ORIGINAL : English CLEARANCE : NATO SECRET DATE VALIDATED : 18 October 2016 VALIDATED BY : F. Pedersen

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1 ORIGINAL : English CLEARANCE : NATO SECRET DATE VALIDATED : 18 October 2016 VALIDATED BY : F. Pedersen ORGANIZATION : AIRBORNE SURVEILLANCE SYSTEMS PROGRAMME OFFICE, Material Management Centre, Supply, Services and FMS Support Section POSITION No. : LW-9 TITLE : Junior Technician GRADE : B-4 JOB CODE : A311 DUTY LOCATION : Capellen, LUX SUMMARY The incumbent is responsible to the Chief of Section for supply, US Foreign Military Sales (FMS) and contract administration services. More precisely, he/she is responsible for executing the following tasks: RESPONSIBILITIES General Responsibilities Assisting in managing all acquisition, supply and repair-and-return projects assigned to the Section. Processing and controlling requisitions in support of the Main Operating Base (MOB) including monitoring dues-in/dues-out, cancellations and rejects. Maintaining a consistent communication with the MOB Item Managers to ensure their requirements are understood and processed in a timely manner. Assisting in the execution of operations and processes related to E-3A MOB support. Assisting in executing the Mission Impaired Capability Awaiting Parts (MICAP) programme, including drafting and monitoring the MICAP standby roster and ensuring the applicable Operating Procedures (OPs) remain current. Providing instructions to duty personnel during increased alert periods or exercises and ensuring the Chief of Section is informed of MICAPs status. Assisting in the oversight of the various commercial and US FMS contracts managed by the Section, and taking the necessary actions as required. Assisting in pre-fms Case Review data preparation and processing of post-fms Case Review Action Items (AI). Preparing correspondence, presentations, reports, database queries and statistics as required. Supporting the deployability of NATO resources as required. Executing Travel on Duty (TDY) as required. Executing other related tasks as required in peacetime and any other appropriate tasks assigned in times of crisis or war. In the event of crisis or war the incumbent will, subject to the agreement of his/her national authorities, remain in the service of the Agency. LW-9 NATO UNCLASSIFIED FILE 2016

2 Specific Responsibilities Taking actions to redistribute, sell and dispose of the materiel reported from MOB as excess, including management of the World Wide Redistribution System (WWRS). Preparing the quarterly US FMS case billing tape reconciliation for approval as required. Assisting in preparing US FMS procurement statistics reports as required. Performing the annual inventory of NATO Furnished Property (NFP) provided to commercial contractors in support of the services they render to the E-3A fleet and MOB. Contributing to the management of the commercial service contracts in support of MOB managed by the Section. Assisting in designing, establishing and/or modifying the Agency's enterprise software (SAP) processes as required, with the aim of facilitating and automating execution of projects assigned to the Section. Assisting the Senior Technician for all Program Integrated Logistics System (PILS) and SAP issues. Contributing to further development, adjustment and/or modification of existing version of PILS as required with the aim of facilitating and automating execution of projects as required. Processing MICAP requirements during working hours and when required outside regular working hours, on an "on-call" basis and rotation schedule. Assisting in the continual Section training programme as directed. ESSENTIAL QUALIFICATIONS General Qualifications Complete secondary school or equivalent education. Experience in supply techniques and procedures normally acquired as a Senior Clerk (Supply) after three to five years at the Agency or in a similar organization. Ability and willingness to work in a multi-functional organization. Knowledge of information systems at end-user level with experience in using personal computers and software packages. Specific Qualifications Knowledge of US FMS procedures and administration. Good knowledge of NSPA supply techniques and procedures. Good working knowledge of PILS and very good knowledge of SAP. LANGUAGE QUALIFICATIONS NATO's two official languages are English and French. The work of this post is mainly conducted in English, therefore fluency in that language is essential and working knowledge of French is desirable. A working level knowledge of German would be an asset in this post. DESIRABLE QUALIFICATIONS N/A LW-9 NATO UNCLASSIFIED FILE 2016

3 PERSONAL CHARACTERISTICS All NSPA personnel are expected to conduct themselves in accordance with the current NATO Code of Conduct agreed by the North Atlantic Council (NAC), and thus display the core values of integrity, impartiality, loyalty, accountability, and professionalism. ADDITIONAL INFORMATION Due to the Programme requirements to provide services 24 hours a day/7 days a week, the incumbent of this post will be required to work irregular hours to ensure continuity of service. LW-9 NATO UNCLASSIFIED FILE 2016

4 ORIGINAL : Anglais HABILITATION : NATO SECRET DATE DE VALIDATION : 18 octobre 2016 VALIDÉ PAR : F. Pedersen ORGANISATION : BUREAU DE PROGRAMME "SYSTÈMES AÉROPORTÉS DE SURVEILLANCE", Centre de gestion de matériels, Section "approvisionnement, services et soutien FMS" POSTE N o : LW-9 TITRE : Technicien(ne) adjoint(e) GRADE : B-4 CODE POSTE : A311 LIEU D'AFFECTATION : Capellen, LUX RÉSUMÉ Responsable envers le chef de section, le (la) titulaire fournit des services relatifs à l'approvisionnement, aux ventes militaires américaines à l'étranger (FMS) ainsi qu'à l'administration des contrats. Il (Elle) exécute, plus précisément, les tâches suivantes : RESPONSABILITÉS Responsabilités générales aider à gérer tous les projets d'acquisition, d'approvisionnement ainsi que de réparation et renvoi confiés à la section ; traiter et contrôler les demandes en appui de la base d'opérations principale, et notamment assurer le suivi des dus/attendus, des annulations et des rejets ; assurer une communication régulière avec les gestionnaires d'articles de la base d'opérations principale afin de veiller à ce que leurs besoins soient compris et traités en temps voulu ; aider à exécuter les opérations et processus relatifs au soutien de la base d'opérations principale E-3A ; aider à exécuter le programme MICAP (portant sur des matériels dont l'absence entraîne l'incapacité de remplir une mission), et notamment assurer l'établissement et le suivi du tableau de permanence MICAP, et veiller à ce que les consignes d'exécution (OP) applicables restent d'actualité ; donner des instructions au personnel de service pendant les périodes d'alerte renforcée ou les exercices et veiller à ce que le chef de section soit informé de la situation des demandes MICAP ; aider à la supervision des divers contrats commerciaux et FMS américains gérés par la section, et prendre les mesures nécessaires en fonction des besoins ; aider à préparer les données en amont des revues de contrats FMS et à traiter les mesures à prendre suite à ces revues ; établir, selon les besoins, de la correspondance, des exposés, des rapports, des requêtes d'interrogation de base de données et des statistiques ; fournir un soutien pour permettre la déployabilité des ressources de l'otan en fonction des besoins ; effectuer des déplacements de service selon les besoins ; exécuter d'autres tâches connexes selon les besoins en temps de paix et toutes autres tâches appropriées qui lui seront assignées en période de crise ou en temps de guerre. En cas de crise ou de guerre, le (la) titulaire restera au service de l'agence, sous réserve de l'accord de ses autorités nationales. LW-9 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER _16#2xx.docx

5 Responsabilités particulières prendre des mesures en vue de la redistribution, de la vente ou de la cession des matériels que la base d'opérations principale a signalés comme étant excédentaires, et notamment gérer le système mondial de redistribution de matériels (World Wide Redistribution System WWRS) ; préparer le rapprochement trimestriel de la facturation FMS (sur bandes) en vue de son approbation selon les besoins ; aider à établir des rapports statistiques sur les achats FMS américains selon les besoins ; effectuer l'inventaire annuel du matériel fourni par l'otan aux prestataires commerciaux en appui des services qu'ils assurent au titre du parc E-3A et de la base d'opérations principale ; contribuer à la gestion des divers contrats de services commerciaux en appui de la base d'opérations principale gérée par la section ; aider à concevoir, mettre en place et/ou modifier les processus du progiciel de gestion intégrée (SAP) de l'agence en fonction des besoins, en vue de faciliter et d'automatiser l'exécution des projets confiés à la section ; aider le technicien principal pour toutes les questions relatives au système logistique intégré du programme (PILS) et au progiciel SAP ; contribuer au développement futur, à l'ajustement et/ou à la modification de la version existante du système PILS si nécessaire, en vue de faciliter et d'automatiser l'exécution des projets selon les besoins ; assurer le traitement des demandes MICAP pendant les heures de travail et, si nécessaire, en dehors des heures de travail normales, sur appel et par roulement ; aider à la réalisation du programme continu de formation de la section suivant les instructions reçues. QUALIFICATIONS ESSENTIELLES Qualifications générales Études secondaires complètes ou formation équivalente. Expérience des techniques et procédures d'approvisionnement normalement acquise après trois à cinq années de service en qualité d'employé(e) principal(e) (approvisionnement) au sein de l'agence ou dans un organisme similaire. Capacité et volonté de travailler au sein d'une organisation multifonctionnelle. Connaissance des systèmes d'information au niveau de l'utilisateur final, assortie d'une expérience en matière d'utilisation d'ordinateurs personnels (PC) et de progiciels. Qualifications particulières Connaissance des procédures et de l'administration concernant les ventes militaires américaines à l'étranger (FMS). Bonne connaissance des techniques et procédures de la NSPA en matière d'approvisionnement. Bonne connaissance pratique du système PILS et très bonne connaissance du progiciel SAP. CONNAISSANCES LINGUISTIQUES Les deux langues officielles de l'otan sont l'anglais et le français. La langue de travail à ce poste étant principalement l'anglais, il est essentiel d'avoir une bonne maîtrise de cette langue et une connaissance pratique du français est souhaitable. Une connaissance pratique de l'allemand serait un atout pour ce poste. QUALIFICATIONS SOUHAITABLES S.O. LW-9 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER 2016

6 QUALITÉS PERSONNELLES Il est attendu de tous les membres du personnel de la NSPA qu'ils se comportent conformément au texte en vigueur du Code de conduite de l'otan adopté par le Conseil de l'atlantique Nord et qu'en conséquence, ils incarnent les valeurs fondamentales que sont l'intégrité, l'impartialité, la loyauté, le sens des responsabilités et le professionnalisme. INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES Le bureau de programme devant fournir ses services 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, le (la) titulaire de ce poste sera appelé(e) à suivre des horaires de travail irréguliers afin d'assurer la continuité du service. LW-9 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER 2016