APPEL INTERNE et EXTERNE AUX CANDIDATURES N bis. 1 secrétaire de direction (H/F)

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1 Centre Hspitalier Universitaire de Liège Dmaine Universitaire du Sart Tilman B LIEGE 1 Département de Gestin des Ressurces Humaines Service Recrutement Liège, le 17/10/2017 APPEL INTERNE et EXTERNE AUX CANDIDATURES N bis Le CHU de Liège suhaite s adjindre pur ses divers sites d activités : 1 secrétaire de directin (H/F) (Vir définitin de fnctin détaillée en annexe) Département de médecine interne Service de neurlgie à temps plein (38h/semaine) VOTRE PROFIL 1. Vus remplissez les cnditins d accès suivantes : Qualificatins et expériences (Diplôme belge / diplôme recnnu équivalent par la Fédératin Wallnie) Niveau / Orientatin Enseignement supérieur de type curt (graduat/baccalauréat) secrétariat/assistanat de directin Enseignement supérieur de type curt (graduat/baccalauréat) Expérience 1 an d expérience en secrétariat exigée et expérience suhaitée en management de persnnes et secrétariat médical 3 ans d expérience en secrétariat exigée et expérience suhaitée en management de persnnes et secrétariat médical Ou seln les règles de mbilité interne suivantes applicables aux agents du CHU Grade requis Ancienneté Expérience Secrétaire de directin / secrétaire médicale / secrétaire administrative ancienneté de grade de 6 ans exigée 1 an d expérience en secrétariat exigée et expérience suhaitée en management de persnnes et secrétariat médical 3 ans d expérience en secrétariat exigée et expérience suhaitée en management de persnnes et secrétariat médical Vus maîtrisez les lgiciels suivants u vus vus engagez à suivre les frmatins en interne : Decis, Omnipr, Ultragenda Appel bis 1/4

2 Vus démntrez une maîtrise des langues étrangères suivantes : anglais, néerlandais et allemand pur la cmpréhensin à la lecture, langage parlé curant et rédactin de mails Vus pssédez les cmpétences suivantes : - Gestin du stress - Organisatin/planificatin - Cllabratin - Cmmunicatin / assertivité - Initiative / réactivité / practivité - Sens des respnsabilités - Respect du secret prfessinnel - Dispnibilité / empathie 2. Vus êtes de cnduite répndant aux exigences de la fnctin et juissez de vs drits civils et plitiques. 3. Vus dispsez des aptitudes physiques requises cnstatées par le médecin du travail. CONDITIONS D ENGAGEMENT Cntrat à durée déterminée jusqu au , renuvelable à durée indéterminée Site de prestatin : CHU Sart Tilman ; seln les nécessités du service, ces prestatins purrnt s'effectuer sur un des autres sites d'activité du CHU. Hraire : temps plein, sit 38h/semaine. Prestatins de 7h36, du lundi au vendredi entre 08h00 et 18h00 (30' de temps de repas). Seln les nécessités du service, la fnctin purrait impliquer une flexibilité hraire et des prestatins de weekend le cas échéant. Ces prestatins snt au prrata du régime de travail. Rémunératin mensuelle brute à temps plein : eurs (1.63) Echelle au grade de Secrétaire de directin sans valrisatin d ancienneté à l index 1,6406 (juillet 2016) Mntant à majrer éventuellement des allcatins de fyer u de résidence. Pssibilité de valrisatin de l expérience prfessinnelle. Pur le persnnel CHU, en cas de prmtin, maintien du barème actuel et btentin d une indemnité pur fnctin supérieure pendant la péride prbatire. MODALITES DE SELECTION Examen des CV Epreuve de redactin et épreuve d'rthgraphe Epreuve de bureautique Entretien de présélectin (par téléphne u en ns bureaux) en fnctin du nmbre de candidatures Assessment par un bureau externe de sélectin Entrevue finale avec jury Appel bis 2/4

3 DEPOT DE VOTRE CANDIDATURE Cette fnctin vus intéresse. Vus crrespndez au prfil recherché. Envyez vtre candidature pur le 15 nvembre 2017 au plus tard, de préférence par mail u. Par écrit : Département de Gestin des Ressurces Humaines Service Recrutement à l attentin de Madame S.BILLET CHU de Liège Dmaine Universitaire du Sart Tilman (B35) à 4000 Liège, Elle dit être accmpagnée des dcuments suivants : lettre de mtivatin curriculum vitae détaillé pht d identité Si vus n'êtes pas membre du persnnel du CHU, vus devez également furnir : Cpie de vtre carte d'identité (avec pht de bnne qualité) Cpie du diplôme requis (u cpie de la recnnaissance de l'équivalence) et de ses annexes (frmatins thérique et pratique) Référence de l appel à rappeler dans tute crrespndance : Appel bis - secrétaire de directin au Service de neurlgie POUR TOUT RENSEIGNEMENT COMPLEMENTAIRE Sur la nature exacte des tâches liées à l empli, vus puvez vus présenter u vus infrmer auprès de Lucienne ARENA, tel: 04/ mardi, mercredi et jeudi uniquement Nus vus cnseillns vivement de vus infrmer préalablement sur la fnctin à purvir. A prps des frmalités administratives, vus puvez vus adresser au Département de Gestin des Ressurces Humaines - Service Recrutement MEYERS Némie: 04/ , recrutement@chu.ulg.ac.be Appel bis 3/4

4 Centre Hspitalier Universitaire de Liège Dmaine Universitaire du Sart Tilman B LIEGE 1 Département de Gestin des Ressurces Humaines Service Recrutement Appel bis 4/4

5 Secrétaire de directin - encadrement équipe administrative - Neurlgie MISSION La secrétaire de directin assure le secrétariat du chef de service et l'assiste dans les tâches administratives et de gestin. Elle assure également l'encadrement de l'équipe administrative. Psitinnement rganisatinnel Département de médecine interne Service de neurlgie du chef de service de neurlgie Sus l autrité Sus la supervisin Liens hiérarchiques A autrité sur Supervise le persnnel administratif du service (ex. secrétaires médicales u administratives, agents administratifs, etc.) Cllabratins internes - les respnsables et agents du service de neurlgie - les différents services internes du CHU Liens fnctinnels - l'ulg - le SPF santé publique - les universités - les ambassades - l'ffice des étrangers - les firmes pharmaceutiques, etc. Cllabratins externes La définitin de fnctin est un dcument bjectif et nn exhaustif qui frmalise le cntenu de la fnctin. Celle-ci est susceptible d évluer, ntamment, seln les nécessités du service. Imprimé le 16/05/ Page 1 sur 4

6 Respnsabilités et activités transversales Organisatin qutidienne de l'activité Organiser et répartir le travail: tâches péridiques, pnctuelles et exceptinnelles Assurer la cntinuité du travail Définir les besins en matériel / cnsmmables et veiller à leur utilisatin adéquate Superviser l'applicatin des prcédures et cntrôler la qualité des prestatins jurnalières Assurer la gestin des prblèmes liés à l'activité pératinnelle qutidienne et prpser des slutins Visin prspective de l'activité Participer à l'évlutin de l'activité avec un suci de qualité Accmpagner les changements au sein de l'entité Gestin des équipes Cntrôler les présences et le respect des hraires et en infrmer le respnsable En cas de prblèmes u de changements prpser des mdificatins de l'encadrement fnctinnel Assurer la cmmunicatin au sein de sn équipe, prévenir et gérer les cnflits Assurer l'accueil, l'intégratin du nuveau persnnel Veiller à la respnsabilisatin, à la mtivatin et au bien-être au travail du persnnel A la demande, participer au recrutement et à la frmatin du persnnel A la demande, participer à la préparatin des évaluatins du persnnel A la demande, réaliser les évaluatins du persnnel Accueil Offrir un accueil de qualité au patient et le cas échéant à sa famille, aux visiteurs, cllabrateurs et/u furnisseurs de l'institutin Gestin des cntacts Assurer les cntacts internes et/u externes, le transfert et la diffusin d'infrmatins Gérer les relatins internatinales (ex. enseignement à l'étranger, cntacts interuniversitaires, cngrès et déplacements, etc.) Gérer les appels téléphniques Gérer le currier (distributin, rédactin, expéditin) et/u le mailing Gérer des agendas Supprt administratif à l'activité Préparer et rédiger divers dcuments (ex. mise à dispsitin, prductin de présentatin, tableaux, rapprts, PPT, PV de réunins, etc.) Assurer la réclte, la cmpilatin et la saisie des dnnées pur alimenter les supprts d'infrmatins (ex, tableau de brd, statistiques, etc.) Assurer le suivi et la mise à jur des bases de dnnées Effectuer des recherches relatives à l'activité (ex : statistiques, dcumentatin, etc.) Analyser, traiter et expliter les dnnées Assurer le suivi d'échéanciers, plannings, tableau de brd, etc. Assurer la gestin dcumentaire (ex. scannage, phtcpies, classement, archivage, partage, diffusin, etc.) Furnir un supprt dans la gestin des activités du département, service, secteur Imprimé le 16/05/ Page 2 sur 4

7 Organiser et préparer des réunins (ex. cnvcatins, réservatins de salle, rédactin du PV, etc.) A la demande, rganiser et préparer des événements, vyages, etc. Furnir un supprt dans l'administratin des licences, brevets, accréditatins et/u dévelppement technlgiques (ex. prpriété intellectuelle, cntacts avec les firmes extérieures, etc.) Supprt lgistique à l'activité Assurer la gestin des furnitures et du matériel Supprt à la gestin des ressurces humaines Gérer les dssiers du persnnel Aider à la gestin et au suivi de candidatures et cntrats Gérer les absences et reprises du travail, le planning des vacances et prpser des remplacements Assurer le suivi chèque-repas, gestin des dnnées gardes et heures supplémentaires Aider à la préparatin du rôle de garde Supprt à la gestin financière Participer à l'élabratin et au suivi du budget Apprter un supprt à la gestin financière du département/service, de prjets, de cnventins, de cntrats, etc. (ex: suivi des cmptes, applicatin des règles de tarificatin, suivi budgétaire,...) Gérer la facturatin (ex. encdage, vérificatin, suivi des factures, etc.) Supprt aux missins d'enseignement - frmatin Apprter une aide dans l'rganisatin des activités académiques et dans l'encadrement des étudiants et stagiaires Implicatin dans les activités du service Participer aux activités u prjets spécifiques liés à l'activité Participer aux réunins qui le cncernent Réaliser les activités spécifiques et/u pnctuelles déléguées par le respnsable hiérarchique Sans bjet - Respnsabilités et activités spécifiques Imprimé le 16/05/ Page 3 sur 4

8 Annexe à la définitin de fnctin Cadre de l activité règlementatin(s) interne(s) et/u externe(s) Législatins et règlementatins externes Prcédures et réglementatins internes au CHU, au département u au service Législatins et règlementatins externes Imprimé le 16/05/ Page 4 sur 4

9 Département de médecine interne «Service de neurlgie» Président du département : Michel Malaise Assistant de directin de département : Bénédicte Clckers Département de médecine interne Chef de service : Pierre Maquet Chef de service asscié : Bernard Sadzt Médecin Médecin cnsultant* Service de neurlgie Persnnel médical Assistant clinique Secrétaire de directin pste à purvir Secrétaire médical Labratire d électrencéphalgraphie p Labratire des ptentiels évqués (POT) Médecin respnsable : Isabelle Hansen Grupe des muvements anrmaux (Mvere) Médecin respnsable : Gaëtan Garraux Infirmier de plyclinique Unité de neur immunlgie clinique Médecins respnsables : - Dminique Dive - Isabelle Hansen Maladies neur-périphériques p Médecin respnsable : Isabelle Lievens Unité Neur Vasculaire - AVC Unité d Epilepsie et de vidéélectrencéphalgraphie Médecins respnsables : - Estelle Rikir - Bernard Sadzt Unité du smmeil Médecin respnsable : Julien Fanielle Resp. d unité du smmeil : Laurent Cambrn Technicien en plygraphie du smmeil Secrétaire médical Gestinnaire administratif Centre de jur interdisciplinaire pur les trubles de la persnne âgée (Brull) Médecin respnsable : Eric Salmn Secrétaire médical Scientifique R&D et prductin Neurpsychlgue clinicien Ergthérapeutete Unité de revalidatin neurlgique (Esneux) Médecin respnsable : Dminique Dive Infirmier de cnsultatin Technicien en électrphysilgie Persnnel transversal Technicien en électrphysilgie Infirmier de cnsultatin * Persnnel indépendant