les principales mesures applicables en matière de santé et de sécurité dans l établissement. 2. Les règles applicables en matière de discipline, notamment la nature et l échelle des sanctions applicables aux stagiaires ainsi que les droits de ceux-ci en cas de sanction. 3. Les modalités selon lesquelles est assurée la représentation des stagiaires pour les actions de formation d une durée totale supérieure à cinq cents heures. Article L Les actions de formation professionnelle sont réalisées conformément à un programme préétabli qui, en fonction d'objectifs déterminés, précise le niveau de connaissances préalables requis pour suivre la formation, les moyens pédagogiques, techniques et d'encadrement mis en œuvre ainsi que les moyens permettant de suivre son exécution et d'en apprécier les résultats. La formation peut-être séquentielle. Elle peut s effectuer en tout ou partie à distance, le cas échéant en dehors de la présence des personnes chargées de l encadrement. Dans ce cas le programme précise : 1. La nature des travaux demandés au stagiaire et le temps estimé pour le réaliser. 2. Les modalités de suivi et d évaluation spécifiques aux séquences de formation ouverte ou à distance. 3. Les moyens d organisation, d accompagnement ou d assistance, pédagogique et technique, mis à disposition du stagiaire. A l issue de la formation le prestataire délivre au stagiaire une attestation mentionnant les objectifs, la nature et la durée de l action et les résultats de l évaluation des acquis de la formation. Article L Lorsqu une personne physique entreprend une formation, à titre individuel et à ses frais, un contrat est conclu entre elle et le dispensateur de formation. Ce contrat est conclu avant l inscription définitive du stagiaire et tout règlement de frais. Article L Le programme et les objectifs de la formation, la liste des formateurs avec la mention de leurs titres ou qualités, les horaires, les modalités d évaluation de la formation, les coordonnées de la personne chargée des relations avec les stagiaires par l entité commanditaire de la formation, le règlement intérieur applicable à la formation, les tarifs, les modalités de règlement et les conditions financières prévues en cas de cessation anticipée de la formation ou d abandon en cours de stage sont remis au stagiaire potentiel avant son inscription définitive et tout règlement de frais. Article L Les informations demandées, sous quelque forme que ce soit, par un organisme de formation au candidat à un stage ou à un stagiaire ne peuvent avoir comme finalité que d apprécier son aptitude à suivre l action de formation, qu elle soit sollicitée, proposée ou poursuivie. Ces informations doivent présenter un lien direct et nécessaire avec l action de formation 10

11 En signant* cette convention l organisme de formation, le centre de bilan de compétences ou le prestataire d'accompagnement à la validation des acquis de l'expérience s engage : à respecter les critères qualité définis ci-dessus, à produire sur demande les pièces justificatives (documents de preuve) permettant de vérifier la réalité des engagements, à accueillir le Fongecif Hauts de France dans le cas où un audit sur site serait proposé et à organiser la démarche selon les modalités qui lui seront communiquées en amont. Le Conseil d Administration du Fongecif Hauts de France décidera du référencement et de l inscription des organismes de formation, des centres de bilan de compétences et des prestataires d'accompagnement à la validation des acquis de l'expérience dans le catalogue qui sera publié et remis à jour régulièrement. A partir du 1er Juillet 2017, les organismes devront être référencés dans ce catalogue pour être financés par le Fongecif Hauts de France. Toute évolution de la présente convention se fera par voie d avenant. Pour le Fongecif Hauts de France Date, lieu Pour l organisme de formation Date, lieu Nom et fonction du signataire Nom et fonction du signataire Signature et cachet Signature et cachet *Merci de nous retourner le document paraphé, cacheté et signé, en version papier à l'adresse : Fongecif Hauts de France - 9 Rue de l'abbé Stahl - TSA Marcq en Baroeul cedex Pour toute question, n'hésitez pas à nous écrire à l'adresse suivante : 11

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