Le GSM : un bel avantage pour vos employés et pour votre entreprise.

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1 Le GSM : un bel avantage pour vos employés et pour votre entreprise.

2 Intro Les avantages extra-légaux et autres employee benefits alternatifs font désormais partie intégrante de toute rémunération. L assurance hospitalisation, la voiture de société, les chèques-repas, la garderie des enfants, le plan pension, la gamme des rémunérations alternatives s est considérablement étoffée au cours des dernières années. Le GSM ou l abonnement GSM au nom de l entreprise constitue un avantage relativement récent. Cet avantage a le vent en poupe et, selon une enquête récente, il représente 19 % de tous les avantages extra-légaux en Belgique. Les employés le considèrent comme une gratification créatrice d image valorisante tandis que pour l entreprise/ l employeur, ce bonus est particulièrement intéressant financièrement et fiscalement et, qu en plus, il augmente la mobilité des collègues. Dans cette brochure, nous vous expliquons tous les aspects et les avantages du GSM en tant que bonus sur base d informations claires et de solutions innovantes proposées par Mobistar.

3 P. 3 Table des matières P. 4&5 Dans le hit-parade des avantages extra-légaux, le GSM a le vent en poupe Quel score enregistre le GSM de nos jours? Avantages pour toutes les parties pour l employeur et pour l employé Avantage tendance P. 6&7 Quel avantage et pour qui? Qui doit recevoir quoi? Abonnement ou GSM? Le budget Invoice Split de Mobistar une clé de répartition appropriée pour tous P. 8 La frontière entre vie professionnelle et vie privée P. 9 Qu en est-il en matière de fiscalité et de sécurité sociale? Aux yeux du fisc pour l employé pour l employeur Aux yeux de la sécurité sociale P. 10&11 Instauration et gestion Qui est impliqué dans le processus de décision? Qui assure l implémentation? Que fait Mobistar en pratique? Check-list pour l implémentation

4 P. 4 Dans le hit-parade des avantages extra-légaux, le GSM a le vent en poupe Il existe toutes sortes de rémunérations alternatives. Il y a les grands classiques (couverture en cas de décès, pension, frais médicaux), les musts (chèques-repas, indemnités forfaitaires pour frais généraux, voiture de société, ) et les image builders ou avantages créateurs d image (fitness, conseils fiscaux, services de courses, ). En fonction du type d entreprise, le GSM se situe dans la première ou la deuxième catégorie. Quel score enregistre le GSM de nos jours? SD WORX a étudié les pratiques dans le domaine des Compensation & Benefits en L étude a produit un rapport qui porte un regard actuel sur la manière dont les entreprises donnent aujourd hui corps à leur politique Comp & Ben et composent les paquets de rémunération. Vous trouverez ci-dessous quelques chiffres concernant la mise à disposition d un téléphone mobile aux travailleurs. Le niveau hiérarchique et le caractère commercial de la fonction sont des facteurs déterminants pour l octroi d un téléphone mobile. Octroi suivant les catégories Nombre d entreprises % d entreprises (*) Ouvriers fonction externe 14 18,4 % Ouvriers fonction interne 8 10,5 % Employés fonction externe commerciale 47 41,2 % Employés fonction externe non commerciale 27 23,7 % Employés fonction interne 23 20,2 % Cadre subalterne / spécialistes fonction externe commerciale 46 59,7% Cadre subalterne / spécialistes fonction externe non commerciale 37 48,1 % Cadre subalterne / spécialistes fonction interne 43 55,8 % Cadre moyen / spécialistes senior fonction externe 69 71,1 % Cadre moyen / spécialistes senior fonction interne 75 77,3 % (*) par rapport au nombre total de personnes interrogées dans les catégories de personnel concernées Source: Mise à disposition d un GSM, SD Worx, Avril 2007.

5 P. 5 Avantages pour toutes les parties Le GSM ou l abonnement GSM en guise de rémunération alternative présente une multitude d avantages à la fois pour l employé et pour l employeur. Pour l employeur un GSM est plus avantageux qu une augmentation de salaire : une augmentation de salaire nette de 100 implique une charge brute de ± 300. Par contre, pour un GSM, 100 = 100. contrôle des coûts : l employeur choisit un montant mensuel qu il prend à sa charge. Tout ce qui dépasse ce montant est à charge du collaborateur. travail sur mesure : il existe de nombreuses possibilités pour scinder les frais de communications téléphoniques. Il est également possible de contrôler les coûts grâce au système Invoice Split de Mobistar (voir page 7). accessibilité accrue : les collaborateurs restent joignables tant au sein de l entreprise qu en dehors, ce qui engendre une meilleure communication interne. plus grande flexibilité : les collaborateurs peuvent travailler à distance, à domicile, attrait fiscal : l achat éventuel de l appareil, l abonnement et les frais des communications professionnelles sont fiscalement déductibles. différenciation : le GSM est une forme relativement nouvelle de rémunération alternative que les collaborateurs apprécient énormément et qui permet à une entreprise de se différencier. facile à implémenter : nous vous déchargeons d une grande partie de l implémentation. Et pour l employé image de marque : le GSM représente un avantage direct, tangible au quotidien qui, en termes d image, est extrêmement important pour la plupart des employés. le GSM est avantageux : s ils disposent d un GSM de société, les employés profitent également d un tarif de groupe avantageux pour leurs communications privées. une accessibilité accrue rend les collaborateurs plus mobiles. plus de flexibilité (travail à distance, à domicile, ) attrait fiscal: les frais professionnels de GSM supportés par l employeur ne sont pas considérés comme un avantage en nature par l administration fiscale et par la sécurité sociale. Avantage tendance De nos jours, le GSM est très important aux yeux des collaborateurs, ce qui durera sans doute encore quelques années. Si une entreprise souhaite réellement se distinguer des autres, il est judicieux pour elle de prévoir un GSM ou un abonnement de GSM dans son programme de rémunérations alternatives.

6 P. 6 Quel avantage et pour qui? Qui doit recevoir quoi? Vérifier, par fonction, les communications passées à des fins professionnelles et les faire payer par l entreprise ne pose pas de problème d un point de vue fiscal mais représente un travail fastidieux. Le système de facturation scindée, Invoice Split de Mobistar, constitue la solution idéale. En règle générale, les avantages minimaux sont les suivants: l abonnement : en effet, vos collaborateurs doivent être accessibles en permanence tous les appels entre collègues ou les appels entre collègues à concurrence d un maximum déterminé : on peut partir de l hypothèse qu il s agit de communications professionnelles qui seraient de toutes façons payées par l employeur, moyennant notamment une note de frais. Généralement, l importance que revêt l avantage GSM est proportionnelle à la fonction. Nous vous l expliquons dans le tableau ci-dessous où nous comparons l avantage GSM et la voiture de société : Direction supérieure VW Touareg avec carte internationale de carburant GSM intelligent et 100 % de la facture Ingénieurs technicien Opel Zafira avec carte nationale de carburant GSM normal communications nationales aux heures de pointe jusqu à 50 et SMS jusqu à 5 Responsables des ventes et cadres moyens BMW série 3 avec carte internationale de carburant BlackBerry toutes les communications nationales en semaine + utilisation du GPRS Autres collaborateurs Renault Clio sans carte de carburant pas de GSM ou GSM de base uniquement les premiers 8 d appels et les SMS normaux

7 P. 7 Accorder à tous vos employés le même avantage GSM, comme c est le cas pour les chèques-repas, est possible mais pas obligatoire. D autant plus que le GSM est perçu différemment par les différentes catégories professionnelles. Pour les membres de la direction, un GSM de société est nécessaire alors que, pour les employés ordinaires, ce bonus est un avantage vraiment très intéressant sur une échelle allant de très important à sans aucune importance. C est pourquoi les grandes organisations travaillent sur base de différents profils: ouvrier/employé/cadre/direction. Après cette première répartition, on applique souvent des souscatégories en fonction du contenu de la fonction ou du département, de sorte que chaque collaborateur se voit attribuer un profil de communication approprié (exemple: service intérieur/ service extérieur national/service extérieur international). Abonnement ou GSM? Vos employés apprécieront très certainement un nouveau GSM avec carte SIM au nom de l entreprise. Cependant, comme la plupart des employés possède déjà leur propre portable, la prise en charge de l abonnement et d une partie des frais de communication suffit généralement. Si vous décidez de donner quand même un portable, l employeur doit en rester propriétaire pour être fiscalement en règle. Le budget Dans la majorité des entreprises, le budget n est pas accordé par le département des télécommunications mais par les Ressources Humaines. Comme nous l avons déjà mentionné, un GSM est beaucoup plus avantageux qu une augmentation de salaire ou d autres formes de rémunérations alternatives. De plus, nous pouvons vous proposer une réduction en fonction du volume d appels et celle-ci s applique également à l utilisation privée que font les collaborateurs de leur GSM. Invoice Split de Mobistar Le service Invoice Split est un système proposé par Mobistar qui vous permet, pour tous les GSM de société, de choisir une clé de répartition afin de scinder les frais de communication entre l employeur et l employé. Clé de répartition appropriée Les possibilités de répartition des frais de communication sont innombrables! Tout est envisageable. Vous pouvez, par exemple, décider de limiter la part des frais à charge de votre société : à tous les appels jusqu à concurrence d un maximum préalablement déterminé (ex. 75 /mois) uniquement aux appels à destination de numéros en Belgique à tous les appels sauf les communications coûteuses (sonneries, logos, parking par GSM, ) uniquement aux appels passés pendant les heures pleines uniquement aux appels passés à partir des bâtiments de l entreprise à tous les appels, hormis ceux passés à l étranger à tous les appels, hormis ceux dont l employé indique, en formant un code, qu ils sont d ordre privé uniquement aux frais de communications et de SMS, à l exclusion des MMS et des numéros Nous vous envoyons pour chaque GSM de société deux factures : une première reprenant les communications professionnelles autorisées et une deuxième établie au nom du collaborateur en personne sur laquelle figurent les autres communications et les appels privés. Comme vous pouvez déterminer vous-même la part prise en charge par votre entreprise, vous pouvez établir plus facilement, voire anticiper, votre budget en matière de communications.

8 P. 8 La frontière entre vie professionnelle et vie privée protection de la vie privée : l employeur n a pas le droit de consulter les détails relatifs aux appels d un des ses employés sans l accord de ce dernier. Grâce au système de facturation scindée, Invoice Split de Mobistar, ce problème est réglé d emblée. contrôle de l employeur : le contrôle est exclusivement autorisé à des fins concrètes. Les informations globales (par analogie avec le contrôle des s et concernant notamment le volume, la durée, la connexion) sont contrôlables mais pas le contenu, à moins que l employé ne soit d accord. équilibre entre la vie privée et vie professionnelle: en créant deux carnets d adresses (privé et professionnel), le collaborateur peut, avec les GSM actuels, veiller à ce que ses contacts professionnels l appellent uniquement quand il le souhaite. restriction de numéros d appel: Invoice Split vous permet, en tant qu employeur, de veiller à ne jamais devoir payer, par exemple, pour des appels à partir de l étranger ou vers l étranger, des appels entre la Belgique et l étranger, des appels en dehors des heures de bureau, des appels pendant le week-end, des appels vers des numéros 0900, des téléchargements, SMS premium, pour les collaborateurs désireux de conserver leur numéro personnel : aucun problème, le numéro peut être transféré vers un abonnement professionnel. Il peut également être préalablement convenu que l employé conservera son numéro s il quitte l entreprise. règlement interne du GSM : utilisation à bord du véhicule, utilisation commune du GSM, propriété du numéro de GSM, que faire en cas de perte ou de vol, Pour tous ces points, il est utile d établir un règlement interne d application aux GSM.

9 Qu en est-il en matière de fiscalité et de sécurité sociale? Il n existe pas de règles de valorisation spécifiques dans la législation des impôts sur les revenus. Aucune valeur forfaitaire n est prévue ici, contrairement à d autres avantages en nature comme les voitures de société, les ordinateurs, les stocks options, En d autres mots, l avantage est égal à l épargne réelle qu elle représente pour l employé. Si l employé n est pas autorisé à utiliser son GSM à des fins privées, il n y a aucun avantage imposable. Et dans le cas où l employé paie sa propre quote-part, cette quote-part sera déduite de l avantage fiscal. Pour déterminer la valeur de l avantage fiscal, on tient compte du prix du GSM, de la valeur de l abonnement, des factures de l opérateur et de ce qui a été prévu entre employé et employeur au sujet du GSM. Comment éviter qu un avantage de toute nature soit repris dans le salaire : en imposant à l employé de payer lui-même une quotepart qui couvre son usage privé en déterminant une limite au-delà de laquelle l employé paie lui-même ses frais d appels, à condition que cette quote-part couvre l usage privé Aux yeux du fisc Bon à savoir pour l employé : Les frais de communications professionnelles payés par l employeur ne représentent pas un avantage imposable pour l employé. Par contre, les frais des communications privées payés par l employeur représentent bel et bien un avantage imposable pour l employé et, plus précisément un avantage en nature imposable, ce qui implique que cette partie des frais est calculée en fonction de la valeur réelle qu elle représente pour l employé. Les frais de l utilisation du GSM que l employeur prend à sa charge sont, toutefois, portés en déduction de l avantage imposable. Par conséquent : si l employé rembourse le montant facturé correspondant à l utilisation privée à son employeur ou à l opérateur mobile, l avantage imposable est ramené à zéro. Bon à savoir pour l employeur : Les frais associés à une utilisation professionnelle et supportés par l employeur constituent des charges professionnelles déductibles. Les frais inhérents à l utilisation privée du GSM et qui sont pris en charge par l employeur sont également déductibles fiscalement, mais en tant que rémunération imposable de l employé. Aux yeux de la sécurité sociale Les frais de GSM à des fins professionnelles assumés par l employeur n impliquent aucun avantage en nature pour le bénéficiaire. La partie des frais inhérents à l utilisation privée et que l employeur prend à sa charge constitue, par contre, un avantage en nature. Les frais considérés comme un avantage en nature sont soumis aux cotisations de sécurité sociale. Le montant qui correspond à l avantage pour usage privé doit être repris dans la rémunération de l employé. Source: Mise à disposition d un GSM, SD Worx, Avril 2007.

10 P. 10 Instauration et gestion Avant d introduire le GSM en tant qu avantage, il est utile de faire faire une analyse associée à des recommandations. Pour cela, vous pouvez faire appel à un consultant externe mais également à un opérateur global tel que Mobistar. Qui est impliqué dans le processus de décision? Le choix du GSM en guise d avantage extra-légal est généralement déterminé par (en ordre décroissant) le directeur des ressources humaines, le CEO, l IT/ Telecom-manager, le compensation & benefits manager, l administration, le conseil du personnel, Qui assure l implémentation? Nous pouvons assurer la gestion du projet dans son intégralité. Vous devez simplement décider qui recevra un GSM (ou un abonnement) et quelle partie de la facture vous prendrez à votre charge par catégorie. Mobistar s occupe de l implémentation pratique et vous procure une liste des numéros d appel afin que vous puissez les ajouter aux coordonnées de contact de vos employés. En pratique, que fait Mobistar? dans un premier temps, chaque employé reçoit une lettre contenant des explications sur le nouvel avantage, des détails quant aux tarifs et un exemplaire du contrat à signer ensuite, les cartes SIM sont activées et remises aux employés. Pour ceux qui souhaitent conserver leur ancien numéro et ne sont pas encore chez Mobistar, la procédure de transfert du numéro est lancée vous avez affaire à un interlocuteur unique qui accompagne et suit tout le projet les factures mensuelles sont envoyées, également aux adresses privées si vous optez pour Invoice Split tout le monde peut, à tout moment, s adresser gratuitement au Helpdesk et au service clientèle

11 P. 11 Check-list pour l implémentation déterminer qui, dans votre entreprise, a droit à cet avantage établir le budget: consulter et analyser vos factures récentes déterminer dans quelle mesure vous souhaitez assumer les frais contacter votre account manager Mobistar et fixer un rendez-vous déterminer ensemble les solutions les plus appropriées pour votre entreprise signer le contrat avec l account manager Mobistar établir un règlement interne concernant l utilisation du GSM communiquer ce nouvel avantage en interne Mobistar a organisé différents séminaires sur le thème du GSM comme avantage extra-légal avec des acteurs du secteur. Cette brochure a été rédigée notamment grâce à leur contribution. Nous souhaitions remercier tout particulièrement les personnes suivantes: Veerle Theys (Adecco), Danielle Jacobs (Beltug), Nicolas Meire (De Witte & Morel), Lucien Bonnez (Spector), Xavier Baeten (Vlerick) et Cathy Vincent (SD Worx). Sources: Aanbevelingen bij een corporate policy over het gebruik van de communicatiemiddelen van de werkgever, Beltug Paper, juin Cafetariaplan, basisinstrument in de nieuwe arbeidsrelatie, Fédération des Employeurs et des Cadres chrétiens, septembre Employee Benefits Provision, Watson Wyatt, watsonwyatt.com/research. Mise à disposition d un GSM, SD Worx, avril 2007.

12 Le GSM comme employee benefit dans votre société? Vous souhaitez en savoir plus sur le GSM en tant qu avantage extra-légal ou sur l Invoice Split de Mobistar? Vous aimeriez recevoir une proposition sur mesure pour votre entreprise? Dans ce cas, prenez un rendez-vous sans tarder avec votre account manager Mobistar. Surfez sur pour plus d informations sur nos produits. Editeur responsable: A. Juliá, Mobistar SA, Boulevard Reyers 70, B-1030 Bruxelles 2007, Mobistar, tous droits réservés. Mobistar est une marque déposée. Les noms de marques indiqués dans ce magazine sont des marques commerciales ou enregistrées et sont la propriété de leur fabricant respectif. Les caractéristiques et les prix des produits et services peuvent être modifiés sans préavis. Mobistar ne peut en aucun cas être tenue responsable en cas d erreur lors de l impression de ce document. Les produits d autres fabricants sont cités à titre d information. Seuls ces fabricants sont responsables pour toute garantie de leurs produits.